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Wie bauen Sie einen Projektlebenszyklus auf?

Thu, 01 Dec 2022 12:58:15 +0000

Ein Projekt im weitesten Sinne des Wortes ist die Verwirklichung einer Idee. Der Bau eines Hauses, die Eröffnung einer neuen Verkaufsstelle, die Entwicklung einer Software, der Abschluss eines Vertrags – all dies sind Projekte, und jedes von ihnen hat einen Lebenszyklus.

Der Lebenszyklus eines Projekts besteht aus einer Reihe aufeinander folgender Phasen von der Einleitung (Konzeption) bis zum Abschluss. Obwohl der Bau eines Hauses äußerlich wenig Ähnlichkeit mit dem Abschluss eines Vertrages hat, durchlaufen beide Prozesse auf ihrem Weg von Anfang bis Ende die gleichen Phasen. Dies gilt in erster Linie für das Projektmanagement: Welche innovative Idee wir auch immer haben, ihre Umsetzung kann nach denselben Regeln und mit denselben Schritten erfolgen wie die Durchführung anderer Projekte.

Dies ist der große Vorteil des Projektmanagements. Da die meisten Projekte nach dem gleichen Schema ablaufen, spart dies viel Zeit und Mühe bei der Projektverwaltung.

Die wichtigsten Phasen des Projektlebenszyklus

Dies sind die folgenden Stufen:

Einführung.
Planung.
Umsetzung (Ausführung).
Monitoring und Prüfung.
Vollendung.

Die allgemeine Logik ist, dass die meisten Ressourcen in der dritten Phase (Ausführung) verbraucht werden. Zu Beginn und am Ende des Zyklus ist der Verbrauch relativ gering.

Je näher wir dem Beginn des Zyklus kommen, desto einfacher ist es, Änderungen vorzunehmen. Je weiter wir kommen, desto schwieriger wird es

Wie gut wir die ersten beiden Phasen bewältigen, wird darüber entscheiden, wie viele Ressourcen am Ende verwendet werden und wie erfolgreich das Ergebnis sein wird.

Gehen wir kurz auf die einzelnen Phasen ein.

Einleitung

In dieser Phase wird die Idee vorgebracht und begründet, und es wird untersucht, wie durchführbar sie ist, welche und wie viele Ressourcen benötigt werden.

So wird beispielsweise vor dem Bau eines Hauses eine Vermessung der Topografie und des Bodens vorgenommen, um festzustellen, ob das Grundstück bebaubar ist; eine rechtliche Vermessung wird durchgeführt, um festzustellen, wem das Grundstück gehört. Gleichzeitig wird errechnet, wie viel Zeit, Geld und Arbeitskräfte benötigt werden, um das Haus im geplanten Zeitrahmen zu bauen.

Es ist bemerkenswert, dass in dieser Phase noch kein Anfang gemacht wurde. Wenn sich herausstellt, dass die Kosten zu hoch sind oder der Boden für den Bau nicht geeignet ist, wird das Projekt in der Anfangsphase gestrichen. Das ist viel besser, als das Projekt zu beginnen und dann auf unüberwindbare Probleme zu stoßen. Aus diesem Grund sollte die Einführungsphase nicht zu schnell angegangen werden.

Die Planung

Der grundlegende Unterschied zur Einführung besteht darin, dass der Anfang bereits gemacht wurde. Jetzt ist es an der Zeit, Start- und Endtermine festzulegen, Projektunterlagen zu erstellen, Verantwortliche zu benennen und einen Arbeitsplan zu erstellen.

Die Planung ist abgeschlossen, wenn der Plan erstellt ist und jedem Durchführenden eine konkrete, eindeutige Aufgabe, eine Frist und die erforderlichen Ressourcen zugewiesen wurden.

Durchführung, Prüfung und Monitoring

Diese Phasen werden kombiniert, da sie gleichzeitig stattfinden.

In der Praxis ist der einfachste Schritt die Umsetzung. Der Plan ist fertig, Ressourcen und Auftragnehmer sind vorhanden. Wir müssen nur sicherstellen, dass unser Haus gemäß dem Zeitplan und den Kostenvoranschlägen gebaut wird. Der Schwerpunkt liegt auf der Kontrolle.

In der Praxis ist das nicht so einfach, da der ursprüngliche Plan während der Ausführung fast immer Änderungen unterworfen ist. Ein Beispiel: Wir haben beschlossen, das Haus mit den Materialien A, B und C zu bauen, aber während des Baus wurde das Material B sehr teuer, und C erwies sich als von schlechter Qualität. Am Ende wurde das Haus mit den Materialien A, D und E gebaut. Oder wir begannen mit der Gestaltung des Grundstücks nach einem genehmigten Plan, aber der Kunde griff in den Prozess ein, brachte neue Anforderungen ein, und der Plan musste geändert werden.

Solche Anpassungen sollten mit Gelassenheit hingenommen werden; sie sind fast unvermeidlich. Zu Beginn des Lebenszyklus (in den ersten beiden Phasen) lohnt es sich jedoch, dies zu bedenken und Änderungen im Plan vorzusehen, damit dieser ausreichend flexibel ist.

Fertigstellung:

In der letzten Phase geht es nicht nur darum, den Erfolg zu feiern. Das Ergebnis muss übergeben werden: das Haus an den Zulassungsausschuss, die neue Filiale an den ernannten Geschäftsführer, die Website an den Kunden. Die Übergabe umfasst die Beseitigung von Mängeln, die Bereitstellung aller Zugänge und Eigentum Dokumente. Die für das Projekt relevanten Dokumente müssen gesammelt und dem Archiv zur langfristigen Aufbewahrung übergeben werden.

Am Ende des Lebenszyklus analysieren sie die geleistete Arbeit, die Erfolge und Misserfolge, um Schlussfolgerungen für die Zukunft zu ziehen.

Welchen Zweck erfüllt die Automatisierung des Produktlebenszyklus Managements?

Der Projektansatz geht davon aus, dass jedes Projekt bestimmte Phasen in seinem Lebenszyklus durchläuft. Und das passt gut zur Idee eines Geschäftsprozesses.

Die Automatisierung des Lebenszyklus Managements mit BPM-Systemen bietet eine Reihe von Vorteilen.

Die Formalisierung. Sie können ein komplettes Projekt Ablaufdiagramm von Anfang bis Ende erstellen, in dem alle Schritte und die verantwortlichen Personen aufgeführt sind.
Die Vereinheitlichung. Ein etablierter Geschäftsprozess wird zu einem Weg, dem Dutzende oder Hunderte von spezifischen Projekten folgen. Auch wenn jedes dieser Systeme sicherlich seine eigenen Merkmale hat, so wird doch ein einheitliches Schema dazu beitragen, dass Routine- und Wiederholung Vorgängen nicht zu viel Aufmerksamkeit geschenkt wird.
Der automatische Stufenwechsel. Wenn ein Unternehmensprozess erstellt wird, werden die Bedingungen für den Übergang zwischen den Phasen festgelegt. Sobald alle Bedingungen erfüllt sind, findet der Übergang statt: Neue Mitarbeiter werden eingestellt und erhalten sofort ihre Aufgaben. Dadurch wird der Prozess erheblich beschleunigt.
Die Bequeme Überwachung. Mit dem BPM-System können Sie sehen, in welchem Stadium sich jedes Projekt befindet (oft laufen mehrere gleichzeitig). Es ist möglich, zu beobachten, wo Probleme am häufigsten auftreten und deren Ursachen zu finden. Das System hilft auch bei der Kontrolle von Ressourcen Bilanzen, was besonders wichtig ist, wenn ähnliche Projekte zur gleichen Zeit laufen und ähnliche Ressourcen verbrauchen. So können Sie “proaktiv” handeln und Verzögerungen vermeiden.

Testen Sie eine Low-Code-BPM-Lösung auf Basis der CMW Platform. Diese Lösung kann zunächst für die Automatisierung eines einzelnen Prozesses verwendet werden, wofür 1 Wirtschaftsanalytiker und ein paar Stunden Zeit benötigt werden, und kann dann erweitert werden.

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Wie man ein KPI-System in einem Unternehmen einführt

Thu, 01 Dec 2022 12:40:16 +0000

Wie man ein KPI-System in einem Unternehmen einführt

Ein KPI-System ist ein System zur Verwaltung der Mitarbeiterperformance in einem Unternehmen. Unternehmensleiter werden sich heute immer mehr der Tatsache bewusst, dass die richtige Motivation für ihre Mitarbeiter viel bewirken kann. Je weiter sich die Denkweise jedes einzelnen Mitarbeiters des Deutschen Prinzip “Ich werde dafür bezahlt, dass ich bis 16:45 Uhr am Schreibtisch sitze” entfernt, desto mehr profitiert das Unternehmen. Bevor man sich an die Implementierung von KPI macht, ist es sinnvoll, die Grundlagen zu verstehen, den Zweck und die Strategie des KPI-Systems zu definieren und eine Softwarelösung zur Automatisierung des Systems auszuwählen. Schauen wir uns jede der oben genannten Phasen der Implementierung eines KPI-Systems in einem Unternehmen genauer an.

Was sind KPI?

Ein KPI (Key Performance Indicator) ist ein quantifizierbares Maß für die Wirksamkeit der Erreichung bestimmter Ziele oder Resultate. Zur Verdeutlichung sind hier die Arten von KPIs aufgeführt, die üblicherweise im Geschäftsprozessmanagement (BPM) verwendet werden:

Produktivitäts-KPI – beschreibt das Verhältnis von erzielten Ergebnissen zu aufgewendeter Zeit (z. B. Anzahl der Verkäufe pro Monat);
Effizienz-KPI – beschreibt das Verhältnis zwischen dem erzielten Ergebnis und den Kosten der Ressourcen (z. B. ROI, Zielkosten pro Verkauf);
KPI des Funktionsumfangs – ermöglicht die Bewertung der Übereinstimmung des ausgeführten Geschäftsprozesses mit dem für seine Ausführung erforderlichen Arbeits Algorithmus (z. B. Vollständigkeit der angegebenen Anforderungen).

Da die KPIs einen Einblick in die Ergebnisse und Kosten bieten, werden sie als Elemente für die Planung, die Überwachung der Leistung gegenüber den Plänen und die Motivation der Mitarbeiter verwendet. Bei der Einführung eines KPI-Systems werden die Soll- und Ist-Werte der ausgewählten Indikatoren aufgezeichnet, so dass dem Manager klar wird, was und wie er seine Mitarbeiter motivieren kann. Und diese wiederum wissen, unter welchen Bedingungen und mit welchen Ergebnissen sie rechnen können.

Etappen und Einführung eines KPI-Systems in ein Unternehmen

Ziele und Entwicklung einer Strategie

Ein KPI-System beinhaltet die Integration der globalen Ziele des Unternehmens und der persönlichen Ziele der einzelnen Mitarbeiter. Seine Umsetzung trägt dazu bei, mehrere Ziele zu erreichen:

Steigerung der Mitarbeiter-Motivation und der Leistungsindikatoren.
Erstellen Sie ein klares System von kurz- und langfristigen Unternehmenszielen, um diese kontinuierlich zu erreichen.

Es ist empfehlenswert, zunächst die Ziele des Unternehmens in einer übersichtlichen Reihenfolge festzulegen und sie dann in nahe und ferne Ziele zu unterteilen. Diesem Punkt sollte die größte Aufmerksamkeit gewidmet werden, da sonst alles andere keinen Sinn ergibt. Viel Geld auszugeben und die Anstrengungen der Mitarbeiter auf nicht vorrangige Ziele zu lenken, ist eine sehr erfolglose Strategie, die nur negative Ergebnisse bringen wird.

Der Aufbau einer Zielstruktur ist keine Aufgabe, die von einer Person an einem Tag erledigt werden kann. Je mehr Informationen gesammelt und verarbeitet werden, je mehr Mitarbeiter und Abteilungsleiter sich zu einem solchen Thema äußern können, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Liste der Ziele mit den internen Fähigkeiten und Bedürfnissen des Unternehmens übereinstimmt.

Schulung des Personals

Man kann nicht behaupten, dass ein KPI-System einfach und unbemerkt von den Mitarbeitern in den Betrieb eines Unternehmens eingeführt werden kann. Das KPI-System lässt sich leicht und für die Mitarbeiter unbemerkt in den Betrieb eines Unternehmens integrieren.

Die häufigsten Management-Fehler in dieser Phase sind:

Es wird den Mitarbeitern nicht ausreichend erklärt, warum ein solches System erforderlich ist. Wenn es “auf Geheiß der Unternehmensleitung” eingeführt wird und die Meinung der Mitarbeiter nicht berücksichtigt wird, ist dies das schlechteste Beispiel für die Motivation bei dem Versuch, ein solches Anreizsystem einzuführen.
Reale Lohneinbußen.

Das Anreizsystem geht davon aus, dass mindestens 25 % des Einkommens eines Arbeitnehmers für seine Leistung gezahlt werden. Wenn KPIs eingeführt werden, sollte die Leistung steigen. Die kompetente Nutzung von KPIs bedeutet für das Unternehmen zusätzliche Kosten für Motivationsprämien.

Wenn ein Manager den Weg der Sparsamkeit wählt, wird ein Mitarbeiter, der früher, sagen wir, einen Satz von 10.000 erhielt, nach der Umstellung auf KPI einen Satz von 7.500 erhalten, und um seine üblichen 10.000 zu erhalten, muss er Höchstleistungen erbringen.

Beispiel für einen von CMW Platform erstellten Bericht über die Schlüsselindikatoren eines Mitarbeiters

Es ist besser, dies nicht zu tun; es ist ein großer Schlag für die Motivation und kann den Mitarbeiter sogar dazu ermutigen, sich einen neuen Arbeitsplatz zu suchen.

Vor der Einführung von KPIs ist es sehr empfehlenswert, die Mitarbeiter auf diese vorzubereiten, am besten schrittweise. Wenn die Mitarbeiter noch nicht vorbereitet sind, ist es eine gute Idee, die Einführung dieses Systems zu verschieben, denn es wird nur dann gute Ergebnisse bringen, wenn die Mitarbeiter für die Veränderungen empfänglich sind und verstehen, warum sie notwendig sind.

CMW Platform hat ein Beispiel für die Einführung eines KPI-Systems in einem inländischen Unternehmen, bei dem die negative Einstellung der Mitarbeiter schnell beseitigt werden konnte.

Laut dem Geschäftsführer der Restaurantkette Tschaikhona Nr. 1 hat der Einsatz der CMW Plattform zur Automatisierung des KPI-Systems der Restaurantkette in kurzer Zeit beachtliche Ergebnisse erzielt, was die Effektivität sowohl der KPI-Strategie selbst als auch der auf der CMW Platform basierenden IT-Lösung belegt.

Geeignete KPIs auswählen

Auf der technischen Ebene läuft das KPI-System darauf hinaus, die Leistungen jedes einzelnen Mitarbeiters, der einzelnen Teams und des gesamten Unternehmens zu überprüfen und zu erfassen und anhand dieser Daten die Vergütung der Mitarbeiter zu berechnen und die Notwendigkeit einer Umstrukturierung und/oder Aktualisierung der Unternehmensplanung zu beurteilen.

Es ist sehr wichtig, dass es gute Formeln gibt, die idealerweise von jedem Arbeitnehmer im Voraus auf der Grundlage dieser Formeln akzeptiert werden. Die Indikatoren sollten nicht verwischt werden, und es sollte nicht der Fall sein, dass die Vergütung eines Spezialisten von Indikatoren beeinflusst wird, auf die er nur wenig Einfluss hat. Die Auswahl geeigneter, leicht zu messender und ausgewogener KPIs ist einer der Schlüssel zum Erfolg der Implementierung eines KPI-Systems. Während Online-Vorlagen für eine KPI-Matrix bei der Auswahl persönlicher KPIs für Mitarbeiter hilfreich sein können, sollte die Auswahl von gruppen- und unternehmensweiten KPIs der zuständigen Mitarbeitergruppe oder einem externen Berater überlassen werden.

Wenn ein KPI-System richtig umgesetzt wird, steigen die Kennzahlen der Mitarbeiter, weil jeder einen klaren Zusammenhang zwischen ihnen und seinem Einkommen sieht.

Automatisierung des KPI-Systems

Wenn alle oben genannten Fragen geklärt sind, ist es an der Zeit, ein gut durchdachtes KPI-System mithilfe einer geeigneten Softwarelösung zu automatisieren:

Vereinfachen Sie den Prozess der Planung von Aktivitäten und der Auswahl von KPIs, um die wichtigsten Unternehmensziele zu erreichen.
Sammeln Sie die tatsächlichen Leistungsdaten aus dem verwendeten CRM-System.
Zusammenführung von Daten über geplante und tatsächliche Indikatoren in einer gemeinsamen Datenbank zur weiteren Verarbeitung.
Berechnen Sie die Mitarbeitervergütung.
Erstellung von Berichten über die Leistung einzelner Mitarbeiter und Abteilungen.

Automatisieren Sie die KPI-Berechnungen für Vertriebsleiter vollständig mit einer Lösung, die auf der CMW Platform basiert.

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Wie wählt man eine Softwarelösung für die KPI-Implementierung aus?

Viele Unternehmen würden gerne ein automatisiertes KPI-System verwenden, aber es gibt Faktoren, die dies nicht ermöglichen:

Die Zeit reicht nicht aus, um Statistiken zu erstellen und KPIs zu berechnen.
Sie wollen nicht zu viel Geld für den Kauf und die Wartung eines Automatisierungsprogramms für das KPI-System ausgeben.
Das Personal ist nicht gewillt, Zeit mit dem Erlernen neuer Programme zu verbringen.
Keine Lust, eine IT-Abteilung aufzubauen oder eine bestehende zu erweitern.

All dies erschwert die Einführung von KPI-Systemen. Es ist jedoch möglich, einen Ausweg aus dieser Situation zu finden, indem man moderne, auf Low-Code-Prinzipien basierende Systeme einsetzt. Die Besonderheit solcher Systeme ist die Möglichkeit der schnellen Inbetriebnahme und der weiteren Anpassung des Systems an die geschäftlichen Anforderungen, hauptsächlich durch Geschäftsleute ohne Programmierkenntnisse.

Was sind die Vorteile von Low-Code Systemen?

Schnelle Anpassung an sich ändernde Geschäftsanforderungen, ohne dass IT-Spezialisten benötigt werden
Minimale Wartungskosten
Keine besondere Ausbildung erforderlich
Einfache Handhabung und Verständlichkeit für Mitarbeiter
Zugänglich von mobilen Geräten

CMW Platform ist einer der Pioniere und Führer auf dem Markt der Low-Code-Plattformen für die Automatisierung von KPI-Systemen und die Entwicklung von Geschäftsanwendungen für beliebige andere Geschäftsaufgaben.

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So implementieren Sie BPMS erfolgreich in Ihrem Unternehmen

Thu, 28 Jun 2018 09:48:13 +0000

Die Implementierung von BPMS gilt als die wichtigste Maßnahme, um in Unternehmen die Bildung von Datensilos zu verhindern. Laut einer Gartner-Studie (Critical Roles for Successful BPM Projects and Programs, Gartner, 2012) können 74% der Unternehmen durch Prozessautomatisierung ihre Kosten senken und die Produktivität erhöhen.

Die Infografiken illustrieren die strategischen Prioritäten, die bei der Implementierung von Business Process Management-Systemen zu beachten sind. Sie geben einen Überblick über die Kernaspekte vor und während der Einführung von BPMS, damit Sie Stolpersteine umgehen und die Umsetzung beschleunigen können.

Wie Man Gleichzeitig Mehrere Projekte Leitet – 5 Dinge Die Sie Wissen Sollten

Mon, 21 Dec 2015 10:03:52 +0000

Projekte zu leiten kann schwierig sein. Ihr Job als Manager ist es, sicherzustellen, dass alle Teile zusammenarbeiten auf dem Weg zum Ziel und, falls notwendig, unnötige Prozesse beenden, die lediglich Ressourcen verschwenden. Verteilung ist eine Notwendigkeit und um ein effektiver Manager zu sein, müssen Sie das Projekt aus dem Inneren heraus verstehen, sowie aus verschiedenen Perspektiven, wie etwa der von Ihren Team-Mitgliedern, denn so gewinnen Sie deren Respekt und Loyalität.

Mit dies im Hinterkopf kann man wohl sagen, dass es nochmals komplizierter ist, mehrere Projekte mit unterschiedlichen Teams zu managen. Aber auch dies kann geschafft werden. Wir haben fünf Dinge aufgelistet darüber, wie man mehrere Projekte simultan effektiv leiten kann

Effektive Zusammenarbeit in mehreren Projekten

Bevor Sie mit einem Projekt starten, sollten Sie zunächst die Team-Mitglieder identifiziert haben, die in jedem Team teilnehmen werden, basierend auf deren Fähigkeiten und Verfügbarkeit. Halten Sie ein erstes Meeting ab, um die relevante Richtung zu besprechen, mit Bezug auf die persönlichen Ziele und die Ziele des Teams. Sollten Sie bereits den besten Weg kennen, um loszulegen, dann können Sie schon Aufgaben verteilen.

Beachten Sie jedoch, dass es als abfordernd aufgefasst werden kann, wenn man lediglich Aufgaben verteilt, was zu einem weniger engagierten Team führen kann. Um die Moral zu stärken und das Projekt effektiv zu leiten, können Sie während des Meetings zwei Dinge tun:

Präsentieren Sie, wie Sie sich die Vervollständigung des Projekts vorstellen
Bieten Sie Raum für Feedback der Team-Mitglieder, besonders unter Bezug auf die jeweiligen spezifischen Ansichten, wie etwa dem Design-Standpunkt oder dem Entwickler-Standpunkt

Nach der Planungsphase sollten Sie Zeit für regelmäßige Treffen mit den Teams einräumen, um in Kontakt zu bleiben. Dies hilft allen dabei, die persönlichen Beiträge zum gemeinsamen Ziel zu visualisieren. Ein Meeting ist auch hervorragend, um Gespräche zu führen, damit die Team-Mitglieder ein besseres Bild davon bekommen, wie die einzelnen Bereiche des Projekts einander beeinflussen – das Design-Team ist zum Beispiel in engem Austausch mit den Endverbrauchern, während die Entwickler eng mit dem Design-Team zusammenarbeiten, um die Endnutzer-Erfahrung zu optimieren.

Sie sollten beachten, dass Sie bei der Leitung mehrerer Projekte zur gleichen Zeit durch effektive Zusammenarbeit nicht nur die eigene Agenda erfüllen, sondern auch eine große Hilfe für Ihr Team sind.

Eindeutige Plan-Formulierung für jedes Projekt

“Wenn Sie nicht planen, dann planen Sie, zu scheitern“, lautet ein altes Sprichwort. Ein weiterer wichtiger Punkt auf der Agenda für das erste Meeting – und selbstredend auch für die darauffolgenden Treffen – ist es, einen Handlungsplan für jedes Team-Mitglied zu entwerfen. „Der Teufel steckt im Detail“ ist nicht umsonst ein beliebter Satz. Bitten Sie jedes Team-Mitglied, eine Aufgaben-Analyse ihrer Aufgaben durchzuführen. Dies bedeutet, die Aufgaben sollten in Phasen unterteilt werden und jede Phase mit Mini-Aufgaben oder Meilensteinen versehen werden, die dabei helfen, immer näher an das große Ziel zu kommen.

Danach sollten Sie Projekt-Leiter ernennen und sie mit Entscheidungsmöglichkeiten ausstatten, um dabei zu helfen, Teams und Projekte zu leiten.

Nachdem Sie einen endgültigen Plan formuliert haben, folgt als nächster Schritt die Durchführung. Die kommenden Schritte sind elementar, um Ihre Pläne effektiv auszuführen:

Ressourcenverwaltung
Feste Fristen
Zentrale Dokumentenverwaltung

Wenn man gleichzeitig mehrere Projekte leitet, ist es wichtig, für jedes einzelne einen klaren Plan zu haben. Ohne einen solchen können die einzelnen Projekte zu einem großen verschmelzen und Sie stehen vor einem riesigen Durcheinander ohne Struktur.

Sinngerechte Zuteilung von Ressourcen beim Leiten mehrerer Projekte

In allen Lebenslagen, aber besonders im Bereich des Projektmanagements, ist es essentiell, die relevanten Aspekte klar zu definieren und auf den Kern zu reduzieren. Die Aufstellung Ihrer Ressourcen zu planen ist genauso wichtig wie die Kontrolle zur Verteilung jeder Ressource. Ihre Ressourcen sind Ihre Mitarbeiter, die benötigten Werkzeuge, die sie brauchen, um die auferlegten Aufgaben zur besten Zufriedenheit zu erfüllen, das Budget, die Pflege der Werkzeuge auf höchstem Niveau und, um das nicht zu vergessen, die Zeit – was uns zum nächsten Punkt bringt.

An festen Fristen festhalten

Fristen erzeugen oftmals Sorgen bei den Menschen. Allein der Name stellt Ängste dar. Fristen aber festzulegen und sie zu beherzigen ist genau die Idee, wie Sie die Leistung Ihrer Teams effektiv leiten. Um dies zu erledigen, sollten Sie einen Task Tracker installieren, bei dem jedes Mitglied die jeweiligen Aufgaben-Analysen einfügen kann, zusätzlich zum anvisiertem Datum der Fertigstellung, was logischerweise darauf hinweisen kann, ob eine Aufgabe aktuell im Rahmen des Zeitmanagements liegt, überfällig oder bereits abgeschlossen ist.

Dies hilft Ihnen dabei, einen guten Überblick zu erhalten, sowie detaillierte Ansicht darüber, was passiert ist, was aktuell passiert und was für jedes Projekt passieren sollte, das Sie leiten. Dies ist besonders wichtig wenn Sie mehrere Projekte leiten, sodass Sie frühzeitig erkennen, wenn Fristen nicht einzuhalten sind, um dann alle Projekte anzupassen und nicht nur ein einziges.

Zentrale Dokumentenverwaltung für alle Projekte

Unabhängig davon, ob es Projektpläne sind, Mittelverwendungsberichte oder die verwendeten Tracker, um die Prozesse von allen im Blick zu behalten, die Verwaltung mehrerer Dokumente in einem einzelnen Hub ist elementar um sicherzugehen, dass wichtige Dokumente nicht aufgrund von Nachlässigkeiten verloren gehen. Es gibt eine Anzahl an Softwares zur Dokumentenverwaltung auf dem Markt; einige sind kostenlos, einige reißen ein nettes Sümmchen in Ihr Budget. Die meisten dieser Softwares können sowohl mobil als auch auf Desktop-Plattformen genutzt werden. Das Comindware Project zum Bespiel unterstützt die Dokumentenverwaltung, hat zudem noch weitere Funktionen, die verschiedene Bereiche des Projektmanagements optimieren, und stellt sicher, dass wichtige Dokumente immer auf der Plattform bleiben, auf der die Arbeit auch tatsächlich ausgeführt wird.

Schlusswort

Effektives Verständnis darüber, wie man „mehrere Projekte gleichzeitig leitet“ beinhaltet die Formulierung eines konkreten Handlungsplans für jedes Projekt sowie ein kontinuierliches Tracken des Fortschrittes. Besonnenheit bei dem Ressourcen-Management, der Aufgaben-Verteilung, Durchführung der Fristen sowie der administrative Dokumentenverwaltung sind Schritte auf dem Weg zur nahtlosen Ausführung eines jeden Plans. Auf diese Art müssen sich Projektmanager nicht gestresst fühlen, wenn sie mehrere Projekte zur selben Zeit handhaben. [ad#project-try] [ad#author-mrivera]

CAPTRON implementiert Comindware für die durchgehende „Order to Assemble“-Prozessautomatisierung

Wed, 11 Nov 2015 08:32:21 +0000

München, 29 Oktober 2015. CAPTRON – ein führendes Hightech-Unternehmen auf dem Gebiet der Sensortechnologie und Hersteller für kapazitive und optische Sensoren – implementiert Comindware für die End-to-end-Automatisierung des “Order to Assemble-Prozesses”.

Comindware Tracker® ist ein System zur Workflow-Automatisierung, das interaktive Workflows verwaltet und optimiert sowie eine umfassende Dokumentenverwaltung und Social Collaboration-Funktionalität bereitstellt.

Die Comindware-Lösung wurde mit minimalem Zeitaufwand von Fachanwendern ohne spezielle IT-Kenntnisse implementiert und automatisiert nun den gesamten “Order to Assemble-Prozess”. Von der Auftragserfassung und Angebotserstellung bis zur Angebotskonfiguration und Produktion werden die einzelnen Arbeitsschritte automatisch vom System gesteuert. Die Anwender des Systems in den Abteilungen Vertrieb, Marketing und Technische Entwicklung loben die außergewöhnliche Bedienfreundlichkeit und mühelose Akzeptanz der Software.

Die wesentlichen durch den Einsatz von Comindware erreichten Verbesserungen sind:

End-to-end-Automatisierung des “Order to Assemble-Prozesses”
Akkurate Auftragsdaten und signifikant niedrigere Auftragsausfälle
Sofortige Steigerung von individueller, Gruppen- und Teamproduktivität
Systemkonfiguration durch Fachanwender ohne Unterstützung der IT-Abteilung
Zukunftssichere Plattform für weitere Prozessoptimierung

„Wir haben uns für Comindware entschieden, weil diese Lösung eine einzigartige Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit bietet. Mitarbeiter in Schlüsselpositionen hatten sofort Zugriff auf das System und konnten es gemäß ihren spezifischen Erfordernissen genau anpassen – ohne Hilfe von IT-Experten“, so Matthias Krostewitz, Head of Business Development bei Captron. „Comindware lässt uns bei der Arbeit mit unseren Prozessen alle Freiheit: Gestalten, Konfigurieren und Ändern – so oft und so schnell wie nötig. Ohne Unterstützung der IT-Abteilung.“

Die Comindware-Lösung dient als “Sandbox” für alle am Vertriebs- und Produktionsprozess beteiligten Mitarbeiter, die Schlüsselpositionen verantworten. Diese können mit einfachen Workflows ihre Arbeit beginnen und profitieren sofort von operativer Effizienz und Kontrolle. Anschließend erstellen sie iterativ die Aufgabenflüsse in mehrstufig verzweigten Prozessen”, so Max Tsypliaev, Gründer, Präsident und CEO von Comindware Inc. „Wir freuen uns, CAPTRON zu unseren Kunden zählen zu dürfen und diese Partnerschaft weiter auszubauen.“

Über CAPTRON Electronic GmbH

Die CAPTRON Electronic GmbH zählt zu den führenden Hightech-Unternehmen im Bereich der Sensortechnologie und ist ein renommierter Hersteller von kapazitiven und optischen Sensoren. Er verfügt über mehr als 30 Jahre Erfahrung und geht bei Qualität, Innovation und Entwicklung keine Kompromisse ein. Captron

EnergoStroyHolding wählt Comindware für die Optimierung seiner Finanz- und Vertriebsabläufe

Tue, 01 Sep 2015 09:44:24 +0000

EnergoStroyHolding, eines der größten Bauunternehmen und Lieferant für Arbeitsgeräte in GUS, hat Comindware implementiert, um bei internen und externen Dienstleistungsprojekten seine Betriebsabläufe in den Bereichen Vertrieb und Finanzen effizient zu verwalten.

Die Comindware-Lösung gewährleistet die volle Kontrolle bei allen abteilungsübergreifenden Abläufen. Gleichzeitig werden deutliche Verbesserungen bei der teamübergreifenden Zusammenarbeit und operativen Effizienz erzielt.

Comindware Software überzeugt:

– effiziente Verwaltung von Kundenanforderungen und Aufträgen

– Prüfpfade und SLA-Verwaltung

– einheitliche Daten- und Dokumentenverwaltung

Comindware-Lösungen sind als Cloud-Version, In-house-Installation sowie für mobile iOS- und Android-Plattformen verfügbar. „Das stetige Wachstum unseres Unternehmens fordert erheblich mehr Transparenz bei den Prozessen sowie effektive Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen Vertrieb und Finanzen. Mit Comindware können wir End-to-end-Prozesse für die Verwaltung von Aufträgen und Anforderungen schnell einrichten und unsere Team-Performance deutlich steigern“, so Mikhail Bulyha, General Director bei EnergoStroyHolding.

„Dank unserer patentierten Graph-Datenbanktechnologie ElasticData hält Comindware eine Alleinstellung als Lösungsanbieter für innovative und schnell wachsende Unternehmen, die ihre Kernprozesse automatisieren und optimieren wollen“, erklärt Max Tsypliaev, Gründer und President bei Comindware.

Active Logistics steigert die Effizienz seiner Geschäftsprozesse mit Comindware

Thu, 06 Aug 2015 12:46:49 +0000

Active Logistics, ein führender Entwickler von IT-Lösungen für die Logistikbranche, vertraut bei der Effizienzsteigerung seines Geschäftsbetriebs sowie zur Optimierung der Ausführung von internen und externen Projekten auf Comindware.

Unter anderem ermöglicht das Comindware System auch außerhalb des Büros den Empfang von Anforderungen für Frachtlieferungen und die Eingabe zusätzlicher Daten. Bei besonders dringenden Vorgängen können alle Beteiligten in Echtzeit zusammenarbeiten. Seit der Implementierung des Tools können Team-Leiter die tatsächliche Arbeitsauslastung aller Mitarbeiter und den Fortschritt bei der Ausführung der zugewiesenen Aufgaben verlässlich überwachen.

Kernfunktionen der Comindware-Software:

– End-to-end-Verfolgung für Aufträge: von der Anforderung bis zum Abschluss
– Volle Kontrolle und Transparenz für die Finanzabteilung
– Umfassende Analysen von Finanzergebnissen sowie der Leistung individueller Mitarbeiter und der Abteilung insgesamt
– Aufbewahrung und Verwaltung des Auftragsverlaufs in nur einer Datenbank

Der nächste Schritt dieses Implementierungsprojekts beinhaltet die Integration der Comindware-Lösung mit der Active Logistics’ Website. Damit steht Kunden die Selbsthilfe zur Verfügung und sie können ihre Logistikaufträge selbst online verfolgen. „Mit einer einzigartigen Einfachheit bei der Konfiguration und dem minimalen Zeitaufwand bis zur Betriebsbereitschaft ermöglicht Comindware die kontinuierliche Prozessverbesserung und trägt so maßgeblich dazu bei, Wettbewerbsvorteile nachhaltig zu sichern“, so Maxim Tsypliaev, Gründer und CEO von Comindware. „Wir freuen uns darüber, Active Logistics zu unseren Kunden zählen zu dürfen und darauf, unsere Partnerschaft bei zukünftigen Projekten weiter auszubauen.“

Projektmanagement in der Cloud: Das müssen Sie bei der Migration beachten

Fri, 19 Jun 2015 14:06:41 +0000

Es gibt viele Gründe, warum sich Unternehmen für Cloud-basierte Tools entscheiden. Mehr Produktivität, geringere Kosten, Team Collaboration in Echtzeit, Ausfallsicherheit, leichte Bedienung und ständige Verfügbarkeit zählen zu den häufigsten. Kein Wunder also, dass sich auch das Projektmanagement in der Cloud immer größerer Beliebtheit erfreut.

Mit Online Projektmanagement Software realisieren Sie dieselben Vorteile wie mit der Migration anderer Daten in die Cloud – sofern die migrierten Prozesse nicht unterbrochen werden.

Online Projektmanagement Software – Garbage in, Garbage out (GIGO)

Angesichts der zahlreichen und überzeugenden Argumente für die Migration von Geschäfts- und Projektmanagementprozessen in die Cloud mag diese Vorgehensweise wie der Königsweg erscheinen, der das Unternehmen quasi über Nacht zum Erfolg führt. Doch tatsächlich handelt es sich hier schlicht um ein hilfreiches Instrument. Ein Tool, das in bestehenden Prozessen die Schwachpunkte hervorhebt und gut funktionierende Abläufe optimiert.

Wie bei allen IT-Prozessen gilt auch hier das Prinzip „Müll rein, Müll raus“ (GIGO). Oder wie Steve Weissman, Consultant bei der Holly Group, sagt: „wenn sie jetzt nichts taugen, taugen sie auch in der Cloud nichts“.

Projektmanagement Software in der Cloud – das ist zu beachten

Um mit einer Projektmanagement Software in der Cloud erfolgreich arbeiten zu können, hat sich folgende Vorgehensweise bewährt:

Analysieren Sie Ihre Prozesse. Falls sie nicht die gewünschten Ergebnisse liefern, sollten Sie vor der Migration ausreichend Zeit und Aufwand für ihre Überarbeitung einplanen. Denn Projektmanagement Software in der Cloud führt genauso wenig automatisch zu besseren Resultaten wie alle anderen Migrationsvorhaben.
Kommunizieren Sie mit den Endbenutzern – nicht nur vor der Migration in eine Online Projektmanagement Software, sondern auch währenddessen und danach. Die Akzeptanz im gesamten Unternehmen ist eine kritische Voraussetzung für die Verbesserung von Prozessen.
Formulieren Sie Erfolgskriterien, damit Sie feststellen können, ob Projektmanagement Software in der Cloud für Ihr Unternehmen der richtige Weg ist. Zu den augenscheinlichen Gründen für den Umstieg auf eine Online Projektmanagement Software zählen Kosteneinsparungen, kürzere Produkteinführungszeiten und Mobilität. Aber einer erfolgreichen Cloud-Migration gehen immer eine detaillierte Beurteilung des Ist-Zustands sowie das Erarbeiten einer Checkliste mit den angestrebten Zielen voran. Schließlich gibt es in jedem Unternehmen individuelle Gegebenheiten, denen ein allgemeiner Standardansatz nicht gerecht werden kann.
Bereinigen Sie vor der Migration in eine Online Projektmanagement Software Ihre Daten. Genau wie beim Wohnungsumzug ist jetzt der beste Zeitpunkt, um gründlich auszusortieren. Egal wie groß oder klein eine Organisation ist, mangelnde Qualität und Integrität der Daten führt schnell zu Problemen, denn Mitarbeiter verlassen sich dann auf persönliches Fachwissen und die bisher angewandten Verfahren zur Problemlösung.
Führen Sie Tests mit Beispiel- oder unwichtigen Daten durch. So ist der normale Betrieb nicht gefährdet, falls die Testphase nicht so reibungslos wie erwartet verläuft.
Fangen Sie klein an. Migrieren Sie einzelne Prozesse, nicht alle auf einmal. Lassen Sie sich nicht nur von der allgemeinen Begeisterung über Projektmanagement Software in der Cloud mitreißen. Die Bearbeitung komplexer Projekte wird durch die Organisation als übersichtliche Teilaufgaben wesentlich vereinfacht und auch Probleme sind einzeln leichter zu bewältigen, als wenn sie wie eine Lawine alles überrollen.
Sie müssen echtes Interesse daran haben, Ihr Projektmanagement in der Cloud zu erledigen und nicht nur dem allgemeinen Trend folgen wollen.

Schlussfolgerung

Gut gemachtes Projektmanagement in der Cloud bietet beachtliche Vorteile. Wenn Sie sich dazu entschieden haben, sollten Sie nach einem Anbieter suchen, der seine Kompetenz bereits unter Beweis gestellt hat. Mit kostenlosen Testversionen, wie dem 30-tägigen Test von Comindware Project, können Sie herausfinden, ob eine bestimmte Cloud-basierte Online Projektmanagement Software auch wirklich zu Ihrem Unternehmen passt. [ad#project-try] [ad#author-mrivera]

Comindware unter den Top 20 Anbietern von BPM-Software mit den größten Erfolgsaussichten

Thu, 18 Jun 2015 14:20:15 +0000

Stoneham, Massachusetts, 20. April 2015: CIO Review wählt Comindware® (www.comindware.com/de/), ein führender Anbieter von Cloud-basierten Enterprise Work Management-Lösungen, zu den Top 20 Anbietern von BPM-Software mit den größten Erfolgsaussichten.

Die CEOs, CIOs, CMOs und Branchenanalysten der Chefredaktion von CIO Review haben alle Finalisten nach verschiedenen Parametern bewertet: Bedeutung für den Markt, Produktdifferenzierung, Umsetzungsfähigkeit und weitere Kriterien. Unter den Top 20 Anbietern von BPM-Software mit den größten Erfolgsaussichten überzeugt Comindware mit seinem einzigartigen Ansatz für die digitale Transformation des operativen Geschäfts und die vollständig integrierte Produkt-Suite für Prozess-, Projekt- und Case Management in einer einheitlichen Arbeitsumgebung. Die ausführbare Architektur, Comindware Executable Enterprise Architecture, und die vorgefertigten Geschäftsobjekte vereinfachen für Fachanwender die Einrichtung und Konfiguration des Systems erheblich. Mit der hochfunktionalen und kontextbezogenen Kollaborationsumgebung Comindware Team Network optimiert Comindware Platform die tägliche Kommunikation im Arbeitskontext mit umfassender Social Collaboration-Funktionalität. „Comindware gehört auf die CIOReview-Liste mit den besten BPM-Softwareanbietern, weil dieses Unternehmen einen völlig neuen Ansatz für die digitale Transformation des operativen Geschäfts entwickelt hat“, erklärt der Editor in Chief von CIO Review Magazine, Pradeep Shankar. „Eine Lösung für Geschäftsprozess-, Projekt- und Case Management, die Fachanwender und Unternehmens-IT unterstützt, ist tatsächlich eine Revolution auf dem BPM-Markt.“ „Comindware ist stolz auf die Auszeichnung durch die Experten und Thought Leader von CIO Review, weil sie unsere Innovationskompetenz bestätigt“, so Max Tsypliaev, Comindware CEO und Gründer. „Diese Auszeichnung stärkt unsere Position als verlässlicher Partner für Fachanwender und Unternehmens-IT, dessen ganzheitlicher Ansatz für digitale Transformation den Unternehmen dabei hilft, ungeahnte Potentiale zu erschließen.“

Implementierung neuer Software – so hoch ist der ROI tatsächlich

Wed, 15 Apr 2015 08:13:08 +0000

Die Einführung neuer Tools und das Rollout neuer Software zur Effizienzsteigerung bei Geschäfts- und IT-Prozessen birgt in finanzieller und organisatorischer Hinsicht Risiken: Wenn die Verantwortlichen nicht mit der angebrachten Sorgfalt und dem Auge fürs Detail vorgehen, wird häufig genau das Gegenteil von dem erreicht, was die Geschäftsleitung erwartet.

Ein gutes Fallbeispiel ist das kürzlich publik gewordene IT-Implementierungsproblem bei dem philippinischen Fast Food-Riesen Jollibee. Der stärkste Konkurrent von McDonald’s ist in den USA und anderen Ländern sehr erfolgreich, doch 72 Fillialien in Metro Manila mussten den Betrieb unterbrechen. Das misslungene IT-Upgrade soll eine halbe Milliarde Peso (über 29 Millionen Euro) gekostet haben und ist verantwortlich für 6% Umsatzeinbußen an 7 Tagen im August. Bezogen auf Jollibees Umsatzzahlen für 2013 entspricht das einer Summe von ca. 5,5 Mio Euro.

