Projektwelt Archives - Comindware Unternehmenblog

So implementieren Sie BPMS erfolgreich in Ihrem Unternehmen

pavel — Thu, 28 Jun 2018 09:48:13 +0000

Die Implementierung von BPMS gilt als die wichtigste Maßnahme, um in Unternehmen die Bildung von Datensilos zu verhindern. Laut einer Gartner-Studie (Critical Roles for Successful BPM Projects and Programs, Gartner, 2012) können 74% der Unternehmen durch Prozessautomatisierung ihre Kosten senken und die Produktivität erhöhen.

Die Infografiken illustrieren die strategischen Prioritäten, die bei der Implementierung von Business Process Management-Systemen zu beachten sind. Sie geben einen Überblick über die Kernaspekte vor und während der Einführung von BPMS, damit Sie Stolpersteine umgehen und die Umsetzung beschleunigen können.

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Wie Man Gleichzeitig Mehrere Projekte Leitet – 5 Dinge Die Sie Wissen Sollten

pavel — Mon, 21 Dec 2015 10:03:52 +0000

Projekte zu leiten kann schwierig sein. Ihr Job als Manager ist es, sicherzustellen, dass alle Teile zusammenarbeiten auf dem Weg zum Ziel und, falls notwendig, unnötige Prozesse beenden, die lediglich Ressourcen verschwenden. Verteilung ist eine Notwendigkeit und um ein effektiver Manager zu sein, müssen Sie das Projekt aus dem Inneren heraus verstehen, sowie aus verschiedenen Perspektiven, wie etwa der von Ihren Team-Mitgliedern, denn so gewinnen Sie deren Respekt und Loyalität.

Mit dies im Hinterkopf kann man wohl sagen, dass es nochmals komplizierter ist, mehrere Projekte mit unterschiedlichen Teams zu managen. Aber auch dies kann geschafft werden. Wir haben fünf Dinge aufgelistet darüber, wie man mehrere Projekte simultan effektiv leiten kann

Effektive Zusammenarbeit in mehreren Projekten

Bevor Sie mit einem Projekt starten, sollten Sie zunächst die Team-Mitglieder identifiziert haben, die in jedem Team teilnehmen werden, basierend auf deren Fähigkeiten und Verfügbarkeit. Halten Sie ein erstes Meeting ab, um die relevante Richtung zu besprechen, mit Bezug auf die persönlichen Ziele und die Ziele des Teams. Sollten Sie bereits den besten Weg kennen, um loszulegen, dann können Sie schon Aufgaben verteilen.

Beachten Sie jedoch, dass es als abfordernd aufgefasst werden kann, wenn man lediglich Aufgaben verteilt, was zu einem weniger engagierten Team führen kann. Um die Moral zu stärken und das Projekt effektiv zu leiten, können Sie während des Meetings zwei Dinge tun:

Präsentieren Sie, wie Sie sich die Vervollständigung des Projekts vorstellen
Bieten Sie Raum für Feedback der Team-Mitglieder, besonders unter Bezug auf die jeweiligen spezifischen Ansichten, wie etwa dem Design-Standpunkt oder dem Entwickler-Standpunkt

Nach der Planungsphase sollten Sie Zeit für regelmäßige Treffen mit den Teams einräumen, um in Kontakt zu bleiben. Dies hilft allen dabei, die persönlichen Beiträge zum gemeinsamen Ziel zu visualisieren. Ein Meeting ist auch hervorragend, um Gespräche zu führen, damit die Team-Mitglieder ein besseres Bild davon bekommen, wie die einzelnen Bereiche des Projekts einander beeinflussen – das Design-Team ist zum Beispiel in engem Austausch mit den Endverbrauchern, während die Entwickler eng mit dem Design-Team zusammenarbeiten, um die Endnutzer-Erfahrung zu optimieren.

Sie sollten beachten, dass Sie bei der Leitung mehrerer Projekte zur gleichen Zeit durch effektive Zusammenarbeit nicht nur die eigene Agenda erfüllen, sondern auch eine große Hilfe für Ihr Team sind.

Eindeutige Plan-Formulierung für jedes Projekt

“Wenn Sie nicht planen, dann planen Sie, zu scheitern“, lautet ein altes Sprichwort. Ein weiterer wichtiger Punkt auf der Agenda für das erste Meeting – und selbstredend auch für die darauffolgenden Treffen – ist es, einen Handlungsplan für jedes Team-Mitglied zu entwerfen. „Der Teufel steckt im Detail“ ist nicht umsonst ein beliebter Satz. Bitten Sie jedes Team-Mitglied, eine Aufgaben-Analyse ihrer Aufgaben durchzuführen. Dies bedeutet, die Aufgaben sollten in Phasen unterteilt werden und jede Phase mit Mini-Aufgaben oder Meilensteinen versehen werden, die dabei helfen, immer näher an das große Ziel zu kommen.

Danach sollten Sie Projekt-Leiter ernennen und sie mit Entscheidungsmöglichkeiten ausstatten, um dabei zu helfen, Teams und Projekte zu leiten.

Nachdem Sie einen endgültigen Plan formuliert haben, folgt als nächster Schritt die Durchführung. Die kommenden Schritte sind elementar, um Ihre Pläne effektiv auszuführen:

Ressourcenverwaltung
Feste Fristen
Zentrale Dokumentenverwaltung

Wenn man gleichzeitig mehrere Projekte leitet, ist es wichtig, für jedes einzelne einen klaren Plan zu haben. Ohne einen solchen können die einzelnen Projekte zu einem großen verschmelzen und Sie stehen vor einem riesigen Durcheinander ohne Struktur.

Sinngerechte Zuteilung von Ressourcen beim Leiten mehrerer Projekte

In allen Lebenslagen, aber besonders im Bereich des Projektmanagements, ist es essentiell, die relevanten Aspekte klar zu definieren und auf den Kern zu reduzieren. Die Aufstellung Ihrer Ressourcen zu planen ist genauso wichtig wie die Kontrolle zur Verteilung jeder Ressource. Ihre Ressourcen sind Ihre Mitarbeiter, die benötigten Werkzeuge, die sie brauchen, um die auferlegten Aufgaben zur besten Zufriedenheit zu erfüllen, das Budget, die Pflege der Werkzeuge auf höchstem Niveau und, um das nicht zu vergessen, die Zeit – was uns zum nächsten Punkt bringt.

An festen Fristen festhalten

Fristen erzeugen oftmals Sorgen bei den Menschen. Allein der Name stellt Ängste dar. Fristen aber festzulegen und sie zu beherzigen ist genau die Idee, wie Sie die Leistung Ihrer Teams effektiv leiten. Um dies zu erledigen, sollten Sie einen Task Tracker installieren, bei dem jedes Mitglied die jeweiligen Aufgaben-Analysen einfügen kann, zusätzlich zum anvisiertem Datum der Fertigstellung, was logischerweise darauf hinweisen kann, ob eine Aufgabe aktuell im Rahmen des Zeitmanagements liegt, überfällig oder bereits abgeschlossen ist.