Avon Products Inc. erlebte 2013 eine sehr ähnliche Situation, als sie dort eine komplett neue Software einführten, deren Rollout mehrere Jahre in Anspruch nahm und von den Mitarbeitern lange Zeit abgelehnt wurde – so ein Bericht im Wall Street Journal. Das neue System war so schwierig zu bedienen, dass deswegen eine beachtliche Zahl von Angestellten das Unternehmen sogar verließ. Laut Ben Kepes in einem Forbes.com-Artikel verursachte die fehlgeschlagene SAP-Implementierung bei Avon einen Verlust zwischen 80 und gut 100 Millionen Euro.

Doch derartige Rückschläge lassen sich vermeiden, wenn man bei der Bewertung des potentiellen ROI (Anlagenrendite) einer Softwareimplementierung einige Grundsätze beachtet:

Klare Projektziele

Ausgangspunkt sollte immer die Definition von Umfang und Zielen für Projekt und Geschäftsbetrieb sein. Der Plan muss sorgfältig aufgestellt und diskutiert werden, um die genauen Erfordernisse an die Softwarelösung abzustecken.

Intuitive Benutzeroberfläche

Zum Debakel bei der Softwareimplementierung im Hause Avon äußerte sich ein SAP-Repräsentant so: „Unsere Software funktioniert genau wie vorgesehen, auch wenn es Probleme bei ihrer Implementierung gab.“ Doch gerade die Unterschiede zwischen Software-Design und der tatsächlichen Bedienung sind ein kostspieliges Problem. Auch wenn die Software genau „wie von den Entwicklern vorgesehen“ arbeitet, garantiert das noch lange nicht die Akzeptanz der Anwender.

Wesentlich erfolgversprechender ist daher ein Produkt, dessen Oberfläche UI-Experten gestalten und das sich flexibel an die verschiedenen Abteilungen im Unternehmen anpassen lässt. Außerdem empfiehlt es sich, zunächst mit ein oder zwei Geschäftsbereichen anzufangen und anschließend nach und nach die anderen Abteilungen miteinzubeziehen.

Akzeptanz bei den Mitarbeitern

Auch die besten Absichten der Geschäftsleitung bei Kauf und Implementierung einer neuen Software nützen nichts, wenn sie die Anliegen derjenigen übersehen, die mit ihr arbeiten sollen.

In einem Artikel für die CFMA (Construction Financial Management Association) erklärt Fred J. Ode, Gründer und Vorsitzender/CEO der Foundation Software, warum die Anwender bei jeder Softwareimplementierung der Schlüssel zum Erfolg sind. Es ist unverzichtbar, die zukünftigen Benutzer in die Diskussion im Vorfeld der Implementierung einzubeziehen, ihre Argumente bezüglich der Funktionalität zu berücksichtigen und sie an der Auswahl der Software zu beteiligen. So fühlen sich die Mitarbeiter nicht überrumpelt und akzeptieren das neue System deutlich schneller.

Effektive Einführung, Schulung, Bereitstellung sowie kompetenter Support vor und nach der Installation

Laut einer Rezension im Blog der Faye Business Systems Group stehen unzureichende Schulung und Support ganz oben in der Liste mit den 10 häufigsten Ursachen für eine erfolglose Softwareimplementierung.

Beim Auswählen der richtigen Software ist nicht nur der Aufwand für Installation, Wartung und Upgrades zu bedenken, sondern auch das Schulungsangebot der Hersteller vor und nach der Installation. Ein zentraler Punkt sind zudem die jeweils geeigneten Schulungsformate, zum Beispiel die Beauftragung eines Trainers, sowie umfassender Support für alle Benutzer vor Ort und standortfern.

Sorgfältige Planung

Rob Prinzo von CIO.com zählt realistische Zeitrahmen zu den sechs Best Practices für erfolgreiche Softwareimplementierung. Die demotivierenden Auswirkungen einer langen Einarbeitungszeit auf Seiten der Mitarbeiter sollten dabei nicht unterschätzt werden.

Die Geschäftsleitung sollte auf minimalen Zeitaufwand für Installation, Schulung und Einarbeitung achten, damit für diese Aufgaben nicht zu viel der eigentlichen Arbeitszeit aufzuwenden ist. Auch die angestrebte Bereitstellungszeit muss realistisch und flexibel kalkuliert werden. Dabei sind nicht nur die Erwartungen der Geschäftsleitung von Bedeutung, sondern insbesondere die Zeitspanne, bis alle Anwender das Produkt akzeptieren und sich eingearbeitet haben.

Kosten

Ein theoretisch hoher ROI ist ein gutes Argument, aber eine praktische Formel für die Bewertung des tatsächlichen ROI einer Softwareimplementierung ist deutlich aussagekräftiger. Das kalifornische IT-Unternehmen Ayehu Software Technologies schlägt zum Beispiel diese einfache Formel für die Bestimmung des ROI bei der Automatisierung von Aufgaben vor:

Die jährlichen Einsparungen (X) werden hier berechnet, indem das Produkt der Faktoren Zeitaufwand für eine manuell ausgeführte Aufgabe pro Monat (a), Häufigkeit ihrer Ausführung pro Monat (b) und Kosten pro Stunde (c) mit dem Wert 12 für die Zahl der Monate multipliziert wird.

Die Gleichung lautet also: a x b x c x 12 = X.

Laut Ayehu würde demnach zum Beispiel bei der Serverwartung die Automatisierung von 18 Stunden/Monat (4,5 Wochenstunden) mit durchschnittlichen Kosten von ca. 60€/Stunde ein Einsparpotential von ca. 13.000€ ergeben. Es ist unschwer zu erkennen, dass die Kostensenkungen umso höher ausfallen, je mehr wiederholt auszuführende Aufgaben automatisiert werden. Eine solche Formel für individuelle Geschäftsfelder liefert somit eine solide Grundlage für die Berechnung des zu erwartenden ROI.

Bevor eine neue Software zur Standardanwendung im Unternehmen wird, muss ihre interne Bereitstellung gut durchdacht und geplant werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Maßnahme der Harmonisierung der IT-Landschaft dienen oder Prozesse effizienter machen soll. Kurz und prägnant drückt es der oben zitierte Forbes-Artikel aus: „Enterprise IT-Systeme sollen Unternehmen effizienter machen und nicht endlose Prozesse und noch mehr Ineffizienz verursachen. Auf keinen Fall darf ihre Implementierung ursächlich für die Kündigung vieler Mitarbeiter sein.“ [ad#project-try] [ad#author-mrivera]

Ein Thought Leader der Branche teilt seinen Eindruck von Comindware Tracker

Mon, 09 Feb 2015 16:07:41 +0000

Es freut uns sehr, dass sich einer der einflussreichsten Thought Leaders für Business Process Management (BPM), Nathaniel Palmer, einen detaillierten Eindruck von Comindware Tracker verschafft hat.

Nathaniel Palmer ist Editor in Chief bei BPM.com, Executive Director der Workflow Management Coalition und Mitautor bei zahlreichen Büchern über die umwälzenden Entwicklungen in der Technologie- und Geschäftswelt. Seine umfassenden Fachkenntnisse sind eine hervorragende Basis für die kompetente Analyse dieser Comindware-Lösung.

Sein Artikel auf BPM.com beginnt mit einer grundlegenden Frage: „Wo bringt Comindware Tracker den größten Nutzen?“ Nach deren Beantwortung widmet er sich den Kernfunktionen von Comindware Tracker: Zusammenarbeit und organisierte Diskussions-Threads sowie aussagekräftige Berichte und KPIs.

Auf BPM.com können Sie seine detaillierte Beurteilung der Software nachlesen (Originalartikel in Englisch).

Kleine Teams verwalten: 3 Wege zur effektiven Ausführung von Aufgaben

Mon, 19 Jan 2015 10:08:41 +0000

Dieser Artikel gibt Tipps zum Delegieren von Aufgaben und Verwalten kleiner Teams
Versetzen Sie sich einmal in diese Situation:
Sie leiten ein Projekt im Bereich Forschung & Entwicklung. Ein Problem tritt auf und der Kunde erwartet, dass Sie den Grund herausfinden. Sie versprechen, Ursache und Hintergründe im nächsten Monat beim planmäßigen Meeting vorzulegen. Weil Sie sehr beschäftigt sind, beauftragen Sie ein Team-Mitglied mit der Recherche. In besagtem Meeting fragt der Kunde nach den versprochenen Details zum Problem. Die Person neben Ihnen wird schneeweiß – es ist der Mitarbeiter, der jetzt die Antwort parat

Auch ohne Worte ist Ihnen sofort klar, dass die Aufgabe nicht ausgeführt wurde. Doch in Gedanken fragen Sie ihn eindringlich: Wie kann es denn bloß sein, dass du diese wichtige Aufgabe vergessen hast?

Um Projekte erfolgreich steuern zu können, müssen Projektleiter jederzeit den vollen Überblick haben. Entsprechend wichtig ist die Fähigkeit, effektiv zu delegieren. Delegieren bedeutet nicht, eine Aufgabe einem anderen zuzuweisen und sie dann aus der eigenen To-do-Liste zu streichen. Denn auch wenn sie dort nicht länger aufgeführt ist, als Team-Leiter bleiben Sie trotzdem dafür verantwortlich. Letztendlich muss die Aufgabe planmäßig bearbeitet werden. Und Sie müssen sicherstellen, dass die Person, der Sie die Aufgabe zugewiesen haben, diese erwartungsgemäß ausführt.

Darum finden Sie im Folgenden drei Tipps, die bei der Verwaltung kleiner Teams eine große Hilfe sind. Und als i-Tüpfelchen haben wir die wichtigsten Kriterien zur Auswahl einer Projektmanagement Software für kleine Teams zusammengestellt:

Weisen Sie jede Aufgabe nur einem Verantwortlichen zu.

Zwar werden manche Aufgaben von mehreren Mitarbeitern bearbeitet, aber einem muss die Verantwortung für Ausführung und Abschluss übertragen werden. Er ist sozusagen der Leiter eines kleinen Teams innerhalb eines größeren Teams. So wird sichergestellt, dass eine bestimmte Person zuständig ist und bei Problemen geeignete Maßnahmen einleitet. Für eine erfolgreiche Übergabe an den Aufgabeninhaber gehört außerdem, dass ihm alle Details und Informationen zur Aufgabe und seiner Rolle als Verantwortlicher vorliegen.

Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation.

Das ständige Abfragen von Aufgabenstatus und Fortschritt wirkt sicherlich kontraproduktiv. Doch eine unzureichende Kommunikation ist ein Garant für Schwierigkeiten und Probleme. Reibungslose Abläufe setzen voraus, dass alle Team-Mitglieder täglich informiert werden: über Pflichten, Verantwortlichkeiten, Fälligkeiten und Aufgabenabhängigkeiten.

Unabhängig von der Größe eines Projekts hängt die effektive Durchführung davon ab, ob alle relevanten Projektdokumentationen vorliegen und verfügbar sind. So wissen Team-Mitglieder auch, dass auf ihren Projektleiter Verlass ist. Davon abgesehen ist eine Aufgabenbearbeitung auf Basis unvollständiger Informationen sicher nicht nur bei wichtigen Vorgängen unproduktiv.

Auch bei der Kommunikation kommt es also darauf an, das Gleichgewicht zu finden. Eine effiziente Kommunikation informiert alle Beteiligten über:

exakte Fälligkeiten
klar definierte Erwartungen
alle Details, um Vermutungen und Annahmen auszuschließen
die Bereitschaft, Fragen zu beantworten
das Interesse an Vorschlägen für eine einfachere und schnellere Erledigung von Team-Aufgaben

Eine kollaborative Software für die Aufgabenverwaltung ist eine wirkungsvolle Unterstützung bei der Verwaltung kleiner Teams.

Die Globalisierung und stetig steigende Komplexität bei Projekten sind ein Grund dafür, dass die Verwaltung von Team-Aufgaben und Projekten ohne Projektmanagement Software kaum noch möglich ist. Unabhängig von der Team-Größe können Projekte nur durch effektive Team-Arbeit erfolgreich abgeschlossen werden.

Cloud-basierte Produkte wie Comindware Tracker und Comindware Project bieten allen Team-Mitgliedern auch an verschiedenen Standorten eine einheitliche Arbeitsumgebung. Hier können sie kommunizieren, den Status ihrer Aufgaben aktualisieren, Dateien und Dokumente hochladen & teilen und vieles mehr. Projektleiter haben einerseits die komplette Übersicht, andererseits sind für die einzelnen Aufgaben alle Details stets im Blick. Sie sind also jederzeit darüber im Bilde, ob die Projektausführung wie geplant verläuft oder wo es zu Verzögerungen kommt.

Dank der automatisierten Funktionen wie Email-Benachrichtigungen oder Erinnerungen werden bevorstehende oder gar überschrittene Fälligkeiten von Aufgaben nicht mehr übersehen. So können Projektleiter rechtzeitig entsprechende Maßnahmen einleiten und zum Beispiel Mitglieder anderer Teams oder externe Dienstleister mit ins Boot holen.

Ein abschließender Gedanke zur Verwaltung kleiner Teams

Grundlage einer erfolgreichen Führung kleiner Teams ist das Verständnis, dass deren Verwaltung genauso schwierig ist wie die mittlerer oder großer Teams. Häufig stellen sich Projektleiter die Führung eines kleinen Teams einfacher vor, aber das ist selten der Fall. Und wenn die wichtigsten Voraussetzungen nicht erfüllt sind, und dazu zählt auch die Implementierung einer fähigen Projektmanagement Software, ist ein Misserfolg oft vorprogrammiert. [ad#author-mrivera]

Wozu Projekte und Prozesse

Fri, 16 Jan 2015 12:48:36 +0000

Schuld an allem ist Adam Smith! Er hat sich die Arbeitsteilung ausgedacht. Manche meinen, er habe die Arbeitsteilung nicht erfunden, sondern nur beschrieben. Mag sein. Schließlich geht es hier nicht um Personen, sondern um eine Erscheinung.

So ist das Leben. Sobald wir eine Lösung für ein Problem finden, erweist sich die Lösung nach einer gewissen Zeit selbst als Problem. Zum Beispiel die Arbeitsteilung. Sie ermöglicht uns in einigen Fällen die Arbeitsproduktivität zu steigern und sorgt in anderen Fällen für Probleme mit der Arbeitsproduktivität.

Einerseits ist die Spezialisierung ein Gut: Um etwas gut zu können, muss man lernen, trainieren, sich spezialisieren. Das ist ganz offensichtlich. Wir wählen unseren zukünftigen Beruf, absolvieren eine Ausbildung, studieren an der Universität und werden qualifizierte Wirtschaftsfachleute, Technologen, Schlosser, Werbeleute und Programmierer.

Nach dem Studium gehen wir in ein Unternehmen, in Abteilungen… und dort stellen wir fest, dass sich für einen Angestellten, der in eine Hierarchie geraten ist, die Prioritäten verschieben. Die eigenen Interessen und die Interessen seines nächsten Umfelds, die der Kollegen aus der Abteilung, werden wichtiger als die des Unternehmens. Wir sind gut ausgebildete Fachleute, wir demonstrieren auf unserem Gebiet eine herausragende Produktivität. Die Produktivität eines Angestellten oder einer Abteilung garantieren jedoch nicht die Effizienz des Unternehmens. Der Unterschied zwischen dem, “wozu wir in der Lage sind” und dem, was wir “wirklich demonstrieren” kann enorm sein.

Zu Zeiten Adam Smiths und später zu Zeiten Taylors war das Problem weniger dramatisch, denn es ging vor allem um die Arbeitsteilung von Produktionsarbeitern. Wenn jeder Arbeiter seine Aufgabe kennt und der Ablauf der Operationen festgelegt ist, stellt die Organisation einer effizienten Zusammenarbeit keine schwere Aufgabe dar. Sie normieren die Arbeitszeit für jede Operation und berechnen, ausgehend vom geforderten Tempo des Ausstoßes, den Rhythmus des Fließbands und die Anzahl der Arbeiter für jede Produktionsstufe. So entstand die wissenschaftliche Planung des Workflow.

Die ersten Schwierigkeiten tauchen auf, wenn es nicht mehr nur um die Herstellung der Nähnadeln von Adam Smith oder das legendäre Modell T geht, “dessen Farbe beliebig sein kann, unter der Bedingung, dass seine Farbe schwarz ist”, sondern um vielfältigere Prozesse. Je größer und breiter das Sortiment der hergestellten Erzeugnisse ist und je mehr Arbeitsgänge, sprich Produktionsabteilungen, notwendig sind, um das Rohmaterial in ein fertiges Erzeugnis zu verwandeln, umso verschwommener wird der Arbeitsablauf. Im Westen sucht man Hilfe beim Computer und es entstehen Systeme wie MRP, MRP-II, ERP, APS… Die Japaner gehen ihren eigenen Weg und entwickeln just-in-time und den “analogen Computer” Kanban. Mit einer dieser Methoden (oder eher einer Mischung daraus) wird das Problem auf die eine oder andere Weise gelöst.

Es wird jedoch noch problematischer, wenn es nicht um die technologischen Prozesse in den Produktionshallen geht, sondern um Geschäftsprozesse im Büro. Hier kommen zusätzliche Herausforderungen wie das Multitasking, das Fehlen von Schablonen und die bereichsübergreifende Zusammenarbeit hinzu.

Multitasking bedeutet, mehrmals am Tag (oder sogar innerhalb einer Stunde) von einer Arbeit auf die nächste umzuschalten. Die Produktionsarbeiter am Fließband beschweren sich über die Monotonie ihrer Arbeit. Im Büro ist heute genau das Gegenteil der Fall. Je qualifizierter, erfahrener und verantwortungsvoller die Angestellten sind, umso mehr wird ihnen aufgeladen und umso gefragter sind sie bei allen Prozessen.

Es gibt zwei natürliche Abwehrreaktionen. Erstens wird versucht, nicht so häufig umzuschalten. Die Buchhaltung bearbeitet Rechnungen zum Beispiel erst nach 16.00 Uhr. Würde sie alle Rechnungen sofort bearbeiten, müsste sie ständig umschalten und das verringert die Produktivität”. Das ist ein klassisches Beispiel für “lokale Optimierung”. Die Buchhaltung wird bei diesem Herangehen produktiver. Aus der Perspektive des Kunden sinkt die Effizienz des Unternehmens allerdings.

Die zweite Reaktion besteht darin, meine Arbeit so zu erledigen, dass niemand weiß, wie produktiv ich wirklich sein kann. Tatsächlich halten es Angestellte oft für dumm, sich mit ganzer Kraft ins Zeug zu legen und mit voller Kraft zu arbeiten: “wer fährt, der wird beladen”. Der unmittelbare Vorgesetzte ist ein erfahrener Profi. Er kann ein Arbeitstier von einem Bummler unterscheiden. Er hat jedoch vielleicht mehr davon, die Angestellten nicht unter Druck zu setzen und kommt ihnen entgegen. Er kann mehr Personal verlangen, wenn er behauptet, dass seine Angestellten unter der vielen Arbeit zusammenbrechen. Gehen alle anderen diesen Weg – die Abteilungsleiter – er dagegen engagiert sich für höhere Effizienz, dann verschwendet er im besten Fall Nerven und Gesundheit. Wahrscheinlicher ist jedoch, dass er mit Blick auf seine Karriere auf der Strecke bleibt, denn ein Chef hat umso mehr Einfluss, je mehr Untergebene er hat.

Jetzt zu den Schablonen. Das Messen und Normieren der Arbeitsproduktivität eines Arbeiters, der Routinearbeiten ausführt, ist kein Problem. Wie jedoch soll zum Beispiel das Arbeitsvolumen eines Programmierers gemessen werden? Anhand der Zahl der geschriebenen Strings? Dieses Herangehen ist verschrien, aber im Grunde ist bislang niemandem etwas Besseres eingefallen. Und bei allen Geistesarbeitern heißt es immer: “Er denkt nach”! Worüber er nachdenkt und ob er sich schließlich etwas ausdenkt, ist unklar, er wird jedoch für jede Arbeitsstunde bezahlt.

Vor hundert Jahren entdeckte ein gewisser Professor Ringelman einen Effekt, der später nach ihm benannt wurde. Der Professor maß, mit welcher Kraft eine Person ein Seil zieht und übergab das Seil dann einem Team aus zwei, dann drei usw. Leuten. Er kam zu folgendem Schluss: Zieht eine Person allein und sind alle ihre Kennziffern klar ersichtlich, zeigt sie den höchsten Einsatz. Ist der Person allerdings bewusst, dass sie sich entspannen kann und es niemand bemerkt, dann entspannt sie das, bewusst oder unbewusst. Je größer das Team, umso weniger Einsatz. Laut den Ergebnissen von Experimenten ziehen acht Personen nur mit halber Kraft.

Oder nehmen Sie das Gesetz von Parkinson, das lautet: Die Arbeit dauert so lange, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Die im MIT durchgeführten bemerkenswerten Experimente von Dan Ariely, zeigen, dass die meisten Menschen nicht umhinkönnen, wenigstens ein wenig zu schummeln, wenn sie genau wissen, dass sie nicht ertappt werden können und wenn die Schummelei höchstens sehr abstrakt und entfernt Schaden anrichtet.

Wenn ein zusammenhängendes Team bereits Probleme bekommt, was ist dann dort zu erwarten, wo eingespielte Aktionen mehrere Unterabteilungen verlangt werden? Ihre Ahnung täuscht Sie nicht. Alle oben genannten Probleme mit der Produktivität verblassen angesichts des Problems der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit, d.h. angesichts von Aufgaben im Zusammenhang mit der Übergabe zwischen horizontalen Unterabteilungen einer Unternehmenshierarchie.

Wenn von einer funktional-hierarchischen Organisation ein Resultat verlangt wird, das die Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen voraussetzt, kommt es zu Turbulenzen. Ein klassisches Beispiel ist das Verfahren “eine Bestellung planen”. Um dem potenziellen Auftraggeber ein Angebot machen zu können (d.h. Preise und Fristen zu nennen), wird die unterstützende Beteiligung folgender Abteilungen vorausgesetzt: 1.) Der Verkaufsmanager kommuniziert mit dem Kunden, 2.) die Ingenieure bestimmen, was woraus hergestellt wird, 3.) die Materialabteilung sagt, was das, “woraus” wir etwas machen, kostet, 4.) die Produzenten sagen uns, in welchen Fristen wir das herstellen können und 5.) die Ökonomen rechnen aus, was uns das alles kostet.

Ein streng hierarchisch organisiertes Unternehmen ist nicht in der Lage, vergleichbare Aufgaben in angemessener Frist und in angemessener Qualität zu lösen. Weshalb sollte die Produktion dem Verkauf unterstellt sein? Die einen wie die anderen haben ihre Chefs, ihr Personal, ihren Haushalt, ihre Effizienzkriterien… Was haben Sie gesagt? Kunden? Nie gehört.

Und das ist noch nicht einmal die schwierigste Aufgabe, denn bei der Auftragsplanung ändert sich der Arbeitsablauf von Bestellung zu Bestellung nicht. Es kommt jedoch vor, dass die Reihenfolge nicht vorhersehbar ist, weil Arbeit von Natur aus schöpferisch ist, wie geologische Erkundungen, die Arbeit einer Rechtsanwaltskanzlei vor Gericht usw. illustrieren.

Kommen wir zur Ausgangsthese zurück. Wie Sie sehen, alle diese Probleme erhalten wir als Zugabe zur Arbeitsteilung. Ein einzelner Meister hat diese Probleme nicht und kann sie gar nicht haben.

Das bedeutet, einerseits haben wir mit der Arbeitsteilung die Produktivität nominell gesteigert. Andererseits sind gleichzeitig Probleme aufgetaucht wie unklare Kennziffern, kollektive Verantwortung und isolierte Abteilungen, die unvermeidlich zu einer geringeren Produktivität führen. Je größer ein Unternehmen ist, umso höher sind diese parasitären Kosten. Nicht nur absolut, sondern auch relativ gesehen, denn das ist kein linearer Effekt. Das bedeutet, die unerwünschten Nebeneffekte der Arbeitsteilung setzen der Größe einer Organisation Grenzen, an die wir stoßen, weil die Produktivität nicht weiter wächst, sondern sich sogar verringert.

Wo liegt diese Grenze? Beginnen wir bei den Zahlen. Wenn wir berücksichtigen, dass der Produktionsprozess einfach gesteuert werden kann, weil er kein Multitasking kennt und die Kriterien der Produktivität eindeutig sind, eignet sich die Anzahl der “weißen Kragen” als Kennziffer der Größe eines Unternehmens. Das bezieht sich auf die Leiter aller Ebenen, die technischen wie die Verwaltung im Büro.

Die Größe, bei der die Kosten der Arbeitsteilung unzumutbar werden, hängt natürlich vom menschlichen Faktor ab, der Persönlichkeit des Chefs, der Unternehmenskultur, dem Alter des Unternehmens…. Deshalb ist es schwierig, sie eindeutig festzulegen. Der Punkt, an dem ernsthaft über die Kompensation der organischen Defekte des funktional-hierarchischen Managements nachgedacht werden muss, scheint jedoch offenbar bei den meisten Unternehmen im Bereich zwischen zwanzig bis einhundert Angestellten erreicht, als Mittelwert kann die Zahl fünfzig gelten (zur Erinnerung, es geht nur um die “weißen Kragen”).

Was ist zu tun, um die Defekte des funktionalen Managements zu kompensieren? Darum wird es im nächsten Beitrag gehen. Natürlich kann von einem Verzicht auf die Arbeitsteilung keine Rede sein. Es soll vorwärts gehen und nicht umgekehrt: die Vorzüge der Arbeitsteilung nutzen und die entstehenden Kosten kompensieren, darum geht es. [ad#author-belaychuk]

Diese 7 Grundsätze gewährleisten eine effiziente Ausführung und den erfolgreichen Abschluss Ihrer Projekte

Wed, 14 Jan 2015 13:21:52 +0000

Projektmanagement hat es in sich – neben Planung, Ausführung und Abschluss liegt eine der Herausforderungen darin, einzelne Aufgaben für Teams und Mitarbeiter zu einem stimmigen Ganzen zusammenzufügen. Darüber hinaus müssen Leistung und Ergebnis auch bei hohem Arbeitsdruck und Stress die Erwartungen erfüllen. Doch wenn Sie die folgenden Grundsätze beachten, werden Sie Ihre Projekte erfolgreich leiten:

Formulieren Sie den Projektumfang klar und verständlich.
Wählen Sie die Team-Mitglieder sorgfältig und rechtzeitig aus.
Definieren Sie Ziele SMART (spezifisch, messbar, akzeptierbar, realistisch, terminiert).
Verwalten Sie alle Projektdaten sicher an einem Ort.
Überwachen Sie täglich den Fortschritt.
Motivieren Sie Ihr Team.
Verwalten Sie Ihre Ressourcen umsichtig und vorausschauend.

Projektumfang klar und verständlich formulieren

Bekanntermaßen ist bei Problemen eine aussagekräftige Beschreibung schon die halbe Lösung. Das gilt auch für den Projektumfang. Eine klare Definition von Zielen, Umfang, Budget und Vorgehensweise gleich zu Beginn zahlt sich immer aus. Das kann bei einem Meeting oder im Rahmen eines Forums erfolgen, je nach Zielgruppe des Projekts.

Zum Beispiel: Wenn Sie für ein Unternehmen eine Website bauen sollen, werden Sie mit den Entscheidern zunächst die optische Gestaltung der Seiten besprechen und klären, welche Bereiche die Website enthalten und in welchem Layout die Inhalte präsentiert werden sollen. Oder: Bei der Entwicklung einer App für Kinder mit Lernschwächen liefert eine Fokusgruppe mit Fachleuten wie Sonderschulpädagogen oder Psychologen wichtige Erkenntnisse.

Team-Mitglieder sorgfältig auswählen

Sobald der Projektumfang geklärt ist, kann daraus abgeleitet werden, welche Fertigkeiten die Team-Mitglieder für die Projektausführung mitbringen müssen. Gehen Sie bei der Auswahl umsichtig vor und übertragen Sie Aufgaben und Aktivitäten den jeweils am besten geeigneten Personen. Wenn Sie Aufgaben delegieren zeigen Sie Vertrauen in die Fähigkeiten Ihrer Team-Mitglieder und fördern so deren Selbstvertrauen und Motivation. Ein Domino-Effekt mit positiven Auswirkungen auf das Projektergebnis.

Ziele SMART definieren

Eine klar definierte Vorstellung vom Endprodukt erleichtert die Erstellung von Etappenzielen. Formulieren Sie nur spezifische, messbare, akzeptierte, realistische und terminierte Ziele. Nach Zuweisung der Aufgaben an die Team-Mitglieder sollten diese Meilensteine in Form von Teilaufgaben erstellen und dafür eigene Fälligkeiten bestimmen. Natürlich müssen sich diese Termine in den Zeitplan des Gesamtprojekts einfügen.

Mit Bezug auf unser Beispiel zur Entwicklung einer App für die besondere Förderung von Kindern, wäre ein Ziel mit folgenden Eigenschaften SMART: Konzeption eines Fragebogens mit 10 Fragen zu den Bedürfnissen rechenschwacher Vorschulkinder bis zum 30. November 2015.

Alle Projektdaten sicher an einem Ort verwalten

Die Aufbewahrung von Daten wird immer kostengünstiger und der Zugriff darauf immer einfacher. Doch die Kehrseite des einfachen Zugangs sind Sicherheitsrisiken. Auch wenn die meisten Cloud-basierten Lösungen für Datenverwaltung großen Wert auf den Schutz der Daten legen, denn das ist ein wichtiges Verkaufsargument, es kommt immer wieder zu Problemen in diesem Bereich. Um ganz sicher zu gehen, sollten Sie unbedingt Dateiberechtigungen, Dokumenteneigentümer und Datenversionen konsistent und einheitlich verwalten.

Täglich den Fortschritt überwachen

Für die erfolgreiche Ausführung sind aktuelle Informationen zu allen Fälligkeiten unverzichtbar – für das Projekt insgesamt sowie die individuellen und Team-Aufgaben. Alle Projektbeteiligten müssen stets auf dem neuesten Stand sein und sollten erkennen können, welchen Beitrag ihre Arbeit im Projektkontext leistet. Das funktioniert entweder über regelmäßige Statusupdates, vor Ort oder virtuell, oder über ein Enterprise Social Tool wie Comindware Team Network, die in Comindware Project vorintegrierte Plattform für effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit. Ein Tracker hält wichtige Termine und Zwischenziele komfortabel im Blick, zum Beispiel anhand des Vergleichs von geplantem und tatsächlichem Abschlussdatum der Projektaufgaben. Empfehlenswert sind auch automatische Benachrichtigungen, die auf bevorstehende Fälligkeiten hinweisen und an verstrichene Termine erinnern.

Team-Leistung durch Motivation steigern

Es ist unbestritten, dass die Auszeichnung guter Arbeit erheblich mehr motiviert, als das Anprangern von Fehlern oder Minderleistung. Darum sollten Sie Team-Mitglieder für das Erreichen von Meilensteinen ausdrücklich loben, ob bei einer Veranstaltung speziell für diesen Anlass oder unter vier Augen. Eine angemessene Wertschätzung im richtigen Rahmen ist ein großer Ansporn für Mitarbeiter. Darum sollten Sie in Erfahrung bringen, ob Ihre Team-Mitglieder ein Lob vor den Kollegen oder im persönlichen Gespräch mit Ihnen bevorzugen und diese Information beherzigen.

Ressourcen umsichtig und vorausschauend verwalten

Organisieren Sie alle Ressourcen für Ihr Projekt bereits bevor Sie starten: das Budget, die zur Ausführung benötigten Tools, kompetente Team-Mitglieder bzw. externe Fachleute oder Berater sowie bei Bedarf Räumlichkeiten für Fokusgruppen, Konferenzen oder Veranstaltungen. Die rechtzeitige Anforderung der Ressourcen erleichtert zudem die Verwaltung des Projektbudgets.

Sie haben weitere Tipps zum Thema? Wir freuen uns auf Ihren Beitrag!

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Klärung: Was es mit Prozessen, Projekten und Funktionen auf sich hat

Wed, 17 Dec 2014 12:23:09 +0000

Im ersten Teil hatten wir konstatiert, dass die Arbeitsteilung die Produktivität des einzelnen Arbeiters steigert und zugleich zu isolierten Abteilungen und weniger Effizienz des Unternehmens im Ganzen führt. Diese Probleme zeigen sich, wenn das Unternehmen wächst und älter wird. Solange die Gründer an der Spitze des Unternehmens stehen, sich die Anzahl der Mitarbeiter auf mehrere Dutzend beschränkt, sind Erinnerungen und Motivation der Manager ausreichend, um die “Reibung” minimal zu halten.

Dann stellt das Unternehmen beispielsweise einen neuen energischen Geschäftsführer für den Verkauf ein, der die Verkaufsabteilung vollständig umgestaltet. Das ist an sich gut, aber es fehlt das alte Einverständnis mit dem Produktionsleiter und es beginnen Reibereien, die auf den Besprechungen beim Direktor in der Suche nach einem “Sündenbock” münden. Oder der Eigentümer (bislang Generaldirektor) ist der Meinung, dass alles gut aufgestellt ist und er das operative Geschäft verlassen und sich seinem geliebten Surfen widmen kann. Im Unternehmen macht sich dagegen feudale Willkür breit.

Welche Handlungsalternativen hat der Leiter, wenn diese Unstimmigkeiten ausbrechen?

Die unsystematische Reaktion: manuelle Steuerung. Der Chef befasst sich mit den Konflikten zwischen den Abteilungen und trifft energische Entscheidungen, um die Situation zu verbessern und Resultate zu erzielen.

Probleme: erstens hält das nicht lange an. Es ist unmöglich, ständig im Stress zu sein und auch die Untergebenen passen sich an die neue Situation an. Zweitens funktioniert das nur in einem bestimmten Maßstab. Bei einem großen Unternehmen kann man nicht alles im Blick behalten.

In dieser Situation kommt der Chefetage die Idee, mithilfe von Kennziffern zu arbeiten. Selbstverständlich ist es besser, objektive Informationen über den Zustand des Unternehmens zu haben als umgekehrt. Nehmen wir an, Sie haben die gewünschten Informationen und sie gefallen Ihnen nicht. Was tun?

Hier eine analoge Situation zur Veranschaulichung. Ein Autofahrer schaut auf den Tacho. Wenn ihm die Geschwindigkeit nicht gefällt, tritt er auf das Gas- oder das Bremspedal. Kennziffern sind eben dieser Tacho. Wo sind jedoch die Pedalen, auf die Sie treten, um das Unternehmen zu leiten?

Sie können Druck auf die Untergebenen ausüben und z. B. ein Problem an die unteren Stufen der Hierarchie delegieren, an den Stellvertreter oder an den CEO einer Abteilung. Das funktioniert allerdings nur, wenn es sich um ein Problem der entsprechenden Abteilung handelt. Bereichsübergreifende Probleme sind auf diese Weise nicht lösbar. Warum sollte der Geschäftsführer für die Produktion die Anweisungen des kaufmännischen Geschäftsführers ausführen?

Im besten Falle handelt es sich um die Anweisungen eines in der Hierarchie Gleichgestellten. Das hierarchische Modell der Beziehungen neigt dazu, sich selbst zu reproduzieren. Der Generaldirektor weist den Direktor für die Entwicklung an, das Problem zu klären, dieser reicht es an seinen Stellvertreter weiter und der noch weiter nach unten. Schließlich landet es bei einem Manager der mittleren Ebene, der weder über die Kompetenzen noch über die Autorität verfügt, um das Problem zu lösen.

Das Problem bleibt ungelöst, bürokratisch ausgedrückt: die Anweisung wird nicht ausgeführt. Ach, das ist ein weites Feld: “Die Kontrolle der Beschlussdisziplin muss verstärkt werden!”, heißte es dann immer oder: “Wir benötigen dringend ein Computersystem zur Kontrolle der Anweisungen!” Diese Systeme sind nützlich, aber Sie sollten sich nicht zu viel davon versprechen. Sie retten nichts, wenn zwischen Zuständigkeit und Kompetenz eine Lücke klafft. Dem Sachbearbeiter wird Verantwortung übertragen, ohne ihn mit den entsprechenden Vollmachten auszustatten.

Der grundlegende Makel der Kontrollsysteme der Beschlussdisziplin besteht darin, dass sie die Ausführung gut kontrollieren, jedoch keinerlei Einfluss darauf haben, wer die Beschlüsse fasst und inwieweit sie operativ und qualifiziert sind. Das ist bei bereichsübergreifenden Aufgaben besonders schwierig (Aufgaben, die an der Grenze der Abteilungen entstehen zum Beispiel bei Geschäftsangeboten und der “Auftragsplanung”). Das funktionale Management ist gut für die “Vertikale” der Hierarchie geeignet und schlecht für die Arbeit auf der “Horizontalen”.

Es ist erstaunlich, dass dieses Problem erst in letzter Zeit in seinem vollen Umfang erkannt wurde. Als einer der Ersten griff Geary A. Rummler 1991 gemeinsam mit seinem Partner Alan P. Brache das Problem in einem Buch mit dem vielsagenden Titel “Improving Performance: How to Manage the White Space in the Organization Chart” ausführlich auf.

Heute gibt es lediglich zwei Ansätze zur Lösung bereichsübergreifender Probleme, die man systematisch nennen kann: 1) das Projektmanagement, 2) das Prozessmanagement. Zum ersten Ansatz. Was ist der Kern des Projektmanagements?

Der Geschäftsführer delegiert an den Projektleiter alle wichtigen Vollmachten, die Möglichkeit Beschlüsse zu fassen und deren Ausführung unabhängig vom Posten und vom Status zu verlangen. Die Delegation ist lediglich durch den Projektrahmen beschränkt und durch die in der Satzung des Projekts festgelegten Bestimmungen.

Wie sieht das in der Praxis aus? Ein Projektleiter, der es mit Sabotage seitens der Sachbearbeiter oder eines Abteilungsleiters zu tun hat, wiederholte in jedem Fall ein und dieselbe Phrase: “Werden Sie das tun, was von Ihnen verlangt wird, oder soll der Generaldirektor Sie selbst darum bitten? Ich kann dafür sorgen.” Das funktioniert ausgezeichnet.

Der Projektleiter trägt die gesamte Verantwortung für seinen Erfolg und ist gleichzeitig mit allen Ausnahmevollmachten ausgestattet, die in “Friedenszeiten” nur der Generaldirektor hat. Die richtige Balance zwischen Zuständigkeit und Kompetenz ist der Grundstein des effizienten Managements.

Das Prozessmanagement ist der Versuch, die bereichsübergreifende Arbeit noch stärker zu systematisieren. Es ist dort geeignet, wo die Arbeit nach vergleichbaren Schablonen abläuft. Hinter dem Prozessmanagement verbirgt sich die Idee, sich nicht nur über ein einzelnes Projekt zu verständigen, sondern darüber zu beraten, wie wir ein für alle Mal dieses und alle vergleichbaren Folgeprojekte durchführen. Der Prozess unterscheidet sich grundsätzlich vom Projekt und zwar dadurch, dass er reproduzierbar und vorhersehbar ist. Sind Zusammensetzung und Ablauf der Arbeiten einzigartig, handelt es sich um ein Projekt.

Bei einem Prozess ist die Abfolge der Verfahren nicht unbedingt immer identisch, Varianten, Kriterien, Abweichungen der Verfahren sind möglich. Wichtig ist die Vorhersehbarkeit. Wie viele Abweichungen es auch geben mag, sie sind im Voraus bekannt ebenso wie die Bedingungen, die den Prozess in der einer oder anderen Weise modifizieren. Ist diese Bedingung erfüllt, handelt es sich um einen Prozess. Ich veranschauliche den Unterschied zwischen manuellem Management, Projektmanagement und Prozessmanagement in einer Tabelle:

	Manuelles Management	Projektmanagement	Prozessmanagement
Übergabe der Zuständigkeiten an die Abteilungen	Über Auftragsblätter und Anweisungen	Gewährleistet der Projektmanager	Automatisch gemäß dem verabschiedeten Ablaufschema des Prozesses
Einstiegskosten	Keine Planung, die Einstiegskosten sind Null	Hoher Aufwand beim Start des Projekts	Hoher Aufwand für das Planungsverfahren
Laufende Ausgaben	Hoher Aufwand durch Einsatz der kritischen Ressource Geschäftsführer	Große Ausgaben durch den Einsatz der teuren Ressource Projektmanager	Minimaler Aufwand, alles läuft nach Schablone ab
Vorhersehbarkeit	Das Resultat kann schlecht vorhergesagt werden, weil es von subjektiven Faktoren abhängt	Zeitplan auf der Grundlage einer Evaluation durch die Sachbearbeiter und den Projektmanager	Laufende Überwachung des Zeitaufwands für Aufgaben und Prozesse gemäß Normativen und Statistiken
Kontrolle	Der Stand der Dinge kann nur anhand der Berichte der Sachbearbeiter bewertet werden	Die Kontrolle des Zeitplans und der faktischen Resultate sind voneinander getrennt (unterschiedliche Systeme), eine Entsprechung ist nicht garantiert	Der Ausführungsvermerk im Rahmen des Prozesses wird nur bei Vorlage der faktisch erzielten Resultate erteilt, eine Lücke ist nicht möglich

Kurz zusammengefasst, das Projektmanagement und das Prozessmanagement sind zwei systematische Methoden, um die unvermeidlichen Verluste des funktionalen Managements zu kompensieren: Verluste an den Grenzen der Abteilungen und Agenturen,  die schwindende Fokussierung auf die Unternehmensziele, suboptimale Verfahren usw.

Welche Schlussfolgerungen sind aus dieser Behauptung zu ziehen?

1) Der Effekt des Projekt- und Prozessmanagements kommt umso mehr zum Tragen, je größer das Problem ist, das durch das rein funktionale Management verursacht wurde. Das Ausmaß der bereichsübergreifenden Probleme hängt von folgenden Faktoren ab:

– Ausmaß der Unternehmenshierarchie. In der rein funktionalen Hierarchie schreiben Sie für die Vorgesetzten ein Auftragsblatt, wenn Sie etwas von der Nachbarabteilung brauchen. Der Chef leitete es an die entsprechende Stufe in der Hierarchie weiter, wenn Sie beispielsweise etwas von der Nachbarabteilung brauchen,  an den entsprechenden Abteilungsleiter, wenn Sie etwas von der Nachbarabteilung benötigen, an die Hauptperson. Je umfassender die Hierarchie, umso verschlungener die Wege und umso größer die Verluste.

– Grad der Einbindung der Unterabteilungen in die gemeinsame Tätigkeit (horizontale Ebene des Geschäftsprozesses). Den Auftraggeber interessiert die innere Struktur des Unternehmens nicht. Qualität bedeutet für ihn, dass er zufrieden, problemlos und mit minimalem Zeitaufwand kommen und gehen kann (vorausgesetzt, dass Qualität und Preis stimmen). Um den Auftrag des Kunden zu erfüllen, müssen zumindest der Verkauf, die Logistik, die Finanzen und die Produktion den Auftrag als eingespieltes Team bearbeiten. Im Rahmen des Verkaufsverfahrens mögen sich die Abteilungen noch irgendwie abstimmen, ob sie wollen oder nicht (anderenfalls gibt es weder Aufträge noch das Unternehmen). Die Arbeit mit den Reklamationen, die ebenfalls Abstimmung und Einverständnis der Unterabteilungen voraussetzt, bleibt jedoch oft liegen. Die negativen Auswirkungen auf das Geschäft lassen gewöhnlich nicht lange auf sich warten.