Dies hilft Ihnen dabei, einen guten Überblick zu erhalten, sowie detaillierte Ansicht darüber, was passiert ist, was aktuell passiert und was für jedes Projekt passieren sollte, das Sie leiten. Dies ist besonders wichtig wenn Sie mehrere Projekte leiten, sodass Sie frühzeitig erkennen, wenn Fristen nicht einzuhalten sind, um dann alle Projekte anzupassen und nicht nur ein einziges.

Zentrale Dokumentenverwaltung für alle Projekte

Unabhängig davon, ob es Projektpläne sind, Mittelverwendungsberichte oder die verwendeten Tracker, um die Prozesse von allen im Blick zu behalten, die Verwaltung mehrerer Dokumente in einem einzelnen Hub ist elementar um sicherzugehen, dass wichtige Dokumente nicht aufgrund von Nachlässigkeiten verloren gehen. Es gibt eine Anzahl an Softwares zur Dokumentenverwaltung auf dem Markt; einige sind kostenlos, einige reißen ein nettes Sümmchen in Ihr Budget. Die meisten dieser Softwares können sowohl mobil als auch auf Desktop-Plattformen genutzt werden. Das Comindware Project zum Bespiel unterstützt die Dokumentenverwaltung, hat zudem noch weitere Funktionen, die verschiedene Bereiche des Projektmanagements optimieren, und stellt sicher, dass wichtige Dokumente immer auf der Plattform bleiben, auf der die Arbeit auch tatsächlich ausgeführt wird.

Schlusswort

Effektives Verständnis darüber, wie man „mehrere Projekte gleichzeitig leitet“ beinhaltet die Formulierung eines konkreten Handlungsplans für jedes Projekt sowie ein kontinuierliches Tracken des Fortschrittes. Besonnenheit bei dem Ressourcen-Management, der Aufgaben-Verteilung, Durchführung der Fristen sowie der administrative Dokumentenverwaltung sind Schritte auf dem Weg zur nahtlosen Ausführung eines jeden Plans. Auf diese Art müssen sich Projektmanager nicht gestresst fühlen, wenn sie mehrere Projekte zur selben Zeit handhaben. [ad#project-try] [ad#author-mrivera]

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Projektmanagement in der Cloud: Das müssen Sie bei der Migration beachten

pavel — Fri, 19 Jun 2015 14:06:41 +0000

Es gibt viele Gründe, warum sich Unternehmen für Cloud-basierte Tools entscheiden. Mehr Produktivität, geringere Kosten, Team Collaboration in Echtzeit, Ausfallsicherheit, leichte Bedienung und ständige Verfügbarkeit zählen zu den häufigsten. Kein Wunder also, dass sich auch das Projektmanagement in der Cloud immer größerer Beliebtheit erfreut.

Mit Online Projektmanagement Software realisieren Sie dieselben Vorteile wie mit der Migration anderer Daten in die Cloud – sofern die migrierten Prozesse nicht unterbrochen werden.

Online Projektmanagement Software – Garbage in, Garbage out (GIGO)

Angesichts der zahlreichen und überzeugenden Argumente für die Migration von Geschäfts- und Projektmanagementprozessen in die Cloud mag diese Vorgehensweise wie der Königsweg erscheinen, der das Unternehmen quasi über Nacht zum Erfolg führt. Doch tatsächlich handelt es sich hier schlicht um ein hilfreiches Instrument. Ein Tool, das in bestehenden Prozessen die Schwachpunkte hervorhebt und gut funktionierende Abläufe optimiert.

Wie bei allen IT-Prozessen gilt auch hier das Prinzip „Müll rein, Müll raus“ (GIGO). Oder wie Steve Weissman, Consultant bei der Holly Group, sagt: „wenn sie jetzt nichts taugen, taugen sie auch in der Cloud nichts“.

Projektmanagement Software in der Cloud – das ist zu beachten

Um mit einer Projektmanagement Software in der Cloud erfolgreich arbeiten zu können, hat sich folgende Vorgehensweise bewährt:

Analysieren Sie Ihre Prozesse. Falls sie nicht die gewünschten Ergebnisse liefern, sollten Sie vor der Migration ausreichend Zeit und Aufwand für ihre Überarbeitung einplanen. Denn Projektmanagement Software in der Cloud führt genauso wenig automatisch zu besseren Resultaten wie alle anderen Migrationsvorhaben.
Kommunizieren Sie mit den Endbenutzern – nicht nur vor der Migration in eine Online Projektmanagement Software, sondern auch währenddessen und danach. Die Akzeptanz im gesamten Unternehmen ist eine kritische Voraussetzung für die Verbesserung von Prozessen.
Formulieren Sie Erfolgskriterien, damit Sie feststellen können, ob Projektmanagement Software in der Cloud für Ihr Unternehmen der richtige Weg ist. Zu den augenscheinlichen Gründen für den Umstieg auf eine Online Projektmanagement Software zählen Kosteneinsparungen, kürzere Produkteinführungszeiten und Mobilität. Aber einer erfolgreichen Cloud-Migration gehen immer eine detaillierte Beurteilung des Ist-Zustands sowie das Erarbeiten einer Checkliste mit den angestrebten Zielen voran. Schließlich gibt es in jedem Unternehmen individuelle Gegebenheiten, denen ein allgemeiner Standardansatz nicht gerecht werden kann.
Bereinigen Sie vor der Migration in eine Online Projektmanagement Software Ihre Daten. Genau wie beim Wohnungsumzug ist jetzt der beste Zeitpunkt, um gründlich auszusortieren. Egal wie groß oder klein eine Organisation ist, mangelnde Qualität und Integrität der Daten führt schnell zu Problemen, denn Mitarbeiter verlassen sich dann auf persönliches Fachwissen und die bisher angewandten Verfahren zur Problemlösung.
Führen Sie Tests mit Beispiel- oder unwichtigen Daten durch. So ist der normale Betrieb nicht gefährdet, falls die Testphase nicht so reibungslos wie erwartet verläuft.
Fangen Sie klein an. Migrieren Sie einzelne Prozesse, nicht alle auf einmal. Lassen Sie sich nicht nur von der allgemeinen Begeisterung über Projektmanagement Software in der Cloud mitreißen. Die Bearbeitung komplexer Projekte wird durch die Organisation als übersichtliche Teilaufgaben wesentlich vereinfacht und auch Probleme sind einzeln leichter zu bewältigen, als wenn sie wie eine Lawine alles überrollen.
Sie müssen echtes Interesse daran haben, Ihr Projektmanagement in der Cloud zu erledigen und nicht nur dem allgemeinen Trend folgen wollen.