– Isolation im Unternehmen, geografische, sprachliche, kulturelle. Die Aufstellung der Kommunikation in einem geografisch verteilten Unternehmen ist eine komplizierte Angelegenheit. Die Grenzen können jedoch auch direkt innerhalb eines Büros verlaufen. “Wir”, das sind die Ingenieure, Entwickler und Produktionsarbeiter und “sie”, das sind die Finanzfachleute, Buchhalter und sonstige Marketologen.

2) Projekt- und Prozessmanagement sind kein Ersatz für das funktionale Management und auch kein Ersatz für funktionale Inkompetenz.

Ein Geschäftsprozess wird häufig als zuverlässiger Mechanismus betrachtet, in dem das Personal wie “Rädchen und Schrauben” funktioniert. Schemen und Textbeschreibungen der Verfahren sollen dazu dienen, sich vom “menschlichen Faktor” unabhängig zu machen und die Qualifikation der Sachbearbeiter wird vernachlässigt. Demnach genügt es den Leuten eine erschöpfende Anweisung an die Hand zu geben und dann… Es ist eine Binsenwahrheit: “Ein guter Arbeiter braucht keine Verfahrensanweisung”. Das ist allerdings das andere Extrem, auch wenn darin ein Fünkchen Wahrheit steckt.

Die Begeisterung für Projekte und Prozesse sollte den Blick für die Bedeutung der funktionalen Kompetenz nicht verstellen. Sie haben erstklassige Projektmanager? Ausgezeichnet! Und wer macht die Arbeit?

Prozesse und Projekte sollten nicht aktiviert werden, wenn es dem Unternehmen an qualifiziertem Personal fehlt. Dieses Problem kann und sollte mit den traditionellen Methoden im Rahmen des funktionalen Managements gelöst werden. Gewöhnlich ist der Abteilungsleiter ein erfahrener und qualifizierter Fachmann und seine wichtigste Aufgabe besteht darin, das berufliche Weiterkommen seiner Untergebenen zu fördern.

In anderen Situationen sind Projekte und Prozesse unentbehrlich. Sie sind notwendig, wenn alle kompetenten Mitarbeiter am richtigen Platz sitzen, das Projekt oder der übergreifende Geschäftsprozess allerdings aus objektiven Gründen so kompliziert ist, dass die Koordinierung der gemeinsamen Arbeit besondere Anstrengungen erforderlich macht.

Erinnern Sie sich, wie alles begann. Ausgangspunkt war die Arbeitsteilung und die Aufteilung von Kompetenzen. Die funktionale Struktur war und ist der Weg, um die für das Unternehmen notwendigen Kompetenzen und Qualifikationen zu erwerben. Deshalb ist die Idee, die Unternehmensstruktur an den Projekten auszurichten unzulänglich und führt dazu, dass die Fachleute eines Bereichs  durch verschiedene Abteilungen “geschleppt” werden. Im Ergebnis ist ein Vergleich der beruflichen Kompetenzen nicht mehr möglich und das Niveau der Qualifikation sinkt unvermeidlich.

Das ist häufig in Unternehmen zu beobachten, in denen es einem Bereichsleiter gelungen ist, sich die Programmierer direkt zu unterstellen, damit sie sich nur mit den Problemen seines Bereichs befassen. Mit der Zeit “vergolden” die früher dem Leiter der IT-Abteilung unterstellten Programmierer. Sie halten sich für unersetzlich und gleichzeitig leidet ihr professionelles Niveau, denn es gibt keinen Bewertungsmaßstab mehr, den nur die Kollegen desselben Berufs gewährleisten können.

Die Idee, die Unternehmensstruktur an den Geschäftsprozessen auszurichten ist auch schlecht. Hat das Unternehmen im Prozess- und/oder Projektmanagement eine gewisse Reife erlangt, kann es auf Veränderungen der externen Bedingungen mit Veränderungen der Prozesse und Projekte reagieren und sich das Durcheinander einer Reorganisation schenken.

Nachdem es diesmal um die Klärung der Grundlagen des Projekt- und Prozessmanagements ging, widmet sich der nächste Teil den Technologien, die dazu dienen, sie umzusetzen und wir sprechen über das Fallmanagement. Das ist ein relativ neuer Ansatz zur Organisation der gemeinsamen Arbeit. [ad#author-belaychuk]

Gantt-Diagramme bei Projektmanagement Software und visuelle Tools in Comindware Project

Tue, 11 Nov 2014 14:20:54 +0000

Es gibt drei Lerntypen: visuell, auditiv und kinästhetisch. Doch laut einem Artikel von Forbes „wird der visuellen Aufnahme neuer Impulse die mit Abstand größte Bedeutung zugeordnet“. Das leuchtet ein, denn Infografiken sind beispielsweise viel einfacher aufzunehmen als ein längerer Text. Darum gibt es auch bei Projektmanagement Software visuelle Tools wie zum Beispiel Projektmanagement Gantt-Diagramme.

Warum sind Gantt-Diagramme gut fürs Projektmanagement

Es gibt mehrere Gründe, warum sich Gantt-Diagramme so gut für Projektmanagement Software eignen. Hier sollen nur drei genannt werden:

Rundum informiert sein. Gantt-Diagramme liefern einen visuellen Projektüberblick mit allen wichtigen Daten und Zeitvorgaben. Außerdem zeigen sie an, ob ein Projekt planmäßig fortschreitet, welche Abschnitte bereits abgeschlossen wurden und welche Arbeiten noch anstehen.
Abhängigkeiten und Beziehungen von Aufgaben untereinander verstehen. Ein Projektmanagement Gantt-Diagramm veranschaulicht die Beziehungen zwischen den einzelnen Aufgaben sowie deren Auswirkungen auf das Projekt insgesamt, denn manche Aufgaben können erst nach dem erfolgreichen Abschluss anderer bearbeitet werden.
Alle Beteiligten auf dem Laufenden halten. Ein Bericht von 360 Solutions über die Erkenntnis des globalen Marktforschungsunternehmen SIS International Research informiert: „70% aller kleinen und mittelgroßen Unternehmen betrachten ineffiziente Kommunikation als ihr primäres Problem.“ Die finanziellen Folgen dieser Schwachstellen summieren sich pro Jahr auf fast eine halbe Million Euro. Doch Gantt-Diagramme können hier Abhilfe leisten und Missverständnisse vermeiden, vor allem bei sehr komplizierten Aufgaben.

Echtzeit-Projektmanagement – ist das machbar?

Ja. Wenn für das Projektmanagementtool akkurate Daten verfügbar sind (vollständig sowie von kompetenter Stelle überprüft) und die Datenbeziehungen untereinander beachtet werden, ist Echtzeit-Projektmanagement problemlos möglich.
Kollaboration ist nicht etwa ein Modewort, sondern der Schlüssel zu erfolgreichem Echtzeit-Projektmanagement. Die Entwickler von Cloud-basierter Projektmanagement Software haben mit vereinfachten und von überall erreichbaren Echtzeit-Kommunikationswegen eine großartige Basis für tatsächliches Echtzeit-Projektmanagement geschaffen.

Ressourcenzuteilung im Projektmanagement

Eine ausgewogene Ressourcenzuteilung hat erheblichen Einfluss auf den Projekterfolg. Aber häufig erhalten einzelne Teammitglieder unbeabsichtigt übermäßig viele Aufgabenzuweisungen, vor allem wenn im Unternehmen gleichzeitig mehrere Projekte laufen. Darum verwundert es nicht, dass die Ressourcenzuteilung beim Projektmanagement oft streng überwacht wird. Eine effektive Verteilung des Arbeitsaufwands stellt nicht nur den gelungenen Projektabschluss sicher, sondern verhindert auch die übermäßige Belastung von Mitarbeitern.

Projektstrukturpläne, farbige Kennzeichnungen und Gantt-Diagramme

Comindware Project verwendet beim Projektmanagement drei Visualisierungstechniken:

Projektstrukturpläne. Das Diagramm ‘Projektstrukturplan’ (PSP) bildet umfangreiche Projekte mit komplexem Ressourcenabgleich klar und leicht verständlich ab. Projektleiter müssen die Aufgaben und Aktivitäten nach Erstellung nur noch an der entsprechenden Stelle im Projektplan ablegen.
Prädiktive Echtzeit-Gantt-Diagramme. Die prädiktiven Echtzeit-Gantt-Diagramme von Comindware Project planen die verbleibende Arbeit automatisch neu und gewährleisten so, dass der Plan immer aktuell ist und den tatsächlichen Projektstatus anzeigt.
Farbige Diagramme für die Ressourcenzuteilung. Die farbcodierten Diagramme sind eine große Unterstützung bei der Ressourcenzuteilung im Projektmanagement. Auf einen Blick sind alle Informationen erfasst: wer zu viel Arbeit hat, gerade in Urlaub ist oder über freie Kapazitäten verfügt.

Schlussfolgerung

Visuelle Mittel wie Folien, Videos, anschauliche Requisiten oder Lichteffekte werten langweilige Vorträge auf und sorgen für Aufmerksamkeit im Publikum. Den gleichen Zweck erfüllen Visualisierungen beim Projektmanagement. Effektiv eingesetzt optimieren sie langfristig jedes Projektmanagement.

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Vier wichtige Punkte bei der Auswahl geeigneter Projektmanagement Software

Mon, 27 Oct 2014 10:03:21 +0000

Der Markt bietet ein unüberschaubares Angebot von Projektmanagement Software für jedes Anforderungsprofil, von einfachen Tools bis zu Systemen mit umfangreicher Funktionalität. Allerdings wird die Wahl damit häufig zur Qual und entsprechend langwierig. Letztendlich fällt die Entscheidung dann häufig für eine Software, die sich in der eigenen Umgebung doch nicht bewähren kann.

Um das zu vermeiden, sollten Sie bei der Auswahl der geeigneten Projektverwaltungssoftware auf diese vier Punkte achten:

Welche Funktionalität soll die PM Software enthalten?
Wie adaptiv soll die PM Software sein?
Sollen vorhandene Softwareplattformen einbezogen werden?
In-Haus-Installation oder Cloud-Variante?

Welche Funktionalität soll die PM Software bieten?

Nicht alle Projekte sind gleich, die Komplexität variiert nicht nur von Branche zu Branche, sondern ist zudem für jedes Unternehmen individuell. Offensichtlich haben Marketingfirmen andere Projektanforderungen als Softwareunternehmen. Doch bei letzteren kommt es wiederum auf die Spezialisierung an. Das Entwerfen von Spiele-Apps erfordert sicher eine andere IT Project Management Software als die Entwicklung von Unternehmenssoftware.

Umfassende Projektmanagement Software vs. einfache Tools für die Projektkollaboration

Gantt-Diagramme, grafischer Workflow-Generator, Ressourcenzuteilung – das sind die Softwarefunktionen, die Projektleiter bei großen und komplexen Projekten gut unterstützen. Aber Unternehmen, die weniger umfangreiche Projekte mit einem kleinen Ressourcenpool durchführen, brauchen für deren erfolgreichen Abschluss nicht unbedingt eine komplette Projektmanagement Software. Einfache PM Software, vielleicht sogar eine kostenlose, sind oft völlig ausreichend.

Darum ist ein großer Funktionsumfang nicht automatisch die bessere Wahl. Weitaus bedeutender ist es, die Zielsetzungen des eigenen Unternehmens und die bestehenden Problematiken genau zu kennen. Alles, was Sie für deren Erreichung bzw. Lösung nicht brauchen, ist schlicht überflüssig.

Wie adaptiv soll die PM Software sein?

Manchmal muss die Arbeitsumgebung komplett neu gestaltet werden, zum Beispiel wenn bisher eine ungeeignete Projektverwaltungssoftware verwendet wurde. Doch in den meisten Fällen soll Projektmanagement Software ein bereits vorhandenes System ergänzen. Allerdings sind bei beiden Varianten viele Personen von der Integration einer PM Software in die laufenden Prozesse betroffen, insbesondere die Endbenutzer der Software.

Darum sollte sich die ausgewählte Software der vertrauten Arbeitsumgebung anpassen und so den Einarbeitungsaufwand minimieren. Wenn sich die Mitarbeiter in ihrem Arbeitsalltag zu sehr mit den Feinheiten einer Projektmanagement Software befassen müssen, kommt es schnell zu Fehlern, Nacharbeitungsbedarf, Projektverzögerungen usw.

Agile vs. Wasserfallmethoden

Wie IT Project Management Software in der Softwareentwicklung arbeitet auch andere PM Software mit agilen und Wasserfallmethoden. Agile Methoden wurden entwickelt, um die Schwächen der Wasserfallmethoden zu beheben. Doch auch sie sind nicht immer der richtige Weg.

Zusammenfassend kann man sagen, dass sich agile Methoden am besten für kundenorientierte Projekte mit vielen Änderungen eignen, die zum Teil zu völlig anderen Ergebnissen führen als ursprünglich geplant. Wenn Projekte jedoch klar definierte Aufgaben und Abfolgen haben und genau das erwartete Ergebnis erbringen müssen, sind die Wasserfallmethoden vorteilhafter.

Sollen vorhandene Softwareplattformen einbezogen werden?

Arbeitet Ihr Unternehmen mit MS Outlook oder MS SharePoint? Werden sehr spezielle Berichtsformate oder individuelle Optionen zum Ex- und Import von Daten benötigt? Berücksichtigen Sie bei der Wahl von PM Software in jedem Fall die bereits vorhandenen Softwaretools. Die anzuschaffende Projektverwaltungssoftware sollte mit den bestehenden Systemen integriert werden können, um aufwändige Schulungen und Datenneueingaben zu vermeiden. Schließlich soll Ihr Unternehmen jederzeit auf Geschäftschancen reagieren können.

In-Haus-Installation oder Cloud-Variante?

„Mit Cloud oder ohne Cloud?“ ist eine oft gestellte Frage. Die Tatsache, dass immer mehr Unternehmen ihre Daten in der Cloud aufbewahren belegt, dass Cloud-basierte PM Software deutliche Vorteile bringt.

Zum Beispiel ist eine Cloud-basierte Projektmanagement Software weltweit über jedes Gerät verfügbar, erfordert keinerlei Installation und ist mit allen Betriebsplattformen wie Windows, Mac OS, Linux usw. kompatibel. Ein Nachteil allerdings liegt darin, dass sie und Ihre Daten ohne bestehende Internetverbindung oder bei Serverausfällen nicht verfügbar sind.

Eine PM Software als In-Haus-Installation bietet zwar besonders hohe Sicherheit, vor allem wenn es sich um vertrauliche Daten handelt. Aber im Gegensatz zu webbasierter Projektverwaltungssoftware bleiben dann alle Daten vor Ort und es sind wahrscheinlich hochqualifizierte IT-Experten für die kontinuierliche Serverwartung erforderlich.

Schlussfolgerung

Vielleicht sind „Versuch und Irrtum“ ein akzeptierter Teil Ihrer Suche nach der richtigen Projektverwaltungssoftware. Trotzdem sollten Sie berücksichtigen, dass gutes Projektmanagement aus den Fehlern der Vergangenheit lernt, auf vorhandene Infrastrukturen aufbaut und die angestrebten Unternehmensziele genau kennt. Wenn Sie auf diese Punkte achten, können Sie die Angebotsfülle sinnvoll eingrenzen.

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Social Media für Unternehmen, Zusammenarbeit und nahtlose Ausführung Comindware Tracker kombiniert die drei Komponenten

Fri, 24 Oct 2014 12:56:32 +0000

Als es in den Unternehmen noch keine Social Media Tools für soziales Task Management und Zusammenarbeit gab, mussten Teamleiter regelmäßige Teambesprechungen einberufen, um Aufgaben zuzuweisen bzw. den Aufgabenfortschritt abzufragen. Außerdem wurde hier die Ausführung besprochen und ein Brainstorming sollte effektives Task Management gewährleisten. Der Aufgabenfortschritt wurde per Datei oder Tabellenkalkulation über das unternehmensintern geteilte Laufwerk oder per Email aktualisiert.

Anmerkungen wurden in die Datei aufgenommen oder in einer weiteren Email versendet. Dadurch entstanden mit der Zeit ernsthafte Versionsprobleme, wenn ein Teammitglied diese Datei zwischenzeitlich an seinem Arbeitsplatz überarbeitete. Außerdem gab es Unklarheiten bei der Aufgabenstellung, die Projekte verzögerten – besonders dann, wenn die Email nicht explizit formuliert war oder Details aus dem Kontext gerissen wurden.

Was ist soziale Task Management Software?

Software für soziales Task Management ist ein kollaborativer Echtzeitansatz für die Verwaltung von persönlichen sowie Teamaufgaben. Webbasierte soziale Task Management Software bietet Statusaktualisierungen und Filesharing auf ganz neuem Niveau, wie diese Vorteile veranschaulichen:

Alle Aktivitäten (Aktualisierungen, Dateien, Unterhaltungen, Anmerkungen usw.), die zu einer Aufgabe gehören, werden für die Beteiligten in Echtzeit angezeigt.
Kommentar- und Diskussions-Threads befinden sich im Kontext der betreffenden Aufgaben bzw. Projekte; klare Informationen verhindern Verwirrung.
Nicht nur Tabellenkalkulationen und einfache Textdateien, sondern auch andere Dateitypen wie PowerPoint-Präsentationen und Bilder können hochgeladen und mit dem gesamten Team geteilt werden.
Tags für Worte und Sätze machen es den Teammitgliedern einfach, das Gewünschte zu finden.

Projektmanagement vs. Soziales Task Management

Es gibt einen wichtigen Unterschied zwischen Social Task Management und Projektverwaltung. Projekte werden für eine schnellere Ausführung und Lieferung in einzelne Aufgaben aufgeteilt. Darum kann eine soziale Task Management Software eine echte Projektmanagementlösung kaum ersetzen. Das gilt insbesondere für große Projekte mit strengen internen Kontrollenbezüglich der Terminpläne und zugeteilten Ressourcen wie Personal, Zeit und Budget.

Den Aussagen der Anbieter von Projektmanagementsystemen zum Trotz sollten Sie bedenken, dass ein eventueller Wechsel von simplen Tools für Social Task Management zu einer ausgewachsenen Projektmanagementsoftware allein von den Projektmanagementanforderungen Ihres Unternehmens abhängt.

Immerhin können die meisten Projekte auch mit Kollaborationstools effektiv ausgeführt werden. Allerdings müssen sie einen Schwerpunkt auf soziales Task Management legen, wie zum Beispiel Comindware Tracker, oder sogar mit eigenständigen Tools für Social Task Management aufwarten. Die Investition in eine Projektmanagementsoftware ist also eventuell gar nicht erforderlich.

Comindware Tracker realisiert effektives Task Management

Comindware Tracker ist eine adaptive Plattform für Geschäftsprozessmanagement, die mit hoher Benutzerfreundlichkeit punktet und „on the fly“-Änderungen an Workflows erlaubt. Damit ist ein effektives Task Management während der gesamten Ausführung gewährleistet. Mit dem grafischen Workflow-Generator erstellen und bearbeiten Sie Workflows, fügen per Drag&Drop Aufgaben hinzu oder entfernen sie. Diese Software können Sie effizient nutzen, ohne Programmierkenntnisse zu benötigen.

Die einzigartige ConnectStep-Technologie von Comindware Tracker optimiert Workflows und Aufgabenbearbeitung mit Hilfe von automatisch generierten Aufgaben für den nächsten Schritt. Außerdem bietet Comindware Tracker alle oben erwähnten Vorteile einer Software für soziales Task Management.

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Optimierte Geschäftsprozesse fokussieren den Einzelnen

Thu, 23 Oct 2014 13:03:33 +0000

Je komplexer der Prozess, desto geringer die Chance auf optimale Ergebnisse. Denn: Die Effizienz des Einzelnen verhält sich umgekehrt proportional zur Prozesskomplexität. Der Grund für die ansteigende Komplexität ist offensichtlich. Die Geschäftswelt ist von stetem Wandel geprägt und die Vielschichtigkeit operativer Aufgaben wie Helpdesk-Verwaltung, Rechnungsstellung und Kundenbindung wächst kontinuierlich. So werden die Definition der nächsten Schritte und effiziente Gestaltung oder Modellierung von Prozessvorlagen zu einer echten Herausforderung. Traditionelle Business Process Management Software ist starr und restriktiv, darum ist ihre Verwendung für dynamische Prozessregeln riskant.

In diesem Zusammenhang möchte ich einige kritische Geschäftsprozesse hervorheben:

Entscheidungsfindung

Von allen Geschäftsprozessen, die in einem Unternehmen täglich ablaufen, ist der zur Entscheidungsfindung sicher von ganz besonderer Bedeutung. Diese Zitate aus einem Bain and Company-Artikel von Karim Shariff und Jenny Davis-Peccoud treffen des Pudels Kern: „Unternehmen, die gute Entscheidungen treffen und sie dann umsetzen, sind erfolgreich.“ Und: „Eine zögerliche Unternehmensführung wirkt sich nicht nur finanziell negativ aus, auch die Mitarbeiter leiden darunter.“

Damit betonen die Autoren, dass Unternehmen nur dann florieren und sich gegen andere durchsetzen können, wenn sie fundiert und rechtzeitig entscheiden. Späte Beschlüsse aufgrund langwieriger Entscheidungsprozesse oder zögernder Entscheidungsträger können fatale Konsequenzen haben.

Zwar verderben viele Köche den Brei und schaffen häufig unproduktive Entscheidungssituationen. Doch die ergeben sich ebenfalls, wenn Einzelne ohne den Input von anderen Beteiligten allein entscheiden. Folglich macht es Sinn, den Entscheidungsprozess in Teilbereiche zu gliedern, damit die verschiedenen Führungsebenen in ihrer jeweiligen Kompetenz einen Beitrag zur Gesamtentscheidung leisten können. Wenn sich die Geschäftsleitung für alle Details verantwortlich fühlt, wirkt sich der Entscheidungsstau massiv auf die operative Leistung des Unternehmens aus. Oft ist an dieser Stelle die Ursache zu finden, wenn vielversprechende Unternehmen einfach nicht von der Stelle kommen.

Eine Möglichkeit, um Entscheidungsprozesse effizienter zu gestalten, ist die Implementierung einer technischen Lösung, zum Beispiel die Kollaborationsplattform Comindware Tracker. Damit können Teams und Führungskräfte prozessspezifisches Wissen teilen, Echtzeitinformationen erfassen sowie einen stets aktuellen Daten-Hub für alle Beteiligten unterhalten und zugänglich machen.

Zusammenarbeit und Datenzentralisierung

Geschäftsprozesse profitieren von Zusammenarbeit. Ein gutes Beispiel dafür ist die Florida League of Cities. Diese Organisation hat erfolgreich duplizierte Arbeiten beseitigt und die Prozesslaufzeiten verkürzt, indem sie effizienter zusammenarbeitet und bestehende Prozesse neu organisiert hat.

Häufig sind für die Bearbeitung aller Aufgaben mehr Fertigkeiten und Kapazitäten nötig, als eine Abteilung allein bereitstellen kann. Und guter Rat ist teuer, wenn bei einem großen Projekt keines der Teammitglieder die erforderlichen Skills beherrscht. Was tun? Hier bietet sich die Zusammenarbeit der Talente nicht nur innerhalb einer Abteilung, sondern abteilungsübergreifend an.

Durch Datenzentralisierung entsteht im Unternehmen eine umfassende und stets aktuelle Datenbank, auf die autorisierte Mitarbeiter jederzeit Zugriff haben. Das spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht auch effiziente Zusammenarbeit über Standortgrenzen hinweg.

Aufgabenverwaltung und Talentmanagement

Ein idealer Geschäftsprozess legt eindeutig fest, welche Eigenschaften die anfallenden Aufgaben haben und welche Personen sich am besten für die Bearbeitung eignen. Liegen alle relevanten Informationen vor, können Talente und Aufgaben optimal verwaltet werden. Natürlich ist es für die Zielerreichung in erster Linie von Bedeutung, dass alle Aufgaben erledigt werden. Doch wir sollten dabei nicht den einzelnen Mitarbeiter übersehen, denn sein Engagement bestimmt die Qualität der Ausführung und er bekommt die Konsequenzen seiner Arbeit direkt zu spüren.

Unternehmen müssen die Dynamik der Märkte aufgreifen und beweglich agieren, eine Universallösung kann sicher nicht alle Aspekte abdecken. Komplexe Prozesse und große Teams sorgen schnell für Unklarheiten, die sich wiederum negativ auf die Unternehmensleistung auswirken. Die schwankenden Kundenerfordernisse werden immer weniger vorhersehbar. Umso wichtiger ist es, die einzelnen Mitarbeiter zeitnah mit aktuellen Informationen zu versorgen. Eine kollaborative Arbeitsumgebung mit einer Technologieplattform, die sich an Workflow- und Prozessänderungen effizient anpassen kann, ist wahrscheinlich die beste Möglichkeit, um durch unstrukturierte und sich ständig weiterentwickelnde Geschäftsprozesse verursachte Verzögerungen zu vermeiden und die Gesamtperformance zu steigern.

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American Business Awards erklären Comindware zum innovativsten Technologieunternehmen 2014

Wed, 22 Oct 2014 13:56:19 +0000

7. Oktober 2014 – Comindware (www.comindware.com/de/), ein führender Anbieter innovativer Work Management Software, wurde bei den 12. Annual American Business Awards als das „Innovativste Technologieunternehmen des Jahres“ mit dem Silver Stevie Award ausgezeichnet. Die Galaveranstaltung im Hotel InterContinental San Francisco in San Francisco, Kalifornien, stellte den passenden Rahmen für die Verkündung der erfolgreichen Bewerber.

Den begehrten Preis erhielt Comindware für seine Workflow Management Software. Sie gewährleistet unternehmensweit eine effiziente Ausführung, indem sie die gesamte Arbeit in einer perfekt organisierten Umgebung aufbewahrt und so alle relevanten Diskussionen und Dokumente jederzeit verfügbar hält. Das Unternehmen hat zwei Lösungen entwickelt: Comindware Tracker, für die Optimierung von routinemäßig anfallenden Geschäftsprozessen, und Comindware Project – eine Projektmanagementsoftware mit integriertem Tool für Kommunikation und Social Collaboration.

Die American Business Awards gelten weltweit als die wichtigsten Wirtschaftspreise und bewerten mehr als 3.300 nominierte Unternehmen jeder Größe und fast aller Branchen. In diesem Jahr wurden die Gewinner des Stevie Awards von einer Jury mit mehr als 240 Experten aus dem ganzen Land ausgewählt.

„Wir freuen uns über die Anerkennung durch den Stevie Award 2014. Er ist die Bestätigung, dass wir auf dem richtigen Weg sind und unsere Produkte ihren Platz auf dem Markt stetig ausbauen“, so Max Tsypliaev, Gründer, President und CEO von Comindware. „Diese renommierte Auszeichnung festigt unsere Marktposition und bestärkt uns darin, weiterhin die effektive Zusammenarbeit von Teams zu fokussieren. Internes Teamwork und die Einbeziehung externer Beteiligter wie Kunden und Partner sind die Kernfunktionalität unserer Projektmanagementsoftware für mittlere und große Unternehmen, die wir kontinuierlich weiterentwickeln.“

Wesentliche Eigenschaften von effektiven Cloud Collaboration Tools für die Projekt Zusammenarbeit

Tue, 21 Oct 2014 08:15:22 +0000

Cloud-basierte Collaboration Software erfreut sich bei der Projekt Zusammenarbeit steigender Beliebtheit. Ob Instant Messaging, Datei- und Dokumentenverwaltung, Videokonferenzen und Remote-Zugriff, kollaboratives Mindmapping oder das Teilen von Wissen… es gibt unzählige Cloud-basierte Collaboration Tools, die darauf warten ausprobiert zu werden. Die Beliebtheit von Cloud Collaboration Software kommt nicht von ungefähr, denn viele Unternehmen tun sich schwer mit der Vorhaltung einer entsprechenden In-Haus-Serverumgebung (z.B. Infrastruktur, fachliche Kompetenz, Wartung und Unterhaltung der Server).

Ein besonders bemerkenswerter Vorteil von Cloud Computing – und damit von Cloud Collaboration Tools – ist die Möglichkeit, Dokumente hochzuladen und mit den anderen Teammitgliedern zu teilen. So kann auch deren individueller Input aufgenommen werden, ohne sich dabei um die Dateiversionierung kümmern zu müssen. Wenn Sie also von zu Hause die Datei auf Ihren Laptop herunterladen, um dort die letzten Feinheiten für eine bevorstehende Sitzung einzuarbeiten, enthält sie alle Aktualisierungen und Anmerkungen der anderen Teammitglieder. Dabei ist es unerheblich, welcher Kanal verwendet wurde (Desktop-PC, Laptop, Smartphone oder Tablet).

Cloud-basierte Projekt Zusammenarbeit – die Qual der Wahl

Wettbewerb fördert die Innovation und im Bereich Cloud Software für Projekt Zusammenarbeit tummeln sich besonders viele Anbieter. Entsprechend viele Optionen bieten sich dem Kunden, der für seine Projekte und Teams die beste Lösung finden muss.

Allerdings steigt mit den vielen Wahlmöglichkeiten auch die Unübersichtlichkeit und manchmal legen sie die Entscheidungsfindung sogar komplett lahm. Die Vielzahl konkurrierender Lösungen für Cloud-basierte Projekt Zusammenarbeit auf dem Markt und der Hype um bestimmte Marken machen das Finden der individuell besten Cloud-basierten Collaboration Software immer schwieriger.

Eigenschaften einer guten Cloud Collaboration Software

Anhand der folgenden sechs wesentlichen Eigenschaften von Collaboration Software können Sie die Anzahl potentiell geeigneter Tools eingrenzen:

Benutzerfreundlichkeit. Ist die Bedienung der Software einfach zu erlernen? Ist sie ansprechend gestaltet, effizient und effektiv? Erfüllt sie die Erfordernisse der Benutzer? Hält sie, was sie verspricht?
Einfachheit. Eigentlich beschreiben die Begriffe Benutzerfreundlichkeit und Einfachheit sehr ähnliche Eigenschaften. Allerdings enthalten benutzerorientierte Software-Designs zum Teil Funktionen, die das Unternehmen gar nicht verwendet. Diese nicht benötigte Funktionalität verbraucht jedoch Ressourcen und verlangsamt häufig den Ladeprozess, was langfristig zu einer negativen Anwendererfahrung führt.
Verfügbarkeit. Ist die Software kontinuierlich verfügbar oder ist sie viel zu häufig im Wartungsmodus?
Flexibilität. Passt sich das System den Benutzeranforderungen an? Sind Änderungen möglich? Minimiert sie für Leiter und Mitglieder des Teams den nötigten Aufwand, um die Arbeit zu erledigen?
Echtzeit. Werden Aktualisierungen sofort für alle Projekte und Beteiligte angezeigt? Können Teams und Leiter in Echtzeit kommunizieren, egal wo und auf welcher Plattform sie gerade sind?
Support. Ist der Anbieter-Support zeitnah erreichbar, wenn Ihnen die Feinheiten der Software Probleme bereiten? Ist die Knowledge Base so umfangreich und hochwertig, dass Sie dort selbst Lösungen finden können?

Fähigkeiten guter Cloud Collaboration Software für Projekt Zusammenarbeit

Die eben genannten Eigenschaften gelten ganz allgemein für Cloud-basierte Collaboration Tools. Darum folgen noch drei Aspekte, die für ausgereifte Cloud-basierte Projektmanagement Tools charakteristisch sind:

Gantt-Diagramme. Grundsätzlich gibt es eine ganze Reihe von Punkten zu beachten, vor allem bei großen und komplexen Projekten. Doch besonders wichtig für jeden Projekterfolg sind die Projektpläne. Gantt-Diagramme veranschaulichen die Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten und zeigen auf einen Blick, ob das Projekt pünktlich wie geplant abgeschlossen werden kann.
Grafischer Workflow-Generator. Bei der Projektplanung mit entsprechend komplexem Abgleich ermöglicht eine gute Collaboration Software die Erstellung des Projektplans, indem die Aufgaben und Aktivitäten einfach per Drag&Drop arrangiert werden. Damit sinkt der Einarbeitungsaufwand deutlich.
Ressourcenzuteilung. Es kann durchaus schwierig sein, aus den zur Verfügung stehenden Teammitgliedern jene zu finden, die über die benötigten Fertigkeiten verfügen. Gute Projektmanagement Software reduziert den erforderlichen Zeitaufwand für die Zuweisung der Aufgaben an die jeweils geeigneten Teammitglieder enorm. Sie enthält ein durchsuchbares Mitarbeiterverzeichnis mit allen wichtigen Detailinformationen zu Fertigkeiten, Standort, Dienstplan, aktueller Auslastung usw.

Schlussfolgerung

Auch wenn Cloud-basierte Collaboration Tools für Projekt Zusammenarbeit manchmal wahre Wunde vollbringen, die Anhänger von On-Premise Software können sie nicht immer überzeugen. Aber am besten machen Sie sich selbst ein Bild. Testen Sie die vollautomatisierte prioritätenbasierte Planungsfunktionalität, benutzerfreundlichen Gantt-Diagramme und das umfassende Mitarbeiterverzeichnis von Comindware Project. So werden Sie schnell erkennen, ob eine prädiktive Cloud-basierte Projektmanagementplattform für Sie und Ihr Team das Richtige ist.

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Comindware Project erweitert Funktionalitäten für Projektteams

Mon, 20 Oct 2014 08:41:09 +0000

Rosenheim, 14.Oktober 2014 – der US-amerikanische Softwarepionier für kollaboratives Projektmanagement, Comindware, erweitert ab sofort sein Produkt Comindware Project um Team- Collaboration-Funktionen. Damit sollen Projekterfolge spürbar steigen und Teamarbeit effektiv gemacht werden.

Mit der vorintegrierten Enterprise 2.0 Plattform „Comindware Team Network“ als kollaborative Basis verbessern sich künftig die Möglichkeiten bei Team-Interaktionen, um Engagement und Motivation in einem Projekt zu fördern und damit mehr Produktivität zu erreichen. Konkret wurden bewährte Projektplanungs und –steuerungsfunktionalitäten durch intuitive Collaboration-Funktionen ergänzt: geteiltes Bearbeiten von Dokumenten, dynamische Verwaltung von Projektressourcen, Motivations-Funktionen und Community-Building. Damit trägt die Lösung der steigenden Nachfrage nach dynamischen, leichtgewichtigen Technologien für zeitgemäßes Projektmanagement Rechnung, hilft Projektverantwortlichen dabei, unvorhersehbaren Risiken im Projektverlauf vorzubeugen und kommt der interaktiven Arbeitsweise von Projektbeteiligten entgegen.

Zu den wesentlichen Neuerungen zählen:

Interaktive Teamarbeit

– Social Collaboration: teamübergreifende, vernetzte Kommunikation innerhalb eines Projektes an einem Ort über einen News-Feed sowie virtuelle Team- und Diskussionsräume. Das erleichtert die Abstimmung im Projekt, das Teilen von Informationen sowie die Reaktionszeit aller beteiligten Projektmitarbeiter. Informierte Teams können bessere Entscheidungen treffen und tragen damit zur Reduktion der Projektkosten bei.

– Projekt-Foren: Projektbesprechungen in Echtzeit – zu Dokumentationszwecken sowie zum Verfolgen und Besprechen von Projektinhalten – können Projekt-Foren eingerichtet werden. Diese Diskussionen können dem gesamten Team zugänglich gemacht werden. Jeder Teilnehmer kann sich in diesen „virtuellen Räumen“ über zugehörige Dokumente informieren, Kommentare hinterlassen oder auf Fragen der Kollegen ad-hoc reagieren. Auch externe Partner oder Kunden können problemlos integriert werden.

– Dokumentenverwaltung: projektbezogene Unterlagen können zentral abgelegt, eingesehen und gemeinsam bearbeitet werden. Die Möglichkeit der integrierten Dokumentverwaltung spart Zeit, da jederzeit die aktuelle Version angezeigt wird.

Dynamische Ressourcenplanung

– Schnell den richtigen Experten finden: auf Basis von Mitarbeiterprofilen aus Orga-Charts und Experten-Profilen lassen sich schnell und einfach die passenden Skills und Kompetenzen im gesamten Unternehmen ausfindig machen. Das integrierte Ressourcenmanagement vereinfacht den Such- und Administrationsprozess.

– Prioritäten-Planung: automatisierte Zuteilung von Aufgaben, die auf Priorisierungen und verfügbaren Ressourcen basiert.

– Motivations-Funktion: diese Funktion unterstützt das Engagement von einzelnen Projektbeteiligten durch „Awarding“ besonderer Spitzenleistungen bei der Umsetzung.

– Verfügbarkeit über mobile Plattformen: Dank der plattformunabhängigen Architektur können Mitarbeiter über beliebige mobile Geräte wie Notebooks, Tablets oder Smartphones Aufgaben im Projekt planen, steuern und durchführen – zu jeder Zeit von überall aus.

– Outlook-Integration: Die Benutzer können innerhalb der vertrauten Umgebung von MS Outlook ihre Aufgaben aus dem Projekt bearbeiten und sich mit Kollegen austauschen. Sie können beispielsweise festlegen, E-Mail-Benachrichtigungen zu erhalten, wenn ihnen eine neue Aufgabe zugewiesen wurde, oder sich bestehende Zuweisungen oder Dokumente geändert haben. Diese automatische Intervention bedeutet für den Projektmanager, dass er sich stärker als bisher der eigentlichen Projektkoordination widmen kann.

Das Produkt steht ab sofort als SaaS-Angebot oder on premise zur Verfügung. Comindware Project wird direkt vertrieben und basiert auf Nutzerlizenzen pro Projekt inklusive einer kostenfreien Unternehmenslizenz von „Team Network“ für beliebig viele Nutzer.

“Mit dieser Ergänzung reagieren wir auf die Marktnachfrage. Projekte unterliegen immer kurzfristigeren Änderungen, worauf man häufig nur noch per intuitivem Vorgehen und hoher Interaktivität im Team reagieren kann. Das erfüllen Social Media-Funktionen, die sich bewährt haben und mit denen Projektmitglieder gerne arbeiten“

erklärt Helmut Heptner, Geschäftsführer der Comindware GmbH.

Informationen für die Presse:

Comindware wird vom 15. – 16.Oktober 2014 seine Software Comindware Project und Team Network im Rahmen der Branchenmesse KnowTech vorstellen. Weiterführende Informationen zum Produkt sowie zu direkten Kontaktmöglichkeiten finden Sie unter: www.comindware.com/de/. Pressevertreter, die sich für kollaboratives Projektmanagement interessieren, wenden sich bitte an:

Medienkontakt:
iKOM interim Kommunikation
Silvia Hänig
Tel.: 089- 4484127
E-Mail: haenig@ikom.org

Mittelstand will in kollaboratives Projektmanagement investieren

Thu, 09 Oct 2014 14:12:57 +0000

In der fragmentierten deutschen Unternehmenslandschaft gewinnen Lösungen für Collaboration- und Projektmanagement an Bedeutung. Die Investitionsbereitschaft dafür ist im Mittelstand hoch.

Rosenheim 07.Oktober 2014 – In der von mittelständischen Strukturen geprägten deutschen Wirtschaft stellt die Kooperation mit Partnern eine wichtige Voraussetzung für die Entwicklung komplexer Produkte dar. Interdisziplinäre Projektarbeit entwickelt sich damit zu einem zentralen Wettbewerbsfaktor. Wie weit Unternehmen aktuell dafür gerüstet sind und welche Rolle neuere Ansätze des kollaborativen Projektmangements spielen, hat das Kasseler Analystenhaus Techconsult in dem von Comindware in Auftrag gegebenen Market Paper, eruiert.

Standardlösungen oft unzureichend für die Projektarbeit

Demnach fand das Market Paper „Projektmanagement im Mittelstand“ heraus, dass hiesige Unternehmen als beliebteste Standard-Lösungen Microsoft Project (38 Prozent) und SAP (30 Prozent) einsetzen. Daneben kam bei der Befragung heraus, dass in 45 Prozent der Firmen Spezial- oder Branchenlösungen verwendet werden. Viele der eingesetzten Lösungen weisen allerdings Defizite auf, wie an einer anderen Zahl deutlich wird: Ganze 53 Prozent der Anwender benötigen nämlich für Steuerungs-, Dokumentations- und Berichtszwecke zusätzlich noch Excel als Hilfsmittel. Als weitere Werkzeuge im Projektumfeld kommen typischerweise auch noch Groupware- oder Dokumentenmanagement-Anwendungen für die Bürokommunikation und die Teamarbeit dazu.

Der Anteil der Mitarbeiter, die mit Projektmanagementlösungen arbeiten, variiert mit der Unternehmensgröße. In kleinen bis mittleren Unternehmen (bis 199 Mitarbeiter) arbeiten mehr als 50 Prozent mit einer Projektmanagementlösung. Bei 75 Prozent der größeren Mittelständler liegt diese Quote bei 20 Prozent. Wenn es um die Steuerung und Koordination der Projekte geht, betreiben 43 Prozent ein eigenes Projektmanagement-Office. Das unterstreicht den hohen Stellenwert von Projektmanagement-Software in mittelständischen Strukturen.

Je kleiner desto kollaborativer

Interessante Erkenntnisse fanden die Analysten auch bezüglich der angewandten Methoden beim Projektmanagement. So setzen kleinere Unternehmen inzwischen verhältnismäßig stark auf kollaborative Projektsteuerungsmodelle anstelle klassisch starrer. Bei unter 50 Mitarbeitern tun das 69 Prozent, bei 200 bis 499 Mitarbeitern sind es hingegen nur 52 Prozent. Das ist ein deutlicher Hinweis darauf, dass kleine Unternehmen stärker auf schnellen Input von Fachkollegen angewiesen sind, um im Projekt weiterzukommen. In größeren Betrieben hingegen herrscht noch die Tendenz vor, dass klassische Hierarchiesysteme zügige Abstimmungsprozesse blockieren.

Hohe Investitionsbereitschaft bei Collaboration und Projektmanagement

Zum Schluss skizzieren die Studienverfasser noch die Marktentwicklung für Softwarelösungen im Umfeld Collaboration-, Projektmanagement. Bis 2016 wollen hier 42 Prozent der Mittelständler weiter investieren. Deutlich zulegen hingegen werden Collaboration-Produkte mit einem jährlichen Zuwachs von 35 Prozent. Und auch mit dem Segment Projektmanagement geht es deutlich nach oben – hier planen 32 Prozent der befragten Unternehmen Investitionen.

„Die Ergebnisse zeigen deutlich, dass die Zeit reif ist, das Potenzial für interdisziplinäre Zusammenarbeit in Teams zu heben. Die Unternehmen müssen den kulturellen Rahmen schaffen, wir Anbieter sorgen für die technische Integration“

so Helmut Heptner, Geschäftsführer von Comindware Deutschland.