Schlussfolgerung

Gut gemachtes Projektmanagement in der Cloud bietet beachtliche Vorteile. Wenn Sie sich dazu entschieden haben, sollten Sie nach einem Anbieter suchen, der seine Kompetenz bereits unter Beweis gestellt hat. Mit kostenlosen Testversionen, wie dem 30-tägigen Test von Comindware Project, können Sie herausfinden, ob eine bestimmte Cloud-basierte Online Projektmanagement Software auch wirklich zu Ihrem Unternehmen passt. [ad#project-try] [ad#author-mrivera]

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Implementierung neuer Software – so hoch ist der ROI tatsächlich

pavel — Wed, 15 Apr 2015 08:13:08 +0000

Die Einführung neuer Tools und das Rollout neuer Software zur Effizienzsteigerung bei Geschäfts- und IT-Prozessen birgt in finanzieller und organisatorischer Hinsicht Risiken: Wenn die Verantwortlichen nicht mit der angebrachten Sorgfalt und dem Auge fürs Detail vorgehen, wird häufig genau das Gegenteil von dem erreicht, was die Geschäftsleitung erwartet.

Ein gutes Fallbeispiel ist das kürzlich publik gewordene IT-Implementierungsproblem bei dem philippinischen Fast Food-Riesen Jollibee. Der stärkste Konkurrent von McDonald’s ist in den USA und anderen Ländern sehr erfolgreich, doch 72 Fillialien in Metro Manila mussten den Betrieb unterbrechen. Das misslungene IT-Upgrade soll eine halbe Milliarde Peso (über 29 Millionen Euro) gekostet haben und ist verantwortlich für 6% Umsatzeinbußen an 7 Tagen im August. Bezogen auf Jollibees Umsatzzahlen für 2013 entspricht das einer Summe von ca. 5,5 Mio Euro.

Avon Products Inc. erlebte 2013 eine sehr ähnliche Situation, als sie dort eine komplett neue Software einführten, deren Rollout mehrere Jahre in Anspruch nahm und von den Mitarbeitern lange Zeit abgelehnt wurde – so ein Bericht im Wall Street Journal. Das neue System war so schwierig zu bedienen, dass deswegen eine beachtliche Zahl von Angestellten das Unternehmen sogar verließ. Laut Ben Kepes in einem Forbes.com-Artikel verursachte die fehlgeschlagene SAP-Implementierung bei Avon einen Verlust zwischen 80 und gut 100 Millionen Euro.

Doch derartige Rückschläge lassen sich vermeiden, wenn man bei der Bewertung des potentiellen ROI (Anlagenrendite) einer Softwareimplementierung einige Grundsätze beachtet:

Klare Projektziele

Ausgangspunkt sollte immer die Definition von Umfang und Zielen für Projekt und Geschäftsbetrieb sein. Der Plan muss sorgfältig aufgestellt und diskutiert werden, um die genauen Erfordernisse an die Softwarelösung abzustecken.

Intuitive Benutzeroberfläche

Zum Debakel bei der Softwareimplementierung im Hause Avon äußerte sich ein SAP-Repräsentant so: „Unsere Software funktioniert genau wie vorgesehen, auch wenn es Probleme bei ihrer Implementierung gab.“ Doch gerade die Unterschiede zwischen Software-Design und der tatsächlichen Bedienung sind ein kostspieliges Problem. Auch wenn die Software genau „wie von den Entwicklern vorgesehen“ arbeitet, garantiert das noch lange nicht die Akzeptanz der Anwender.

Wesentlich erfolgversprechender ist daher ein Produkt, dessen Oberfläche UI-Experten gestalten und das sich flexibel an die verschiedenen Abteilungen im Unternehmen anpassen lässt. Außerdem empfiehlt es sich, zunächst mit ein oder zwei Geschäftsbereichen anzufangen und anschließend nach und nach die anderen Abteilungen miteinzubeziehen.

Akzeptanz bei den Mitarbeitern

Auch die besten Absichten der Geschäftsleitung bei Kauf und Implementierung einer neuen Software nützen nichts, wenn sie die Anliegen derjenigen übersehen, die mit ihr arbeiten sollen.

In einem Artikel für die CFMA (Construction Financial Management Association) erklärt Fred J. Ode, Gründer und Vorsitzender/CEO der Foundation Software, warum die Anwender bei jeder Softwareimplementierung der Schlüssel zum Erfolg sind. Es ist unverzichtbar, die zukünftigen Benutzer in die Diskussion im Vorfeld der Implementierung einzubeziehen, ihre Argumente bezüglich der Funktionalität zu berücksichtigen und sie an der Auswahl der Software zu beteiligen. So fühlen sich die Mitarbeiter nicht überrumpelt und akzeptieren das neue System deutlich schneller.

Effektive Einführung, Schulung, Bereitstellung sowie kompetenter Support vor und nach der Installation

Laut einer Rezension im Blog der Faye Business Systems Group stehen unzureichende Schulung und Support ganz oben in der Liste mit den 10 häufigsten Ursachen für eine erfolglose Softwareimplementierung.

Beim Auswählen der richtigen Software ist nicht nur der Aufwand für Installation, Wartung und Upgrades zu bedenken, sondern auch das Schulungsangebot der Hersteller vor und nach der Installation. Ein zentraler Punkt sind zudem die jeweils geeigneten Schulungsformate, zum Beispiel die Beauftragung eines Trainers, sowie umfassender Support für alle Benutzer vor Ort und standortfern.

Sorgfältige Planung

Rob Prinzo von CIO.com zählt realistische Zeitrahmen zu den sechs Best Practices für erfolgreiche Softwareimplementierung. Die demotivierenden Auswirkungen einer langen Einarbeitungszeit auf Seiten der Mitarbeiter sollten dabei nicht unterschätzt werden.

Die Geschäftsleitung sollte auf minimalen Zeitaufwand für Installation, Schulung und Einarbeitung achten, damit für diese Aufgaben nicht zu viel der eigentlichen Arbeitszeit aufzuwenden ist. Auch die angestrebte Bereitstellungszeit muss realistisch und flexibel kalkuliert werden. Dabei sind nicht nur die Erwartungen der Geschäftsleitung von Bedeutung, sondern insbesondere die Zeitspanne, bis alle Anwender das Produkt akzeptieren und sich eingearbeitet haben.

Kosten

Ein theoretisch hoher ROI ist ein gutes Argument, aber eine praktische Formel für die Bewertung des tatsächlichen ROI einer Softwareimplementierung ist deutlich aussagekräftiger. Das kalifornische IT-Unternehmen Ayehu Software Technologies schlägt zum Beispiel diese einfache Formel für die Bestimmung des ROI bei der Automatisierung von Aufgaben vor:

Die jährlichen Einsparungen (X) werden hier berechnet, indem das Produkt der Faktoren Zeitaufwand für eine manuell ausgeführte Aufgabe pro Monat (a), Häufigkeit ihrer Ausführung pro Monat (b) und Kosten pro Stunde (c) mit dem Wert 12 für die Zahl der Monate multipliziert wird.

Die Gleichung lautet also: a x b x c x 12 = X.

Laut Ayehu würde demnach zum Beispiel bei der Serverwartung die Automatisierung von 18 Stunden/Monat (4,5 Wochenstunden) mit durchschnittlichen Kosten von ca. 60€/Stunde ein Einsparpotential von ca. 13.000€ ergeben. Es ist unschwer zu erkennen, dass die Kostensenkungen umso höher ausfallen, je mehr wiederholt auszuführende Aufgaben automatisiert werden. Eine solche Formel für individuelle Geschäftsfelder liefert somit eine solide Grundlage für die Berechnung des zu erwartenden ROI.