Das vollständige Market Paper kann kostenfrei angefordert werden unter: Techconsult Mittelstand Market Paper 2014 “Projekt- und Wissensmanagement im Wandel

Schnellstart Projekt Management Guide für Junior Project Managers

Tue, 07 Oct 2014 10:14:14 +0000

Vor allem in neu gegründeten Unternehmen müssen die Mitarbeiter neben ihren eigentlichen Verantwortlichkeiten noch andere Aufgaben übernehmen, auch so wichtige wie das Projektmanagement.

Zwar würden die Unternehmen zertifizierte Projektmanagement Experten vorziehen, aber der Aufwand für entsprechende Schulung und Zertifizierung ist häufig sehr hoch. Darum müssen sich viele für ihre zusätzlichen Projektmanagementaufgaben mit einem deutlich einfacher gehaltenen Project Management Guide begnügen.

Hilfe für „Gelegenheits-Projektleiter“

Um die 90% aller Projekte werden von unerfahrenen oder „Gelegenheits-Projektleitern“ verwaltet und nicht von zertifizierten Projektmanagementexperten. „Gelegenheit“ bedeutet hier, dass manche Projektleiter nur deswegen mit dieser Aufgabe betraut werden, weil sie zum Zeitpunkt X eben verfügbar waren. Leider bekommen sie jedoch nur selten eine entsprechende Schulung und müssen sich stattdessen mit Hilfe eines Handbuchs für Projektmanagement selbst einarbeiten, manchmal sogar in ihrer Freizeit.

In einem Softwareentwicklungsteam, zum Beispiel, gibt es gewöhnlich ein sehr erfahrenes Mitglied, dem die anderen allein aufgrund dessen ganz automatisch die Führung des Teams überlassen. Und natürlich ist es für die Unternehmensleitung viel bequemer, diese ohnehin als Teamleiter angesehene Person mit dem Projektmanagement zu betrauen, als einen betriebsfremden Projektleiter zu engagieren. Zusätzlich zu seinen eigenen Aufgaben! Also bekommt er einen Schritt-für-Schritt Project Management Guide an die Hand und dann schubst man ihn ins kalte Wasser.

Doppelte Arbeitsbelastung

Eine besondere Herausforderung liegt darin, die Projektleiterverantwortung zusätzlich zu den eigentlichen Aufgaben zu übernehmen. Der neu ernannte „Softwareentwickler/Projektleiter“ in unserem Beispiel muss also nicht nur die Software entwickeln, sondern auch Planung, Kalkulation, Tracking usw. erledigen.

Wenn auch Sie frisch zum Projektleiter ernannt wurden, will Ihnen dieser Project Management Guide einen ersten Überblick über die damit verbundenen Pflichten geben.

Schnellstart Project Management Guide

Erwartungen abstecken. Legen Sie für Ihr Projekt detailliert fest, „wer“ „was“ „warum“ macht. Das ist ein wesentlicher Faktor für erfolgreiches Vorgehen, denn Sie klären damit effektiv, „was“ Sie „warum“ erreichen wollen.
Details planen. Als nächstes bestimmen Sie das „wie“ und „wann“. Nach dem Festlegen der grundlegenden Projektkomponenten geht es mit der Ressourcenzuteilung weiter. Dabei bestimmen Sie: wen Sie beteiligen wollen, welche Materialien Sie benötigen und welche Teilaufgaben erforderlich sind. Dann kalkulieren Sie die Kosten für die Ausführung Ihrer Planung und entscheiden, wann alles erledigt sein muss.
Das Team vorbereiten. Holen Sie jetzt die Schlüsselpersonen ins Team und definieren Sie spezielle Mitgliederrollen, Termine und Verantwortlichkeiten.
Den weiteren Verlauf verwalten. Anschließend geht es um die fortlaufende Ausführung der Routineaufgaben: Zeitpläne aufstellen bzw. neu organisieren, Statusaktualisierungen und Echtzeitüberwachung durchführen, Berichte erstellen, Ressourcen aufgrund von vorzeitig abgeschlossenen oder sich verzögernden Aufgaben neu zuteilen usw.
Erfolgreich abschließen. In der Schlussphase des Projekts werden das Budget und die Leistung überprüft. Welche Kosten wären vermeidbar gewesen, was hätte den Projektabschluss beschleunigt? Wo können sich das Team oder einzelne Teammitglieder verbessern?
Aktionsplan für das nächste Mal erstellen. Auf Basis der Bewertung des aktuellen Projekts erstellen Sie einen überarbeiteten Aktionsplan für die Vorgehensweise bei zukünftigen Projekten. Damit können Sie beim nächsten Mal sich und dem Unternehmen potentiell eine Menge Zeit und Geld sparen.

Die Arbeitsbelastung mit den richtigen Tools minimieren

Neben diesem praktischen Project Management Guide hat sich zur Arbeitserleichterung die Verwendung einer Projektmanagement Software bewährt. Die Entscheidung für eine spezielle Projektmanagement Software wie Comindware Project bewahrt Sie davor, sich die ganze Expertise von hauptberuflichen Projektleitern aneignen zu müssen.
Mit dieser Funktionalität macht Ihnen die Comindware Projektmanagement Software die Arbeit erheblich leichter:

automatisierte prioritätenbasierte Planung
Projektstatusanzeige in Echtzeit
automatisierte Ressourcenzuteilung
vorintegrierte kollaborative Plattform
Verfolgung von Fortschritt und Finanzkonten
Microsoft Outlook-Integration

Als Alternative, oder zusammen mit einem allgemeinen Project Management Guide, machen die vor kurzem veröffentlichten interaktiven Tutorials spezielle Schulungen zur effektiven Nutzung dieser Projektmanagement Software überflüssig.

Schlussfolgerung

Die neuen Technologien erlauben heute viel schnellere Reaktionen auf die Anforderungen der Märkte, darum haben Unternehmen auch entsprechend hohe Erwartungen an ihre Mitarbeiter. Doch wer ohnehin eine anspruchsvolle Position hat, für den kann zusätzliche Verantwortung zur Belastung werden. Darum ist echte Unterstützung für „Gelegenheits-Projektleiter“ von entscheidender Bedeutung. Außer einem bewährten Project Management Guide gehört dazu auf jeden Fall auch eine einfach zu implementierende Projektmanagement Software.

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Comindware erweitert seine revolutionäre Business Process Management Software Comindware Tracker mit den Funktionen „Sicherheit für Formularfelder“ und „Parallele Workflows“

Wed, 24 Sep 2014 12:46:57 +0000

Comindware® (CMW Lab) – ein führender Anbieter von Produkten und Dienstleistungen für prädiktives Projektmanagement und adaptive Geschäftsprozessverwaltung – erweitert die Funktionalität seines Flaggschiffs Comindware Tracker® mit Sicherheitseinstellungen für Formularfelder und parallelen Workflows.

Mit dem Cloud-basierten Workflow-Tool von Comindware Tracker® werden zur Optimierung von Routineprozessen Personen, Daten und tägliche Prozesse nahtlos miteinander verknüpft. Comindware Tracker basiert auf der patentierten ElasticData-Technologie und erfüllt höchste betriebliche Anforderungen: Modellierung robuster Workflow-Prozesse in Kombination mit flexiblen Webformularen und Berichten, ‘on-the-fly’-Prozessaktualisierungen und Echtzeitüberblick. Wie umfangreich oder komplex das Tagesgeschäft ist, macht keinen Unterschied.

Die neue Funktion Parallele Workflows erlaubt die Einrichtung paralleler Prozessabläufe, die unabhängig voneinander ausgeführt werden. So erhalten die Benutzer unabhängige Aufgaben, obwohl die Prozessabläufe dieselben Formulare und Feldinformationen verwenden. Mit der Funktion Feldsicherheit kann der Lese-/Schreibzugriff für Formularfelder individuell eingerichtet werden. Damit wird die Konfiguration von Zugangsrechten noch flexibler.

„Mit der neuen Comindware Tracker Version macht die Comindware Workflow Management Software einen großen Schritt nach vorn“, so Max Tsypliaev, Gründer, President und CEO von Comindware Inc. „Mit dem Fokus auf Sicherheit und noch effektivere Workflows können wir die Geschäftsprozessverwaltung in mittleren und großen Unternehmen jetzt noch besser unterstützen.“

Comindware Project bringt professionelles Projektmanagement aufs iPad

Wed, 24 Sep 2014 12:43:21 +0000

Comindware®, ein führender globaler Anbieter von innovativer Work Management Software, kündigte heute eine neue Version von Comindware Project an, die jetzt für das iPad verfügbar ist.

Um noch mehr Effizienz bei der Teamarbeit zu realisieren, stellt Comindware Project als eine der ersten professionellen Projektmanagementlösungen die volle Funktionalität für Projektplanung, Ausführung und Zusammenarbeit auch auf mobilen Plattformen bereit.

Mit Comindware Project for iPad behalten Projektleiter zu jeder Zeit die Kontrolle über ihre Projekte, sogar in Meetings oder unterwegs. Mit dem nahtlosen Übergang zwischen Desktop- und Touchscreen-Version sichert Comindware Project die Arbeitskontinuität unabhängig von Gerätetyp und Plattform.

„Comindware liefert mit seiner Work Management Software die Basis für maximale Teamleistung und entwickelt kontinuierlich innovative und wegweisende Funktionen für seine Kunden“, so Max Tsypliaev, Gründer, President und CEO von Comindware.

Über Comindware

Comindware® ist ein schnell wachsendes globales Softwareunternehmen, das innovative Work Management-Lösungen für die effiziente und leistungsorientierte Verwaltung von Geschäftsprozessen entwickelt. Unser Ziel ist die unternehmensweite Optimierung von Teamwork mit einer professionellen Lösung. Darum hat Comindware auf Basis der branchenweit ersten vorintegrierten Plattform für Enterprise Collaboration eine vollständige Palette von Produkten und Dienstleistungen für prädiktives Projektmanagement und adaptive Geschäftsprozessverwaltung entwickelt. Comindware ist ein Unternehmen in privater Hand mit Hauptniederlassung in Boston, Massachusetts, USA.

Comindware Project erweitert das Projektmanagement mit der Funktionalität für externe Benutzer und Vertragsnehmer.

Mon, 22 Sep 2014 10:13:23 +0000

Comindware® (www.comindware.com/de/) – ein führender Anbieter von Produkten und Dienstleistungen für prädiktives Projektmanagement und adaptive Geschäftsprozessverwaltung – erweitert die Funktionalität seiner innovativen Projektmanagementlösung Comindware Project, damit auch externe Benutzer und Vertragsnehmer in die Projektarbeit miteinbezogen werden können.

Mit dieser neuen Funktion ermöglicht Comindware Project Teammitgliedern die aktive Zusammenarbeit mit externen Benutzern und Vertragsnehmern bei gemeinsamen Projekten. Die Zugriffsebenen für Projektaufgaben, Dokumentationen, Berichte und öffentliche Diskussionen können jeweils individuell eingerichtet werden.

„Diese zusätzliche Funktionalität der neuen Comindware Project-Version bietet Unternehmen die Möglichkeit, die Zusammenarbeit von Teammitgliedern auf externe Benutzer auszuweiten“, so Max Tsypliaev, Gründer, President und CEO von Comindware Inc. „Mit dem Fokus auf effektive Zusammenarbeit sowohl firmenintern als auch mit Partnern oder Kunden können wir das Projektmanagement in mittleren und großen Unternehmen jetzt noch besser unterstützen.“

Comindware Project basiert auf Comindware Team Network, dem branchenweit ersten Unternehmenstool für Zusammenarbeit, das die gesamte Arbeit an einem Ort aufbewahrt und die ständige Verfügbarkeit aller projektrelevanten Dokumentationen und Diskussionen sicherstellt. Damit wird effiziente Zusammenarbeit jetzt sogar unternehmensübergreifend möglich.

About Comindware

Projektmanagement Vorteile: Auf einer Plattform kommunizieren und Arbeit erledigen

Fri, 19 Sep 2014 13:32:47 +0000

Es ist allgemein bekannt, dass von den Projektmanagement Vorteilen nicht nur die Kunden profitieren, sondern auch das Unternehmen, der Projektleiter, das Team, sogar die Drittlieferanten. Die Projektmanagement Vorteile sind zahlreich. Einerseits wachsen beim Kunden Zufriedenheit und Vertrauen, andererseits verzeichnet das Unternehmen eine Steigerung von Effizienz und Flexibilität, kann Wettbewerbsvorteile und Produktangebot ausbauen, wertvolle Erfahrungen für zukünftige Projekte sammeln und die Teamentwicklung unterstützen.

Eine verlässliche Projektmanagement Software bringt bei der Planung und Kalkulation von Projekten echte Vorteile. Vielleicht sind Sie von den Vorzügen noch nicht überzeugt, aber es zahlt sich wirklich aus.

Vorteile von Projektmanagement Software: der Kommunikationskanal

Eine effektive Kommunikation ist für die Arbeit an Projekten essentiell. Aber wie genau kommuniziert man effektiv?
Kommunikation funktioniert in beide Richtungen: Hier geht es um aktives Zuhören und um die Fähigkeit, dem Gegenüber Zahlen und Fakten, Wünsche oder Meinungen und sogar Besorgnis oder Zögern in aussagekräftiger Form mitzuteilen. Außerdem muss man die richtigen Fragen stellen und bei Bedarf um Rat fragen. Beim Projektmanagement ist Kommunikation nur dann erfolgreich, wenn sie zum Erfolg des gesamten Projekts beiträgt.

Laut einem Bericht des Project Management Institutes PMI ist der Unterschied von Unternehmen mit hocheffektiven Kommunikatoren und ihren wenig effektiven Pendants durch folgende Zahlen belegt: Die ursprünglich definierten Ziele wurden zu 80 bzw. 52 Prozent erreicht, 71 bzw. 37 Prozent aller Projekte wurden termingerecht abgeschlossen und im Budgetplan blieben 76 bzw. 48 Prozent. Damit wird die Bedeutung effektiver Kommunikation bei der Verwaltung und Ausführung von Projekten anschaulich dargelegt.

Passende Software unterstützt einen der vielen Projektmanagement Vorteile: Die Kommunikation. Unterhaltungen im Arbeitskontext können als Thread gespeichert werden und sind dann jederzeit verfügbar. Heutzutage bearbeiten viele Unternehmen ihre Projekte mit geographisch weit verteilten Teams. Darum ist eine überall, jederzeit und von jedem Gerät aus erreichbare Social Collaboration Platform unverzichtbar, um alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand zu halten.

Vorteile von Projektmanagement Software: Das Band, das alles zusammenhält

Viele verwenden bei der Bearbeitung ihrer Aufgaben Emails und persönliche Produktivitäts-Apps. Beide sind nützlich, aber bei der Zusammenarbeit und insbesondere bei abteilungsübergreifender Kollaboration mit mehreren Personen, erweisen sich nicht aufeinander abgestimmte Tools schnell als Stolpersteine. Denken Sie nur einmal daran, auf welchem Wege Informationen bei Ihnen eintreffen… Emails, Instant Messages, Telefonate, Notizzettel oder ein Stapel Akten, den der Kollege vorbeibringt. So erfordert das Auffinden relevanter Informationen eine Menge Zeit und Mühe.

Doch hier sprechen wir nur von einer Person, die ihre Aufgabe erledigen möchte. Wie soll es dann erst dem Projektleiter ergehen?

Beim Projektmanagement ergeben sich eine Unmenge Fragen, die alle beantwortet werden müssen:

Wer bearbeitet diese Aufgabe?
Wie ist der Fortschritt?
Wird alles so erledigt wie gewünscht?
Stehen alle Ressourcen bereit?
Liegen alle erforderlichen Informationen vor?
Wird die Bearbeitung rechtzeitig abgeschlossen?

Wenn die Antworten unsortiert und über verschiedene Medien bzw. Kanäle einströmen, kann der Papier- und Organisationsaufwand schnell überhand nehmen.

Eine gute Projektmanagement Software agiert wie ein zentraler Hub. Hier können die Beteiligten den Echtzeitstatus der Aufgaben sehen, die relevanten Dateien werden für alle zugänglich und immer aktuell an einem Ort aufbewahrt, der Projektfortschritt wird per Mausklick verfolgt, die Diskussions-Threads sind jederzeit verfügbar. Und all das in einer Lösung. Das spart eine Menge Zeit und Mühe und schafft so Raum für wertschaffende Aktivitäten.

Comindware Project ist eine flexible und multifunktionale Software mit benutzerfreundlichen Kommunikationskanälen, mit der Sie alle Projektmanagement Vorteile realisieren. Dank der klaren Preisgestaltung gibt es zudem keine versteckten Kosten oder Überraschungen.

Schlussfolgerung

Projektmanagement hat viele Vorzüge. Auch die Vorteile von Projektmanagement Software sind zahlreich. Die Entscheidung für die richtige Projektmanagement Software schafft Transparenz und Akzeptanz im Unternehmen. Außerdem unterstützt sie die Kollaboration und ermöglicht durch effektive Kommunikation eine nahtlose Projektausführung.

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KMWorld wählt Comindware Project for iPad zum Trend-Setting Product 2014

Fri, 19 Sep 2014 13:22:46 +0000

Comindware (www.comindware.com/de/) – ein führender Anbieter von Produkten und Dienstleistungen für prädiktives Projektmanagement und adaptives Business Process Management – berichtet, dass Comindware Project for iPad in die KMWorld-Liste der Trend-Setting Products 2014 aufgenommen wurde. Damit wird dem Softwareanbieter ein technologischer Durchbruch bestätigt, von dem sein gesamtes Kundenspektrum profitiert.

Comindware Project gibt Unternehmen eine innovative Projektmanagementtechnologie an die Hand, die Projektleitern die Planung erheblich vereinfacht und die effektive Ausführung und Zusammenarbeit in den Projektteams gewährleistet. Mit Comindware Project for iPad behalten Projektleiter jederzeit die Kontrolle über ihre Projekte, sogar in Meetings oder unterwegs.

„Die Jury würdigte die wohldurchdachte und logisch aufgebaute Innovation und Ausführung, die Comindware Project for iPad mit Blick auf die wichtigste Zielgruppe realisiert: die Anwender. Comindware hat mit seinen praktischen Innovationen und hochmodernen Technologien erwiesenermaßen die Barrieren traditioneller branchenspezifischer Work Management-Lösungen überwunden“, so Hugh McKellar, Editor in Chief bei KMWorld.

Comindware Project basiert auf Comindware Team Network, dem branchenweit ersten Unternehmenstool für Zusammenarbeit, das die gesamte Arbeit an einem Ort aufbewahrt und die ständige Verfügbarkeit aller projektrelevanten Dokumentationen und Diskussionen sicherstellt. Damit wird die effiziente Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen wirkungsvoll unterstützt.

„Wir freuen uns über die Anerkennung unseres Produkts als Trendsetter und die damit verbundene Bestätigung, dass unsere Software für den Markt und unsere Kunden einen echten Mehrwert darstellt“, kommentiert Max Tsypliaev, Gründer, President und CEO von Comindware Inc. die Neuigkeit. „Es ist eine große Auszeichnung, von einer Fachjury mit Analysten, Systemintegratoren, Händlern und vielen anderen Experten aus einem Pool von mehr als 650 Kandidaten ausgewählt zu werden und die Motivation zur kontinuierlichen Verbesserung und Weiterentwicklung unserer Lösungen.“

Über Comindware:

Comindware® ist Pionier für Work-Management-Lösungen, die die Wertschöpfung von Wissensarbeitern in Form von adaptivem Business Prozess Management sowie kollaborativem Projektmanagement unterstützt. Mit Comindware Team Network bietet Comindware die branchenweit erste vorintegrierte Kollaterationsplattform für die Ausführung von Projekten und projektübergreifenden Prozessen in Unternehmen an. Das inhabergeführte Unternehmen wurde 2010 in Woburn, USA, von Max Tsypliaev, einem Industriemanager mit langjähriger Erfahrung in der IT-Branche, gegründet. Zuvor baute Tsypliaev mit Acronis einen der erfolgreichsten Tool-Anbieter im Windows-Professional Umfeld auf und war Gründer der Parallels Inc. Comindware beschäftigt derzeit 70 Mitarbeiter an den Standorten Moskau, Boston/USA und Rosenheim. Seine zentralen Lösungen Comindware Tracker und Comindware Project werden von namhaften Industriegrößen in Deutschland eingesetzt.

Über KMWorld:

KMWorld (www.kmworld.com) ist der führende Informationslieferant für den Markt von Knowledge Management-Systemen und spezialisiert auf die neuesten Entwicklungen bei der Verwaltung von Inhalten, Dokumenten und Wissen. Seine über 50.000 Abonnenten verfolgen fachspezifische Komponenten und Prozesse sowie deren Erfolgsgeschichten, um sich fundiert über Lösungen zur Steigerung der Unternehmensperformance zu informieren.

KMWorld ist die Verlagseinheit von Information Today Inc. (www.infotoday.com)

Work Management Tools und Online Collaboration

Fri, 12 Sep 2014 13:53:03 +0000

Die Arbeitswelt hat sich gewandelt, ganz besonders im 20. Jahrhundert. Doch die wirklich umwälzenden Veränderungen kamen in den letzten 20 Jahren durch die Errungenschaften in der Informationstechnologie. Als Kind besuchte ich meine Mutter an ihrem Arbeitsplatz, dort sah ich zum ersten Mal einen PC. Ich war überwältigt: grafische und Texteditoren, Spiele, Multimedia Software…. Wow! Aber auch heute bin ich immer wieder überrascht über die technischen Möglichkeiten und wie einfach vieles ist. Zum Beispiel kann ich…

mich mit Freunden unterhalten, die Tausende von Kilometern entfernt sind
meinen Verwandten Emails schicken, während sie auf Hawaii Urlaub machen
mit Kollegen Kontakt aufnehmen oder ihnen einen Rat geben

Unbegrenzte Möglichkeiten! Wir leben im 21. Jahrhundert, dem Jahrhundert der Kommunikation und Kollaboration. Darum ist Comindware Tracker auch ein umfassendes Online Collaboration Tool, zu dem ich hier ein paar nützliche Tipps und Tricks geben möchte.

Diskussionen starten

In Comindware Tracker hat jede Workflow-Aufgabe ein eigenes, hochgradig benutzerdefinierbares Formular. Sie können Felder und Registerkarten hinzufügen bzw. entfernen und Felder in Registerkarten zusammenfassen. Doch eines werden Sie sicher nicht missen wollen, die Diskussionen. Diese Registerkarte ist für jede Comindware Workflow-Aufgabe vorkonfiguriert. Hier können die Prozessbeteiligten Ideen austauschen, Fragen stellen oder beantworten, Empfehlungen aussprechen und vieles mehr. In einem Wort: das perfekte Online Collaboration Tool.

Diese Diskussionen sind wie eine normale Unterhaltung in schriftlicher Form, komfortabel und organisiert geführt. Mit „organisiert“ meine ich, dass nicht nur der jeweilige Beitrag, sondern auch Datum und Verfasser angezeigt werden. Natürlich kann man einen neuen Diskussions-Thread starten und die Beiträge kommentieren, auch die eigenen. Allerdings bleiben alle Beiträge und Kommentare im ‘Verlauf ‘ erhalten. Es ist also darauf zu achten, dass die Beiträge in einem Online Collaboration Tool genauso objektiv, relevant und höflich wie in dienstlichen Emails sind.

Wahrscheinlich fragen Sie sich jetzt: Wie erfährt mein Team von meinem neuen Kommentar? Die Antwort ist simpel: per Email-Benachrichtigung.

Andere einbeziehen

Offensichtlich wäre die Diskussionsfunktion nutzlos, wenn die angesprochene Person über Fragen oder Beiträge nicht informiert würde. Darum haben unsere Experten für Softwarearchitektur die Comindware Tracker-Benachrichtigungen gut durchdacht, denn sie sollen alle Prozessbeteiligten sofort über Aktionen und Kommentare zum Prozess unterrichten. Diese Informationen werden per Email versendet. Wenn Sie also auf Ihrem Smartphone ein Email-Programm wie MS Outlook eingerichtet und mit dem Internet verbunden haben, erhalten Sie die Benachrichtigungen unverzüglich.

Die Comindware Tracker-Benutzeranleitung erklärt die Benachrichtigungseinstellungen im Detail, aber ich möchte an dieser Stelle gern auf die grundlegenden Konzepte eines Online Collaboration Tools eingehen:

Beobachten. Wenn Sie ein Objekt beobachten, erhalten Sie über alle diesbezüglich stattfindenden Aktionen eine Benachrichtigung. Ein anschauliches Beispiel: Im Zoo werden alle Tiere bzw. die dazugehörigen Aktivitäten mit Comindware Tracker verfolgt. Nun soll ein neues Tier angeschafft werden, ein weißer Bär, und Sie möchten ihn so schnell wie möglich sehen. Wenn Sie also im Comindware Tracker des Zoos das Objekt ‘Weißer Bär’ beobachten, werden Sie sofort nach seiner Ankunft darüber benachrichtigt.
Auto-Beobachten. Wenn diese Einstellung aktiviert ist und Sie eine Aktivität für ein Objekt durchführen, werden Sie automatisch zu dessen Beobachter. So ähnlich funktioniert auch die Option ‘Auto-Beobachten’ bei LinkedIn. Wenn Sie also den Inhalt einer Workflow-Aufgabe bearbeiten oder einen Kommentar hinterlassen, werden Sie zum Beobachter dieses Objekts. Genauso als würden Sie auf die Schaltfläche ‘Beobachten’ im Objektformular klicken. Über die Schaltfläche ‘Beobachter verwalten’ werden alle Beobachter angezeigt und bearbeitet. So können auch andere Sie als Beobachter hinzufügen.
Workflow-Benachrichtigungen. Sie sind ein Teil der Workflow-Einstellungen. Bei der Konfiguration von Workflows können Sie die Email-Benachrichtigungen für bestimmte Benutzer und Aktionen automatisieren, zum Beispiel bezüglich der Erstellung, Bearbeitung oder Kommentierung von Objekten. Über diese Aktivitäten (im Arbeitsbereich ihrer Abteilung) erhalten dann folgende Benutzer eine Benachrichtigung: Beobachter, Ersteller und Bearbeiter des Objekts sowie andere spezifizierte Benutzer.
Email-Benachrichtigungen. Um Benachrichtigungen versenden zu können, müssen Sie erst den Email-Server einrichten. Comindware Tracker unterstützt SMTP- und Exchange-Email-Server. Wenn Sie mit der SaaS-Version von Comindware Tracker arbeiten, können Sie diesen Schritt überspringen, denn dann ist bereits ein SMTP-Server für die Versendung von Benachrichtigungen konfiguriert.

Maßgeschneidertes Online Collaboration Tool

Mit Comindware Tracker als Work Management Tool können Sie Ihre Online Collaboration genau nach Ihren Wünschen gestalten, denn die Funktionalität dieses Online Collaboration Tools mit Diskussions-Threads und Benachrichtigungen lässt sich passend zur individuellen Zielsetzung konfigurieren. Folgende Beispiele aus der Praxis zeigen, wie unsere Kunden ihre Kollaborationsprozesse mit Comindware Tracker als Work Management Tool auf einfache Weise optimieren:

Comindware Tracker-Objekte für die Vorbereitung von Veranstaltungen oder Konferenzen – alle Beteiligten können das Objekt ‘Konferenz’ diskutieren und werden per Email über neue Kommentare informiert; alle Daten, Anlagen und Druckversionen von Materialien werden in Comindware Tracker perfekt organisiert und am selben Ort aufbewahrt.
Umfragen/Einladungen/Erinnerungen mit Comindware Tracker automatisch versenden – ein simpler Workflow mit zwei Schritten, einem automatisch auszuführenden zeitbasierten Übergang und Benachrichtigungsfunktion für den zweiten Schritt. Das ist alles. Wenn das für diesen Workflow erstellte Objekt an den zweiten Schritt übergeben wird, erhalten die zuvor spezifizierten Personen die Umfrage/Einladung/Erinnerung per Email.
Comindware Tracker als kollaboratives Abstimmungstool – ein Objekt mit den numerischen Feldern ‘Ja’ und ‘Nein’ einrichten, eine Diskussion starten und die erforderlichen Personen als Beobachter zur Verfolgung und Kommentierung des Objekts einladen.

Haben auch Sie Erfahrungen mit Comindware Tracker als Work Management Tool? Dann erzählen Sie uns und unseren Kunden davon, indem Sie einen Kommentar im untenstehenden Feld hinterlassen.

P.S.

Pst… ich verrate Ihnen ein Geheimnis… Die nächsten Versionen von Comindware Tracker werden mit zwei weiteren Funktionen eines Online Collaboration Tools punkten: Benachrichtigungen anhand der nativen iPhone-Benachrichtigungen sowie die Möglichkeit, Online Collaboration über Remote Desktop-Zugriff und VOIP zu organisieren. Es bleibt spannend!

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Wie Sie mit Online Projektplanungssoftware die Teamproduktivität verdoppeln

Wed, 20 Aug 2014 08:15:10 +0000

Die Vorbereitung auf einen Boxkampf ist kein leichtes Unterfangen. Viel hängt von der Strategie ab und wenn sie nicht gut durchdacht und vorbereitet ist, kann schon ein gut gezielter Schlag den Weg auf die Verliererseite weisen.

Auch die Projektplanung hat so ihre Tücken, hier gibt es ebenfalls eine Reihe strategischer Details zu regeln: die geeigneten Leute ins Projektteam holen, Zeitrahmen abstecken, Abhängigkeiten bestimmen, Budgets aufstellen, Abschlusstermine festlegen und vieles mehr. Aber damit ist die Arbeit eines Projektleiters noch nicht erledigt, denn außer der eigentlichen Projektplanung hat er noch weitere Verantwortlichkeiten. Schließlich hält er eine Führungsposition inne und muss mit sozialer Kompetenz neben der Teamleitung auch dessen Zusammenhalt und Zusammenarbeit optimieren.

Zum Glück gibt es heute revolutionierende Technologien, die Projektleiter dabei ganz erheblich unterstützen. Auf der Basis umfangreicher Recherchen und bislang gesammelter Erfahrungen hat die IT-Branche eine großartige Projektplanungssoftware entwickelt, die Online Projektplanungssoftware. Sie unterstützt den Projektleiter und entlastet ihn von Routineaufgaben, damit er mehr Zeit für andere Aufgaben hat.

Wertschöpfende Vorgänge vs. sekundäre Aktivitäten

In jedem Unternehmen gibt es wertschaffende Tätigkeiten und Randaktivitäten. Laut BusinessDictionary.com sind wertschöpfende Aktivitäten solche, bei denen die „eingesetzten Ressourcen eine positive Rendite erwirtschaften und deren Wegfall sich negativ auf die Prozesse auswirken würde“. Randaktivitäten hingegen, so genannte sekundäre Tätigkeiten, gehören mit Blick auf Beschaffung/Produktion und Handel nicht zu den Hauptaktivitäten eines Unternehmens.

Doch die meisten Projektleiter müssen viel Zeit für sekundäre Tätigkeiten aufwenden. Dazu gehören zum Beispiel die Abstimmung mit anderen Projektleitern bezüglich der Personalressourcen, das Aktualisieren der zeitlichen Projektplanung auf Basis der bereits erledigten Aufgaben oder die Generierung detaillierter Statusberichte. Da bleibt wenig Zeit für wertschaffende Vorgänge wie die Unterstützung der Teambildung oder die Ausstattung des Teams mit optimalen Tools.

Echtzeit-Projektplanung mit Gantt-Diagrammen, Automation und Ressourcenzuteilung

Projektplanungssoftware ist eine hervorragende Unterstützung für Projektleiter.

Mit einer Online Projektplanungssoftware wie Comindware Project werden die sekundären Aktivitäten der Projektplanung automatisiert, damit sich der Projektleiter verstärkt mit wertschaffenden Aufgaben befassen kann. [ad#project-try] Und das ist die Kernfunktionalität von Comindware Project:

Automatisierte prioritätenbasierte Planung
Projektplanung mit Gantt-Diagrammen
Tool für die Ressourcenzuteilung

Automatisierte prioritätenbasierte Planung

Diese Funktion berechnet den Projektplan automatisch, nachdem der Projektleiter in einer leicht verständlichen Drag&Drop-Oberfläche die Aufgaben zugewiesen und die Prioritäten festgelegt hat. Komplexe numerische Priorisierung, Ressourcenabgleich und manuelle Aufgabenverknüpfung gehören damit der Vergangenheit an.

Echtzeit-Projektplanung mit Gantt-Diagrammen

In Comindware Project erledigt die Funktion Gantt-Diagramm-Projektplanung die Neuplanung der verbleibenden Arbeit. Die Anzeige von Projektstatus, prognostizierten Meilensteinen und tatsächlichem Lieferdatum ist jederzeit aktuell und realistisch.

Tool für die Ressourcenzuteilung

Das Tool für die Ressourcenzuteilung verhindert die Überlastung von Ressourcen, die sich immer negativ auf die Teammotivation und -produktivität auswirkt. In dem farbcodierten Diagramm erkennen Sie auf einen Blick, welche Teammitglieder verfügbar sind und welchen bereits mehrere Aufgaben zugewiesen wurden.

Bei größeren Projekten und Teams bieten sich Ressourcenpools für die Aufgabenzuweisung an. Hier können jedem Pool individuelle Leiter zugeordnet werden, die dessen Aktivitäten beaufsichtigen.

Schlussfolgerung

Der Prozess für Projektplanung ist allzu häufig eine zu mühsame und zeitaufwändige Aufgabe. Aber mit der richtigen Online Projektplanungssoftware ist es ein Leichtes, bei Routineaufgaben Zeit einzusparen und die Teamproduktivität zu verdoppeln.

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Adaptiv oder prädiktiv – welche Projektmanagement Lösung ist die optimale?

Tue, 19 Aug 2014 08:20:20 +0000

Agilität verspricht Leistung und agile Prinzipien sind erwiesenermaßen erfolgreich. Agile Projektmanagement Lösungen werden darum mitunter als eine Art Wunderwaffe gegen alle möglichen Probleme bei der Verwaltung von Prozessen und Projekten angesehen.

Doch obwohl das tatsächlich häufig der Fall ist, wäre eine Generalisierung unklug: Erstens müssen für den Erfolg agiler Methoden bestimmte Grundvoraussetzungen erfüllt sein und zweitens eignen sich andere Project Management Solutions zum Teil noch viel besser, vor allem wenn eine detaillierte und aktivitätenbasierte Planung erforderlich ist.

Es gibt nicht die eine, immer richtige Universallösung für Projektmanagement

Vielmehr müssen Sie gleich zu Beginn der Implementierung sicherstellen, dass die ausgewählte Projektmanagement Lösung bzw. Methode die spezifischen Erfordernisse in Ihrem Unternehmen erfüllt und sich außerdem für die Arbeitsweise Ihres Teams eignet. Sonst kann es passieren, dass die Projektmanagement Lösung zu den bereits vorhandenen Problemen beiträgt, statt sie zu lösen.

Adaptiv oder prädiktiv? Welcher Ansatz ist besser?

Heutzutage sind die beliebtesten Project Management Solutions entweder adaptiv oder prädiktiv. Adaptive Software zählt zu den agilen Ansätzen, prädiktive Systeme werden auch als Wasserfall- oder traditionelle Methoden bezeichnet.

Adaptive (agile) Projektmanagement Lösung

Agile Vorgehensweisen wurden aufgrund der Begrenzungen beim Wasserfallansatz entwickelt. Es handelt sich dabei um eine flexible und iterative Projektmanagementtechnik mit Fokus auf die Fähigkeit des Teams, sich an schnell ändernde Kundenerfordernisse anzupassen. Sie eignet sich insbesondere für Projekte im Servicebereich, bei denen kontinuierlich Verbesserungen erwartet werden. Ein eventueller Nachteil liegt in der innovativen Natur dieser Herangehensweise, denn das Endprodukt wird möglicherweise ganz anders als anfangs geplant.

Prädiktive (Wasserfall-/traditionelle) Projektmanagement Lösung

Den traditionellen Wasserfallmethoden muss bereits im Vorfeld des Projektstarts eine detaillierte Planung vorausgehen. Schritte und Abhängigkeiten werden expliziert zugeordnet und die nächste Projektphase wird erst nach Abschluss der vorherigen begonnen. Diese Lösung ist gut geeignet für Projekte mit definierten Aufgaben und Abfolgen, bei denen die Eigenschaften des Endprodukts von Anfang an feststehen.

Adaptiv oder prädiktiv?

Schon diese kurze Beschreibung veranschaulicht, dass sowohl agile als auch Wasserfallmethoden ihre Berechtigung haben. Jedes Vorhaben ist im Einzelfall zu prüfen, denn es kommt immer auf die Anforderungen der individuellen Projekte sowie den daran beteiligten Teams an. Es wäre also falsch, eine der beiden als die grundsätzlich bessere hervorzuheben.

Comindware Project – prioritätenbasierte Planung und prädiktive Gantt-Diagramme

Egal, für welche Lösung Sie sich entscheiden – sie sollte mit Collaboration Software ergänzt werden. Hinter jedem erfolgreichen Projektmanagement steht schließlich das ausführende Team und das kann von der Unterstützung effektiver Collaboration Tools für Unternehmen enorm profitieren. Wenn Sie für Ihr Projekt den traditionellen Wasserfallansatz wählen, können Sie sich dabei von der automatisierten prioritätenbasierten Planungsfunktionalität von Comindware Project unterstützen lassen: Sie erstellt die Projektpläne auf Grundlage der von Ihnen vorgegebenen Aufgabenprioritäten und Ressourcenzuteilung automatisch.

Außerdem planen die prädiktiven Gantt-Diagramme nicht rechtzeitig abgeschlossene Arbeit automatisch neu und zeigen jederzeit den tatsächlichen Projektfortschritt an. So sind die Teamleiter stets darüber informiert, ob die Projektbearbeitung wie geplant bzw. vorzeitig abgeschlossen werden kann oder sich verzögert.

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Für die Optimierung von Arbeitsabläufen sind Cloud Automation Tools die erste Wahl

Mon, 18 Aug 2014 07:35:08 +0000

Wenn ein Unternehmen wächst, steigt auch die Arbeitsauslastung. Damit ergibt sich die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben als logische Konsequenz. Für die Optimierung von Arbeitsabläufen ist die Implementierung einer Cloud-basierten Softwarelösung besonders vorteilhaft, denn sie ist skalierbar und kosteneffektiv.

Wenn es im Unternehmen bereits einen Metadaten-Hub, eine Dokumentenverwaltung oder andere für den Betrieb wichtige Software gibt, sollte die Lösung zur Verwaltung der Arbeitsabläufe in der Cloud eine besondere Eigenschaft besitzen: die einfache Integration von Arbeitsabläufen in der Cloud mit Drittherstelleranwendungen.

Warum sollten Sie Arbeitsabläufe in der Cloud verwalten?

Software, mit der Sie den Arbeitsablauf in der Cloud verwalten können, bietet zahlreiche Vorteile. Microsoft kennt sieben Gründe dafür, dass immer mehr Organisationen zu Cloud-basierten Anwendungen für den Unternehmensbetrieb wechseln:

Produktivitätssteigerung. Nur wenige Klicks sind für den Zugriff auf Dokumente sowie ihre Verteilung nötig. Außerdem sind diese praktisch überall verfügbar, solange eine Internetverbindung besteht, so bleiben auch Remote- und mobile Mitarbeiter produktiv.
Geringe Vorlaufkosten. Es müssen keine kostenintensiven Server zur Aufbewahrung von Emails, Dokumenten und anderen für den Betrieb wichtigen Dateien angeschafft werden; ein besonderer Pluspunkt für Startups.
Zusammenarbeit. Die Teammitglieder können bei Projekten und Aufgaben in Echtzeit zusammenarbeiten, ohne dass unzählige Emails hin- und hergeschickt werden müssen.
Resilienz. Wenn Daten in der Cloud gespeichert werden, führen Hardwareschäden oder -verluste nicht zur Unterbrechung des Arbeitsablaufs aufgrund fehlender Daten.
Einfache Bedienung. Für die Optimierung von Arbeitsabläufen muss weder Hard- noch Software installiert werden. Auch ein IT-Administrator wird nicht benötigt, denn der Datentransfer in die Cloud ist sehr unkompliziert.
Zugriff. Der Zugriff ist über beliebige Smartgeräte möglich: Telefon, Laptop, Desktop-PC oder Tablet.
Sicherheit. Zusätzlich zu RBAC-Protokollen (Rollenbasierte Zugriffssteuerung) verwenden die Anbieter von Cloud-Software für ihre Datenserver mehrere Sicherheitsebenen.

Mit Comindware Tracker optimieren Sie Arbeitsabläufe in der Cloud

Ihnen ist sicher nicht entgangen, dass der Markt mit Cloud-Software für die Optimierung von Arbeitsabläufen riesig und hartumkämpft ist. Hunderte, wenn nicht Tausende Anbieter konkurrieren miteinander. Was macht nun Comindware Tracker so besonders?

API (Anwendungsprogrammierschnittstelle). Die Integrationsfunktionalität der Comindware Web Services API erlaubt die Verknüpfung mit bereits vorhandenen Lösungen wie zum Beispiel MS SharePoint, Salesforce oder SurveyGizmo. So wird die Nutzung Ihrer Daten mit verschiedenen Plattformen und Anwendungen möglich.

Ein Beispiel: Wenn Sie Salesforce für Kundentransaktionen und die Comindware Tracker Business-App für den IT Helpdesk zur Vorgangsverfolgung verwenden, brauchen Sie Dank API nicht zwischen den Anwendungen zu wechseln und Ihre Daten sind nicht mehr auf zwei verschiedene Softwaresysteme verteilt. Alle relevanten Daten aus den einzelnen Anwendungen werden nach der Übernahme in Comindware Tracker in einem Kundendatensatz vereint.

Übrigens ist Comindware Tracker mit MS SharePoint Workflows bereits vorintegriert, es sind also keine weiteren Maßnahmen erforderlich.

Einfachheit per Drag&Drop. Die vertraute Benutzeroberfläche im MS Outlook-Stil sorgt für schnelle Eingewöhnung und mit dem grafischen Workflow-Generator von Comindware Tracker bilden Sie den Arbeitsablauf visuell ganz einfach per Drag&Drop ab. Dafür sind keinerlei Programmierkenntnisse erforderlich.
Hochflexible Anpassung. Vorgefertigte kommerzielle Standardsoftware erfordert für die Anpassung an individuelle Gegebenheiten beim Arbeitsablauf Zeit, Geld und IT-Expertise. Comindware Tracker ist anders: Hier ist es möglich, jeden Workflow nach Bedarf beliebig anzupassen und einmalige Ad-hoc-Prozesse zu erstellen, ohne dafür den gesamten Arbeitsablauf neu einrichten zu müssen.

Schlussfolgerung

Um den Nutzen einer vorhandenen MS SharePoint Workflow Lösung oder anderer Tools zu maximieren, sollten Sie für die Optimierung von Arbeitsabläufen eine Cloud-basierte Software wählen, die die Integration von Drittherstelleranwendungen unterstützt. So sparen Sie nicht nur Zeit und Geld, sondern vermeiden auch die erneute Dateneingabe und Verwendung mehrerer Softwaresysteme.