Bevor eine neue Software zur Standardanwendung im Unternehmen wird, muss ihre interne Bereitstellung gut durchdacht und geplant werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Maßnahme der Harmonisierung der IT-Landschaft dienen oder Prozesse effizienter machen soll. Kurz und prägnant drückt es der oben zitierte Forbes-Artikel aus: „Enterprise IT-Systeme sollen Unternehmen effizienter machen und nicht endlose Prozesse und noch mehr Ineffizienz verursachen. Auf keinen Fall darf ihre Implementierung ursächlich für die Kündigung vieler Mitarbeiter sein.“ [ad#project-try] [ad#author-mrivera]

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Diese 7 Grundsätze gewährleisten eine effiziente Ausführung und den erfolgreichen Abschluss Ihrer Projekte

pavel — Wed, 14 Jan 2015 13:21:52 +0000

Projektmanagement hat es in sich – neben Planung, Ausführung und Abschluss liegt eine der Herausforderungen darin, einzelne Aufgaben für Teams und Mitarbeiter zu einem stimmigen Ganzen zusammenzufügen. Darüber hinaus müssen Leistung und Ergebnis auch bei hohem Arbeitsdruck und Stress die Erwartungen erfüllen. Doch wenn Sie die folgenden Grundsätze beachten, werden Sie Ihre Projekte erfolgreich leiten:

Formulieren Sie den Projektumfang klar und verständlich.
Wählen Sie die Team-Mitglieder sorgfältig und rechtzeitig aus.
Definieren Sie Ziele SMART (spezifisch, messbar, akzeptierbar, realistisch, terminiert).
Verwalten Sie alle Projektdaten sicher an einem Ort.
Überwachen Sie täglich den Fortschritt.
Motivieren Sie Ihr Team.
Verwalten Sie Ihre Ressourcen umsichtig und vorausschauend.

Projektumfang klar und verständlich formulieren

Bekanntermaßen ist bei Problemen eine aussagekräftige Beschreibung schon die halbe Lösung. Das gilt auch für den Projektumfang. Eine klare Definition von Zielen, Umfang, Budget und Vorgehensweise gleich zu Beginn zahlt sich immer aus. Das kann bei einem Meeting oder im Rahmen eines Forums erfolgen, je nach Zielgruppe des Projekts.

Zum Beispiel: Wenn Sie für ein Unternehmen eine Website bauen sollen, werden Sie mit den Entscheidern zunächst die optische Gestaltung der Seiten besprechen und klären, welche Bereiche die Website enthalten und in welchem Layout die Inhalte präsentiert werden sollen. Oder: Bei der Entwicklung einer App für Kinder mit Lernschwächen liefert eine Fokusgruppe mit Fachleuten wie Sonderschulpädagogen oder Psychologen wichtige Erkenntnisse.

Team-Mitglieder sorgfältig auswählen

Sobald der Projektumfang geklärt ist, kann daraus abgeleitet werden, welche Fertigkeiten die Team-Mitglieder für die Projektausführung mitbringen müssen. Gehen Sie bei der Auswahl umsichtig vor und übertragen Sie Aufgaben und Aktivitäten den jeweils am besten geeigneten Personen. Wenn Sie Aufgaben delegieren zeigen Sie Vertrauen in die Fähigkeiten Ihrer Team-Mitglieder und fördern so deren Selbstvertrauen und Motivation. Ein Domino-Effekt mit positiven Auswirkungen auf das Projektergebnis.

Ziele SMART definieren

Eine klar definierte Vorstellung vom Endprodukt erleichtert die Erstellung von Etappenzielen. Formulieren Sie nur spezifische, messbare, akzeptierte, realistische und terminierte Ziele. Nach Zuweisung der Aufgaben an die Team-Mitglieder sollten diese Meilensteine in Form von Teilaufgaben erstellen und dafür eigene Fälligkeiten bestimmen. Natürlich müssen sich diese Termine in den Zeitplan des Gesamtprojekts einfügen.

Mit Bezug auf unser Beispiel zur Entwicklung einer App für die besondere Förderung von Kindern, wäre ein Ziel mit folgenden Eigenschaften SMART: Konzeption eines Fragebogens mit 10 Fragen zu den Bedürfnissen rechenschwacher Vorschulkinder bis zum 30. November 2015.

Alle Projektdaten sicher an einem Ort verwalten

Die Aufbewahrung von Daten wird immer kostengünstiger und der Zugriff darauf immer einfacher. Doch die Kehrseite des einfachen Zugangs sind Sicherheitsrisiken. Auch wenn die meisten Cloud-basierten Lösungen für Datenverwaltung großen Wert auf den Schutz der Daten legen, denn das ist ein wichtiges Verkaufsargument, es kommt immer wieder zu Problemen in diesem Bereich. Um ganz sicher zu gehen, sollten Sie unbedingt Dateiberechtigungen, Dokumenteneigentümer und Datenversionen konsistent und einheitlich verwalten.

Täglich den Fortschritt überwachen

Für die erfolgreiche Ausführung sind aktuelle Informationen zu allen Fälligkeiten unverzichtbar – für das Projekt insgesamt sowie die individuellen und Team-Aufgaben. Alle Projektbeteiligten müssen stets auf dem neuesten Stand sein und sollten erkennen können, welchen Beitrag ihre Arbeit im Projektkontext leistet. Das funktioniert entweder über regelmäßige Statusupdates, vor Ort oder virtuell, oder über ein Enterprise Social Tool wie Comindware Team Network, die in Comindware Project vorintegrierte Plattform für effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit. Ein Tracker hält wichtige Termine und Zwischenziele komfortabel im Blick, zum Beispiel anhand des Vergleichs von geplantem und tatsächlichem Abschlussdatum der Projektaufgaben. Empfehlenswert sind auch automatische Benachrichtigungen, die auf bevorstehende Fälligkeiten hinweisen und an verstrichene Termine erinnern.

Team-Leistung durch Motivation steigern

Es ist unbestritten, dass die Auszeichnung guter Arbeit erheblich mehr motiviert, als das Anprangern von Fehlern oder Minderleistung. Darum sollten Sie Team-Mitglieder für das Erreichen von Meilensteinen ausdrücklich loben, ob bei einer Veranstaltung speziell für diesen Anlass oder unter vier Augen. Eine angemessene Wertschätzung im richtigen Rahmen ist ein großer Ansporn für Mitarbeiter. Darum sollten Sie in Erfahrung bringen, ob Ihre Team-Mitglieder ein Lob vor den Kollegen oder im persönlichen Gespräch mit Ihnen bevorzugen und diese Information beherzigen.

Ressourcen umsichtig und vorausschauend verwalten

Organisieren Sie alle Ressourcen für Ihr Projekt bereits bevor Sie starten: das Budget, die zur Ausführung benötigten Tools, kompetente Team-Mitglieder bzw. externe Fachleute oder Berater sowie bei Bedarf Räumlichkeiten für Fokusgruppen, Konferenzen oder Veranstaltungen. Die rechtzeitige Anforderung der Ressourcen erleichtert zudem die Verwaltung des Projektbudgets.

Sie haben weitere Tipps zum Thema? Wir freuen uns auf Ihren Beitrag!

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Gantt-Diagramme bei Projektmanagement Software und visuelle Tools in Comindware Project

pavel — Tue, 11 Nov 2014 14:20:54 +0000

Es gibt drei Lerntypen: visuell, auditiv und kinästhetisch. Doch laut einem Artikel von Forbes „wird der visuellen Aufnahme neuer Impulse die mit Abstand größte Bedeutung zugeordnet“. Das leuchtet ein, denn Infografiken sind beispielsweise viel einfacher aufzunehmen als ein längerer Text. Darum gibt es auch bei Projektmanagement Software visuelle Tools wie zum Beispiel Projektmanagement Gantt-Diagramme.

Warum sind Gantt-Diagramme gut fürs Projektmanagement

Es gibt mehrere Gründe, warum sich Gantt-Diagramme so gut für Projektmanagement Software eignen. Hier sollen nur drei genannt werden:

Rundum informiert sein. Gantt-Diagramme liefern einen visuellen Projektüberblick mit allen wichtigen Daten und Zeitvorgaben. Außerdem zeigen sie an, ob ein Projekt planmäßig fortschreitet, welche Abschnitte bereits abgeschlossen wurden und welche Arbeiten noch anstehen.
Abhängigkeiten und Beziehungen von Aufgaben untereinander verstehen. Ein Projektmanagement Gantt-Diagramm veranschaulicht die Beziehungen zwischen den einzelnen Aufgaben sowie deren Auswirkungen auf das Projekt insgesamt, denn manche Aufgaben können erst nach dem erfolgreichen Abschluss anderer bearbeitet werden.
Alle Beteiligten auf dem Laufenden halten. Ein Bericht von 360 Solutions über die Erkenntnis des globalen Marktforschungsunternehmen SIS International Research informiert: „70% aller kleinen und mittelgroßen Unternehmen betrachten ineffiziente Kommunikation als ihr primäres Problem.“ Die finanziellen Folgen dieser Schwachstellen summieren sich pro Jahr auf fast eine halbe Million Euro. Doch Gantt-Diagramme können hier Abhilfe leisten und Missverständnisse vermeiden, vor allem bei sehr komplizierten Aufgaben.

Echtzeit-Projektmanagement – ist das machbar?

Ja. Wenn für das Projektmanagementtool akkurate Daten verfügbar sind (vollständig sowie von kompetenter Stelle überprüft) und die Datenbeziehungen untereinander beachtet werden, ist Echtzeit-Projektmanagement problemlos möglich.
Kollaboration ist nicht etwa ein Modewort, sondern der Schlüssel zu erfolgreichem Echtzeit-Projektmanagement. Die Entwickler von Cloud-basierter Projektmanagement Software haben mit vereinfachten und von überall erreichbaren Echtzeit-Kommunikationswegen eine großartige Basis für tatsächliches Echtzeit-Projektmanagement geschaffen.

Ressourcenzuteilung im Projektmanagement

Eine ausgewogene Ressourcenzuteilung hat erheblichen Einfluss auf den Projekterfolg. Aber häufig erhalten einzelne Teammitglieder unbeabsichtigt übermäßig viele Aufgabenzuweisungen, vor allem wenn im Unternehmen gleichzeitig mehrere Projekte laufen. Darum verwundert es nicht, dass die Ressourcenzuteilung beim Projektmanagement oft streng überwacht wird. Eine effektive Verteilung des Arbeitsaufwands stellt nicht nur den gelungenen Projektabschluss sicher, sondern verhindert auch die übermäßige Belastung von Mitarbeitern.

Projektstrukturpläne, farbige Kennzeichnungen und Gantt-Diagramme

Comindware Project verwendet beim Projektmanagement drei Visualisierungstechniken:

Projektstrukturpläne. Das Diagramm ‘Projektstrukturplan’ (PSP) bildet umfangreiche Projekte mit komplexem Ressourcenabgleich klar und leicht verständlich ab. Projektleiter müssen die Aufgaben und Aktivitäten nach Erstellung nur noch an der entsprechenden Stelle im Projektplan ablegen.
Prädiktive Echtzeit-Gantt-Diagramme. Die prädiktiven Echtzeit-Gantt-Diagramme von Comindware Project planen die verbleibende Arbeit automatisch neu und gewährleisten so, dass der Plan immer aktuell ist und den tatsächlichen Projektstatus anzeigt.
Farbige Diagramme für die Ressourcenzuteilung. Die farbcodierten Diagramme sind eine große Unterstützung bei der Ressourcenzuteilung im Projektmanagement. Auf einen Blick sind alle Informationen erfasst: wer zu viel Arbeit hat, gerade in Urlaub ist oder über freie Kapazitäten verfügt.

Schlussfolgerung

Visuelle Mittel wie Folien, Videos, anschauliche Requisiten oder Lichteffekte werten langweilige Vorträge auf und sorgen für Aufmerksamkeit im Publikum. Den gleichen Zweck erfüllen Visualisierungen beim Projektmanagement. Effektiv eingesetzt optimieren sie langfristig jedes Projektmanagement.

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Vier wichtige Punkte bei der Auswahl geeigneter Projektmanagement Software

pavel — Mon, 27 Oct 2014 10:03:21 +0000

Der Markt bietet ein unüberschaubares Angebot von Projektmanagement Software für jedes Anforderungsprofil, von einfachen Tools bis zu Systemen mit umfangreicher Funktionalität. Allerdings wird die Wahl damit häufig zur Qual und entsprechend langwierig. Letztendlich fällt die Entscheidung dann häufig für eine Software, die sich in der eigenen Umgebung doch nicht bewähren kann.

Um das zu vermeiden, sollten Sie bei der Auswahl der geeigneten Projektverwaltungssoftware auf diese vier Punkte achten:

Welche Funktionalität soll die PM Software enthalten?
Wie adaptiv soll die PM Software sein?
Sollen vorhandene Softwareplattformen einbezogen werden?
In-Haus-Installation oder Cloud-Variante?

Welche Funktionalität soll die PM Software bieten?

Nicht alle Projekte sind gleich, die Komplexität variiert nicht nur von Branche zu Branche, sondern ist zudem für jedes Unternehmen individuell. Offensichtlich haben Marketingfirmen andere Projektanforderungen als Softwareunternehmen. Doch bei letzteren kommt es wiederum auf die Spezialisierung an. Das Entwerfen von Spiele-Apps erfordert sicher eine andere IT Project Management Software als die Entwicklung von Unternehmenssoftware.