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Collaboration Tools for Business und ihre Rolle beim Krisenmanagement

Fri, 15 Aug 2014 10:25:58 +0000

Befindet sich ein Unternehmen in einer Krisensituation, ist Vielseitigkeit das Gebot der Stunde. Vielseitigkeit bedeutet Flexibilität und die erfordert vor allem in kritischen Geschäftssituationen eine effektive Kommunikation zwischen allen Beteiligten: Belegschaft, Geschäftsführung und Supportteam. Kein Wunder also, dass Collaboration Tools for Business in Krisensituationen eine so wichtige Rolle spielen.

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Aber was genau ist eine Geschäftskrise?

In den meisten Unternehmen werden tagtäglich Entscheidungen mit Tragweite getroffen. Das ist unumgänglich, auch wenn manche besonders schwierig sind, wie zum Beispiel betriebsbedingte Entlassungen. Doch das ist noch keine Krisensituation. Eine Geschäftskrise bedroht ein Unternehmen in seiner Existenz und kann den Untergang bedeuten, wenn nicht schnell und richtig gehandelt wird. Ausgelöst werden solche Krisen zum Beispiel durch Naturkatastrophen, Terroranschläge, Entführung der Geschäftsleitung, Gewalt am Arbeitsplatz, Betrug durch Mitarbeiter, Sicherheitsgefahren und Produktmanipulationen.

Business Collaboration Software und der Umgang mit kritischen Situationen

Vielleicht haben Sie von dem FedEx-Angestellten gehört, der ein Paket nicht dem Empfänger übergab, sondern es über den Zaun warf und dadurch beschädigte. FedEx reagierte klug und kehrte diesen Vorfall nicht unter den Teppich. Die potentielle PR-Krise konnte durch Offenheit und angemessene Konsequenzen entschärft werden. Ein anderes Beispiel gab es im Oktober 2013: eine folgenschwere Sicherheitslücke bei Buffer. Auch Buffer stellte sich der Situation souverän, klärte den Sachverhalt und löste das Sicherheitsproblem. Währenddessen informierte das Unternehmen laufend öffentlich und umfassend, damit sich die Kunden auch weiterhin gut aufgehoben fühlen.

Wir können nur versuchen uns vorzustellen, wie viel Arbeit und Mühe diese Vorfälle FedEx und Buffer bereitet haben. Aber eines ist sicher, ohne gute Business Collaboration Software wäre alles ungleich schwieriger gewesen.

So sollten Sie sich bei Geschäftskrisen verhalten:

Gehen Sie mit der Situation offen um. Matthew Thornton III von FedEx hat sich sofort öffentlich entschuldigt und zugegeben, dass ihn das Verhalten seines Angestellten verärgert und beschämt. Er nannte Details zur Entschädigung des Kunden und erklärte, dass disziplinarische Maßnahmen ergriffen wurden, ohne durch zu viele Einzelheiten die angegriffene Privatsphäre des Mitarbeiters noch weiter zu beeinträchtigen.
Seien Sie ehrlich und handeln Sie schnell. Buffer entschuldigte sich ebenfalls umgehend, obwohl die Situation von dritter Seite verschuldet worden war. In diesem Fall war ein Spammer unrechtmäßig in den Besitz eines Mitarbeiterkennworts für den Zugang zum Haupt-Dashboard von MongoHQ (Buffers Datenbankmanager) gelangt. Mit Hilfe von Skripten konnte er dann Buffers Social Media-Zugriffstoken stehlen und im Namen der Buffer-Benutzer Spam-Emails verschicken.
Lernen Sie Ihre Lektion. FedEx und Buffer sind beide aus Erfahrung klug geworden. FedEx erinnert mit dem vom Kunden auf YouTube eingestellten Video seine Mitarbeiter daran, dass jedes Paket wichtig und dementsprechend zu behandeln ist. Buffer hat die Sicherheitslücke gefunden, geschlossen und die Sicherheit von Social Messaging erhöht.
Üben Sie den Umgang mit kritischen Situationen regelmäßig. Es dürfte kaum möglich sein, alle potentiellen Krisensituationen zu verhindern. Darum ist ein gut geplantes Krisenmanagement unerlässlich, um den Fortbestand des Unternehmens zu sichern. So können negative Auswirkungen minimiert oder, wie obige Beispiele zeigen, sogar ins Gegenteil gekehrt werden.

Collaboration Tools for Business unterstützen das Krisenmanagement

Das Krisenmanagement ist vor allem durch kurzfristig zu treffende Entscheidungen geprägt. Darum ist eine agile Unternehmensführung mit agilem BPM von großem Vorteil. Doch ein effektives Krisenmanagement erfordert auch geeignete Business Collaboration Software, die Agilität und Echtzeitkontrolle unterstützt. Comindware Tracker ermöglicht Unternehmen schnelle Reaktionen und Verbreitung von Informationen, was für den Ausgang von Krisensituationen entscheidend sein kann. Außerdem können Geschäftsprozesse mit Comindware Tracker „on the fly“ geändert werden, denn Flexibilität ist besonders in Krisen von essentieller Bedeutung.

Schlussfolgerung

Erwarten Sie nicht, dass alles den gewünschten Gang geht; vor allem nicht in der Geschäftswelt. Schwierigkeiten werden immer wieder auftauchen und im Extremfall können Krisen für ein Unternehmen das Aus bedeuten. Die beste Vorbeugung ist die Entwicklung von Gegenstrategien, damit Sie im Falle eines Falles nicht lange fackeln müssen, sondern handeln können.

Regelmäßiges Brainstorming mit Ihrem Team ist die Grundlage, um den Eventualfall vorherzusehen und geeignete Maßnahmen zu planen. Besonders wichtig ist der Einsatz von Collaboration Tools for Business, denn effektive und zeitnahe Kommunikation macht hier den Unterschied.

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Ressourcenmanagement: So vermeiden Sie die Stolperfallen bei der Ressourcenzuteilung

Wed, 13 Aug 2014 06:07:28 +0000

Es gibt zwar keine Patentlösung für den Erfolg beim Projektmanagement, aber bestimmte Basisprinzipien gilt es bei der Planung und Ausführung aller Projekte zu beachten – von den Grundlagen bis zur Aufwandsschätzung, von der Planerstellung bis zur Fortschrittsverfolgung. Eines dieser Prinzipien konzentriert sich auf den Bereich Ressourcenmanagement Software und fällt in die Phase der Projektvorkalkulation.

Der Begriff Ressource steht in der Regel für Personal, Zeit und Budget. Aber in diesem Artikel wollen wir uns vor allem den Bereich Personal näher anschauen.

Effizientes Ressourcenmanagement – warum?

Einer der Hauptgründe für Projektverzögerungen ist die Überlastung der beteiligten Mitarbeiter, die wiederum von einer suboptimalen Projektplanung herrührt. Mal abgesehen von den nachteiligen Auswirkungen auf die Projektausführung insgesamt, erweist sich die Überlastung von Ressourcen als äußerst nachteilig für die Motivation und Produktivität im Projektmanagementteam.

Stellen Sie sich einmal vor, wie Sie sich zwischen Ihren Aufgaben und Projekten zerteilen müssen, während andere Teammitglieder mit den gleichen Fertigkeiten und Qualifikationen viel Leerlauf haben, den sie mit sozialen Medien oder sogar unproduktivem Getratsche füllen. Vermutlich kommen Sie dann zu dem Schluss, dass Sie entweder unentbehrlich sind oder Ihr Projektleiter Sie auf dem Kieker hat.

Für den Projektleiter ist die verwendete Methodik mit Blick auf Ressourcenmanagement Software also ausschlaggebend. Nicht nur aus Gründen der Fairness und Gleichberechtigung, sondern auch um Projekte rechtzeitig, im Budget und gemäß den Erwartungen abzuschließen.

Personal Ressourcenmanagement Software – ein paar Tipps

Die Zuteilung von Personalressourcen ist kein wirklich schwierig zu verstehendes Konzept, aber ohne das richtige Ressourcenmanagement samt entsprechender Technologie um den Prozess zu vereinfachen, kann der Schuss leicht nach hinten losgehen; vor allem wenn es sich um eine größere Zahl von Mitarbeitern handelt.

Natürlich wünschen sich Projektleiter die volle Kooperation Ihres Teams bei jedem einzelnen Projekt. Und sofern eine kollaborative Kultur mit Transparenz und offener Kommunikation für die richtige Einstellung und entsprechende Motivation sorgen, sollte die gewünschte Teamzusammenarbeit ein Selbstläufer sein. Wahrscheinlich muss sie nicht einmal extra erwähnt werden.

Das Personal Ressourcenmanagement birgt jedoch einige Stolperfallen und es passiert schnell, dass aufgrund ungeeigneter Planung und/oder des Fehlens einer fähigen Personal Ressourcenmanagement Software Aufgaben ungleichmäßig oder nicht an die richtigen Teammitglieder verteilt werden. Manchmal wird auch schlicht die Tatsache übersehen, dass selbst die besten Mitarbeiter nicht rund um die Uhr arbeiten.

Folgendes sollten Sie daher beim Ressourcenmanagement im Hinterkopf behalten:

Aufwand statt Kalenderzeiten. In drei Tagen kann viel geschafft werden, sofern jede Minute im Büro für die aktuellen Aufgaben und Projekte eingesetzt wird. Aber wie sieht es aus mit Besprechungen, dringenden Anforderungen oder anderen unerwartet auftretenden Ereignissen? Laut einem Artikel von Karl Wiegers auf ProcessImpact.com sollte man den Zeitaufwand nicht nach dem Kalender kalkulieren, sondern auf Basis von Aufwand im Sinne von benötigten Arbeitsstunden pro Aufgabe.
Schulungsbedarf und Lernkurve. Beim Ausprobieren neuer Tools oder Prozesse haben die erforderliche Einarbeitungszeit und Lernkurve einen deutlichen Einfluss auf die Teamproduktivität. Niemand kann bereits während der Eingewöhnung beste Ergebnisse liefern und unrealistische Erwartungen sorgen mit Sicherheit für schlechte Stimmung im Team.
Plan B. Wir alle wissen, dass viele Projekte nicht wie geplant verlaufen. So ist es nun mal im Leben. Effiziente Projektplanung und Vorkalkulation bedeutet daher auch, mögliche Alternativen und schnell greifende Abhilfemaßnahmen für den Fall der Fälle vorzubereiten.

Schlussfolgerung

Die eingesetzte Personal Ressourcenmanagement Software ist bei den Projekten häufig für Erfolg oder Scheitern verantwortlich. Die Funktionalität der Comindware Project Ressourcenmanagement Software liefert eine einfache und leicht realisierbare Vorgehensweise für die Erkennung und Kontrolle von Ressourcenüberlastung samt Konfliktbehebung im Vorfeld, unterstützt von einer integrierten Ressourcendatenbank für große Teams und umfangreiche Projekte.

Damit werden Aufgaben von den jeweils am besten geeigneten Teammitgliedern bearbeitet, entsprechend der im Projekt vorgegebenen Kriterien verteilt und es ist sichergestellt, dass alle ihren gerechten Teil zum Ganzen beitragen. So wird jedes Projekt zu einem echten Erfolg.

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Ausgewogenheit schaffen mit Ressourcenmanagement Software: Mit weniger Ressourcen mehr erledigen

Tue, 05 Aug 2014 14:40:43 +0000

Der Erfolg von Projektmanagement hängt größtenteils von den individuellen Beiträgen sowie der effektiven Zusammenarbeit aller Mitarbeiter ab. Wenn die anstehende Arbeit nicht optimal verwaltet und zugeteilt wird, müssen sich manche Teammitglieder zwischen verschiedenen Projekten zerteilen und verlieren dabei schnell die Work-Life-Balance. Andere schließen vielleicht ihre Aufgaben nicht rechtzeitig ab, weil ihnen die dafür benötigten Fertigkeiten fehlen. Wechselnde Prioritäten tun ihr übriges und es gäbe noch viele weitere Punkte. Schnell kann dann alles wie ein Kartenhaus zusammenfallen, mit entsprechenden Konsequenzen: Fälligkeitstermine werden nicht eingehalten, Projekte laufen schief und die Kunden sehen sich nach anderen Anbietern um. Kurz gesagt, ein Alptraum von Projektmanagement. Darum ist Ressourcenmanagement Software eines der wichtigsten Werkzeuge für jeden Projektleiter.

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Personalmanagement Software und Ressourcenmanagement Software – warum beide so wichtig sind

Eine gleichmäßige Verteilung der Arbeit im Team gelingt immer schwieriger, denn die Unternehmen werden fortwährend zu Einsparungen gezwungen und müssen Arbeitskosten minimieren. Auch wenn schlanke Organisationen die begabtesten Talente ihrer Branche gewinnen können, sie müssen sich kontinuierlich darum bemühen, mit weniger Personal mehr zu erledigen. Und diese Belastung fordert ihren Tribut. Viele geben ihren Job auf, um dem Stress zu entfliehen. Sogar wenn das mit finanziellen Nachteilen verbunden ist.

Mit einem Ressourcenmanagement Tool, das auch in einer umfassenden Projekt- und Ressourcenmanagement Software wie Comindware Project enthalten ist, erkennen und beheben Sie Ressourcenkonflikte. Zu Ressourcenkonflikten kommt es, wenn einer Person mehrere Aufgaben bei verschiedenen Projekten zugewiesen werden, die alle zeitgleich erledigt werden müssen. Bekanntermaßen ist Multitasking ein Mythos. Sofern der betreffende Mitarbeiter also nicht zaubern kann, wird er kaum alle Projektaufgaben rechtzeitig und mit bestem Ergebnis bearbeiten können. Ganz abgesehen von den psychischen Konsequenzen der Überarbeitung.

Doch mit Ressourcenmanagement Software können Projektleiter schon im Voraus sehen, wie sich eine bestimmte Ressourcenzuteilung auf die einzelnen Projekte und deren Beteiligte auswirkt. Sie müssen nicht erst verschiedene Berichtstools prüfen, sondern können mit einem Blick beurteilen, ob die Projekte mit dieser Ressourcenzuteilung termingerecht abgeschlossen werden können. Außerdem überwachen Sie damit die Arbeitsauslastung im Team, nehmen nötige Anpassungen vor und erkennen welche Ressourcen verfügbar sind.

Personalmanagement Software von Comindware Project

Vor allem dynamische Projekte profitieren von der Comindware Project-Funktionalität zur Verwaltung der Arbeitsauslastung. Ein gutes Beispiel sind Projekte von Architekten, bei denen sich Aufgaben und Prioritäten je nach Kundenwunsch immer wieder kurzfristig ändern. Bei dieser Personalmanagement Software ist die Aufgabenzuweisung mit wenigen Mausklicks erledigt oder neu vorgenommen. Die Arbeitskalender der verschiedenen Mitarbeiter sind farblich gekennzeichnet, damit Projektleiter sofort erkennen, welche Mitarbeiter gerade verfügbar, ausgelastet, an mehreren Projekten beteiligt oder abwesend sind.

Ein weiterer Vorteil von Personalmanagement Software für Projektarbeit ist die visuelle Darstellung von Aufgabenzuweisungen und Fälligkeiten. Damit erkennen Projektleiter auf einen Blick, welche Aufgaben planmäßig verlaufen und welche überfällig sind.

Schlussfolgerung

Um eine ausgewogene Arbeitsauslastung sowie motivierte und produktive Teams zu gewährleisten, sollten Sie Wert auf eine effiziente Ressourcenmanagement Software legen. Das gilt besonders für dynamische Projekte und große Ressourcenpools, aber auch für kleine Talentpools, bei denen eine gleichmäßige Verteilung des Aufwands nicht minder wichtig ist. Wenn Sie mittelmäßige Resultate von müden und gestressten Teammitgliedern vermeiden möchten, ist eine Personalmanagement Software für die effektive Zuteilung des Arbeitsaufwands sicher die beste Lösung.

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Abteilungsübergreifende Outlook Collaboration bei Geschäftsprozessen

Fri, 04 Jul 2014 07:34:16 +0000

Es zahlt sich immer aus, die Arbeitsabläufe in der eigenen Abteilung zu optimieren. Aber noch sinnvoller ist es über den Tellerrand zu blicken, damit auch die abteilungsübergreifenden Vorgänge mit einbezogen werden. Comindware Tracker macht die Outlook Collaboration in der eigenen Abteilung und darüber hinaus sehr einfach; ohne durch Software, Implementierung oder unterschiedliche Formate bedingte Schwierigkeiten.

Nehmen wir als Beispiel die Angebotserstellung in Unternehmen. Mindestens drei Abteilungen sind daran beteiligt:

Der Vertrieb generiert Leads und ermittelt die Kundenerfordernisse.
Die technische Abteilung erstellt den inhaltlichen Teil des Angebots.
Die Finanzabteilung übernimmt die Kalkulation der Preise.

Je nach Branche kommen auch die Bereiche Marketing, Technischer Support, Implementierung oder Testing dazu.

Leider gehen gerade die abteilungsübergreifenden Workflow-Aufgaben häufig verloren. Der Volksmund sagt „Zu viele Köche verderben den Brei“ und wenn zu viele Personen ohne explizite Zuweisung einen Prozessschritt bearbeiten sollen, fühlt sich am Ende oft keiner verantwortlich. Statt erfolgreicher Zusammenarbeit kommt es dann schnell zum Verlust wichtiger Informationen oder Daten.

Das typische Problem: Der eine schickt die Unterlagen an den anderen weiter und kümmert sich nicht mehr darum. Aber der andere findet sie nicht und meint, keine Dokumente erhalten zu haben. So gerät jeder Prozess außer Kontrolle!
Nun kennt man sich in der eigenen Abteilung und die Dokumente werden sicher irgendwann gefunden. Doch abteilungsübergreifend ist das häufig nicht der Fall.

Dieser Umstand ist mit Comindware Tracker und Comindware Tracker for Outlook schnell behoben, denn diese Tools liefern durch Transparenz und Outlook Collaboration die volle Kontrolle für alle Prozesse. Bei Comindware Tracker gibt es für jede Aufgabe einen Bearbeiter, der für einen bestimmten Prozessschritt zuständig ist. Und er kann sich dem nicht entziehen, indem er etwas weitergibt. Es ist jederzeit klar ausgewiesen, wer für welchen Schritt verantwortlich ist und wer gerade an dem Prozess arbeitet. Die Prozesse sind nie ohne einen jeweils zuständigen Bearbeiter und Dokumente werden nicht irgendwohin weitergegeben, sondern der betreffenden Workflow-Aufgabe als Anlage hinzugefügt. Die Workflow-Aufgaben sind mit allen Anlagen und relevanten Daten direkt in MS Outlook verfügbar. Sie müssen also Ihre vertraute Umgebung nicht verlassen. So erledigen Sie Ihre Arbeit komfortabler, haben volle Kontrolle über alle Prozesse und optimieren mit Outlook Collaboration die Zusammenarbeit in Ihrem Team und mit anderen.

Comindware Tracker for Outlook schafft volle Kontrolle über die Prozesse sowie Transparenz für die abteilungsübergreifende Kollaboration. Natürlich gibt es Alternativen zu diesem Tool, aber deren Einrichtung erfordert in der Regel einen hohen Zeitaufwand. Comindware-Lösungen sind im Vergleich zu anderen BPM-Systemen auf dem Markt viel schneller eingerichtet, weil sie sich an bestehende Geschäftsprozesse flexibel und schnell anpassen lassen.

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Business Process Automation Benefits richtig nutzen

Mon, 30 Jun 2014 14:38:24 +0000

Wenn ein Unternehmen wächst und der Arbeitsaufwand steigt, waren bisher eine überlastete Belegschaft oder zusätzlich eingestelltes Personal die üblichen Folgen. Heute ist es jedoch gar nicht so einfach, geeignete Mitarbeiter zu finden. Kompetente Fachkräfte sind Mangelware und entsprechend teuer. Zudem können sich Kosten aufgrund von Neueinstellungen für geringqualifizierte und repetitive Aufgaben negativ auf die angestrebten Kosteneinsparungen auswirken.
An dieser Stelle greifen Business Process Automation-Systeme (BPA).

Warum eine Business Process Automation Software implementieren?

Business Process Automation erstellt eindeutige Schritt-für-Schritt Workflow-Lösungen und beschleunigt so die ansonsten nur vage definierten Geschäftsprozesse. Das Spektrum reicht dabei von simplen Aufgaben wie das Ausfüllen einer Spesenabrechnung bis zu vielschichtigen Vorgängen wie das Entwerfen von Verträgen oder die Rechnungserstellung.

In erster Linie sollen Business Process Automation Tools Ausgaben einsparen. Das Ziel einer größtmöglichen Kosteneffizienz bleibt immer gleich, egal ob es durch vereinfachte operative Prozesse, reduzierte Arbeitskosten oder eine schnellere Reaktion auf Markterfordernisse realisiert werden soll. Darum werden zum einen die Geschäftsprozesse automatisiert, doch zusätzlich sollen die Arbeitskosten durch Integration von geeigneten Technologien und Prozessen für weitere Kostensenkungen sorgen.

Zu den Business Process Automation Benefits gehören:

beschleunigte Arbeitszyklen
kürzere Reaktionszeiten
kaum menschliches Fehlverhalten
reduzierte Arbeitsbelastung
effektive Verfolgung von Arbeitszyklen durch die Geschäftsleitung
effektive Ergebnisdokumentation in der Geschäftsleitung
transparente und effiziente Revisionen

In der Regel werden folgende Vorgehensweisen für die Implementierung von Business Process Automation eingesetzt:

Erweiterung des bestehenden IT-Systems
Kauf einer prozessspezifischen Business Process Automation Software
Kauf eines adaptiven Business Process Automation Tools

Der erste Ansatz beinhaltet den Ausbau eines bereits vorhandenen Modells auf Basis des IT-Systems. Da IT-Prozesse normalerweise ohnehin automatisiert sind, kann es vorteilhaft und kosteneffektiv sein, die bestehende IT-Funktionalität mit einer Business Process Software zu ergänzen. Doch die erforderliche Fachkompetenz kostet Zeit und Geld, genauso wie die anschließende Schulung der Mitarbeiter, damit sie das neue Programm im Arbeitsalltag verwenden können.

Andere ziehen den Kauf einer maßgeschneiderten Geschäftsprozessautomatisierung-Software vor. Der Vorteil von einsatzbereiten Business Process Automation Tools liegt darin, dass sie keinen Entwicklungsaufwand im Unternehmen erfordern. Allerdings sind nicht alle eingebauten Funktionen für alle Branchen nützlich, trotz und gerade wegen der Vielfalt an Funktionalität. So kann es passieren, dass die von manchen Organisationen benötigten Funktionen in dem Produkt nicht enthalten sind oder ein Funktionsumfang bezahlt werden muss, der gar nicht gebraucht wird.

Die dritte Option hingegen kombiniert die beiden ersten Möglichkeiten. Ein vorkonfiguriertes Business Process Automation Tool, das sich vollständig den individuellen Gegebenheiten anpassen lässt, erweitert die im Unternehmen bereits vorhandene Infrastruktur mit der gewünschten branchenspezifischen Funktionalität.

Das richtige Business Process Automation Tool auswählen

Die preisgekrönte Business Process Automation Software Comindware Tracker ist ein solches einsatzbereites und vollständig anpassbares Business Process Automation Tool. Mit Comindware Tracker profitieren Sie von folgenden Business Process Automation Benefits:

Comindware Tracker ist leicht zu erlernen und zu implementieren.
Die benutzerfreundliche Oberfläche und der einfache Bereitstellungsprozess erfordern kein zusätzliches Personal für die Installation, Problembehebung, Wartung und Entwicklung weiterer Prozessfunktionalität.
Dank der visuellen Drag&Drop-Oberfläche ist Comindware Tracker einfach zu bedienen.
Das Tool ist hochflexibel und passt sich Ihren branchenspezifischen Erfordernissen und individuellen Prozessen an, nicht anders herum.
Die Gestaltung, Entwicklung und Aktualisierung dieser Business Process Automation Software erfordert weder eine erneute Bereistellung, noch fortgeschrittene IT-Kenntnisse.

Schlussfolgerung

Unternehmen müssen immer mehr auf finanzielle Besonnenheit achten. Der volatile Charakter unserer heutigen Wirtschaft fordert Einsparungen bei Geschäftsprozessen und operativen Kosten. Durch das Modellieren und Optimieren von Geschäftsprozessen können Unternehmen Reaktionszeiten verkürzen und mehr Zeit für andere Aufgaben freisetzen. Die Prozesseffizienz wird gesteigert und Ressourcen optimal genutzt.

In der Geschäftswelt ist Zeit Geld und je mehr die Unternehmen davon sparen können, desto besser können sie ihre Marktposition ausbauen. Kurz gesagt, von Business Process Automation profitieren nicht nur die Mitarbeiter (durch sinkende Arbeitsbelastung), sondern auch das Unternehmen (durch ein besseres Gesamtergebnis).

Business Process Automation Benefits für Real-time Business

Wed, 18 Jun 2014 09:04:05 +0000

Die durch Fließbänder und Roboter ermöglichte Effizienz und Geschwindigkeit sind nur zwei der zahlreichen Business Process Automation Benefits, von denen die produzierende Industrie heute profitiert.

Doch Business Process Automation ist längst nicht mehr nur in Fabriken anzutreffen. Die stetig wachsende Bedeutung des Internets fordert viel von den Unternehmen, auch die flexible Anpassung an Kundenwünsche und Kaufverhalten. Die Fähigkeit, eine sich als ungünstig erweisende Vorgehensweise in Echtzeit zu korrigieren kann darum zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil werden. Die Business Process Automation Benefits machen es zudem möglich, sich positiv von den Konkurrenten abzuheben, besonders wichtig im heute herrschenden Verdrängungswettbewerb.

Ein gutes Beispiel ist Oreo‘s Super Ball Tweet You Can Still Dunk In The Dark, der in nur einer Stunde 10.000 ReTweets erhielt. Ein Stromausfall beim Super Bowl und das perfekte Timing einer Marketingaktion machten Oreo zum sozialen Stadtgespräch. Ein anderes: Händler können die Einkäufe ihrer Kunden sogar schon verfolgen, während die sich noch in einem Laden befinden. Auf Basis dieser Daten erhalten sie dann besondere Preisnachlässe oder Überraschungsgeschenke, wenn sie in einem anderen Geschäft derselben Kette einkaufen. Mehr Umsatz, zufriedene Kunden – das gefällt beiden Parteien!

Business Process Automation Benefits für Real-time Business in Kurzfassung

Besonders hochdynamische Unternehmen, die ihren Wettbewerbsvorteil gegenüber Konkurrenten durch schnelle Wendemanöver erhalten, profitieren von diesen fünf Business Process Automation Benefits:

Überragende Transparenz und Kontrolle

Geschäfte führen ist wie Autofahren. Wie wollen Sie ohne relevante Informationen über die Vorgänge im Unternehmen oder die laufenden Prozesse die richtigen Entscheidungen treffen? Wenn der Fahrer nichts sieht, landet er schnell im Graben oder sogar im Abgrund. Mit transparenten Prozessen erkennen Sie überraschende Entwicklungen und können rechtzeitig effiziente Gegenmaßnahmen einleiten.

Bessere und schnellere Entscheidungsfindung

Händler, die mit Hilfe von Echtzeitdaten aus einem automatisierten Geschäftsprozess ihren Kunden die richtigen Anreize bieten, sind bei der Kundenbindung besonders erfolgreich. Welcher Kunde mag keine Rabatte und Werbegeschenke, vor allem vom Lieblingsgeschäft?

Geringe Schulungskosten

Bei automatisierten Prozessen gibt es kaum bzw. keine Verzögerungen aufgrund von Fehlverhalten des Personals, vor allem während der Einarbeitungszeit. Fehler führen zu Verspätungen und das ist nie gut fürs Geschäft. Ein weiterer Vorteil von Business Process Automation liegt in der Automatisierung von ständig wiederholten Routineaufgaben, deren manuelle Bearbeitung deutlich mehr Zeit erfordert.

Konsistente Produkte und Dienstleistungen

Kundentreue basiert auf der Erfahrung, dass die Produkte oder Dienstleistungen kontinuierlich die gewünschte Qualität aufweisen. Business Process Automation Benefits versetzen Unternehmen in die Lage, entsprechend strenge Qualitätsstandards dauerhaft zu erfüllen.

Die Geschäfte laufen wie ein Uhrwerk

Die Business Process Workflow Automation stellt sicher, dass alles so funktioniert wie geplant. Ein automatisierter Lieferprozess bestellt zum Beispiel einen LKW, sobald die Ware zum Versand bereit ist. Automatisierte Rechnungssysteme übermitteln gleich nach Überprüfung aller Details eine Rechnungsanforderung an die Finanzabteilung und Urlaubsanträge werden nach Bestätigung von Urlaubsanspruch und Vertretung genehmigt.

Adaptive Business Process Automation – warum?

In gewisser Weise ähnelt die Geschäftsführung der Organisation des persönlichen Alltags. Pläne werden aufgestellt und plötzlich kommt es wie aus heiterem Himmel ganz anders. Wenn es jetzt keinen Plan B gibt oder man nicht improvisieren will sieht es schlecht aus.

Die meisten Business Processes, zum Beispiel in der Fabrikhalle, sind relativ statisch. Alle benötigten Aufgaben und Teilaufgaben sind bekannt und eingetaktet. Die in der Vergangenheit gemachten Erfahrungen verhindern, dass Unvorhergesehenes den normalen Ablauf zu sehr stört.

Aber kundenorientierte Prozesse sind leider nicht so gradlinig. Vielmehr resultieren sie aus den Erwartungen, Szenarien, Verhaltensmustern und Kontext aufseiten der Kunden. Die ändern sich jedoch ständig und sind mitunter nicht vorhersehbar. Darum brauchen Unternehmen adaptive Prozesse. Nur dann sind sie flexibel genug, um sich jederzeit an wechselnde Gegebenheiten anzupassen. Sonst wird es schwierig, mitzuhalten oder sich gar einen Vorsprung zu verschaffen.

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Herausforderungen und Vorteile von Projektplanung und wie Sie von automatisierter prioritätenbasierter Planung profitieren

Tue, 10 Jun 2014 12:52:27 +0000

Workflow-Automation, Marketing-Automation, Email-Automation… Google steigt mit dem Kauf von Nest Labs in den Bereich Smart Home ein und macht damit einen großen Schritt in Richtung Internet of Everything, wie Cisco es nennt. Tatsächlich wird scheinbar immer irgendetwas automatisiert, egal wo man hinblickt. Natürlich kann nicht alles mit Software automatisiert oder effizienter werden. Doch manche Dinge sind für eine manuelle Durchführung zu komplex oder monoton und wichtige Daten sollte man besser nicht gemeinsam mit unstrukturierten Daten aufbewahren.

[ad#project-try] Unter diesem Gesichtspunkt ergibt sich die Frage, ob auch Automation zu den bereits bekannten Vorteilen von Projektplanung zählt.

Von Anfang bis Ende – die Vorteile von Online Project Planning Tools

„Wer den Erfolg nicht plant, der plant den Misserfolg“ – ein Klischee, aber gerade beim Projektmanagement trifft es des Pudels Kern. Projektplanung und Kontrolle, am besten mit einem Online Project Planning Tool, sind für eine erfolgreiche Projektausführung unverzichtbar:

Blueprint. Der grundlegende Plan ist wie eine Landkarte, die ein Projekt vom Start bis zum Abschluss leitet.
Aufgabenzuweisung. Jedes Teammitglied ist für die ihm zugewiesenen Aufgaben verantwortlich. So spürt jeder selbst die Konsequenzen von nicht oder besonders gut ausgeführten Aufgaben, was sich positiv auf die Motivation und eigene Priorisierung auswirkt.
Ressourcen. Effiziente Projektplanung berücksichtigt die Ressourcen Personal, Finanzen, Zeit und trifft Vorkehrungen für eventuell auftretende Verzögerungen, zum Beispiel weil manche Teammitglieder gleichzeitig an mehreren Projekten beteiligt sind.
Problemumgehung und Risikominderung. Projektpläne müssen mögliche Alternativen und schnell greifende Abhilfemaßnahmen für den Fall der Fälle beinhalten.
Fachkundige Mitarbeiter und Fertigkeiten. Während der Planungsphase werden Teammitglieder mit dem benötigten Fachwissen gesucht. Bei Bedarf können sie auch nach Zuweisung einer Aufgabe geschult werden oder ihre Kenntnisse auffrischen.
Projektabschluss. Wenn eine klare Richtung vorgegeben ist, lassen sich die Teammitglieder nicht durch eigene Vorstellungen ablenken.
Wertvolle Erkenntnisse sammeln. Effiziente Projektplanung berücksichtigt die positiven und negativen Erfahrungen aus bereits abgeschlossenen Projekten.

Online Projektplanung und Kontrolle – so meistern Sie die Herausforderungen

Von einem Projektleiter wird eine Menge erwartet. Die vielen Vorteile von Projektplanung sind unbestritten, aber es gibt auch echte Herausforderungen, zum Beispiel:

Unrealistische Fälligkeitsdaten

Viele Projektleiter werden mit illusorischen Abschlussdaten konfrontiert. Egal ob die Geschäftsleitung auf bestimmte Termine besteht oder das Projekt im Vorfeld eines wichtigen Events liegt, zu knappe Deadlines erzeugen Stress und wirken sich negativ auf die Teamproduktivität aus.

Hier sind kreative Planung, Vorbereitung von Alternativen und effektive Kommunikation von entscheidender Bedeutung. Nur so herrscht bei allen Teammitgliedern und Projektbeteiligten von dritter Seite Klarheit. Außerdem erfährt damit die Geschäftsleitung gleich zu Beginn, dass die Einhaltung der gesetzten Termine nicht garantiert ist. Als besonders vorteilhaft hat sich hier die Online Projektplanung erwiesen.

Änderung bzw. schleichende Überschreitung des Projektumfangs

Anpassungen des ursprünglich geplanten Projektumfangs, genehmigt oder ungenehmigt, sind manchmal unvermeidbar. Häufig ergeben sie sich durch zusätzliche oder geänderte Kundenwünsche in letzter Minute.

Eine sorgfältige Projektplanung und Dokumentation mit einem Online Project Planning Tool ist in solchen Fällen besonders hilfreich. Außerdem müssen die angeforderten Änderungen, deren Auswirkungen auf Terminvorgaben und Budgets, sich daraus ergebende Problematiken und geeignete Alternativen an die jeweiligen Beteiligten kommuniziert werden.

Ressourcenmangel

Wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen kommt es immer wieder zu Engpässen bei den essentiellen Ressourcen Zeit, Finanzen und Personal. Darum sollte die Geschäftsleitung Projekte so priorisieren, dass es kein Tauziehen um die geeigneten Mitarbeiter und verfügbaren Geldmittel gibt.

Unzureichende Kompetenz im Team

Werden den Teammitgliedern Aufgaben nur aufgrund ihrer Verfügbarkeit zugewiesen kann es sein, dass sie nicht über die erforderlichen Fachkenntnisse verfügen. Durch entsprechende Schulung kann dieser Umstand behoben werden. Ist das nicht möglich, wäre das Auslagern bestimmter Projektkomponenten oder die befristete Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter eine Alternative.

Softwaresysteme ohne Kollaborationsfunktionalität

Auch Desktop-Projektmanagementtools wie Microsoft Project verfügen über Funktionen wie Gantt-Diagramme und Ressourcenabgleich. Allerdings eignen sie sich nur bedingt zur Kollaboration, vor allem in geografisch verteilten Teams. Hier haben sich Online Project Planning Tools bewährt, die jederzeit und von überall erreichbar sind und keine kostenintensive In-Haus-Infrastruktur erfordern.

Suboptimale Kommunikationswege

Zum Teil werden auch Personen außerhalb des Unternehmens am Projekt beteiligt, zum Beispiel Kunden, Lieferanten, Dienstleister oder Subunternehmer. Häufig behindern jedoch In-Haus-Projektmanagementtools eine effektive Zusammenarbeit mit externen Dritten, weil VPN-Systeme die Kommunikationskanäle aus Sicherheitsgründen blockieren. Bei SaaS-basierten Projektmanagementtools ist das nicht der Fall.

Comindware Project und Online Projektplanung – ein großer Schritt in Richtung Effizienz

Früher brauchte ein Projektleiter analytisches Denken und Kenntnisse in der Projektplanung und Kontrolle, sein Handwerkszeug waren Taschenrechner und Whiteboard. Natürlich haben Rechner und Board auch heute ihren Nutzen, aber automatisierte Online Project Planning Tools bringen deutlich mehr Effizienz. Mit dem Projektstrukturplan von Comindware Project erstellen Sie die Aufgaben und Aktivitäten zunächst und legen sie dann an der richtigen Stelle im Plan ab, während gleichzeitig ein effizienter Ressourcenabgleich stattfindet.

Außerdem organisiert die automatisierte prioritätenbasierte Planung Ihre Projekte entsprechend der Aufgabenzuweisung und der vergebenen Priorität. Sie verschieben nur die Aufgaben per Drag&Drop, der Plan wird automatisch berechnet.

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Marketing Automation für kleine Unternehmen: Viele Wege führen nach Rom

Fri, 06 Jun 2014 08:44:53 +0000

Marketing ist der Motor aller Geschäfte. Selbst weltbeste Produkte oder Dienstleistungen werden kaum Absatz finden, wenn niemand sie kennt. Doch Marketing ist gar nicht so einfach und einzelne Aktionen machen wenig Sinn. Vielmehr handelt es sich um einen fortwährenden und dynamischen Prozess, der sich mit dem Markt weiterentwickelt. Sogar große und etablierte Marken wie Coca-Cola, McDonalds, Starbucks oder Nike investieren kontinuierlich in Marketingaktivitäten, um sich den über Jahre aufgebauten Wettbewerbsvorteil zu erhalten.

Werbekampagnen, Werbefunk und Werbedruck, Website-Aktualisierungen, Begleitmaterial und vieles mehr. Angesichts dieser Fülle ist es kein Wunder, dass immer häufiger der Begriff „Marketing Automation Software“ auftaucht. Heutzutage ist ohnehin fast alles automatisiert, warum sollten also die immer wiederkehrenden Marketingaktivitäten nicht auch automatisiert werden?

Aber was genau ist eigentlich ein Marketing Automation System?

Salesforce beschreibt es in einem Artikel so:

Marketing Automation Software ist ein Toolset und wurde speziell dafür entwickelt, einige der zeitaufwändigsten Aufgaben im modernen Marketing und Vertrieb zu optimieren und zu vereinfachen. Ob für die Lead-Qualifizierung oder als Hub für die Erstellung digitaler Kampagnen, Automation zielt immer darauf ab, unsere viel zu schnell immer komplexer werdende Geschäftswelt zu vereinfachen.

Mit Marketing Automation Software können Unternehmen:

Vertriebs- und Marketingziele auf einander abstimmen
gut und weniger gut funktionierende Prozesse erkennen
die Effizienz steigern und operative Kosten senken
die Leadqualität verbessern
die Marktreichweite erhöhen
Kundenbeziehungen stärken

Doch wie sieht es aus mit Marketing Automation für kleine Unternehmen ohne großes Marketingbudget?

Marketing Automation Software – wie funktioniert sie?

Marketing Automation Systeme ist nicht nur für große Unternehmen von Vorteil. Laut Marketo ist der Bereich Marketing Automation für kleine und mittelgroße Unternehmen (KMU) zurzeit der Sektor, der am stärksten wächst. Davon profitieren alle Branchen, Business-to-Business (B2B) und Business-to-Consumer (B2C).

In der Regel fällt die Entscheidung für ein Marketing Automation System anhand folgender Kriterien:

Kosten der Software
anfängliche Größe der Datenbank
Konzept der eigenen Marketingaktivitäten
Support und Verwaltungsaufwand der Software

Weil die finanzielle Ausstattung von kleinen Unternehmen und Startups häufig nicht mit der von größeren Mitbewerbern mithalten kann, entwickeln sich Marketing Automation Systeme für kleine Unternehmen selbst zu einer Nische. Manche Hersteller bieten ausschließlich Marketing Automation Software für kleine Unternehmen an. Aber es gibt Angebote für fast alle Unternehmenstypen, häufig sehr preisgünstig oder sogar kostenlos, mit weniger aufwändig gestalteter Funktionalität für nicht so umfangreiche Marketingkampagnen.

Comindware Tracker und Marketing Automation in kleinen Unternehmen

Für die Marketing Automation ist nicht in jedem Fall der Kauf einer separaten Marketing Automation Software erforderlich. Comindware Tracker bietet nicht nur die Funktionalität für Stellenbesetzungen, Rechnungserstellung und Vorgangsverfolgung. Eine der vorkonfigurierten und sofort einsatzbereiten Funktionen ermöglicht die Marketing Automation für kleine Unternehmen und auch für große Organisationen. Und das mit geringen Softwarekosten und ohne großen Lernaufwand.

Mit der Comindware Tracker-Funktion Marketing Automation Workflow können Sie:

vorkonfigurierte Workflow-Prozesse für Marketing sofort einsetzen
Marketingkonzepte nach wechselnden Prioritäten organisieren
Marketingausgaben minimieren
Website-Inhalte nahtlos erstellen und planen
eigene Marketing-Workflows einrichten
vorkonfigurierte Marketing Automation Vorlagen einfach an individuelle Erfordernisse anpassen

Schlussfolgerung

Viele Wege führen nach Rom. Für alle Marketingkampagnen und jedes Budget gibt es ein passendes Marketing Automation System. Doch der Kauf einer separaten Marketing Automation Software ist nicht immer der beste Ansatz. Vor allem, wenn Sie bereits ein adaptives Universalsystem mit vorkonfigurierten Lösungen einsetzen, die Sie flexibel an Ihre individuellen Erfordernisse bei automatisierten Workflows anpassen können.

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Professionelles Projektmanagement wird mobil

Tue, 03 Jun 2014 13:33:16 +0000

Comindware Project unterstützt Projektmanager mit neuer Smartphone- und Tablet-App bei der mobilen Arbeit

Woburn MA / München, 03.06.2014 – Comindware, Anbieter von adaptiven Business Process Management- (BPM) und kollaborativen Projektmanagement-Lösungen, baut die Nutzungsmöglichkeiten von Comindware Project aus. Mit der Verfügbarkeit der Comindware Project App für die mobilen Plattformen iPad, iPhone und Android haben Projektmanager nun auch unterwegs oder in Meetings volle Kontrolle über ihre Projekte. Der Software-Anbieter macht damit das Projektmanagement inklusive Projektplanung, Projektsteuerung und Kollaboration für die gesamte Bandbreite an Clients möglich.