Umfassende Projektmanagement Software vs. einfache Tools für die Projektkollaboration

Gantt-Diagramme, grafischer Workflow-Generator, Ressourcenzuteilung – das sind die Softwarefunktionen, die Projektleiter bei großen und komplexen Projekten gut unterstützen. Aber Unternehmen, die weniger umfangreiche Projekte mit einem kleinen Ressourcenpool durchführen, brauchen für deren erfolgreichen Abschluss nicht unbedingt eine komplette Projektmanagement Software. Einfache PM Software, vielleicht sogar eine kostenlose, sind oft völlig ausreichend.

Darum ist ein großer Funktionsumfang nicht automatisch die bessere Wahl. Weitaus bedeutender ist es, die Zielsetzungen des eigenen Unternehmens und die bestehenden Problematiken genau zu kennen. Alles, was Sie für deren Erreichung bzw. Lösung nicht brauchen, ist schlicht überflüssig.

Wie adaptiv soll die PM Software sein?

Manchmal muss die Arbeitsumgebung komplett neu gestaltet werden, zum Beispiel wenn bisher eine ungeeignete Projektverwaltungssoftware verwendet wurde. Doch in den meisten Fällen soll Projektmanagement Software ein bereits vorhandenes System ergänzen. Allerdings sind bei beiden Varianten viele Personen von der Integration einer PM Software in die laufenden Prozesse betroffen, insbesondere die Endbenutzer der Software.

Darum sollte sich die ausgewählte Software der vertrauten Arbeitsumgebung anpassen und so den Einarbeitungsaufwand minimieren. Wenn sich die Mitarbeiter in ihrem Arbeitsalltag zu sehr mit den Feinheiten einer Projektmanagement Software befassen müssen, kommt es schnell zu Fehlern, Nacharbeitungsbedarf, Projektverzögerungen usw.

Agile vs. Wasserfallmethoden

Wie IT Project Management Software in der Softwareentwicklung arbeitet auch andere PM Software mit agilen und Wasserfallmethoden. Agile Methoden wurden entwickelt, um die Schwächen der Wasserfallmethoden zu beheben. Doch auch sie sind nicht immer der richtige Weg.

Zusammenfassend kann man sagen, dass sich agile Methoden am besten für kundenorientierte Projekte mit vielen Änderungen eignen, die zum Teil zu völlig anderen Ergebnissen führen als ursprünglich geplant. Wenn Projekte jedoch klar definierte Aufgaben und Abfolgen haben und genau das erwartete Ergebnis erbringen müssen, sind die Wasserfallmethoden vorteilhafter.

Sollen vorhandene Softwareplattformen einbezogen werden?

Arbeitet Ihr Unternehmen mit MS Outlook oder MS SharePoint? Werden sehr spezielle Berichtsformate oder individuelle Optionen zum Ex- und Import von Daten benötigt? Berücksichtigen Sie bei der Wahl von PM Software in jedem Fall die bereits vorhandenen Softwaretools. Die anzuschaffende Projektverwaltungssoftware sollte mit den bestehenden Systemen integriert werden können, um aufwändige Schulungen und Datenneueingaben zu vermeiden. Schließlich soll Ihr Unternehmen jederzeit auf Geschäftschancen reagieren können.

In-Haus-Installation oder Cloud-Variante?

„Mit Cloud oder ohne Cloud?“ ist eine oft gestellte Frage. Die Tatsache, dass immer mehr Unternehmen ihre Daten in der Cloud aufbewahren belegt, dass Cloud-basierte PM Software deutliche Vorteile bringt.

Zum Beispiel ist eine Cloud-basierte Projektmanagement Software weltweit über jedes Gerät verfügbar, erfordert keinerlei Installation und ist mit allen Betriebsplattformen wie Windows, Mac OS, Linux usw. kompatibel. Ein Nachteil allerdings liegt darin, dass sie und Ihre Daten ohne bestehende Internetverbindung oder bei Serverausfällen nicht verfügbar sind.

Eine PM Software als In-Haus-Installation bietet zwar besonders hohe Sicherheit, vor allem wenn es sich um vertrauliche Daten handelt. Aber im Gegensatz zu webbasierter Projektverwaltungssoftware bleiben dann alle Daten vor Ort und es sind wahrscheinlich hochqualifizierte IT-Experten für die kontinuierliche Serverwartung erforderlich.

Schlussfolgerung

Vielleicht sind „Versuch und Irrtum“ ein akzeptierter Teil Ihrer Suche nach der richtigen Projektverwaltungssoftware. Trotzdem sollten Sie berücksichtigen, dass gutes Projektmanagement aus den Fehlern der Vergangenheit lernt, auf vorhandene Infrastrukturen aufbaut und die angestrebten Unternehmensziele genau kennt. Wenn Sie auf diese Punkte achten, können Sie die Angebotsfülle sinnvoll eingrenzen.

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Social Media für Unternehmen, Zusammenarbeit und nahtlose Ausführung Comindware Tracker kombiniert die drei Komponenten

pavel — Fri, 24 Oct 2014 12:56:32 +0000

Als es in den Unternehmen noch keine Social Media Tools für soziales Task Management und Zusammenarbeit gab, mussten Teamleiter regelmäßige Teambesprechungen einberufen, um Aufgaben zuzuweisen bzw. den Aufgabenfortschritt abzufragen. Außerdem wurde hier die Ausführung besprochen und ein Brainstorming sollte effektives Task Management gewährleisten. Der Aufgabenfortschritt wurde per Datei oder Tabellenkalkulation über das unternehmensintern geteilte Laufwerk oder per Email aktualisiert.

Anmerkungen wurden in die Datei aufgenommen oder in einer weiteren Email versendet. Dadurch entstanden mit der Zeit ernsthafte Versionsprobleme, wenn ein Teammitglied diese Datei zwischenzeitlich an seinem Arbeitsplatz überarbeitete. Außerdem gab es Unklarheiten bei der Aufgabenstellung, die Projekte verzögerten – besonders dann, wenn die Email nicht explizit formuliert war oder Details aus dem Kontext gerissen wurden.

Was ist soziale Task Management Software?

Software für soziales Task Management ist ein kollaborativer Echtzeitansatz für die Verwaltung von persönlichen sowie Teamaufgaben. Webbasierte soziale Task Management Software bietet Statusaktualisierungen und Filesharing auf ganz neuem Niveau, wie diese Vorteile veranschaulichen:

Alle Aktivitäten (Aktualisierungen, Dateien, Unterhaltungen, Anmerkungen usw.), die zu einer Aufgabe gehören, werden für die Beteiligten in Echtzeit angezeigt.
Kommentar- und Diskussions-Threads befinden sich im Kontext der betreffenden Aufgaben bzw. Projekte; klare Informationen verhindern Verwirrung.
Nicht nur Tabellenkalkulationen und einfache Textdateien, sondern auch andere Dateitypen wie PowerPoint-Präsentationen und Bilder können hochgeladen und mit dem gesamten Team geteilt werden.
Tags für Worte und Sätze machen es den Teammitgliedern einfach, das Gewünschte zu finden.