Mit den mobilen Versionen von Comindware Project behalten leitende Projektverantwortliche in Meetings oder unterwegs die Kontrolle und den Überblick über alle laufenden Projekte. Der Wechsel zwischen Desktop und mobiler Anwendung wird ohne Einschränkungen möglich. Projektmanagern wie Team-Mitgliedern stehen damit umfassende Funktionen zur Verfügung:

Bearbeiten bestehender Aufgaben aus der Desktop-Version von Comindware Project
Versenden und Freigeben von Arbeitszeitlisten
Zusammenarbeit mit Team-Mitgliedern zu Aufgaben und Dokumenten
Upload und Diskussion von Dokumenten
Arbeiten mit visuellen Organisations-Grafiken
Überwachen und Auflösen von Ressourcenkonflikten

Nutzer des Apple iPad haben zudem die Möglichkeit, ihre Planungen mit Gantt-Charts auf dem Gerät auszuführen. “Comindware hat bei der Entwicklung seiner Software stets die Bedürfnisse des Wissensarbeiters mit hohem Problemlösungsbedarf im Blick. Gerade Unternehmen, die vorwiegend in Projekten arbeiten, benötigen für ihre mobilen Mitarbeiter die richtigen Werkzeuge für die Arbeit unterwegs. Mit den neuen Apps von Comindware Project adressieren wir genau diese Zielgruppe,“ erklärt Comindware Geschäftsführer Helmut Heptner.

Downloads:
Comindware Project (iPhone):
https://itunes.apple.com/de/app/comindware-project/id789686899?mt=8

Comindware Project HD (iPad):
https://itunes.apple.com/de/app/comindware-project-hd/id845038151?mt=8

Comindware Project (Android):
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.comindware.project

Mehr Informationen zu Comindware Project und den Lösungen des Herstellers sind auf der Website von Comindware unter www.comindware.de erhältlich.

Weitere Informationen zu den Comindware Lösungen und Produkten sind auf der Website des Herstellers unter www.comindware.com erhältlich.

Ansprechpartner für die Presse:
iKOM interim Kommunikation Silvia Hänig Tel.: 089- 4484127 E-Mail: haenig@ikom.org

Über Comindware

Comindware ist Pionier in adaptivem Business Processs Management. Das inhabergeführte Unternehmen wurde 2010 in Woburn, USA, von Max Tsypliaev, einem Industriemanager mit langjähriger Erfahrung in der IT-Branche, gegründet. Zuvor baute Tsypliaev mit Acronis einen der erfolgreichsten Tool-Anbieter im Windows-Professional Umfeld auf. Comindware beschäftigt derzeit weltweit 70 Mitarbeiter. Seine Lösung Comindware Tracker wird von namhaften Unternehmen wie VW Autostadt und Gazprom Avia eingesetzt.

Comindware Tracker: Stellenbesetzungsprozesse einfach verwalten

Mon, 02 Jun 2014 14:58:57 +0000

Nehmen wir Folgendes an:

Sie sind der CEO eines mittelgroßen Unternehmens, das kontinuierlich expandiert und entsprechenden Personalbedarf hat. Für jede offene Stelle interessieren sich ca. 20 Bewerber. Von diesen 20 Personen reichen einige alle Unterlagen ein, während andere mehrfach erinnert werden müssen. Manche der erfolgreichen Kandidaten lehnen ein Stellenangebot sofort ab, andere brauchen Bedenkzeit.

Nun gibt es Positionen, die mangels geeigneter Bewerber länger als sechs Monate vakant bleiben. Natürlich gehen während dieser Zeit weitere Bewerbungen und Emails mit Unterlagen sowie telefonische Nachfragen ein.

Wenn Sie für die engere Auswahl von Kandidaten zuständig sind, sammeln sich im Laufe der Zeit auf Ihrem Schreibtisch also eine Menge Akten an. Selbst wenn Sie als CEO nicht direkt am Stellenbesetzungsprozess beteiligt sind, werden Sie wissen wollen, wie die Personalbeschaffung vorangeht und ob sie rechtzeitig erfolgreich abgeschlossen sein wird.

So wird ein Schuh draus

Mit diesem Szenario werden Sie und die für Personalbeschaffung verantwortlichen Mitarbeiter bei jeder freien Stelle konfrontiert. Egal wie sehr Sie sich bemühen – wenn Sie versuchen mit Tabellenkalkulationen, Email-Unterhaltungen und einer Dokumentenverwaltungssoftware von Drittherstellern ein funktionierendes System aufzubauen, ist die resultierende Arbeitsbelastung einfach zu hoch.

Dadurch ziehen sich Stellenbesetzungsprozesse entweder so lange hin, dass ein rechtzeitiger Abschluss nicht möglich ist oder es werden neue Mitarbeiter eingestellt, die nicht wirklich ins Unternehmen passen bzw. denen erforderliche Qualifikationen fehlen. Die Konsequenzen davon sind allen wohlbekannt.
Wie kann man solche Situationen am besten vermeiden? Mit einem System für die Verwaltung von Stellenbesetzungsprozessen, das unkompliziert in der Bedienung und bei der Implementierung ist.

Ihre Stellenbesetzungsprozesse und Comindware Tracker

Die Verwaltung von Stellenbesetzungsprozessen muss nicht kompliziert sein. In der folgenden Darstellung sehen Sie einen Workflow-Prozess in Comindware Tracker, der die aktuellen Aktivitäten zur Personalbeschaffung abbildet. Von Anfang bis Ende sind alle Schritte klar und verständlich erfasst. Der Workflow liefert den Echtzeitstatus für alle Bewerbungen; egal ob auf die Entscheidung des Vorgesetzten gewartet wird, die Vorstellungsgespräche noch andauern oder der Vertragsentwurf in Arbeit ist.

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Die so gewonnene Transparenz ermöglicht Ihnen und dem Personalbeschaffungsteam akkurate Prognosen und Hochrechnungen. Besonders vorteilhaft ist bei Comindware Tracker die automatische Zuweisung von Aufgaben an die Teammitglieder, die mit einer Email-Benachrichtigung an den nächsten Bearbeiter in der Prozesskette einhergeht.

Der Stellenbesetzungsprozess in Unternehmen ist individuell verschieden. Darum können Aufgaben in der Workflow-Vorlage für Stellenbesetzungsprozesse maßgeschneidert hinzugefügt oder entfernt werden – ganz einfach per Drag & Drop.

Dokumente, Listen und Berichte – alles in einem System

Wenn nun die am besten geeigneten Bewerber zur endgültigen Auswahl feststehen, findet für die finale Prüfung der Unterlagen von Kandidaten und Personalverantwortlichen ein Meeting mit anschließendem Brainstorming statt.
Das ist eine gute Möglichkeit, um die Schlussphase des Stellenbesetzungsprozesses einzuleiten. Allerdings bedeutet das:

Besprechungstermine müssen organisiert werden
Unterlagen sind auszudrucken
Brainstorming gibt es erst nach Besprechung und Prüfung der Unterlagen

Häufig ist es schwierig, alle Beteiligten terminlich unter einen Hut zu bringen. Unter Umständen ist eine Zusammenkunft darum gar nicht möglich. Bei Comindware Tracker sind alle Dokumente in den entsprechenden Prozesselementen gespeichert und alle autorisierten Personen haben jederzeit und von überall Zugriff darauf – ohne Meeting, ohne Ausdrucke. Zusätzlich werden hier alle Kommentare, Beobachtungen oder Anmerkungen in den Diskussions-Threads aufbewahrt. Auch sie sind für alle Teammitglieder verfügbar, im Gegensatz zu den verstreuten Unterhaltungen per Email oder Messaging-Plattform, deren Verfolgung sehr aufwändig und mühsam ist.

Außerdem können Sie bestimmte Listen erstellen und nach verschiedenen Kriterien sortieren bzw. filtern; zum Beispiel nach vakanten Positionen, Bewerbungseingang oder geplanten Vorstellungsgesprächen.
Für die fundierte Berichterstellung generieren Sie mit wenigen Mausklicks diverse Diagramme:

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Schlussfolgerung

Sicher kennen Sie das Klischee „Mitarbeiter sind das Rückgrat eines Unternehmens“. Aber Klischees haben durchaus ihre Berechtigung. So abgedroschen sie mit der Zeit klingen mögen, sie treffen des Pudels Kern: Eine Organisation ist nur so gut, wie ihr Personal. Darum ist ein effizienter Stellenbesetzungsprozess so wichtig.

Um dieser zentralen Bedeutung Rechnung zu tragen, sollte der routinemäßige Teil der Prozesse vereinfacht und optimiert werden. Das entlastet die für die Personalbeschaffung verantwortlichen Mitarbeiter, damit sie sich auf die wertschöpfenden Bereiche der Personalverwaltung konzentrieren können – zum Beispiel die eigenen Angestellten zu Partnern und Markenfürsprechern machen.

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Sorgt Ihre Team Project Management Software für pünktliche Lieferung?

Fri, 30 May 2014 07:23:49 +0000

Team Project Management Software spielt eine wichtige Rolle, soll sie doch die Projektausführung optimieren und für effektive Kommunikation sorgen. Es ist also von großer Bedeutung, das für Ihre Projekte und Teams richtige Tool auszuwählen.

Man sagt, das Fälligkeitsdatum sei die beste Motivation. Das ist richtig, obwohl dieser Termin häufig auch Stress erzeugt. Doch ohne bestimmte Fälligkeiten wäre wohl nie erkennbar, ob all die heute verfügbaren Werkzeuge und technologischen Möglichkeiten tatsächlich Früchte tragen. Denn einzuhaltende Fristen sorgen dafür, dass wir nicht einfach in den Tag hinein leben.

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Beim Teamwork ergeht es uns nicht anders, auch hier sind Deadlines wichtig. Projekte müssen pünktlich abgeschlossen werden, damit Kunden ihrem Geschäft nachgehen können. Verzögerungen oder gar Unterbrechungen können hier harte Konsequenzen nach sich ziehen. Darum lohnt sich der Einsatz von Projektmanagement Software.

Und so kommt es zu verpassten Terminen und suboptimaler Produktivität:

Unzureichendes Zeitmanagement. Das kann passieren, wenn Sie ein Projekt übernehmen und sich beim Abschätzen des Zeitaufwands verrechnen. Die meisten Menschen überschätzen einfach, wie viel Arbeit sie in einer Woche oder an einem Tag schaffen können.
Unproduktive Kommunikation. Sie glauben, in der Teambesprechung alles klar und deutlich gesagt zu haben. Aber können Sie sich auch sicher sein, dass es bei den Mitgliedern Ihres Projektmanagement Teams auch genauso angekommen ist?
Falsche Prioritäten. Nicht nur die Regierung setzt falsche Prioritäten. Auch Teams ergeht es so, vor allem wenn die Ziele nicht eindeutig definiert sind.

Kompetente Projektmanagement Software, Teamdynamik und Deadlines

Manche kümmern sich nicht um Termine, weil sie sich von der Planung nicht viel versprechen. Vor allem bei großen Projekten mit vielen Variablen mag das vielleicht so sein. Trotzdem zahlt es sich im Allgemeinen aus, Termine wenn irgend möglich einzuhalten. Wenn Sie die folgenden Tipps beachten, haben Sie gute Chancen, Ihre Projekte pünktlich abzuschließen:

Kommunizieren Sie. Sorgen Sie für eine gute Atmosphäre und ein respektvolles Miteinander im Team. Offene und ehrliche Kommunikation lässt Negativität gar nicht erst aufkommen. Besonders vorteilhaft für gute Kollaboration ist eine Team Project Management Software wie Comindware Project. Hier ist das Starten von Projektdiskussionen ganz einfach, denn im Team kann man nicht genug kommunizieren. Auch wenn eigentlich alle wissen was sie wann zu tun haben, wird eine Erinnerung nicht schaden.
Motivieren Sie. Motivation entsteht nicht nur durch finanzielle Zuwendungen. Auch die Anerkennung von Leistung vor dem gesamten Team erhöht die Produktivität und ist eine kostengünstige Möglichkeit, um das Engagement der Mitglieder zu steigern.
Priorisieren Sie. Die Definition von Zielen sorgt nicht nur für die Einhaltung von Terminen, sondern kann alle im Project Management Team anspornen. Wenn Sie Ihre Ziele zu den Zielen Ihrer Teammitglieder machen wollen, sollten Sie deren persönlichen Ehrgeiz aktivieren.
Zeigen Sie Anerkennung. Menschen möchten in ihren Handlungen bestätigt werden. Wenn sie ihre Sache gut machen, kommen entsprechende Belohnungen und offizielle Anerkennungen gut an. Doch in geografisch verteilten Teams sind Teambesprechungen vor Ort häufig nicht möglich. Darum bietet Comindware Team Network die Option, eigene Auszeichnungen zu gestalten und Diskussionräume einzurichten, in die andere Personen mit wenigen Mausklick eingeladen werden können.
Begeistern Sie. Das Engagement der Teammitglieder entwickelt sich schon mit der Erklärung, welche Rolle sie einnehmen, wie ihre Fertigkeiten und Erfahrungen positiv ins Projekt einfließen und welche Probleme sie damit tatsächlich lösen. Wenn Mitarbeiter ihren Platz im großen Ganzen kennen und wissen, dass sich ihr Team auf sie verlässt, sind sie deutlich motivierter.
Fördern Sie. Neben der Auszeichnung von guter Leistung sollten Sie den nicht ganz so erfolgreichen Teammitgliedern konstruktives Feedback geben sowie Verbesserungspotential aufzeigen und geeignete Aktionselemente empfehlen.

Kurz gesagt

Die meisten Projekte werden im Team bearbeitet und ein Teamgefühl entsteht in erster Linie durch Kommunikation. Eine Projektmanagement Software mit Funktionalität für effektive Kommunikation und zur Unterstützung der Kollaboration ist ausgesprochen hilfreich, um Projekte rechtzeitig abzuschließen. Aber vergessen Sie dabei nicht, dass jede Projektmanagement Software nur ein Werkzeug ist und dass Herz und Seele aller Projekte immer noch in den Projektzielen liegen.

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Vorteile von HR Workflow Automation: So vereinfachen Sie die Organisation Ihrer Personalressourcen

Fri, 23 May 2014 09:58:19 +0000

Zeit ist Geld. Auch wenn man dieses Klischee nicht gern hört, es ist wahr. Gesparte Zeit ist gespartes Geld und damit sicher einer der augenscheinlichsten Vorteile durch Workflow Automation.

Die Vorzüge von Workflow Automation sind zahlreich. Das liegt daran, dass der durch Workflow Automation Software reduzierte Zeitaufwand weitere Einsparungen nach sich zieht, vielleicht nicht gleich in Form von Geld, aber auf Dauer kommt eine stattliche Summe zusammen.

In diesem Artikel wollen wir uns die Vorteile von HR Automation Software näher ansehen.

HR Automation Software – warum?

Die Personalabteilung ist in jedem Unternehmen von zentraler Bedeutung. Ob Neueinstellung oder Einarbeitung, Fortbildung oder Zertifizierungsmaßnahme, Urlaubsantrag oder Gehaltszahlung – hier wird sichergestellt, dass alle wichtigen Vorgänge rechtzeitig und korrekt ablaufen, um die Motivation und Leistungsbereitschaft in der Belegschaft optimal zu fördern.

In Anbetracht der vielschichtigen Aufgaben des HR-Teams ist die Gefahr von Fehlern, und damit verfehlten Zielen, doch relativ hoch. Emails und persönliche Produktivitätsanwendungen können zwar hilfreich sein, aber nur in begrenztem Maße. Vor allem, wenn Aufbau und Pflege des Talentpools sowie die Zufriedenheit und Motivierung der Mitarbeiter im Unternehmen als Teamaufgabe gilt.

Wir sind uns sicher einig, dass Emails nicht zu den besten Collaboration Tools gehören. Aufgaben können in den vielen Nachrichten verlorengehen und manche Mitwirkende werden versehentlich gar nicht in die Kommunikation aufgenommen. Außerdem können Emails nicht als zentraler Aufbewahrungsort für gemeinsam genutzte Dateien dienen, weil deren isolierte Aktualisierung zu inkonsistenten Dateiversionen führen würde. Wenn Änderungen dann nicht mit Hilfe einer weiteren Email an alle Beteiligten kommuniziert werden, besteht die Gefahr, bei Kalkulationen oder anderen aufgabenbezogenen Aktivitäten mit veralteten Daten zu arbeiten.

Persönliche Produktivitätsanwendungen hingegen unterstützen nicht unbedingt das Teilen von Dateien, kollaborative Aktivitäten oder gar Echtzeitaktualisierungen. Und da es sich um persönliche Produktivitäts-Apps handelt, bei denen es nicht immer um den Arbeitskontext geht, wirken sie häufig eher ablenkend.

Was ist denn nun die Lösung? HR Automation Software.

HR Tracking Software – die Vorteile

Die auch unter dem Begriff HR Tracking Software bekannte, webbasierte HR Workflow Automation Software realisiert folgende Vorteile:

Echtzeitkollaboration. Im heute herrschenden Verdrängungswettbewerb ist es von immenser Bedeutung, sich schnellstens an Veränderungen anzupassen. Das gilt nicht nur für Kundenbelange und Marktbedingungen, sondern auch für den Personalbedarf und Mitarbeiteranforderungen. Collaboration Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit sind somit ein Schritt in die richtige Richtung.
Gemeinsamer Zugriff auf Dateien und Dokumente. Die Personalverwaltung erfüllt in erster Linie administrative Funktionen, daher werden viele Dateien geteilt. Im Gegensatz zu Emails sind bei einer HR Tracking Software alle Dateien jederzeit auf dem aktuellen Stand. Es entsteht also wegen Bearbeitungsfehlern aufgrund ungenauer oder veralteter Daten keine Mehrarbeit.
Jederzeit und überall erreichbar. Auf eine webbasierte HR Automation Software können Sie von jedem Ort und zu jeder Zeit über beliebige Kanäle zugreifen (PC, Laptop, Tablet oder Smartphone). Das eröffnet die Möglichkeit, auch außerhalb der vier Bürowände produktiv zu sein.
Mit weniger Fehlern mehr erledigen. Nicht nur in der Personalverwaltung, in vielen Abteilungen wird die meiste Nacharbeit durch menschliche Fehler verursacht. Muss bei Aufgaben und/oder Berichten nachgearbeitet werden, verschieben sich nicht nur im Team die Fälligkeitsdaten. Häufig sind die Auswirkungen im gesamten Unternehmen zu spüren. Der Einsatz einer zuverlässigen Automation Software, die für Transparenz und akkurate Daten sorgt, schafft Abhilfe. Projekt- und Teamleiter können damit Komplikationen frühzeitig entdecken und Korrekturmaßnahmen einleiten, bevor es zu spät ist.
Mehr Zeit für wertschaffende Aktivitäten. Wenn mit weniger Fehlern mehr Arbeit erledigt wird, haben alle mehr Zeit für die Ausführung von wertschöpfenden Aktivitäten wie zum Beispiel Mitarbeiterschulungen oder die Planung von Teamentwicklungsmaßnahmen.

Comindware Tracker und Ihre HR Automation Initiativen

Comindware Tracker ist eine vielseitige, multifunktionale Automation Software, die eine große Bandbreite von Geschäftsprozessen automatisieren kann, unter anderem in der Personalverwaltung. Von anderen Angeboten unterscheidet sie sich insbesondere durch folgende Eigenschaften:

Vorkonfigurierte HR-Vorlagen. Comindware Tracker wurde auf der Grundlage ausgiebiger Branchenrecherchen entwickelt und enthält vorkonfigurierte HR-Vorlagen, wie sie von vielen HR-Teams heutzutage verwendet werden. Damit ist der Workflow schon nach wenigen Minuten und Mausklicks startklar.
Leistungsstarkes und trotzdem einfaches, individuell anpassbares BPM. Um Comindware Tracker einzurichten, müssen Sie kein IT-Experte sein. Für individuelle HR-Prozesse speziell in Ihrem Unternehmen können Sie einfach per Drag&Drop die vorkonfigurierten Vorlagen genau anpassen.
Eigene Lösungen. Sogar wenn Sie eine eigene Workflow-Vorlage ganz neu erstellen möchten, erfordert das dank dem grafischen Workflow-Generator von Comindware Tracker keinen komplexen und zeitintensiven Programmieraufwand.

Schlussfolgerung

Die Vorteile von Workflow Automation in der Personalverwaltung sind überzeugend. Wenn Ihr Unternehmen expandieren möchte, aber Personalverwaltungsangelegenheiten immer noch manuell bearbeitet, ist es Zeit für eine neue Strategie. Die Automatisierung von Routineaufgaben in der Personalabteilung spart nicht nur Zeit und Nerven, sie hält auch alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand. Außerdem kommen die Fähigkeiten der Mitarbeiter den übergeordneten Unternehmenszielen zu Gute, während sie im Gegenzug angemessen für ihr Engagement gewürdigt werden.

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Comindware Team Network und Social Collaboration am Arbeitsplatz

Wed, 21 May 2014 12:31:02 +0000

Laut einer Pew-Internetumfrage waren mit Stand 30. September 2013 insgesamt 73% der erwachsenen Webnutzer in sozialen Netzwerken aktiv. Richtig eingesetzt realisieren soziale Medien außer der damit untrennbar verbundenen Selbstauskunft eine ganze Reihe von Vorteilen: Gleichgesinnte treffen, Unterstützung in der Community erfahren, immer bestens informiert sein, interessante und nachdenkliche Diskussionen führen usw.

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So zeigt sich wieder einmal ganz deutlich die gesellige Natur des Menschen. Kann sich ein Arbeitgeber diese Eigenart zu Nutze machen, profitieren davon nicht nur die einzelnen Teammitglieder, sondern das Unternehmen insgesamt.

Doch die weit verbreiteten Social Collaboration Tools wie Facebook, Twitter oder LinkedIn eignen sich für die berufliche Zusammenarbeit nur bedingt. Manche Organisationen empfinden die negativen Begleiterscheinungen sogar als so gravierend, dass solche Tools überhaupt nicht in Betracht kommen. Hier ein paar Beispiele für potentielle Nachteile:

Mitarbeiter könnten das Opfer von Internetbetrügern werden und Datendiebstahl riskieren.
Viren, Schadsoftware oder sogar Hacker könnten ins Unternehmensnetzwerk eindringen und vertrauliche Informationen ausspähen.
Ungerechtfertigte negative Kommentare über das Unternehmen könnten verbreitet werden und dem guten Ruf schaden.
Aufgaben und Projekte bzw. deren Abschluss könnten sich verzögern, wenn die Mitarbeiter sich von nicht sachdienlichen Feeds und Aktivitäten ablenken lassen.

Die Lösung: eine Social Collaboration Software speziell für den Arbeitsplatz.

Social Collaboration und Comindware Team Network

Die Social Collaboration Software Comindware Team Network wurde speziell für den Arbeitskontext von Teams und Projekten entwickelt und bildet die Grundlage für die vor kurzem veröffentlichte Projektmanagement Software Comindware Project. Comindware Team Network liefert ohne die von den üblichen Social Collaboration Tools bekannten Ablenkungen einen kollaborativen Ansatz zur Steigerung der Arbeitsplatzproduktivität.
Zu den wichtigsten Funktionen von Comindware Team Network zählen:

Diskussionen

Die Diskussionen im Arbeitskontext mit einheitlichen Aktivitätenlisten werden mit der Arbeit am selben Ort aufbewahrt, Sie müssen also nicht ständig zwischen Ihren Emails und Comindware Team Network hin- und herspringen. Sie können sogar direkt aus Ihrem Email-Programm heraus an Diskussionen teilnehmen, denn Ihre Antwort auf eine Benachrichtigung wird sofort im entsprechenden Thread angezeigt.

Räume

Gruppendiskussionen müssen sich nicht unbedingt auf die direkt am Projekt beteiligten Personen beschränken. Um sich von außen neuen Input für ein produktiveres Brainstorming zu holen, werden mit wenigen Mausklicks öffentliche Räume erstellt und relevante Personen aus anderen Abteilungen zur Teilnahme eingeladen. Natürlich gibt es auch private Räume für vertrauliche Diskussionen, Vereinbarungen oder interne Roadmaps, zu denen nur die jeweiligen Mitglieder Zutritt haben.

Dokumentenverwaltung

Je nach Art und Inhalt eines Dokuments können die entsprechenden Personen zu dessen Diskussion hinzugefügt werden und mit einzelnen Teammitgliedern, dem gesamten Projektteam oder auch unternehmensweit geteilt werden. Alle greifen also stets auf die aktuelle Version zu und es sind keine veralteten Dokumente im Umlauf.

Wenn Sie in sozialen Netzwerken Personen, Diskussionen oder Unternehmen folgen, erhalten Sie automatisch Benachrichtigungen über Aktualisierungen und/oder Änderungen. Genauso ist es bei Comindware Team Network, wenn Sie dort ein zu Ihrer aktuellen Aufgabe gehörendes Dokument beobachten. Die in den Dokumenten eingebetteten Bilder können Sie in einer Galerie anzeigen, ohne sie dafür herunterzuladen.

Personenverzeichnis

Damit Sie immer die am besten geeigneten Personen für Ihre Projekte finden, unterhält Comindware Team Network ein strukturiertes Unternehmensverzeichnis, in dem alle Mitarbeiter samt Abteilung, Standort und Fertigkeiten aufgeführt sind. Außerdem können Sie in Comindware Team Network das Microsoft Active Directory integrieren und so die dort vorhandenen Daten und Informationen ganz leicht importieren, statt alles neu in die Datenbank eingeben zu müssen.

Auszeichnungen

Die Würdigung von Einsatz und Leistung steigert die Motivation der Mitarbeiter deutlich und muss nicht immer finanzieller Natur sein. Schon die in der Teambesprechung ausgesprochene Anerkennung oder ein ehrliches „Danke“ zeigen Wirkung. Bei Comindware Team Network können Sie zu diesem Zweck Auszeichnungen vergeben und in den entsprechenden Projekträumen veröffentlichen. Natürlich haben Sie auch hier die Möglichkeit der individuellen Gestaltung.

Benutzerfreundlichkeit

Bei der Suche nach der besten Social Collaboration Software für Ihr Unternehmen sollten Sie auch den Aspekt der Benutzerfreundlichkeit nicht unterschätzen. Wenn Ihr Team mit der Software nicht richtig umgehen kann, wie gut ist sie dann? Ein kompliziertes Programm für Projektmanagement oder ein umständliches Social Collaboration Tool kann genau das Gegenteil von dem bewirken, was Sie erreichen möchten und den rechtzeitigen Projektabschluss gefährden. Außerdem sollte die ausgewählte Software eine Umgebung ohne die auf traditionellen Social Media-Plattformen gegebenen Ablenkungen bereitstellen.

Kurz gesagt

Der althergebrachte Kommandoton wird immer mehr durch kollaborative Arbeitsstrukturen ersetzt. Um die Zusammenarbeit im Unternehmen effektiv zu fördern, ist folglich eine speziell für den Arbeitskontext entwickelte Social Collaboration Software ideal. Ob es sich um einfache Kommunikation oder die Weitergabe von Workarounds handelt, um Projektmanagement oder eine vereinfachte Aufgabenverfolgung… Ihr Team verdient den richtigen Rahmen, um ohne Risiko und Ablenkung von allen Vorteilen des sozialen Netzwerkens profitieren zu können.

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Online Collaboration Tools für verteilte Teams

Fri, 16 May 2014 15:00:38 +0000

Immer häufiger arbeiten in den Unternehmen Teams, die auf mehrere Standorte verteilt sind: in verschiedenen Stockwerken desselben Gebäudes, innerhalb einer Stadt, landesweit oder sogar global. Das ist einer der Gründe, warum Online Collaboration Tools heute so weit verbreitet sind, denn webbasierte Projektmanagement Tools sind einfach zu verwalten, hochflexibel einsetzbar, plattformübergreifend kompatibel und mobil. Außerdem kosten sie nur einen Bruchteil dessen, was für Erhalt und Wartung von In-Haus-Servern aufzuwenden ist.

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Herausforderungen bei der Arbeit mit verteilten Teams

Der technologische Durchbruch mit Videokonferenzen, Instant Messaging und Emails hat den Weg für Telearbeit geebnet und ermöglicht effektive Teamkollaboration auch ohne physische Anwesenheit am selben Ort. Das realisiert echte Vorteile für Unternehmen jeder Größe, vor allem bei den Kosten. Allerdings ergeben sich auch mannigfaltige Herausforderungen bei der Organisation und geeigneten Ausstattung von geografisch verteilten Teams:

Kommunikation

Damit verteilte Teams über Projektmanagement Tools effektiv kommunizieren können, muss es ein geeignetes Kommunikationsmedium geben. Wenn sich die Teammitglieder an weltweit verstreuten Standorten befinden, sind die verschiedenen Zeitzonen zu beachten. Der Kommunikationsmodus, synchron oder asynchron, hängt von mehreren Kriterien ab: wie dringend ist eine Antwort bzw. Reaktion, wie viel Fachwissen ist im Team vorhanden, wie verlässlich sind die Teammitglieder untereinander?

Eine Planung mit projektübergreifenden Informationen macht potentielle Engpässe erkennbar, ermöglicht das Teilen bewährter Vorgehensweisen und hält mit entsprechenden Benachrichtigungen alle Beteiligten über den Projektfortschritt insgesamt auf dem Laufenden.

Wissen teilen und verwalten

Die Weitergabe von Informationen ist nicht nur in verteilten Teams mitunter schwierig. Vor allem, wenn einzelne Teammitglieder das Teilen von Wissen als Bedrohung für ihre Position oder Kernkompetenz betrachten. Ein beratendes Mentoring und Initiativen zur Auszeichnung bzw. Anerkennung von Leistungen beugt solchen negativen Sichtweisen vor. Zusätzlich gewährleisten eine Knowledge Base oder ein Berichtssystem, in dem alle projektbezogenen Probleme, Lösungen und Teilarbeiten protokolliert und dokumentiert werden, dass Prozesswissen dem gesamten Team zur Verfügung steht.

Im Laufe der Zeit entsteht so ein wertvoller Informationsfundus für schnellere Problemlösungen, nicht nur in Bezug auf Kunden.

Kulturelle Unterschiede

Teammitglieder haben häufig verschiedene Wurzeln und was der eine gut findet, lehnt ein anderer vielleicht ab. Somit basiert der Erfolg eines Teams auf der Fähigkeit seiner Mitglieder, kulturelle Unterschiede zu überbrücken und aus der Vielfältigkeit einen Nutzen zu ziehen. Besonders wichtig ist das für Teams, in denen mehrere Kulturen aufeinandertreffen. Pünktlichkeit, zum Beispiel, ist nicht für alle Nationalitäten eine erstrebenswerte Charaktereigenschaft.

Darum ist es wichtig, gleich zu Beginn die für alle Mitglieder verpflichtenden Teamziele zu definieren, um den Teamgeist zu stärken. Zur Zieldefinition gehört auch die Erstellung einer Roadmap für die Ausführung, die detaillierte Rollen und Verantwortlichkeiten für jedes Mitglied sowie die Vorgehensweise des Teams vorgibt. So wissen alle was zu tun ist, falls es zu unerwarteten Turbulenzen kommt.

Vertrauensaufbau und Teamentwicklung

Erfolgreiches Bonding, also die Teamentwicklung, ist für die Förderung von Vertrauen und Kameradschaft zwischen den Teammitgliedern unerlässlich. Vor Ort ansässige Kollegen können sich in ihrer Freizeit treffen und am Privatleben der anderen teilhaben. Bei verteilten Teams ist das selten realisierbar und viele Unternehmen haben auch gar kein Budget für solche Aktivitäten.

Hier ist Kreativität gefragt. Wie wär’s mit einem virtuellen Teamraum? Privates teilen oder persönliche Ansichten, Hobbys und Überzeugungen diskutieren; sogar das Hochladen von Familien- und Urlaubsfotos ist hier möglich.

Online Software für Projektkollaboration und die Organisation verteilter Teams

Für die Arbeit in geografisch verstreuten Teams ist ein zentraler Knotenpunkt für die Kollaboration unerlässlich. Darum ist die Auswahl der Software für Online Teamkollaboration von entscheidender Bedeutung. Mit Blick auf die genannten Herausforderungen ist kollaborative Software sicher eine der einfachsten Vorgehensweisen, damit die Zusammenarbeit in verteilten Teams funktioniert. Denn eine webbasierte Plattform für Project Collaboration erlaubt den Teams jederzeit und von überall den Zugriff auf projektbezogene Daten und Informationen – per Computer, Smartphone oder Tablet-PC.

Wenn Sie nach einer Software für Projektplanung suchen, mit der Sie die Herausforderungen bei Projektverwaltung und Zusammenarbeit meistern können, sollten Sie Comindware Project testen. Diese von Comindware neu entwickelte Online Software für Projektkollaboration wird Sie überzeugen. Vereinte Aktivitätenlisten, strukturierte Gruppendiskussionen und Teamräume sowie eine umfassende Funktionalität unterstützen Sie bei der Teamentwicklung mit motivierten und produktiven Mitgliedern – für effektive Zusammenarbeit im Projekt, projektübergreifend und darüber hinaus.

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Festgefahren im Business-System?

Wed, 07 May 2014 07:53:22 +0000

Wissen Sie, wie viele Organisationen mit ihrer Business Process Management Software den Reifegrad erreichen, bei dem sie aus Prozessen den vollen Nutzen ziehen können? Wenn optimierte Prozesse zu Profitabilität führen und Geschäftsergebnisse kontinuierlich den Vorhersagen entsprechen? Gartner geht davon aus, dass dies bisher noch kein Unternehmen geschafft hat. Und warum ist das so? Bei der traditionellen, unflexiblen BPM Software ist das eben sehr teuer und zeitaufwändig. Dabei bedarf es nur des richtigen Ansatzes, um hier erfolgreich zu sein: anpassungsfähige Process Management Systeme.

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Starre Prozesse

Die meisten Unternehmen stoßen bei der Einführung automatisierter BPM-Lösungen auf Prozesse, die in Stein gemeißelt sind. Darum muss im Vorfeld jeder einzelne Prozess bis ins letzte Detail durchdacht werden, bevor die Implementierung beginnen kann. Wenn aber alle Prozesse schon vor dem Start mehrere Genehmigungswege durchlaufen müssen, kommt es schnell zum kompletten Stillstand. Anstatt mit automatisierten Prozessen zu arbeiten, muss Ihr Team abwarten bis das Prozessmodell zunächst mit größter Sorgfalt aufgestellt und anschließend als Unternehmensstandard akzeptiert ist. Doch dieser Perfektionismus erweist sich als Hindernis, weil sich das Modell in der Praxis noch nicht bewähren konnte. Außerdem ergibt sich häufig trotz aller Planungssorgfalt im Nachhinein weiterer Optimierungsbedarf.

Die Implementierung von BPM Software garantiert nicht, dass Änderungen nun nicht mehr nötig werden. Vielmehr wird die sich ständig wandelnde Geschäftsumgebung auch künftig kontinuierlich flexible Anpassungsmöglichkeiten bei der automatisierten Business Process Management Software einfordern.

Bei unseren Projekten machen wir oft diese Erfahrung: Zum Zeitpunkt der Prozessimplementierung sind alle Anforderungen bestens erfüllt, doch die sich im Laufe der Zeit ändernden Gegebenheiten fordern ihren Tribut. Um von den Vorteilen der agilen Prinzipien bei BPM-Projekten zu profitieren, müssen jederzeit Prozessänderungen möglich sein. Nur so können kontinuierlich Verbesserungen vorgenommen werden, zum Beispiel über die Fallgestaltung mit einer BPM-Suite. Doch die Process Management Software selbst muss das zulassen.

Lähmende Analysen

Die starren Prozesse in traditioneller Business Process Management Software müssen vor der Implementierung mehrfach durchdacht werden. Irgendwann kommt der Punkt, an dem uns die vielen „Analysen regelrecht lähmen“. Zahlreiche Genehmigungsvorgänge und das wiederholte Modellieren einzelner Schritte überlagern die eigentliche Implementierung der Automatisierung. So nimmt der Implementierungsprozess schnell 3 bis 4 Monate oder sogar 3 bis 4 Jahre in Anspruch. Währenddessen arbeitet Ihr Unternehmen weiterhin mit Emails und Tabellenkalkulationen statt mit automatisierten Prozessen und Ihnen entgehen 49% der Produktivität, die mit BPM Software realisierbar wäre (Datenquelle: The Resource Management und Capacity Planning Benchmark Study (600 teilnehmende Unternehmen), Planview, 2013).

Sie warten auf den perfekten Zeitpunkt, um zu handeln? Den gibt es nicht. Sie können weiterhin rechnen, die Vorbereitungen vorbereiten und im Genehmigungsdschungel stecken bleiben. Oder Sie machen sich davon frei: einfach anfangen und Schritte festlegen – auch wenn sie sich später als falsch erweisen könnten. Setzen Sie einen Fuß vor den anderen, so kommen Sie vorwärts. Möglich ist das jedoch nur, wenn Sie mit einem System arbeiten, dass die nötige Flexibilität für eine adaptive Prozessautomatisierung bietet.

Capgemini hat am 25. Januar 2013 die Studie Business Process Re-engineering 2.0 – Mastering Business Agility veröffentlicht und zieht darin den Schluss, dass BPM 1.0 versagt, weil hier die Prozesse nur mit großem Kosten- und Zeitaufwand angepasst werden können. Um diese Hürde zu überwinden, sei es Zeit für ein flexibles BPM 2.0, denn Prozesse dürfen nicht länger aufgrund ursprünglicher Entscheidungen festzementiert sein.

Ein Paradies für Prozesse: Adaptives BPM

Comindware Tracker ist eine adaptive Process Management Software der neuen Generation mit echten Vorteilen:

Prozesse müssen nicht im Vorfeld perfekt ausgearbeitet werden
Prozessänderungen sind jederzeit möglich
Prozesseinrichtung ohne Programmierung und fortgeschrittene IT-Kenntnisse
Comindware-Apps stellten sogar komplizierte Geschäftsprozesse in weniger als 10 Minuten bereit

Mit dem grafischen Workflow-Generator von Comindware Tracker gestalten Sie Prozesse einfach und schnell, indem Sie Diagrammteile per Drag&Drop ins Workflow-Schema bringen. Dieses Tool ist kostenlos und in die Lösung integriert.

Wenn Ihr Diagramm fertig ist, können Sie es automatisieren und den Prozess starten: Ihr Team beginnt mit der Bearbeitung der Workflow-Aufgaben. All das beansprucht ca. 30 Minuten Ihrer Zeit.

Im weiteren Verlauf können Sie die Prozesse optimieren oder verändern. Außerdem können Sie nach einer entsprechenden Genehmigung Schritte hinzufügen oder entfernen. Der dafür nötige Genehmigungs-Workflow kann parallel zur Prozessausführung laufen, ohne diese zu unterbrechen. Sobald eine Prozessanpassung erforderlich wird, fügen Sie mit dem Workflow-Generator einfach die neuen Schritte hinzu und klicken auf ‘Speichern’. Die Implementierung ist im Handumdrehen abgeschlossen, ohne Datenverlust und ohne dass Aufgaben pausieren müssen oder verlorengehen.

Teamleiter können ohne zusätzliche Experten mit Hilfe von Vorlagen beginnen und Prozesse von Grund auf in weniger als 30 Minuten gestalten – damit ist Comindware Tracker eine der besten adaptiven BPM Software der nächsten Generation.

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SharePoint Workflows für den Helpdesk: Gibt es eine Alternative zu hochdotierten Programmierexperten?

Wed, 30 Apr 2014 08:34:55 +0000

Der Geschäftsalltag von Unternehmen bringt zahllose Anforderungen von Angestellten, Lieferanten, Kunden oder Partnern mit sich. Leider ist die Erstellung eines Systems für den SharePoint Helpdesk, um alle Aufgaben effizient zu bearbeiten, meistens ein kompliziertes Unterfangen. Natürlich ist MS SharePoint eine wirklich gute ‘out of the box’-Software. Doch es gibt einen schwerwiegenden Nachteil: Sie brauchen sehr viel technisches Fachwissen, um die Softwarefunktionalität an die individuellen Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen anzupassen.

Begründet ist dieser Umstand darin, dass SharePoint in erster Linie eine Inhalts- und Dokumentenverwaltung ist, die zusätzlich einige Funktionen für Kollaboration und Workflows enthält. Selbst bei globalem Einsatz ist es ein leistungsstarkes Tool – wenn es für den Zweck verwendet wird, für den das Programm ursprünglich entwickelt wurde. Soll es jedoch auf spezielle operative Erfordernisse ausgerichtet werden, ist die Grundvoraussetzung eine umfangreiche Programmierkompetenz.

Darum ist schon eine teilweise Anpassung dieses System bzw. individuelle Konfiguration mit Hilfe von Experten kosten- und zeitintensiv. Und der Wettbewerbsdruck in unserer modernen Geschäftswelt ist gnadenlos: Wer nicht schnell und flexibel ist, hat das Nachsehen. Dabei gibt es eine einfache Möglichkeit, MS SharePoint mit einem System für den SharePoint Helpdesk zu ergänzen und so deutliche Vorteile zu erzielen:

großartiges Preis-Leistungs-Verhältnis
Programmierexperten werden nicht benötigt
keine Installation von Dritthersteller-Applikationen, das SharePoint Helpdesk-Ticketsystem ist bereits nach kurzer Einarbeitung in vollem Einsatz
die vertraute Arbeitsumgebung steigert die Benutzerakzeptanz

Mit Ihrer SharePoint Helpdesk-Lösung einfach und effizient arbeiten

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Die Bearbeitung der Anforderungen von Kunden, Lieferanten und Angestellten erfolgt in Form von Routineprozessen. Doch ohne ein adäquates Trackingsystem können sie fehlgeleitet werden, in unübersichtlichen Email-Unterhaltungen verlorengehen oder es beschäftigen sich versehentlich mehrere Personen mit demselben Vorgang. Außerdem kommt es aufgrund unklarer bzw. ineffizienter Eskalationswege schon vor der eigentlichen Bearbeitung zu zeitintensiven und oft unnötigen Nachfragen bei Anforderern, Bearbeitern oder anderen Beteiligten.

Je höher die Zahl der Anforderungen und mögliche Fehlerrate bei Mensch und Maschine, desto weniger eignen sich Tabellenkalkulationen, Protokolle oder andere Optionen einer manuellen Vorgangsverfolgung. Das Ende vom Lied sind dann meistens unzufriedene Kunden, demotivierte Mitarbeiter, spannungsreiche Partnerbeziehungen und negative Auswirkungen auf das Geschäftsergebnis.

Hier setzt Comindware Tracker in SharePoint an. Comindware Tracker wird über die native MS SharePoint-Benutzeroberfläche gesteuert und verändert keine Einstellungen der SharePoint Workflows. Dadurch ist die SharePoint Helpdesk-Verwaltung erstaunlich einfach und Sie können Ihre SharePoint-Investition maximal nutzen.

Das SharePoint Helpdesk-Ticketsystem von Comindware Tracker

Den grafischen Workflow-Generator von Comindware Tracker bedienen Sie einfach per Drag&Drop, Sie brauchen für die Erstellung eines SharePoint Helpdesk-Ticketsystems (oder beliebiger Workflows in SharePoint) also keine Programmierkenntnisse. Die Implementierung einer SharePoint Helpdesk-Lösung ist dank der integrierten IT Helpdesk-Vorlage in kürzester Zeit erledigt. Anschließend kann sie an die speziellen Workflows Ihres Helpdesks angepasst werden, ohne die vertraute Oberfläche und Funktionsweise von MS SharePoint zu beeinflussen.

Schlussfolgerung

Die Gestaltung einer SharePoint Helpdesk-Lösung kann wirklich einfach sein und muss nicht die Entscheidung für ein bestimmtes Tool beinhalten. Wenn Sie Comindware Tracker in SharePoint verwenden, bleiben Ihre Mitarbeiter in der gewohnten Arbeitsumgebung und Sie können Ihre bestehende Workflow-Funktionalität auch ohne Programmierkenntnisse oder teure Experten erheblich erweitern. Trotzdem müssen Sie nichts installieren oder sich in neue und komplizierte Applikationen einarbeiten.

Kollaboratives Denken steigert die Produktivität

Tue, 29 Apr 2014 12:30:07 +0000

Das soziale Web ist kein neues Konzept. Schon lange vor sozialen Netzwerken wie Facebook und Twitter haben sich die Communities für Wissensmanagement Diskussionsforen und Wikis zu Nutze gemacht.

Nonaka und Takeuchi wurden 1995 mit ihrer Visualisierung des Transferprozesses von Wissen bekannt. Sie zeigten, dass Wissen während des Umlaufs im Unternehmen zunächst in impliziter und dann in expliziter und anschließend wieder impliziter Form vorliegt.

Der Wert von Wissensmanagement ist allgemein anerkannt, doch die Forschungsuniversität Carnegie Mellon entdeckte noch einen versteckten Vorteil von Team Collaboration, der die Produktivität erheblich steigert. So wurde herausgefunden, dass sich die Qualität unserer Arbeit entscheidend verbessert, wenn unsere mentalen Prozesse von anderen Personen regelmäßig eine Art Feinschliff erhalten; zum Beispiel durch das kontinuierliche Feedback aus den Diskussions-Threads der Team Collaboration Software von Comindware.

Bei Comindware Tracker können die Teammitglieder alle Details in einem gemeinsamen System diskutieren und bei Aufgaben effektiv zusammenarbeiten. So bleiben sie stets produktiv.

Aniket Kittur, Assistant Professor am Carnegie Mellon Human-Computer Interaction Institute, stellt fest: „Insgesamt verbringt die Menschheit mehr als 70 Billionen Stunden pro Jahr damit, ihre online gesammelten Informationen zu verstehen. Allerdings geht dieser Aufwand nach Abschluss eines Projektes meistens verloren, ohne dass andere es nutzen können. Manchmal wird es sogar von den Beteiligten selbst vergessen. Doch wenn wir alle von diesem Aufwand profitieren könnten, wäre es sicher möglich schneller zu lernen.“

Denken Sie einmal zurück an die Zeit, als Ihr Unternehmen oder Ihr Team ein großes Projekt durchgeführt hat. Bestimmt gab es anschließend eine Evaluierung, um auf die Erfahrungen mit gut bzw. weniger gut gelungenen Vorgängen auch in zukünftigen Projekten zurückgreifen zu können. Doch neuerdings finden solche Evaluierungen immer öfter bereits vor dem Projektstart statt, um potentielle Probleme schon im Vorfeld aufzuspüren.

Im Bereich der Wissensarbeit geschieht das jedoch deutlich seltener – und das ist ein großes Problem, denn der Nutzen von Wissenslandkarten hängt nicht so sehr vom Inhalt ab, sondern vielmehr von dessen Organisation. Hier bietet die Knowledge Base von Comindware Tracker einen fundamentalen Vorteil. Sie verwaltet alle bewährten Vorgehensweisen, die innerhalb eines Unternehmens zum Einsatz kommen, und trägt damit zur Produktivitätssteigerung bei.

In einer internationalen Organisation haben beispielsweise die einzelnen Regionen oder Länderabteilungen unterschiedliche Erfordernisse. Trotzdem profitieren alle davon, wenn individuelle Erkenntnisse über Prozessprobleme geteilt werden. Forschungen ergaben, dass neue Benutzer weniger Zeit mit der Suche nach bestimmten Inhalten verbringen und mehr Zeit für Strukturelemente wie Registerkarten aufwenden, wenn die Wissenslandkarten von mehreren Benutzern aktualisiert und verändert werden.

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Work Management aus der Nähe betrachtet

Fri, 25 Apr 2014 06:59:12 +0000

Eine akkurate Leistungsbeschreibung für die Position eines Teamleiters könnte so aussehen:

„Die größte Herausforderung in Organisationen besteht in der Befähigung jeder einzelnen Person, damit ihre individuelle Begabung und Begeisterung einen Beitrag zur Erreichung der Unternehmensziele leistet.“ – Stephen R. Covey

Die Rolle von Teamleitern ist sehr komplex. Sie müssen mit ihrem Projektmanagement dafür sorgen, dass die Arbeit rechtzeitig, im Budget und mit der gewünschten Qualität erledigt wird. Dabei sind sowohl die Interessen der Mitarbeiter als auch die der Führungsebene angemessen zu berücksichtigen, obwohl beide Seiten für die Zielerreichung verschiedene Ausgangspositionen haben. Teamleiter müssen also die täglichen Erfordernisse und Probleme der Produktion verstehen und bewältigen, ohne die von der Unternehmensleitung festgelegte Marschrichtung aus den Augen zu verlieren.

Work Management ist bei diesen vielschichtigen Anforderungen eine große Unterstützung. Doch um die Arbeit effektiv zu organisieren, gilt es zu erkennen an welcher Stelle Werkzeuge und Automatisierung den täglichen Ablauf optimieren können.

„Mit Workflow Management Tools können Teamleiter die vielschichtigen Anforderungen ihrer Position bewältigen.“

Ein großartiges Beispiel für den Einsatz von Workflow Management Tools ist die Stechuhr. Im 19. Jahrhundert wurde die Rochester Recorder für die Erfassung von Stechkarten vorgestellt. Dieses recht einfache Gerät optimierte die Zeitplanung und machte sie konsistent. Heutzutage finden wir in der Geschäftswelt unzählige Work Management Tools, aus denen Teamleiter die mit der gewünschten Funktionalität und der einfachsten Bedienung herausfiltern müssen. Dann folgt die Planung der Implementierung und das ist gar nicht so einfach, vor allem wenn der tägliche Geschäftsablauf nicht unterbrochen werden darf.

Für den Weg einer Routineaufgabe von Punkt A nach Punkt G kann ein Workflow Tool sicherstellen, dass es beim Erreichen von Punkt D oder E keine Probleme gibt. Wenn der Prozess so gestaltet wird, dass alle Beteiligten ihren Beitrag leisten, ist sein Ablauf reibungslos und besser vorhersehbar. Gleichzeitig erfassen diese Werkzeuge alle benötigten Daten für die Geschäftsführung, die daran Trends ablesen und entsprechende Entscheidungen treffen kann.

Als ich in einer anderen Firma angestellt war, musste ich dort für das Projektmanagement ein bestimmtes Planungstool verwenden. Zur Einarbeitung wurden mir viele Bildschirmseiten gezeigt und kommentiert: „Diese Felder können leer bleiben.“ oder „Hier muss nur ein Datum eingegeben werden, alles andere kann man nachtragen.“ Ich habe gut aufgepasst und wusste, wo ich was ein- oder nachtragen musste und welcher Workaround wo erforderlich war. Doch obwohl viele der Daten eigentlich überflüssig waren, konnte ich das Tool nicht individuell anpassen.

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So musste ich leider feststellen, dass ich für dieses Werkzeug arbeitete und nicht umgekehrt. Zum Glück fand ich später ein einfacheres Tool, bei dem ich auf Tages- oder Wochenbasis in nur wenigen Minuten die wirklich benötigten Daten eingeben konnte und das mir automatisch ein gut zu interpretierendes Ergebnis lieferte. Dadurch habe ich gelernt wie wichtig es ist, das richtige System zu finden und sich nicht mit irgendeinem zufrieden zu geben.

Erinnern Sie sich noch an die Zeit, als man sich für eine Internetverbindung einwählen musste? Und wie endlos lange das Versenden großer Dateien dauerte? Damals wie heute brauchen Mitarbeiter die entsprechende Ausstattung, wenn sie eine bestimmte Arbeitsmenge pro Tag erledigen sollen. So erfolgt die Bearbeitung effektiver, der Mitarbeiter wird zufriedener und leistungsfähiger und das bessere Ergebnis entgeht sicher auch nicht der Unternehmensführung. Wenn Mitarbeiter unter ständig wiederkehrenden und langwierigen Aufgaben verschüttet werden, können sie ihre Talente nicht in kreativen Projekten einsetzen, mit denen das Unternehmen neue oder verbesserte Ideen bzw. Produkte entwickeln könnte. Besonders problematisch sind Routineaufgaben, die auf verschiedene Work Management-Plattformen verstreut sind und deren Kommunikation sich auf Emails und verschiedene Geschäftsformulare verteilt. Um einer so unproduktiven Umgebung vorzubeugen, muss die gesamte Arbeit in einem System organisiert werden – zum Beispiel mit Comindware Tracker. Dank der einfachen Einrichtung, den vorkonfigurierten Workflow-Vorlagen und den elektronischen Geschäftsformularen erfordert die Einarbeitung nur sehr wenig Zeit. Sogar das Gegenteil ist der Fall: Dieses Produkt erspart Ihrem Team viel Zeit und Aufwand.

„Work Management ist nicht Teil des Aufgabenbereichs, es ist der Aufgabenbereich.“

Work Management ist nicht Teil des Aufgabenbereichs, es ist der Aufgabenbereich. Schließlich hat die Art und Weise, mit der Sie Ihre Arbeit und die Ihres Teams verwalten, maßgeblichen Einfluss auf den Erfolg und das Wachstum des Unternehmens.

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So finden Sie Ihre Engpässe

Tue, 22 Apr 2014 12:51:37 +0000

Die Einhaltung von Lieferterminen fällt schwer und Projektberichte kommen immer verspätet? Sie haben das Gefühl, ständig von einem akuten Anlass zum nächsten eilen zu müssen, um einen reibungslosen Ablauf zu ermöglichen? Dann gibt es mindestens einen Flaschenhals in Ihren Prozessen! Doch zum Glück gibt es automatisierte Workflows, mit deren Hilfe Sie diese Situation schon durch wenige Anpassungen beim Workflow entschärfen.

Der Begriff Bottleneck hat sich in der Geschäftswelt als Bezeichnung für Engpässe an bestimmten Stellen im System eingebürgert. Die Definition mag simpel erscheinen, aber das Aufspüren der Grundursache und deren Behebung kann eine durchaus lange Zeit in Anspruch nehmen.

Lassen Sie uns ein recht einfaches Beispiel betrachten: Die Projektberichte sollen freitags erstellt werden, damit sie am Montag in der Besprechung vorliegen. Aber jeden Montag fehlen ein paar. Also ist es erforderlich, im Workflow den Prozessanfang unter die Lupe zu nehmen.

Werden die Berichte rechtzeitig erstellt und abgegeben? Wenn nicht, was ist der Grund dafür? Vielleicht eignet sich der Freitag nicht, weil dann andere wöchentliche Aufgaben ebenfalls fällig sind. Oder die Mitarbeiter sind in anderen Besprechungen unabkömmlich und können die Berichte deswegen nicht rechtzeitig fertigstellen. An dieser Stelle entsteht also das Problem und darum können Sie hier die Anpassungen zu seiner Behebung vornehmen. Vielleicht gibt es folgende Schwierigkeiten:

Die Berichtsformulare sind zu komplex und zeitaufwändig bei der Erfassung von Daten.
Die Informationssammlung hat keine hohe Priorität oder sie wird sogar ignoriert.
Andere Prozessprobleme verhindern die Sammlung erforderlicher Informationen.

Natürlich müssen Engpässe beseitigt werden. Doch wie können Sie die Komplexität von Berichtsformularen reduzieren? Und falls die Berichterstellung nicht mit entsprechender Priorität behandelt wird, können Sie automatische Email-Benachrichtigungen versenden, um daran zu erinnern? Sollte jedoch ein anderer Prozess die Schwierigkeiten hervorrufen, müssen Sie so lange suchen, bis Sie die Grundursache entdecken.

Bei Workflow-Problemen sind häufig multiple Aufgaben oder Probleme die Ursache. Nehmen wir an, Sie hätten den ersten Schritt jetzt angepasst. Dann sollten Sie auch gleich den gesamten Workflow durchgehen. Als nächstes muss ein Mitarbeiter alle Daten zusammenstellen. Wahrscheinlich müssen Sie sich jetzt anhören, dass niemand das Formular richtig ausfüllt und es sowieso unglaublich schwierig ist, die Daten von 20 Mitarbeitern gleich Montagmorgen einzupflegen. Sie haben also noch einen Flaschenhals, der jedoch durch automatisierte Workflows beseitigt werden kann. Müssen Sie für die Datenerfassung am Montagmorgen anderswo Arbeitszeit abziehen?

Nachdem Sie nun vier oder fünf Prozessschritte beleuchtet haben, werden Sie wichtige Kernpunkte zur Engpassbeseitigung entdeckt haben. Aber wenn Sie schon mal dabei sind, sollten Sie auch die anderen Schritte prüfen. Dann verbringen Sie einen Teil der Besprechung mit der Beurteilung, welche Daten wirklich erforderlich sind. Oft mit dem Ergebnis, dass die meisten eigentlich überflüssig sind. Darum: Schaffen Sie den Zwang, unnötige Daten einzugeben, ab. Damit punkten Sie sofort bei allen Beteiligten.

In diesem Sinne nehmen Sie sich am besten gleich den nächsten Brennpunkt vor, der seit Monaten vor sich hin schwelt – zum Beispiel, dass die letzten Aufträge zu spät beim Kunden ankamen. Sie holen Ihr Ablaufdiagramm hervor und fangen von vorn an. Sie bessern ein wenig nach, finden aber nicht heraus, warum es bei manchen Aufträgen immer wieder zu Verspätungen kommt. Und ich verspreche Ihnen, wenn Sie jeden Schritt dreimal angeschaut haben, ist die Verwirrung komplett. Darum ist es jetzt an der Zeit, eine detailliertere Analyse durchzuführen:

Wann werden die Produkte produziert?
Gibt es einen neuen Lieferanten für bestimmte Teile, der immer wieder alles ins Stocken bringen?

Langsam entwickelt sich ein Bild und das Problem wird eingegrenzt: Fast alle verspäteten Produkte waren zur Auslieferung Mitte der Woche geplant. Merkwürdig. Dann stellt sich heraus, dass zur Wochenmitte eine Aushilfskraft dazukommt, um den Arbeitsanfall aufzufangen. Diese Person hat die Aufträge nicht richtig platziert, was zu den Verspätungen führte, aber nie kommuniziert wurde. Nach nur zehn Minuten haben Sie den vollen Durchblick.

Jetzt sind Besprechungen endlich produktiv, der Workflow ist optimiert und Aufträge werden rechtzeitig ausgeliefert. Das ist doch wirklich genial. Oder?

Bottlenecks müssen nicht immer manuell behoben werden. Mit Comindware Tracker organisieren Teams die Workflow-Prozesse so, dass alle Bearbeiter ihre Aufgaben individuell abschließen können und der Gesamtüberblick jederzeit gewährleistet ist.

Außerdem können die Benutzer Workflows automatisieren, sobald die Prozesse aus einer Abfolge von Aufgaben bestehen. Wie Sie gerade gesehen haben, kann Workflow Software Engpässe entweder schon im Vorfeld erkennen oder sie im System ganz leicht aufspüren, wenn sie sich bei der Implementierung von Prozessen ergeben.

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Ganzheitlicher Verwaltungsansatz für die Prozessautomatisierung

Thu, 17 Apr 2014 12:02:51 +0000

Wenn Sie über die Vorgänge in Ihrer Abteilung bzw. im Unternehmen nicht genau informiert sind, müssen Sie ein „blindes System“ verwalten. Dann kann auch eine Prozessautomatisierung nicht genügend Überblick in die täglichen Aktivitäten bringen. Der ganzheitliche Ansatz für Prozessmanagement hingegen ist eine Kombination verschiedener Tools, die zusammen mit der Prozessautomatisierung Sichtbarkeit und Transparenz schaffen. Und so funktioniert es:

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ABTEILUNGSÜBERGREIFENDE ARBEIT

Isolierter Ansatz: Jede Abteilung arbeitet mit einem eigenen Workflow-System; ein Datenaustausch zwischen den Systemen ist nicht oder nur teilweise möglich. Teammitglieder kollaborieren per Email.

Ganzheitlicher Ansatz: Jede Abteilung arbeitet in einer speziellen Applikation für Prozessmanagement mit eigenen Workflows. Alle Applikationen sind nahtlos in einem einzelnen System integriert; die Daten werden in allen Applikationen und unternehmensweit geteilt. Die Email-Kommunikation ist auf ein Minimum reduziert, wodurch sich die Produktivität um 32% erhöht und die Zahl der operativen Fehler um 20% verringert.

Comindware Tracker ist eine komplette, abteilungsübergreifende Lösung.

TASK MANAGEMENT

Isolierter Ansatz: Mitarbeiter müssen beim Erstellen ihrer persönlichen Tagesagenda auf verschiedene Quellen zurückgreifen. Üblicherweise sind das Emails, Besprechungen, Instant Messages oder ähnliche Kommunikationsmittel sowie ein automatisiertes System. Wenn sogar mehrere isoliert laufende automatisierte Systeme verwendet werden, ist alles noch komplizierter.

Ganzheitlicher Ansatz: Es gibt nur eine Quelle für das Work Management; Aufgaben werden ausschließlich vom System zugewiesen. Das kollaborative System ermöglicht Diskussionen direkt in den Aufgaben, so dass die weniger produktiven Kollaborationstools wie Emails oder IM nicht benötigt werden. Die ConnectStep-Technologie von Comindware vereint Prozessmanagement und Task Management zu einem Work Management System; alle Aufgaben für die Prozessschritte werden automatisch zugewiesen.

PROZESSMANAGEMENT IN MS OUTLOOK

Isolierter Ansatz: Outlook ist die am häufigsten verwendete Arbeitsumgebung, trotzdem ist sie vom Prozessmanagement getrennt. Der Nachteil: Arbeit verteilt sich auf Outlook-Aufgaben und Aufgaben des Prozessmanagementsystems.

Ganzheitlicher Ansatz: Das Prozessmanagementsystem und Outlook werden synchronisiert. Dadurch gibt es nur eine Aufgabenliste, in der alle vom Prozessmanagementsystem automatisch zugewiesenen Aufgaben sowie die in Outlook erstellten Aufgaben enthalten sind.

Comindware Tracker enthält Comindware Tasks for Outlook. Dieses Tool bringt native Funktionalität für Prozessmanagement und Task Management in die MS Outlook-Umgebung.

SOFORTIGE SICHTBARKEIT

Isolierter Ansatz: Wenig oder keine Transparenz für laufende Vorgänge und tägliche Aktivitäten; Sichtbarkeit ergibt sich erst im Nachhinein mit Standardberichten per Email und Audits. Ein echter Überblick ist damit jedoch nicht gegeben.

Ganzheitlicher Ansatz: Alle Prozesse laufen in einem System, das zudem für alle Arbeitsaufgaben und persönlichen Aufgaben jederzeit den individuellen Status aktuell anzeigt und damit für alle operativen Aktivitäten wirkliche Echtzeitkontrolle ermöglicht.

Comindware Tracker bringt mit Hilfe von grafischen Dashboards und Listen volle Echtzeitkontrolle und Sichtbarkeit über den aktuellen Status aller Prozesse.

Der ganzheitliche Ansatz für Prozessmanagement beinhaltet demnach:

BPM
Online-Kollaboration
Task Management

Comindware Tracker vereint diese drei Elemente in einem einzelnen System, liefert Echtzeitsichtbarkeit und erhöht die Produktivität. Sie müssen also nicht mehr „blind“ arbeiten, steigern Ihre Erfolgsaussichten und stärken Ihre Wettbewerbsfähigkeit gegenüber Unternehmen, die weniger effiziente oder keine BPM-Systeme verwenden.

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KMWorld Ranking: Comindware unter den TOP 100

Thu, 27 Mar 2014 08:05:49 +0000

Führende US-Publikation für Wissensmanagement zählt Comindware zu den einflussreichsten Akteuren im Markt für 2014

Woburn MA / Rosenheim, 01.03.2014 – Comindware, Anbieter von adaptiven Business Process Management- (BPM) und Projektmanagement-Lösungen, zählt nach einem jüngsten Ranking des US-Magazins KMWorld zu den Top 100 Herstellern, die in 2014 das Thema Business Performance entscheidend beeinflussen und vorantreiben werden.

Während die Kriterien für eine Aufnahme in die Riege der Top 100 variieren, zeichnen sich alle gelisteten Unternehmen vor allem durch zwei wesentliche Faktoren aus: eine hohe Innovationsgeschwindigkeit und die Flexibilität, auf Kundenbedürfnisse einzugehen. Laut KMWorld Chefredakteur Hugh McKellar hat es Comindware mit seinen praktischen Innovationen und Technologien verstanden, die Barrieren traditioneller Work-Management-Anwendungen zu überwinden.

Das gesamte Ranking ist online verfügbar unter KMWorld 100 Companies That Matter in Knowledge Management

Neues Comindware Tool für Projektmanagement und Social Collaboration

Comindware bietet Unternehmen mit der BPM Suite Comindware Tracker und dem neuen Projektmanagement- und Social-Collaboration-Tool Comindware Project ein komplettes Portfolio zur Verwaltung von Aufgaben, Prozessen und Projekten. CMW Project wurde am 03. Februar 2014 offiziell vorgestellt. Die Pressemitteilung zum Produkt ist nachzulesen unter CMW Project

Weitere Informationen zu den Comindware Lösungen und Produkten sind auf der Website des Herstellers unter CMW Lab erhältlich.

Über KMWorld

KMWorld ist mit mehr als 40.000 Lesern der führende Informationsdienstleister im Markt für Wissensmanagement-Systeme. Mehr Informationen sind auf der Website von KMWorld unter KMWorld erhältlich.

Ansprechpartner für die Presse:

iKOM interim Kommunikation
Silvia Hänig
Tel.: 089- 4484127
E-Mail: haenig@ikom.org

Über Comindware

BPM-Tools: Leicht hat mehr Gewicht als schwer

Thu, 06 Mar 2014 08:49:31 +0000

Je mehr sich die Festplatte füllt, desto langsamer arbeitet der Computer. Schlimmer noch, die Funktionalität leidet. Und ein überladenes Auto, auch wenn es eigentlich in bestem Zustand ist, wird zum potentiellen Sicherheitsrisiko, verbraucht mehr Benzin, hat einen längeren Bremsweg und läuft Gefahr liegen zu bleiben.

Diese beiden Beispiele haben eines gemeinsam: Der Ballast muss weg, um funktionsfähiger, schneller, sicherer und effizienter zu werden.

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Schwere BPM-Tools in der Praxis

Traditionelle BPM-Tools sind schwer – schwer bedeutet hier:

Unternehmen müssen die IT-Applikationen besitzen, betreiben und unterhalten; alles in allem eine kostenintensive Angelegenheit. Infolge dessen sehen sich kleine oder finanziell eingeschränkte Unternehmen dazu gezwungen, bei Datenbanken, Formularen und Berichtserstellung auf Anwendungen wie Tabellenkalkulationen und Textverarbeitungssysteme auszuweichen.

Die Implementierung erfordert einen hohen Aufwand und viel Zeit. Die Mitarbeiter müssen geschult werden und das kann je nach Komplexität des Business Process Management Tools wenige Stunden bis zu mehrere anstrengende Monate in Anspruch nehmen. Folglich müssen währenddessen viele Aufgaben zurückgestellt und Fälligkeitstermine verschoben werden. Planungen hängen davon ab, ob das Zusammenspiel zwischen Technologie und Benutzer nun endlich funktioniert. Das führt häufig zu verpassten Geschäftschancen.

Wenn Workflows und Prozesse formalisiert und bereitgestellt sind, ist es schwierig „on the fly“-Änderungen zu implementieren, weil dadurch Programmierungsarbeiten erforderlich werden. Die Prozesse sind also wie „in Stein gemeißelt“. Zusätzlich ergeben sich weitere Ausgaben: entweder für IT-Fachkräfte und hohe Vorauszahlungen an den Softwarehersteller für die Umprogrammierung oder indirekt durch den Einsatz von Software, die mit der Prozesstechnologie offensichtlich inkompatibel ist.

Die verschiedenen Abteilungen arbeiten mit separaten Softwaresystemen – eines für die Personalverwaltung, ein anderes für die Finanzen, ein drittes für den Helpdesk usw. Außerdem muss die Arbeit bei teambasierten Tätigkeiten manuell konsolidiert werden und das hat Konsequenzen. So ist zum Beispiel für wichtige Aufgaben weniger Personal verfügbar, die Fehlergefahr steigt und es entstehen Kosten für Überstunden.

Der Umstieg auf leichtere Geschäftsprozesstools

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Genau wie die Festplatte, die zum einwandfreien Funktionieren dringend mehr Platz benötigt, oder das überladene Auto, das zum Sicherheitsrisiko geworden ist, erweisen sich auch die meisten BPM-Softwareimplementierungen als vorteilhafter, wenn sie weniger komplex sind. Bahnbrechende Technologien wie Cloud Computing haben den Weg zu leichteren BPM-Tools geebnet – leichter heißt, sie sind kosteneffektiver und erfordern keine IT-Profis, um die unternehmenseigenen Server stets in tadellosem Zustand zu halten.

Heute wird die Bereitstellung von Software nicht mehr als Belastung für Finanzen, Personal und Ressourcen betrachtet. Vielmehr ist allgemein akzeptiert, dass Geschäftsziele auf diese Weise schneller, nahtloser und effizienter erreicht werden. Dabei können Unternehmen wählen, ob sie ihr System in der Cloud, auf eigenen Servern oder in beiden Versionen bereitstellen möchten, je nach finanziellen Möglichkeiten und gemäß ihrer Strategie zur Prozessoptimierung.

Mit der zunehmenden Verbreitung von Mobile Computing steigt auch die Zahl der mobilen Mitarbeiter, von denen die Erledigung ihrer Aufgaben auch dann erwartet wird, wenn sie unterwegs sind. Das Tempo der Veränderungen steigt stetig und Entscheidungen müssen schnell getroffen werden. Leichte Geschäftsprozessverwaltungstools wie Comindware Tracker, die Mitarbeiter und Vorgesetzte auch unterwegs verwenden können, haben sich in der modernen Geschäftswelt zu unverzichtbaren Business Process Tools entwickelt. Sie vereinen all das mit der universellen Funktionalität für alle verschiedenen Geschäftsrollen in nur einer Lösung. So liefern sie ein Softwaresystem, das Sie im wahrsten Sinne des Wortes in die Tasche stecken können und das jederzeit einsatzbereit ist.

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Einfaches BPM ohne IT-Profis: Problem gelöst

Wed, 05 Mar 2014 08:22:47 +0000

25% der CIOs bestätigen die mangelnde Qualifikation von Mitarbeitern im Bereich Geschäftsprozessverwaltung, die sich letztendlich negativ auf das Geschäftsergebnis auswirkt. Doch kann man dieses Problem beseitigen, ohne in aufwändige Schulungen zu investieren? Wahrscheinlich liegt die Lösung darin, mit Hilfe eines adaptiven Systems einfaches BPM einzuführen. Denn die meisten Benutzer brauchen keine lange Einarbeitungszeit, um sich in einer neuen Online-Umgebung dieser Art zurecht zu finden.

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Unternehmen müssen die Ausführung ihrer Geschäftsprozesse optimieren und dürfen sich dafür nicht allzu lange Zeit lassen: Während Sie noch bei der Implementierung sind, arbeiten Ihre Wettbewerber vielleicht schon. Genau das war unsere Motivation für die Entwicklung von Comindware Tracker: ein extrem schnell erlernbares Prozessmanagementsystem mit einfacher BPM-Funktionalität.

Comindware bietet einfachere Notation für Geschäftsprozesse und ist im Stil der Outlook-Oberfläche gehalten, denn die ist den allermeisten Mitarbeitern ohnehin vertraut, weil Microsoft-Programme gewissermaßen zur Standardausstattung im Büro geworden sind.

Und so haben wir die Einfachheit für die Implementierung unserer Lösung und den Einstieg in die Arbeit realisiert:

schnelle Implementierung mit einsatzbereiten Business-Applikationen für verschiedene Abteilungen
schneller Start ohne zeitaufwändige Vorbereitungen im Vorfeld
vertraute Outlook-ähnliche Benutzeroberfläche
grafischer Workflow-Generator
visueller Formulargenerator
Zustandsautomatennotation für leichtere Geschäftsprozessschemata
Integration anderer Lösungen mittels API

Lassen Sie mich kurz erklären, warum der Schnellstart mit Comindware Tracker wirklich nur wenig Zeit erfordert: Unser System erlaubt jederzeit Änderungen während der Prozessausführung. Sie müssen also nicht gleich bei der Implementierung alles perfekt eingerichtet haben, denn es können beliebige Schritte hinzugefügt oder entfernt werden ohne dadurch laufende Prozesse zu stören. Das ist ein erheblicher Unterschied zu traditionellen BPM-Systemen, die für die anfänglichen Prozesse und jede kleine Änderung im Nachhinein jeweils langwierige Implementierungsphasen erfordern.

Die Zustandsautomatennotation ermöglicht die Gestaltung eines Geschäftsprozessschemas mit wenigen Schritten. Das erleichtert nicht nur die Einrichtung, sondern bildet den Workflow auch klar und verständlich ab. Es genügt ein Blick darauf.

Comindware Tracker ist viel schneller implementiert als andere Systeme und eignet sich hervorragend für einfaches BPM in modernen Unternehmen. Natürlich ist Lernen immer gut und wichtig. Aber wir sind der Meinung, dass das Aneignen weiterer Fertigkeiten nicht von der Arbeit abhalten sollte. Es ist durchaus möglich neue Kenntnisse zu erwerben, während Sie aufgrund der positiven Erfahrungen schon erfolgreich arbeiten. Dabei unterstützt Sie Comindware Tracker mit einfachem Business Process Management.

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Dokumentenmanagementsoftware verwaltet viele Prozesse gleichzeitig

Tue, 04 Mar 2014 12:36:50 +0000

Genaugenommen werden alle Vorgänge anhand von Dokumenten verfolgt: Budgets, Beschaffungsanfragen, Kundenaufträge usw. Heutzutage liegen fast alle Dokumente in elektronischer Form vor, sie werden auf einem Computer erstellt und als Datei oder Datenbankeintrag gespeichert. Reine Papierdokumente sind mittlerweile sehr selten.

Außerdem müssen meistens mehrere Personen Zugriff haben, vor allem wenn verschiedene Abteilungen an der Bearbeitung desselben Dokuments beteiligt sind. Ein Beispiel: Benötigt ein Angestellter Waren oder Dienstleistungen, so reicht er eine Beschaffungsanfrage ein. Je nach dem vom Unternehmen festgelegten Prozess muss dieses Dokument vom Vorgesetzen, der Finanzabteilung oder dem Finanzleiter genehmigt werden. Anschließend wird es an die zuständige Person in der Finanzabteilung weitergeleitet, die dann die Zahlung veranlasst. Zu guter Letzt muss der Anforderer seine bestellte Ware bzw. Dienstleistung abnehmen oder ablehnen. Der Ablauf dieses Vorgangs ist schlicht und einfach, es könnte dafür auch einen sehr viel komplizierteren Workflow geben. Aber unabhängig von der Komplexität eines Prozesses, die akkurate Kontrolle aller Dokumente ist unverzichtbar.

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Doch was würde passieren, wenn „Beschaffungsanfragen“ nicht über eine spezielle Dokumentenverwaltungssoftware eingingen, sondern per Email? Die könnten ignoriert werden oder verlorengehen, weil sie im Spam-Ordner landen. Möglich ist auch, dass die Email zwar zur Kenntnis genommen, aber in der Hektik des Tagesgeschäfts vergessen oder übersehen wird. Oder es gehen so viele Beschaffungsanfragen per Email ein, dass deren Bearbeitung den Großteil der Arbeitszeit in Anspruch nimmt. Das hätte arge Konsequenzen. Das Hauptproblem beim Dokumentenmanagement liegt also einerseits in der effektiven Verwaltung von Dokumenten und andererseits darin, die einzelnen Prozessschritte voneinander zu trennen.

Comindware Tracker kombiniert die Funktionalität für Prozessmanagement mit der für Dokumentenverwaltung und ermöglicht so ein wirklich effizientes Dokumentenmanagement. Mit dem Comindware Workflow-Editor lassen sich alle Prozesse mühelos gestalten. Dafür sind keine Fachkenntnisse erforderlich, denn die grafische Benutzeroberfläche ist einfach und intuitiv. Doch zurück zum Beispiel „Beschaffungsanfrage“. Erstellen Sie dafür die einzelnen Schritte: ‘Überprüfung durch den direkten Vorgesetzten’, ‘Überprüfung durch den Finanzleiter’, ‘Bestellung erstellen’ usw. Dann verbinden Sie alle mit Hilfe der Schaltfläche ‘Übergang zeichnen’. Wo erforderlich geben Sie die zuständigen Personen an: Öffnen Sie beispielsweise die Schritteinstellungen für ‘Überprüfung durch den Finanzleiter’ per Doppelklick und wählen Sie den Finanzleiter aus. Das war’s schon. Auf diese einfache Weise haben Sie gerade eine großartige Lösung für Ihr Unternehmen erstellt, die alle Anforderungen an ein individuelles Dokumentenverwaltungssystem erfüllt.

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Ihre Mitarbeiter können nun alle „Beschaffungsanfragen“ über das in Comindware Tracker integrierte Dokumentenmanagementsystem erstellen. Für jeden Schritt gibt es eine verantwortliche Person und alle wissen, wann sie was zu tun haben. Nach Abschluss seiner jeweiligen Aufgabe klickt der Bearbeiter im Objektformular auf die Schaltfläche ‘Nächster Schritt’ und schon wird der Prozess an den Bearbeiter des folgenden Schritts übergeben. Das entlastet auch den Posteingang, denn Comindware Tracker versendet nur Email-Benachrichtigungen an die jeweils beteiligten Mitarbeiter (diese Einstellungen können natürlich individuell eingerichtet werden). Ab sofort ist sichergestellt, dass in Ihrem Unternehmen die „Dokumentenkontrolle in guten Händen ist“.

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Comindware Tracker hat noch einen großen Vorteil, denn im Lieferumfang sind bereits mehrere perfekt vorkonfigurierte Workflows enthalten – auch für „Beschaffungsanfragen“. Die Installierung dieser Lösungen ist ebenfalls denkbar einfach und erfolgt direkt in der Comindware Tracker-Oberfläche: Ein Klick auf die Schaltfläche ‘One-Click Setup’ in der Registerkarte ‘Menü’ genügt. Im erscheinenden Dialog wählen Sie die Lösung aus, die Sie bereitstellen möchten: Finanzen und Administration, IT Helpdesk, Personalverwaltung, Softwareentwicklung oder Compliance und Richtlinieninitiativen. Fertig! Sie können ab sofort auf die komplette Lösung samt vorkonfigurierter Workflows, Applikationen und Beispiele zugreifen. Um die Cloud-basierte Version 30 Tage lang kostenlos zu testen, registrieren Sie sich bitte hier.

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Projektmanagement-Trends und warum Comindware Project sich bestens eignet

Fri, 28 Feb 2014 12:19:25 +0000

Zu Beginn eines jeden Jahres gibt es zahlreiche Trendprognosen – für IT, Mode, Content Marketing, Soziale Medien, Softwareentwicklung usw. Für nahezu jeden Bereich werden die Trendsetter erkoren.

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Als seinerzeit die Projektmanagement-Trends 2013 vorgestellt wurden, waren es 10 an der Zahl. Diese Liste wurde von ESI International herausgegeben, ein führender Schulungsanbieter für Projektverwaltung, und ist als Slideshow auf der Seite InformationManagement.com zu finden. Ganz im Zeichen dieses Trends (kein Wortspiel beabsichtigt) hat das Trainingsunternehmen auch für das aktuelle Jahr eine neue Trendwelle identifiziert und die 10 besten Projektmanagement-Trends für 2014 ebenfalls in einer Bildschirmpräsentation zusammengefasst.

Für mich als außenstehende Person fallen von diesen 10 Trends vor allem diese auf:

Virtuelles Lernen wird beim Projektmanagementtraining aus zwei Gründen eine Schlüsselrolle spielen: Zum einen gibt es nie ausreichend Zeit für Schulungen und zum anderen wollen Unternehmen nicht mehr für Reisekosten und Spesen aufkommen, die bei Präsenzschulungen unvermeidlich sind.
Seit 1990 gab es viele fehlgeschlagene Projekte und ebenso viele vergeblich eingesetzte Millionen. Darum sehen sich die Unternehmen gezwungen, neue Wege einzuschlagen, zum Beispiel mit schlanker Methodik und verbessertem Training für Führungskräfte.
Projektverantwortliche benötigen neben den fachlichen auch soziale Kompetenzen, damit sie ihr Team führen und nicht nur „verwalten“, also technisches und Managementwissen sowie ausreichendes Führungsgeschick.

Die bei TechRepublic veröffentlichte Liste von Andrew Makar, ein IT-Managementprofi, führt nur wenige Branchentrends im Projektmanagement für 2014 auf:

Projektmanagementrollen werden auch weiterhin in Geschäftsbereichen außerhalb der IT angesiedelt, zum Beispiel in der Personal-, Finanz- oder Rechtsabteilung.
Der Einsatz von Cloud-basierten Projektverwaltungstools nimmt zu, weil auch immer mehr Projektpläne in die Cloud verschoben werden.
Anstelle von separaten Lösungen für Dokumentenverwaltung, Instant Messaging oder Desktopfreigaben treten zunehmend integrierte Kollaborationsplattformen.
Die gemeinsame Aufbewahrung von Daten und Planungen an einem Ort ermöglicht eine effiziente Ressourcenverwaltung, die Unsicherheitsfaktoren bei der Entscheidungsfindung für Projektportfolios und Ressourcenzuteilung beseitigt.
Kollaborative Projektmanagementtools werden die Projektausführung in verteilten Teams deutlich verbessern.

Comindware Project und das Projektmanagement

Das neueste Softwareprodukt von Comindware, Comindware Project, ist eine Plattform für die Projektausführung. Ein Werkzeug, das sich perfekt für die neuen Projektmanagement-Trends eignet, vor allem in folgenden Bereichen:

Kollaboration und Ausführung – Comindware Project ist eine Plattform mit integrierter Funktionalität für die Kollaboration bei und die Ausführung von Projekten: Echtzeit-Statusanzeige, Instant Messaging, Upload und Aktualisierung von Dokumenten, gemeinsamer Zugriff auf Dateien, Arbeitszeittabellen, Auszeichnungen, Mitarbeiterverzeichnis.
Webbasiertes System – Die Dynamik von Arbeit und Märkten erfordert schnelle Reaktionen bzw. Anpassungen sowie mobile Mitarbeiter. Darum ist Comindware Project webbasiert und bietet zusätzlich mobile Apps für iOS- und Android-Geräte.
Integration mit MS Outlook – Comindware Project kann direkt in Outlook ausgeführt werden, ohne dass zwischen Umgebungen gewechselt werden muss. Je nach den Gegebenheiten im Unternehmen kann die Plattform auch mit Comindware Team Network kombiniert werden, ein kostenloses Tool für die Ausführung und Kollaboration.
Automatisierte prioritätenbasierte Planung – Comindware Project spart viel Zeit ein, weil das System die Projektpläne auf Grundlage von Ressourcenzuweisung und Aufgabenprioritäten automatisch erstellt.
Unbeaufsichtigte Echtzeit-Gantt-Diagramme – Arbeitspläne werden automatisch angepasst, je nachdem welche Aufgaben bereits abgeschlossen wurden oder sich verzögern. So ist jederzeit der tatsächliche Status verfügbar und übermäßig optimistische Einschätzungen werden vermieden. Die Gantt-Diagramme zeigen auf einen Blick den Echtzeitfortschritt aller Projekte.
Außergewöhnliche Bedienfreundlichkeit – Mit ähnlichen Navigationsfunktionen wie bei Facebook oder anderen sozialen Netzwerkseiten erhöht Comindware Project die Benutzerfreundlichkeit erheblich.
Ressourcenverwaltung – Comindware Project enthält ein Mitarbeiterverzeichnis, in dem für jeden einzelnen seine Position, Standort, Abteilung und Fertigkeiten aufgeführt werden. Außerdem kann der Arbeitskalender eingesehen werden, damit der Abschluss des Projekts nicht durch eine eventuelle Überbelastung gefährdet wird. So werden verfügbare Personen mit den benötigten Kompetenzen mit nur wenigen Mausklicks gefunden.

Schlussfolgerung

Für 2015, und die Folgejahre, wird es sicher wieder neue Projektmanagement-Trends geben. Doch diese Trends sollten Projektverantwortliche nicht von ihrem eigentlichen Vorhaben ablenken. Schließlich verfolgen letztlich alle heutigen und zukünftigen Projektmanagement-Trends doch dasselbe Ziel: maximale Kapitalrendite aufgrund der besseren Durchführung und Lieferung von Projekten.

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Adaptives BPM für Risikomanagement: Kontrollieren ohne Arbeit zu unterbrechen

Wed, 26 Feb 2014 10:58:35 +0000

Laut einer Studie der Oracle Applications Users Group müssen 71% der Befragten ihre Arbeit zumindest teilweise unterbrechen, während Prüfungen laufen, die ihre täglichen Aktivitäten sichtbar machen und unternehmensinterne Risiken finden sollen, um ihnen vorbeugen zu können. Diese Notwendigkeit ergibt sich also allein aufgrund der mangelnden Transparenz in Arbeitsumgebungen. Folglich ist es einfach, solche Kontrollen und die damit verbundenen Arbeitsunterbrechungen zu vermeiden – sofern alle Vorgänge sichtbar und transparent ablaufen. Zum Beispiel ist es kaum möglich, ohne entsprechende Autorisierung eine Ausgabe zu tätigen, wenn sämtliche Budgets und Kosten samt Genehmigungsprozessen in einem System verwaltet werden. Webbasierte Lösungen für die Geschäftsprozessverwaltung sind immer auf dem aktuellen Stand und bieten eine ganzheitliche Echtzeitkontrolle für die gesamte Arbeit in einer Abteilung.

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Unternehmensumgebungen sind selten statisch, sondern wandeln sich ständig. Darum können die festprogrammierten Business-Prozesse der meisten BPM-Lösungen auch nicht zur Wettbewerbsfähigkeit einer Organisation beitragen. Der Zeitraum zwischen der Gestaltung eines automatisierten Geschäftsprozesses und seiner endgültigen Implementierung ist einfach zu lang.

Externe Risikofaktoren wie ökonomische Schwierigkeiten oder Marktveränderungen sind größtenteils genauso wenig vorhersehbar wie unternehmensinterne Änderungen. Allerdings gibt es auch viele Risiken, deren Kontrolle mühelos möglich ist. Zum Beispiel sind Probleme wie der Missbrauch einer leitenden Position, Betrug oder ein verschwenderisches Vorgehen in Schlüsselbereichen wie Technologie, Beschaffung, Finanzen sowie Personal gut zu verhindern, wenn die täglichen Routineprozesse mit voller Transparenz ablaufen. Es bedarf nur des richtigen Werkzeugs für eine gelungene Prozessautomatisierung, um jederzeit über alles informiert zu sein. Obwohl auch die Implementierung eines automatisierten Systems mit gewissen Risiken behaftet ist, so bestehen diese doch nur vorübergehend und werden durch die langfristigen Vorteile mehr als aufgewogen.