Projektmanagement vs. Soziales Task Management

Es gibt einen wichtigen Unterschied zwischen Social Task Management und Projektverwaltung. Projekte werden für eine schnellere Ausführung und Lieferung in einzelne Aufgaben aufgeteilt. Darum kann eine soziale Task Management Software eine echte Projektmanagementlösung kaum ersetzen. Das gilt insbesondere für große Projekte mit strengen internen Kontrollenbezüglich der Terminpläne und zugeteilten Ressourcen wie Personal, Zeit und Budget.

Den Aussagen der Anbieter von Projektmanagementsystemen zum Trotz sollten Sie bedenken, dass ein eventueller Wechsel von simplen Tools für Social Task Management zu einer ausgewachsenen Projektmanagementsoftware allein von den Projektmanagementanforderungen Ihres Unternehmens abhängt.

Immerhin können die meisten Projekte auch mit Kollaborationstools effektiv ausgeführt werden. Allerdings müssen sie einen Schwerpunkt auf soziales Task Management legen, wie zum Beispiel Comindware Tracker, oder sogar mit eigenständigen Tools für Social Task Management aufwarten. Die Investition in eine Projektmanagementsoftware ist also eventuell gar nicht erforderlich.

Comindware Tracker realisiert effektives Task Management

Comindware Tracker ist eine adaptive Plattform für Geschäftsprozessmanagement, die mit hoher Benutzerfreundlichkeit punktet und „on the fly“-Änderungen an Workflows erlaubt. Damit ist ein effektives Task Management während der gesamten Ausführung gewährleistet. Mit dem grafischen Workflow-Generator erstellen und bearbeiten Sie Workflows, fügen per Drag&Drop Aufgaben hinzu oder entfernen sie. Diese Software können Sie effizient nutzen, ohne Programmierkenntnisse zu benötigen.

Die einzigartige ConnectStep-Technologie von Comindware Tracker optimiert Workflows und Aufgabenbearbeitung mit Hilfe von automatisch generierten Aufgaben für den nächsten Schritt. Außerdem bietet Comindware Tracker alle oben erwähnten Vorteile einer Software für soziales Task Management.

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Optimierte Geschäftsprozesse fokussieren den Einzelnen

pavel — Thu, 23 Oct 2014 13:03:33 +0000

Je komplexer der Prozess, desto geringer die Chance auf optimale Ergebnisse. Denn: Die Effizienz des Einzelnen verhält sich umgekehrt proportional zur Prozesskomplexität. Der Grund für die ansteigende Komplexität ist offensichtlich. Die Geschäftswelt ist von stetem Wandel geprägt und die Vielschichtigkeit operativer Aufgaben wie Helpdesk-Verwaltung, Rechnungsstellung und Kundenbindung wächst kontinuierlich. So werden die Definition der nächsten Schritte und effiziente Gestaltung oder Modellierung von Prozessvorlagen zu einer echten Herausforderung. Traditionelle Business Process Management Software ist starr und restriktiv, darum ist ihre Verwendung für dynamische Prozessregeln riskant.

In diesem Zusammenhang möchte ich einige kritische Geschäftsprozesse hervorheben:

Entscheidungsfindung

Von allen Geschäftsprozessen, die in einem Unternehmen täglich ablaufen, ist der zur Entscheidungsfindung sicher von ganz besonderer Bedeutung. Diese Zitate aus einem Bain and Company-Artikel von Karim Shariff und Jenny Davis-Peccoud treffen des Pudels Kern: „Unternehmen, die gute Entscheidungen treffen und sie dann umsetzen, sind erfolgreich.“ Und: „Eine zögerliche Unternehmensführung wirkt sich nicht nur finanziell negativ aus, auch die Mitarbeiter leiden darunter.“

Damit betonen die Autoren, dass Unternehmen nur dann florieren und sich gegen andere durchsetzen können, wenn sie fundiert und rechtzeitig entscheiden. Späte Beschlüsse aufgrund langwieriger Entscheidungsprozesse oder zögernder Entscheidungsträger können fatale Konsequenzen haben.

Zwar verderben viele Köche den Brei und schaffen häufig unproduktive Entscheidungssituationen. Doch die ergeben sich ebenfalls, wenn Einzelne ohne den Input von anderen Beteiligten allein entscheiden. Folglich macht es Sinn, den Entscheidungsprozess in Teilbereiche zu gliedern, damit die verschiedenen Führungsebenen in ihrer jeweiligen Kompetenz einen Beitrag zur Gesamtentscheidung leisten können. Wenn sich die Geschäftsleitung für alle Details verantwortlich fühlt, wirkt sich der Entscheidungsstau massiv auf die operative Leistung des Unternehmens aus. Oft ist an dieser Stelle die Ursache zu finden, wenn vielversprechende Unternehmen einfach nicht von der Stelle kommen.

Eine Möglichkeit, um Entscheidungsprozesse effizienter zu gestalten, ist die Implementierung einer technischen Lösung, zum Beispiel die Kollaborationsplattform Comindware Tracker. Damit können Teams und Führungskräfte prozessspezifisches Wissen teilen, Echtzeitinformationen erfassen sowie einen stets aktuellen Daten-Hub für alle Beteiligten unterhalten und zugänglich machen.

Zusammenarbeit und Datenzentralisierung

Geschäftsprozesse profitieren von Zusammenarbeit. Ein gutes Beispiel dafür ist die Florida League of Cities. Diese Organisation hat erfolgreich duplizierte Arbeiten beseitigt und die Prozesslaufzeiten verkürzt, indem sie effizienter zusammenarbeitet und bestehende Prozesse neu organisiert hat.

Häufig sind für die Bearbeitung aller Aufgaben mehr Fertigkeiten und Kapazitäten nötig, als eine Abteilung allein bereitstellen kann. Und guter Rat ist teuer, wenn bei einem großen Projekt keines der Teammitglieder die erforderlichen Skills beherrscht. Was tun? Hier bietet sich die Zusammenarbeit der Talente nicht nur innerhalb einer Abteilung, sondern abteilungsübergreifend an.

Durch Datenzentralisierung entsteht im Unternehmen eine umfassende und stets aktuelle Datenbank, auf die autorisierte Mitarbeiter jederzeit Zugriff haben. Das spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht auch effiziente Zusammenarbeit über Standortgrenzen hinweg.

Aufgabenverwaltung und Talentmanagement

Ein idealer Geschäftsprozess legt eindeutig fest, welche Eigenschaften die anfallenden Aufgaben haben und welche Personen sich am besten für die Bearbeitung eignen. Liegen alle relevanten Informationen vor, können Talente und Aufgaben optimal verwaltet werden. Natürlich ist es für die Zielerreichung in erster Linie von Bedeutung, dass alle Aufgaben erledigt werden. Doch wir sollten dabei nicht den einzelnen Mitarbeiter übersehen, denn sein Engagement bestimmt die Qualität der Ausführung und er bekommt die Konsequenzen seiner Arbeit direkt zu spüren.

Unternehmen müssen die Dynamik der Märkte aufgreifen und beweglich agieren, eine Universallösung kann sicher nicht alle Aspekte abdecken. Komplexe Prozesse und große Teams sorgen schnell für Unklarheiten, die sich wiederum negativ auf die Unternehmensleistung auswirken. Die schwankenden Kundenerfordernisse werden immer weniger vorhersehbar. Umso wichtiger ist es, die einzelnen Mitarbeiter zeitnah mit aktuellen Informationen zu versorgen. Eine kollaborative Arbeitsumgebung mit einer Technologieplattform, die sich an Workflow- und Prozessänderungen effizient anpassen kann, ist wahrscheinlich die beste Möglichkeit, um durch unstrukturierte und sich ständig weiterentwickelnde Geschäftsprozesse verursachte Verzögerungen zu vermeiden und die Gesamtperformance zu steigern.

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Wesentliche Eigenschaften von effektiven Cloud Collaboration Tools für die Projekt Zusammenarbeit

pavel — Tue, 21 Oct 2014 08:15:22 +0000

Cloud-basierte Collaboration Software erfreut sich bei der Projekt Zusammenarbeit steigender Beliebtheit. Ob Instant Messaging, Datei- und Dokumentenverwaltung, Videokonferenzen und Remote-Zugriff, kollaboratives Mindmapping oder das Teilen von Wissen… es gibt unzählige Cloud-basierte Collaboration Tools, die darauf warten ausprobiert zu werden. Die Beliebtheit von Cloud Collaboration Software kommt nicht von ungefähr, denn viele Unternehmen tun sich schwer mit der Vorhaltung einer entsprechenden In-Haus-Serverumgebung (z.B. Infrastruktur, fachliche Kompetenz, Wartung und Unterhaltung der Server).

Ein besonders bemerkenswerter Vorteil von Cloud Computing – und damit von Cloud Collaboration Tools – ist die Möglichkeit, Dokumente hochzuladen und mit den anderen Teammitgliedern zu teilen. So kann auch deren individueller Input aufgenommen werden, ohne sich dabei um die Dateiversionierung kümmern zu müssen. Wenn Sie also von zu Hause die Datei auf Ihren Laptop herunterladen, um dort die letzten Feinheiten für eine bevorstehende Sitzung einzuarbeiten, enthält sie alle Aktualisierungen und Anmerkungen der anderen Teammitglieder. Dabei ist es unerheblich, welcher Kanal verwendet wurde (Desktop-PC, Laptop, Smartphone oder Tablet).

Cloud-basierte Projekt Zusammenarbeit – die Qual der Wahl

Wettbewerb fördert die Innovation und im Bereich Cloud Software für Projekt Zusammenarbeit tummeln sich besonders viele Anbieter. Entsprechend viele Optionen bieten sich dem Kunden, der für seine Projekte und Teams die beste Lösung finden muss.

Allerdings steigt mit den vielen Wahlmöglichkeiten auch die Unübersichtlichkeit und manchmal legen sie die Entscheidungsfindung sogar komplett lahm. Die Vielzahl konkurrierender Lösungen für Cloud-basierte Projekt Zusammenarbeit auf dem Markt und der Hype um bestimmte Marken machen das Finden der individuell besten Cloud-basierten Collaboration Software immer schwieriger.

Eigenschaften einer guten Cloud Collaboration Software

Anhand der folgenden sechs wesentlichen Eigenschaften von Collaboration Software können Sie die Anzahl potentiell geeigneter Tools eingrenzen:

Benutzerfreundlichkeit. Ist die Bedienung der Software einfach zu erlernen? Ist sie ansprechend gestaltet, effizient und effektiv? Erfüllt sie die Erfordernisse der Benutzer? Hält sie, was sie verspricht?
Einfachheit. Eigentlich beschreiben die Begriffe Benutzerfreundlichkeit und Einfachheit sehr ähnliche Eigenschaften. Allerdings enthalten benutzerorientierte Software-Designs zum Teil Funktionen, die das Unternehmen gar nicht verwendet. Diese nicht benötigte Funktionalität verbraucht jedoch Ressourcen und verlangsamt häufig den Ladeprozess, was langfristig zu einer negativen Anwendererfahrung führt.
Verfügbarkeit. Ist die Software kontinuierlich verfügbar oder ist sie viel zu häufig im Wartungsmodus?
Flexibilität. Passt sich das System den Benutzeranforderungen an? Sind Änderungen möglich? Minimiert sie für Leiter und Mitglieder des Teams den nötigten Aufwand, um die Arbeit zu erledigen?
Echtzeit. Werden Aktualisierungen sofort für alle Projekte und Beteiligte angezeigt? Können Teams und Leiter in Echtzeit kommunizieren, egal wo und auf welcher Plattform sie gerade sind?
Support. Ist der Anbieter-Support zeitnah erreichbar, wenn Ihnen die Feinheiten der Software Probleme bereiten? Ist die Knowledge Base so umfangreich und hochwertig, dass Sie dort selbst Lösungen finden können?

Fähigkeiten guter Cloud Collaboration Software für Projekt Zusammenarbeit

Die eben genannten Eigenschaften gelten ganz allgemein für Cloud-basierte Collaboration Tools. Darum folgen noch drei Aspekte, die für ausgereifte Cloud-basierte Projektmanagement Tools charakteristisch sind:

Gantt-Diagramme. Grundsätzlich gibt es eine ganze Reihe von Punkten zu beachten, vor allem bei großen und komplexen Projekten. Doch besonders wichtig für jeden Projekterfolg sind die Projektpläne. Gantt-Diagramme veranschaulichen die Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten und zeigen auf einen Blick, ob das Projekt pünktlich wie geplant abgeschlossen werden kann.
Grafischer Workflow-Generator. Bei der Projektplanung mit entsprechend komplexem Abgleich ermöglicht eine gute Collaboration Software die Erstellung des Projektplans, indem die Aufgaben und Aktivitäten einfach per Drag&Drop arrangiert werden. Damit sinkt der Einarbeitungsaufwand deutlich.
Ressourcenzuteilung. Es kann durchaus schwierig sein, aus den zur Verfügung stehenden Teammitgliedern jene zu finden, die über die benötigten Fertigkeiten verfügen. Gute Projektmanagement Software reduziert den erforderlichen Zeitaufwand für die Zuweisung der Aufgaben an die jeweils geeigneten Teammitglieder enorm. Sie enthält ein durchsuchbares Mitarbeiterverzeichnis mit allen wichtigen Detailinformationen zu Fertigkeiten, Standort, Dienstplan, aktueller Auslastung usw.

Schlussfolgerung

Auch wenn Cloud-basierte Collaboration Tools für Projekt Zusammenarbeit manchmal wahre Wunde vollbringen, die Anhänger von On-Premise Software können sie nicht immer überzeugen. Aber am besten machen Sie sich selbst ein Bild. Testen Sie die vollautomatisierte prioritätenbasierte Planungsfunktionalität, benutzerfreundlichen Gantt-Diagramme und das umfassende Mitarbeiterverzeichnis von Comindware Project. So werden Sie schnell erkennen, ob eine prädiktive Cloud-basierte Projektmanagementplattform für Sie und Ihr Team das Richtige ist.

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