Die in diesem Artikel zitierten Daten finden Sie unter folgendem Link: STRATEGIES FOR MANAGING RISKY BUSINESS PROCESSES: 2011 OAUG ENTERPRISE GOVERNANCE, RISK AND COMPLIANCE SURVEY

Größere Unternehmen führen häufig die Automatisierung wichtiger Geschäftsprozesse ein und besonders die Prozesse in der Finanzabteilung werden gern als erstes automatisiert. Das ist gut nachvollziehbar, denn finanzielle Aktivitäten unterliegen strengen Regeln.

Zwar dienen regelmäßige Audits der Risikominimierung, doch sie führen oft auch zu Arbeitsunterbrechungen. Die Untersuchung oder aktive Vermeidung von Vorkommnissen stört also die Aktivitäten, die zur Wertschöpfung beitragen. 71% der Befragten bestätigen, dass es zu derartigen Unterbrechungen „immer wieder“ kommt und in einem von acht Fällen treten sie häufig oder sogar ständig auf. (Siehe Abbildung 26)

Comindware Tracker liefert den Echtzeitüberblick über alle laufenden Vorgänge, ohne Arbeitsunterbrechungen zu verursachen. Die vom System kontinuierlich erfassten Daten werden in Form von Listen oder Dashboards angezeigt und sind stets aktuell. Folglich sind manuelle Überprüfungen kaum mehr notwendig und die damit verbundene Störung geschäftlicher Aktivitäten wird fast völlig vermieden. Sämtliche Daten der einzelnen Abteilungen sind immer auf dem neuesten Stand und gemäß den jeweiligen Zugriffsrollen im System jederzeit verfügbar. Comindware bietet einfaches BPM, mit dem Vorgesetzte alle kontrollierbaren Risiken überwachen, vorhersehen und vermeiden können. Alle grundlegenden Prozesse verschiedener Abteilungen sind bereits vorgefertigt und einsatzbereit. Kurz gesagt: Comindware Tracker ist in kürzester Zeit startklar, Sie müssen die Software nur noch ausführen – auf eigenen Servern oder in der Cloud.

Organisatorische Silos vs. abteilungsübergreifende BPM-Lösung

Mon, 24 Feb 2014 10:10:02 +0000

Bei der Vorbereitung unserer Dokumentation hatten wir ein Problem: Für die einzelnen Bestandteile waren verschiedene Mitglieder unseres Teams zuständig und wenn wir morgens ins Büro kamen, war es einfach nicht möglich herauszufinden, ob die jeweiligen Unterlagen denn nun auch vorbereitet und einsatzbereit vorlagen. Emails waren dabei keine große Hilfe, weil immer wieder vergessen wurde, die Fertigstellung eines Dokuments zu kommunizieren. Wenn dann irgendwann die Information von dritter Seite kam, war es oft zu spät und man hatte die Arbeit schon selbst, sprich doppelt, erledigt.

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Das ist nur ein Beispiel zum Thema Informationssilo in einer Abteilung oder sogar innerhalb eines Teams, bei dem sich die Auswirkungen aber noch in Grenzen halten. Allerdings sind die Konsequenzen häufig wesentlich schwerwiegender, denn oft bilden alle Abteilungen operative Silos. In diesem Fall erstrecken sich die Nebenwirkungen auf das gesamte Unternehmen. Zwar kann eine Geschäftsprozessverwaltungslösung diesem Problem entgegenwirken, aber der dafür erforderliche Zeit- und Kostenaufwand beläuft sich auf Monate oder sogar Jahre. Doch es gibt eine wirklich schnell umsetzbare Möglichkeit, um operative Abteilungssilos und Informationssilos zu beseitigen: ein bedienfreundliches BPM.

Silos mindern die Effizienz einer Abteilung um bis zu 60%.

Organisatorische Silos ergeben sich durch Verwaltungssysteme, die nicht mit anderen Systemen interagieren können bzw. Abteilungen, die benötigte Daten nicht rechtzeitig und fehlerfrei mit anderen Abteilungen oder leitenden Mitarbeitern austauschen. Das wirkt sich negativ auf die Wettbewerbsfähigkeit und das innovative Wachstum des Unternehmens aus. Es ergeben sich Einschränkungen bei den täglichen Aktivitäten, mit besonders gravierenden Folgen bei hohem Arbeitsaufwand und Stress.

Die so genannten „stillschweigenden Interaktionen“, vor allem per Email, verschlimmern die Situation noch. Denn folgende Punkte, die für die Beseitigung von Silos unerlässlich sind, werden damit nicht abgedeckt:

Kollaboration
Teilen von Wissen
schnelle und zielführende Entscheidungen

Experten betrachten häufig ein Content Management System oder die Workflow-Automatisierung als Allheilmittel gegen Abteilungssilos. Sind die Probleme abteilungsübergreifend, empfehlen Sie eine Geschäftsprozessverwaltungslösung mit nur einer Datenbank als Arbeitsgrundlage für das gesamte Unternehmen.

Der Aufwand für Änderungen an einem bestehenden BPM beträgt bis zu 25% der ursprünglichen Implementierungskosten.

Wenn Sie dem Rat der Experten folgen und eine BPM-Lösung einführen, werden Sie beim Siloproblem schnell eine Besserung bemerken. Doch irgendwann werden Sie einige Ihrer Geschäftsprozesse neu einrichten müssen. Für die meisten Unternehmen ist auch das ein mit viel Aufwand und Mühe verbundenes Unterfangen. Darum ist es wichtig, dass das System mit den sich im Laufe der Zeit ergebenden Änderungen und Verbesserungen bei Prozessen umgehen kann. Ein anschauliches Beispiel ist der Kauf eines Druckers: Wenn die Tintenpatrone ersetzt werden muss, sind die Kosten im Vergleich zum Gerät immens hoch. Bei vielen BPM-Lösungen ist es ähnlich: Obwohl nur ein Prozessschritt hinzugefügt oder entfernt werden soll, muss bei hartcodierten Lösungen der gesamte Prozess neu eingerichtet und anschließend erneut bereitgestellt werden. Folglich wurde zwar das Siloproblem behoben, aber das Budget ist lädiert und es gibt stattdessen ein anderes Problem: Entweder Sie investieren immer wieder und immer mehr in das System oder Sie arbeiten mit veralteten Prozessen. Wenn Sie sich also für eine Business Process Management-Lösung entscheiden, um Silos zu beseitigen, sollten Sie ein BPM-System auswählen, mit dem Sie automatisierte Prozesse anpassen können ohne sie erneut einrichten zu müssen.

Adaptives BPM: Schnelle Änderungen resultieren in höheren Gewinnen.

Kollaboration und die Wiederverwendung von Applikationen und Daten in Form von Diensten für abteilungsübergreifende Prozesse steigert die Agilität und senkt Kosten.

Die Vorteile eines solchen Systems sind:

Schnellere Wertschöpfung
Schnellere Reaktionszeiten
Schnellere Innovation

Außerdem führen in Stein gemeißelte Prozesse nicht aus der Silosackgasse. Speziell für dieses Problem wurden bedienfreundliche BPM-Lösungen entwickelt. Der größte Unterschied zu traditionellen BPM-Systemen liegt darin, dass Prozesse beliebig „on the fly“ geändert werden können. Damit wird nicht nur das Siloproblem gelöst. Von den mit minimalem Kostenaufwand jederzeit möglichen Verbesserungen profitiert das gesamte Unternehmen. Bei dem oben angeführten Druckerbeispiel würde es bedeuten, dass Sie die Tintenpatronen praktisch ohne weitere Kosten wieder auffüllen können. Auch wenn solche Kartuschen leider nicht existieren, bedienfreundliche BPM-Lösungen schon sind seit einiger Zeit Realität. Comindware ist ein preisgekröntes Unternehmen, dessen Produkt Comindware Tracker die abteilungsübergreifende Prozessverwaltung und einfache „on the fly“-Prozessänderungen unterstützt.

P.S.

Ich sollte noch erwähnen, dass uns das Silophantom auch jetzt immer mal wieder heimsucht. Aber in deutlich abgeschwächtem Umfang. Manchmal sind Mitarbeiter zwar durchaus hilfsbereit, aber teilen dann doch nicht alle erforderlichen Dokumente. Wahrscheinlich tun sie sich schwer damit, alle relevanten Daten zu einem Thema zusammenzuführen.

Auch die beste und am einfachsten zu bedienende BPM-Lösung kann diese Menschen nicht ändern. Trotzdem ist mit dem System das Aufspüren von Schwachpunkten viel leichter, um dann geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Vielleicht waren sie der Meinung, ihre Arbeit würde nicht beachtet werden. Dann würde es schon reichen, die Ergebnisse ihrer Arbeit in Echtzeit anzuzeigen. Probieren Sie es einfach aus. Adaptives BPM steht Ihnen zu Diensten und wird die meisten Probleme aufgrund von Intransparenz beseitigen.

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Universelles BPM automatisiert die Arbeit in allen Abteilungen

Fri, 21 Feb 2014 07:07:51 +0000

Vor einiger Zeit starteten meine Programmierkollegen ein neues Projekt. Sie mieteten ein kleines Büro, besorgten Computer und begannen mit einem 10-köpfigen Team die Entwicklung von Software. Das war vor 6 Jahren. Inzwischen haben sie sich zu einem mittelgroßen Unternehmen mit eigenen Kunden und Tausenden Fans in sozialen Medien gemausert.

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Gleich von Anfang an verwendeten sie ein Automatisierungssystem. Zwar war es ein ganz einfaches, aber ohne ein solches Tool ist die Verwaltung von Softwareentwicklung ziemlich undenkbar – das wussten meine Freunde. Damals wählten sie eines der preisgünstigsten Systeme, zum Teil sogar Freeware.

Jetzt, sechs Jahre später, gibt es je eine Abteilung für die Finanzen, den Vertrieb, das Marketing und einige administrative Einheiten. Jede Abteilung hat sich für ein eigenes System zur Aufbewahrung und Verarbeitung der Arbeitsdaten entschieden.

Das war komfortabel und sparte Zeit und Geld. Natürlich sind abteilungsspezifische Lösungen genau auf die Tätigkeiten ausgerichtet, die im jeweiligen Bereich anfallen. Allerdings sind die Prozesse fest programmiert. Darum können diese Systeme auch nicht unternehmensweit eingesetzt werden, wenn irgendwann alle automatisierten Workflows vereint werden sollen.

Dieses Problem haben nicht nur meine Freunde. Die meisten Abteilungen verwenden für die Automatisierung eigene Informationssysteme, das ergibt sich während das Unternehmen wächst – nach und nach, System für System, Abteilung für Abteilung. Den verschiedenen Abteilungen ist das Recht, sie können ihre internen Schwierigkeiten beheben.

Doch wenn das Unternehmen wächst und abteilungsübergreifende Prozesse umfangreicher werden, muss eine unternehmensweite Lösung her. Nur so können die verschiedenen Teilbereiche effizient kollaborieren.

Eine universelle BPM-Lösung hat keine festprogrammierten Prozesse, alle können angepasst, ersetzt oder verändert werden. Außerdem gehören vorkonfigurierte Prozessvorlagen für die wichtigsten Unternehmensaktivitäten zum Lieferumfang. Damit wird Comindware Tracker zum Allround-Talent: Abteilungsübergreifende Prozesse werden in einem System verwaltet, ohne dass Sie zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln oder Daten in andere Formate konvertieren müssen. Probieren Sie es aus. Die 30-tägige Testversion ist kostenlos.

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Das Geheimnis effektiver Team Collaboration: Hüten Sie sich vor diesen Tools!

Thu, 20 Feb 2014 07:36:28 +0000

Wenn Sie Ihr Smartphone für Gespräche mit Freunden und Familie nutzen, haben Sie dafür wahrscheinlich eine Chat-Anwendung wie zum Beispiel WhatsApp heruntergeladen. Für das Teilen von Dateien und Dokumenten mit Kollegen hat sich Dropbox bewährt.

Visuell veranlagte Menschen drücken sich lieber über Formen, Skizzen und Anmerkungen statt mit vielen Worten aus und haben dafür vielleicht Skitch von Evernote entdeckt. Und schließlich gibt es noch verschiedene Apps für die Kalenderverwaltung, die aus den bestehenden Konten Kontextinformationen lesen, Wegbeschreibungen erstellen, auf freie Parkplätze hinweisen oder wartende Kollegen über Ihre Verspätung informieren.

Ganz offensichtlich funktioniert Kollaboration mit den entsprechenden Werkzeugen deutlich einfacher. Aber, wie immer, gibt es auch hier eine Kehrseite der Medaille.

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Schwachstellen simpler Kollaborationstools

Aufgrund Ihrer Tätigkeit in leitender Position wissen Sie, wie wichtig die Zusammenarbeit im Team ist. Projekte bestehen aus Aufgaben und die werden nun mal in Form kleinerer, von verschiedenen Teammitgliedern bearbeiteten Teilaufgaben schneller und nahtloser erledigt, weil einzelne Personen dann zusammen auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Doch natürlich wird die Qualität der Kollaboration auch von den dafür ausgewählten Werkzeugen beeinflusst.

Stellen Sie sich einmal eine virtuelle Besprechung vor, deren Teilnehmer sich entweder im Büro oder verstreut an anderen Standorten befinden. Zum Glück bekommt Join.Me alle problemlos an den imaginären Tisch. Die Bildschirmfreigabe klappt und das Meeting verläuft planmäßig – bis Sie bemerken, dass eine wichtige Datei noch nicht im Team verteilt wurde.

Allerdings sitzt Nina, eine Mitarbeiterin im Home Office, gerade im Café. Sie hat Dropbox auf ihrem Android-Telefon nicht installiert und will keine weiteren Apps herunterladen. Vielleicht möchte sie den Speicherplatz lieber für ihre Fotos nutzen als für eine neue App und das ist nun mal ihre Entscheidung. Auch Google Docs kommt nicht in Frage, weil Jan gerade im Ausland unterwegs ist und kein Google-Konto hat.

Nach einigem Hin und Her sowie mehr oder weniger sinnvollen Vorschlägen einigen Sie sich schließlich darauf, besagte Datei per Email zu verschicken; obwohl alle wissen, dass das wohl kaum das beste Team Collaboration Tool ist.

Simple Kollaborationstools im Arbeitskontext

Auch wenn es sicherlich für alle möglichen Kollaborationserfordernisse eine App gibt, die meistens sogar alle kennen, so sind diese simplen Kollaborationstools natürlich nicht auf individuelle geschäftliche Erfordernisse zugeschnitten. Entsprechend mehr oder weniger eignen sie sich also.

Weil die Mitarbeiter solche Werkzeuge hauptsächlich für private Zwecke verwenden, könnte der Versuch sie dienstlich einzusetzen zum Kamel werden, das durchs Nadelöhr soll. Es wäre für alle Beteiligten mühsam und würde kaum zur Zielerreichung beitragen. Eigentlich müssten Sie daraufhin Ihre Ziele grundlegend ändern oder sogar ganz umstoßen, denn Sie werden eine Menge Zeit investieren müssen, um Ihr Team zu motivieren und die Aufgaben wieder zu vereinfachen, nachdem die ungeeigneten Tools sie verkompliziert haben.

Kollaboration und die Kernstrategie der Unternehmensleitung

Ein herausragender Vorteil der modernen Geschäftswelt im Vergleich zu vergangenen Zeiten ist die Leichtigkeit, mit der Zusammenarbeit heute realisierbar ist – sofern Sie die richtige Kollaborationssoftware einsetzen. Dabei ist von signifikanter Bedeutung, dass Ihre Prozesse bis ins kleinste Detail geplant sind. Aber genauso wichtig ist die Erkenntnis, dass eine solide Geschäftsverwaltungsstrategie auch Prozesslösungen – Lösungen, nicht Software – braucht, bei deren Funktionalität für Team Collaboration eine effektive Kommunikation das Herzstück bildet.

Schlussfolgerung

Die Arbeitswelt hat sich erheblich verändert. Heutzutage erstrecken sich Projekte und Aufgaben auf geografisch verteilte Teams, sei es weltweit, landesweit, innerhalb einer Stadt oder in verschiedenen Stockwerken desselben Gebäudes. Dazu kommen immer mehr mobile Mitarbeiter und virtuelle Arbeitnehmer. Somit wird der Bedarf an leistungsstarken Teamkollaborationstools immer dringender, denn nur so kann die gesamte Teamproduktivität ausgeschöpft werden.

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Geschäftsprozessverwaltung ohne kompliziertes BPMN? – Ja!

Wed, 19 Feb 2014 08:34:31 +0000

Natürlich: Irgendwann kommt der Punkt, an dem Sie sich im Zuge von Business Process Management mit BPMN befassen müssen. Aber diese Art von Business Notation ist ziemlich komplex und kompliziert. Sie müssen wertvolle Zeit in den Lernaufwand investieren oder die Abbildung, Optimierung und Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse in die Hand entsprechender Fachleute geben. Doch diese Kosten sind erheblich. Zusätzlich benötigt der BPM-Experte für die Erstellung von BPMN-Schemata spezielle Software, wodurch sich der finanzielle Aufwand noch weiter erhöht. Außerdem wird es nicht einfach, diese Diagramme anderen verständlich zu erklären. Unbestritten ist BPMN ein großartiges Tool, doch es erfordert eine Menge Zeit und Geld.

Comindware Tracker ist eine Alternative zu traditionellen Prozessmanagementsystemen. Hier gibt es automatisierte Workflow-Schemata, die einfach zu konfigurieren und schnell zu lesen sind. Sie sind intuitiv und darum sehr eingängig. Beim Business Process Management mit Comindware Tracker profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

Einfachheit
Kein Erlernen von Notation
Workflow-Abbildung ohne spezielle Software
Keine besonderen BPMN-Kenntnisse
Einfach kombinierbare und lesbare Diagramme

Sie implementieren optimierte Geschäftsprozesse, ohne BPMN erlernen zu müssen. Und Sie können es gleich ausprobieren, 30 Tage lang und völlig kostenlos: Fordern Sie hier eine Testversion an.

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Business Process Management mit MS Outlook

Tue, 18 Feb 2014 09:44:18 +0000

Bei MS Outlook gibt es Emails, Kalender und Kontakte. Diese Standardtools sind gut, doch wenn es um die Verwaltung von Prozessen oder Projekten geht, sind sie nicht annähernd gut genug. Das liegt daran, dass Sie dafür nicht nur einzelne persönliche Aufgaben verwalten müssen, sondern eben ganze Prozesse. Und das sollte vollständig direkt in Outlook möglich sein, ohne das lästige Wechseln in andere Umgebungen.

Zurzeit ist Comindware Tracker die einzige Lösung, die das anbietet: Mit unserer Software können Sie in Outlook komplette Prozesszyklen verwalten und die Teamkollaboration organisieren. Das Prozessmanagement wird mit der Funktionalität für Projektmanagement kombiniert, so dass Sie nicht mehr zwischen verschiedenen Formaten, Applikationen oder Tools hin- und herspringen müssen.

Im Gegensatz zu den meisten anderen BPM-Lösungen dieser Größenordnung gestalten Sie bei Comindware Tracker Ihre Prozesse mit der Drag & Drop-Funktion visuell: Auf diese Weise können Sie Prozesse ohne Programmierkenntnisse und ganz nach Ihren Erfordernissen verwalten und anpassen. Wenn sich später Änderungen ergeben, werden sie “on the fly” implementiert. Eine großartige Investition in die Zukunft, denn unsere Software passt sich auch den künftigen Gegebenheiten an, wenn das Wachstum Ihres Unternehmens für komplexere Prozesse und steigende Mitarbeiterzahlen sorgt. Comindware Tracker stellt sich auf alles ein.

Für Sie ergibt sich daraus kaum Lern- oder Zeitaufwand. Hier bekommen Sie eine kostenlose 30-tägige Testversion für Comindware Tracker und Comindware Tasks for Outlook. Alle eingegebenen Daten können jederzeit aus dem System entfernt und in eine Excel- oder Word-Datei exportiert werden. Darum ist das Ausprobieren unserer Prozessverwaltung wirklich ohne jede Verpflichtung.

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6 Dinge, die es bei der Online-Kollaboration zu beachten gilt

Thu, 06 Feb 2014 09:04:35 +0000

Geschäftliche Online-Kollaboration hat viel mit der privaten Online-Zusammenarbeit gemeinsam, zum Beispiel Kommentare wie bei Facebook oder geteilte Dateien wie bei DropBox oder Google Docs. Dabei ist es unerheblich, ob Sie online oder offline sind. Die Unterscheidungsmerkmale von geschäftlicher Kollaboration sind vielmehr die Ausrichtung auf Zielerreichung und die Verwendung von effizienz- und produktivitätsbasierenden Techniken, die dorthin führen.

Kollaborations- und Teamfähigkeit sind von großem Vorteil. Doch wenn Ersteres nicht gegeben ist, leidet auch die Teamarbeit, denn kollaboratives Work Management ist auf dem Vormarsch.

Dabei ist es gar nicht schwer, diese Kompetenzen zu entwickeln. Eigentlich arbeiten wir ohnehin regelmäßig online zusammen, z.B. über soziale Netzwerke, Freigabecenter, Dateiserver und private Webseiten. Die gleichen Funktionen enthält auch kollaborative Work Management Software. Der Unterschied liegt darin, dass alles an einem Ort auf Unternehmensservern oder in der Cloud aufbewahrt wird und Sie die Daten nicht erst von einem System in ein anderes transferieren müssen. Sie finden alles in Ihrer Arbeitsumgebung: Diskussions-Threads, geteilte Arbeitsdaten, Entscheidungsgrundlagen, Übersichten, Zieldefinitionen, Vorhersagen.

Folgende Prinzipien, die es in ähnlicher Form auch bei unserer privaten Online-Zusammenarbeit gibt, gestalten die geschäftliche Online-Kollaboration effizienter:

Formulieren Sie die Beschreibung der Workflow-Aufgaben klar und deutlich

Bei der Erstellung neuer Workflow-Aufgaben gibt es immer die Option, eine Beschreibung bzw. Erklärung einzufügen. So als würden Sie im sozialen Netzwerk oder Forum ein neues Thema anlegen. Allerdings wollen Sie hier keine Unterhaltung starten, sondern Ihre Arbeit erledigen.

Darum nutzen Sie diese Option, denn nur so kann die Online-Kollaboration effizient ablaufen. Hier legen Sie das Fundament für den Kontext zukünftiger Aufgaben, die zu dieser Workflow-Aufgabe generiert werden.

Definieren Sie genau, was zu tun ist und welches Ergebnis erzielt werden soll. Geben Sie alle Details an, aber schreiben Sie kurz und prägnant, damit die verantwortliche Person vor Arbeitsbeginn keinen Roman lesen muss.

Halten Sie Diskussionen informativ und überschaubar

In sozialen Netzwerken und Foren gibt es oft lange Diskussions-Threads mit mehr oder weniger interessantem Lesestoff. Im Büro haben Sie dafür keine Zeit. Geschäftliche Unterhaltungen dienen der Zielerreichung, Entscheidungsfindung und Sammlung benötigter Informationen. Wenn es größeren Gesprächsbedarf gibt, ist es besser eine kurze Besprechung anzuberaumen. Anschließend fügen Sie einen Kommentar hinzu, Wie im Meeting beschlossen…,und beschreiben die Entscheidung kurz.

Benachrichtigungs-Spam ist unerwünscht

Bedenken Sie, dass alle Aktionen in Online-Kollaborationssystemen eine Benachrichtigung der Teammitglieder auslösen, zum Beispiel wenn Sie einen Status ändern oder Kommentare hinzufügen. Genau wie in sozialen Netzwerken. Seien Sie also wie ein Schachspieler: erst nachdenken, dann setzen – bzw. bei der Work Management Software auf speichern/veröffentlichen klicken. Andernfalls lässt nicht nur die Verwaltung der Beobachter zu wünschen übrig, sondern es wird auch der Zweck des Online-Kollaborationssystems entfremdet.

Verwalten Sie die Beobachter

Jede kollaborative Workflow-Aufgabe hat automatisch ausgewählte oder manuell hinzugefügte Beobachter. So ähnlich funktioniert im privaten Bereich das Folgen von Themen oder Personen auf LinkedIn oder Twitter. Das ist eine gute Alternative zum Feld ‘CC’ bei Emails, um relevante Mitarbeiter in geschäftliche Korrespondenz einzubinden (Email-Kopien sorgen häufig eher für Verwirrung als der Kollaboration dienlich zu sein). Prüfen Sie daher vor dem Speichern einer neuen Workflow-Aufgabe, ob alle relevanten Personen Benachrichtigungen erhalten werden und entfernen Sie die anderen aus der Liste der Beobachter.

Gemeinsam genutzte Dateien und Versionierung

Wenn wir Dateien teilen, werden sie oft als Anlage hin- und hergeschickt. Dann ist nicht immer klar, bei wem sich die neueste Version gerade befindet oder wo die dazugehörige Email gerade herumschwirrt. Die Beantwortung dieser Fragen erfordert Zeit. Zeitaufwand, der keinen Gegenwert bringt. Darum speichern kollaborative Work Management Systeme alle Dateien und deren verschiedenen Versionen zusammen mit allen anderen Informationen bei den jeweiligen Workflow-Aufgaben. Die Aufbewahrung in der Cloud oder auf unternehmenseigenen Servern hält sie stets für alle verfügbar, auch während der Abwesenheit von Teammitgliedern.

Synchronisierung mit MS Outlook

An dieser Stelle nur wenige Worte zu Comindware Tracker und Microsoft Outlook. Zusätzlich zu den oben beschriebenen 5 Funktionen für die Kollaboration erledigt Comindware Tracker automatisch die Synchronisierung Ihrer Aufgaben mit Ihrem Outlook, samt aller Dateien und Beschreibungen. So kommen alle Daten aus dem kollaborativen System in Ihre Outlook-Aufgabenliste und sind dort sofort verfügbar. Sie können Prioritäten vergeben und die Aufgaben nacheinander abarbeiten, zum Beispiel mit der GTD-Methode (Getting Things Done). Damit lässt sich ein Gleichgewicht zwischen der Teamarbeit und dem persönlichen Aufwand herstellen. Die kostenlose 30-tägige Comindware Tracker-Testversion können Sie hier anfordern!

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Comindware Project bringt Schwung ins Projektmanagement

Mon, 03 Feb 2014 14:33:26 +0000

München, 03.Februar 2014 – der US-amerikanische Softwarepionier für adaptives Business Process Management (BPM), Comindware, gibt ab sofort die Verfügbarkeit seines neuen Produktes “Comindware Project” im deutschsprachigen Markt bekannt.

Während der Fokus vieler etablierter Anbieter bisher meist in der Verwaltung von Projekten lag, verfolgt Comindware Project einen ganzheitlichen Ansatz. Fachbereiche und Projektteams können künftig auf Basis von Social-Networking-Funktionen einfacher und effizienter Projekte planen und durchführen. Die Lösung trägt damit der Nachfrage nach zeitgemäßen, leichtgewichtigen Technologien im Projektmanagement Rechnung und fördert mehr Interaktion im Team.

Zu den wesentlichen Produkt-Merkmalen zählen:

Realistische Vorhersagen treffen: Gantt-Charts können “on the fly” neu berechnet werden, und bieten damit eine realistische Vorhersage für den gesamten Projektverlauf, vom Ad-hoc Abruf des aktuellen Projektstatus, über fällige oder abgeschlossene Aufgaben bis zur Zuordnung von Prioritäten. Jeder Mitarbeiter verfügt damit über die volle Transparenz im Projekt und kann Änderungen im Projektverlauf sofort berücksichtigen.

Prioritäten-Planung: automatisierte Zuteilung von Aufgaben, die auf Priorisierungen und verfügbaren Ressourcen basiert.

Social Collaboration: teamübergreifende, vernetzte Kommunikation innerhalb eines Projektes über einen News-Feed und virtuelle “team rooms”. Das erleichtert die Abstimmung von Mitarbeitern im Projekt und das Einholen fachlicher Expertise. Personal und Projekt sind auf diese Weise bestmöglich aufeinander abgestimmt. Das spart Zeit und umschifft Probleme des traditionellen Projektmanagements, zudem garantiert es jederzeit einen kompletten Überblick über die Fähigkeiten der Mitarbeiter im Projekt.

Outlook-Integration: Anwender können auf Project-Funktionen über die in Unternehmensumgebungen verbreitete Outlook-Oberfläche zugreifen.

Comindware Project basiert auf der Enterprise 2.0-Plattform “Comindware Team Network”, welche derzeit als einzige integral eine effektive Teamarbeit im Bereich Projektmanagement unterstützt. Damit wird branchenübergreifend eine effiziente sowie standortunabhängige Projektarbeit möglich.

Dank der plattformunabhängigen Architektur können Mitarbeiter über beliebige mobile Geräte wie Notebooks, Tablets oder Smartphones Aufgaben im Projekt planen, steuern und durchführen – zu jeder Zeit von überall aus. Das Produkt steht ab sofort als SaaS-Angebot oder on premise zur Verfügung. Es wird direkt über Comindware vertrieben.

“Wenn Projektmanagement-Tools und Social-Collaboration-Werkzeuge isoliert im Unternehmen eingesetzt werden, ist ihr Nutzen für eine wirksame Teamarbeit gering. Erst wenn man beide Bereiche in einer Gesamtlösung miteinander vereint, kann man von Produktivitätssteigerung in der unternehmensweiten Teamarbeit sprechen. Unsere Lösung verzahnt Planung, Durchführung und kollaboratives Arbeiten an einem einzigen Ort”, erklärt Helmut Heptner, Geschäftsführer der Comindware GmbH.

Informationen für die Presse:

Comindware Project wird vom 11. – 14.März 2014 auf der Cebit, in Halle 3, Stand E06 präsentiert. Pressevertreter, die an weiterführenden Informationen zur Lösung und dem Anbieter interessiert sind, finden diese unter: www.comindware.de. Pressevertreter, die sich für eine Live-Demo von Comindware Project interessieren, wenden sich bitte an folgenden Kontakt:

Ansprechpartner für die Presse:

iKOM interim Kommunikation
Silvia Hänig
Tel.: 089- 4484127
E-Mail: haenig@ikom.org

Über Comindware

Comindware ist Pionier in adaptivem Business Processs Management. Das inhabergeführte Unternehmen wurde 2010 in Woburn, USA von Max Tsypliaev, einem Industriemanager mit langjähriger Erfahrung in der IT-Branche, gegründet. Zuvor baute Tsypliaev mit Acronis einen der erfolgreichsten Tool-Anbieter im Windows-Professional Umfeld auf. Comindware beschäftigt derzeit weltweit 70 Mitarbeiter. Seine Lösung Comindware Tracker wird von namhaften Unternehmen wie Volkswagen und Gazprom Avia eingesetzt.

Abteilungsübergreifende Projektdurchführung mit BPM

Mon, 03 Feb 2014 10:26:01 +0000

Es ist schon ein gewaltiger Vorteil, wenn eine Abteilung ihre Prozesse mit einem guten Prozessmanagementsystem automatisiert und so die Performance steigert. Aber der wahre Schatz ist noch woanders verborgen. Wenn Sie die Leistungskraft Ihres Unternehmens deutlich steigern, sich zu einem Marktführer entwickeln wollen, dann müssen Sie die Ausführung abteilungsübergreifender Aktivitäten auf ein ganz neues Niveau bringen und verhindern, dass Aufgaben zwischen den Abteilungen verlorengehen – mit entsprechenden Auswirkungen auf Budget und Leistung.

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Hier greifen BPM-Lösungen. Das große Unterscheidungsmerkmal von abteilungsübergreifenden und häufig unternehmensweiten BPM-Lösungen liegt in ihrer flexiblen Anpassung an bestehende Prozesse. Ähnliche, aber speziell auf einzelne Abteilungen ausgerichtete Lösungen sind hingegen festprogrammiert und somit auf die Behebung interner Probleme und die operative Erledigung der dort anfallenden Tätigkeiten fokussiert. Entsprechend schwierig ist die Konfiguration beim Versuch andersartige Prozesse hinzuzufügen. Weitreichende BPM-Lösungen hingegen können problemlos für die abteilungsübergreifende Kooperation auf Basis von Prozessen eingerichtet werden.

BPM-Systeme ermöglichen die Kontrolle und Steuerung von Arbeit und täglichen Aktivitäten, was die Gesamteffizienz spürbar erhöht.

Vor ungefähr 4 Jahren gab es auch in unserem Haus, Comindware, diese Diskussion und wir entschieden uns für eine Technologie, die die Flexibilität und Funktionalität abteilungsübergreifender BPM-Software unterstützt. Wenn Sie jetzt mit Comindware Tracker arbeiten, verfügen Sie bereits über mehrere Apps, die für die wichtigsten Abteilungen maßgeschneidert sind: Finanzen und Administration, Personalverwaltung, Vertrieb usw. So kollaborieren alle Abteilungen in einem gemeinsamen System, das sämtliche automatisierte Prozesse der verschiedenen Bereiche aufnimmt und in dem alle Daten und Informationen geteilt werden. Leitende Mitarbeiter profitieren von Echtzeittransparenz, Teams von einer Outlook-ähnlichen Arbeitsumgebung mit benutzerfreundlicher Oberfläche und jederzeit verfügbaren Arbeitsdaten.

Wenn Sie das Wachstum Ihres Unternehmens auf kontrollierte Weise fördern möchten, sollten Sie Comindware Tracker ausprobieren. 30 Tage lang ist das kostenlos – fangen Sie an und lassen Sie sich überzeugen.

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Reiseanträge und Spesenabrechnungen

Thu, 30 Jan 2014 07:51:38 +0000

Neulich gab es eine Fernsehsendung über einen Vertreter, der vor vielen Jahren durch das Land reiste und an der Haustür Staubsauger verkaufte. Um von seinem Produkt zu überzeugen, bot er an Ort und Stelle eine Vorführung an. Die Sendung war wirklich nett gemacht – 50er Jahre, schöne Autos, unberührte Landschaften und nostalgische Pin-ups. Aber ich bin kein Fernsehkritiker, sondern Wirtschaftsanalytikerin und somit wurde der Film zu einer Informationsquelle.

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Mein erster Gedanke war: Wie viele Vertreter arbeiteten wohl für diese Staubsaugerfirma und wie wurden ihre Reisekosten und Spesen abgerechnet? Selbst wenn nur 30 Verkäufer ständig unterwegs waren, sammelte sich ein Papierberg an – zum Beispiel all die Quittungen für Übernachtungen, Restaurantbesuche, Benzin, Autoreparaturen usw. Wie konnte ein Unternehmen dieser Mengen Herr werden? Im 21. Jahrhundert vermögen wir uns kaum vorzustellen, wie das wohl in den 50er Jahren bearbeitet wurde. Wahrscheinlich gehörte das damals zu den Aufgaben des Verkäufers, um das Unternehmen zu entlasten. Aber ich weiß genau, wie wir damit in unserer heutigen, modernen Geschäftswelt umgehen.

Weniger Papierkram

Als erstes wird die Zahl der Papierbelege minimiert, wenn eine Geschäftsreise ansteht oder eine Spesenabrechnung einzureichen ist. Papier geht häufig verloren, wird beschädigt oder durch nebenbei konsumierte Lebensmittel befleckt. Natürlich müssen die Ausgaben nachgewiesen werden, aber das kann meistens auch in elektronischer Form erfolgen.

Tracking-Software für Reisespesen

Zweitens kommt spezielle Software für die Verfolgung von Reiseanträgen und Spesenabrechnungen zum Einsatz. Email-Anwendungen oder Tabellenkalkulationen sind hierfür kaum geeignet. Emails gehen immer wieder verloren oder im Spam-Ordner unter. Und mit Tabellenblättern können Sie weder kollaborieren noch Änderungen verfolgen – wer hat diese Zeile geändert und warum? Solche Informationen sind in einem Tabellenblatt nicht ersichtlich, diese Funktionalität fehlt.

Comindware Tracker für die Verfolgung von Reiseanträgen

Und zu guter Letzt… nun, vielleicht ist das eher meine persönliche Meinung, aber aus gutem Grund: Verwenden Sie Comindware Tracker für das Tracking von Reiseanträgen und Spesenabrechnungen. Mit Comindware Tracker können Sie nach der Installation binnen weniger Minuten alle Reiseanträge und Spesenabrechnungen verfolgen: Erstellen Sie den Arbeitsbereich „Finanzen und Administration“, indem Sie in der Registerkarte ‘Menü’ auf ‘One-Click Setup’ klicken und diese Lösung bereitstellen. In deren Hauptbenutzeroberfläche finden Sie dann die Applikationen ‘Spesenabrechnungen’ und ‘Reiseanträge’.

Mit der Verfolgung von Spesenabrechnungen wird alles anders

Ein weiteres Beispiel: Für den Verkäufer Hans Meier steht eine Geschäftsreise in die Städte Hannover, Osnabrück und Lüneburg an. Er öffnet Comindware Tracker und erstellt mit Hilfe der Schaltfläche ‘Neu – Reiseantrag’ das Objekt ‘Geschäftsreise Niedersachsen’. Es müssen ein Auto gemietet und 3 Hotels gebucht werden, also füllt er die entsprechenden Felder aus und gibt in der Registerkarte ‘Zweck/Begründung’ eine Beschreibung ein. Anschließend übergibt er die Anforderung mit der Schaltfläche ‘Nächster Schritt – Anforderung zur Genehmigung übermitteln’ an seinen Vorgesetzten, Torsten Müller. Herr Müller erhält eine Benachrichtigung in seinem Email-Posteingang und genehmigt die Anforderung einfach durch einen Mausklick auf die Schaltfläche ‘Nächster Schritt – Genehmigen’ im Objektformular (das anhand des Links in der Email sofort verfügbar ist). Natürlich kann Herr Müller in der Registerkarte ‘Diskussion’ eine Unterhaltung mit Herrn Meier beginnen oder weitere Informationen erfragen. Außerdem kann er die Anforderung ablehnen. Aber wir denken positiv: Herr Müller genehmigt den Reiseantrag, der daraufhin automatisch an seine Assistentin, Anita Schulze, weitergeleitet wird. Frau Schulze reserviert für Herrn Meier die Hotelzimmer, mietet ein Auto und veranlasst die Auszahlung eines Vorschusses. Alle Aktivitäten werden in den dafür vorgesehenen Feldern des Comindware Tracker-Objekts vermerkt und dann verfolgt.

Der größte Vorteil

Der größte Vorteil bei der Verwendung von Comindware Tracker für die Verfolgung von Reiseanträgen und Spesenabrechnungen liegt darin, dass alle Beteiligten zu jeder Zeit genau wissen, wer wofür verantwortlich ist. Herr Meier weiß, dass er die Spesenabrechnung aufstellen muss, denn er hat eine entsprechende Email-Benachrichtigung erhalten. Herr Müller weiß, dass er die Abrechnung nach Eingang in seinem Comindware Tracker-Postfach genehmigen oder ablehnen muss. Anschließend wird die Anforderung an Frau Schulze übergeben und Herr Müller braucht nicht mehr daran zu denken, sie verschwindet einfach aus seinem Posteingang. Frau Schulze wird über die erforderlichen Aktionen per Email benachrichtigt und findet sie zudem als ‘Neue Aufgabe’ in ihrem Posteingang. An diesem Prozess sind immer nur die Personen beteiligt, die gerade auch für eine Aufgabe verantwortlich sind, alle anderen werden nicht behelligt. Das ist großartig!

Die zur Lösung „Finanzen und Administration“ gehörenden Standardapplikationen wurden extra mit einer Regel ausgestattet: Wenn ein Betrag auf der Spesenabrechnung die 1.000€-Grenze übersteigt, muss sie vom Finanzleiter genehmigt werden. Aber das ist nur ein Beispiel aus der Praxis. Natürlich können Sie diese Bestimmung entfernen oder den Prozess mit wenig Aufwand so anpassen, dass er Ihren individuellen Erfordernissen entspricht. Dabei helfen wir Ihnen gern. Mit unserem komfortablen Comindware Workflow-Generator ist das wirklich einfach!

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Die 5 besten Comindware-Funktionen für exzellentes Projektmanagement in MS Outlook

Thu, 16 Jan 2014 14:01:42 +0000

Comindware greift das Feedback seiner Kunden auf und optimiert die Lösungen entsprechend, damit Ihre Erfordernisse noch besser erfüllt werden. Seit der Veröffentlichung unserer ersten Produkte – Comindware Tracker, Comindware Task Management und Comindware Tasks for Outlook – haben wir zahlreiche Rückmeldungen erhalten und häufige Updates herausgebracht. Unserem Entwicklungsteam ist es gelungen, die Software mit vielen wichtigen und praxisrelevanten Funktionen zu erweitern und eine wirklich komfortable Comindware-Umgebung zu schaffen. Heute möchte ich Ihnen die neue Version von Comindware Tasks for Outlook mit komplett überarbeiteter Oberfläche und deutlich erweitertem Funktionsumfang vorstellen.

Die Konfiguration der Lösung wird uns nicht aufhalten, denn Sie geben nur die Serveradresse und Anmeldedaten an – das ist alles! Darum geht es gleich weiter zur Funktionalität. Nach der Installation erscheint Comindware in der MS Outlook-Oberfläche:

Wenn Sie diesen Bereich öffnen, erleben Sie die erste Überraschung…

Ihre Comindware-Listen sind in Outlook bereits vorhanden!

Falls Sie schon mit der früheren Version unseres Add-Ins für Outlook gearbeitet haben, werden Sie sich daran erinnern, dass sich die Comindware-Aufgaben dort im Outlook-Ordner Aufgaben befanden. Viele unserer Kunden empfanden es jedoch als nachteilig, dass sie hier die komfortablen Funktionen der Comindware-Listen zum Sortieren, Gruppieren und Filtern nicht nutzen konnten. Darum haben wir beschlossen das Produkt so anzupassen, dass alle Aufgaben in den nativen Comindware-Listen angezeigt werden.

„Jetzt werden Meine aktiven Aufgaben, Meine abgeschlossenen Aufgaben und alle anderen in Comindware Tracker erstellten Listen direkt in MS Outlook angezeigt!“

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Großartig! Und Sie können die Listen gleich in Outlook an Ihre Erfordernisse anpassen: nach Spalte gruppieren und sortieren oder durchsuchen. Einfach über Drag & Drop oder durch einen Klick auf das Symbol ‘Listeneinstellungen’ in der rechten oberen Ecke. Sobald Änderungen an einer Liste vorgenommen werden, erfolgt die Synchronisierung mit Comindware Tracker. Sie brauchen nicht mehr zwischen den verschiedenen Umgebungen zu wechseln.

Sofortige Online-Synchronisierung: immer auf dem aktuellen Stand!

Außerdem enthalten die Listen stets die aktuellen Echtzeitdaten aus Comindware Tracker. Ein echter Fortschritt. Die vorangegangene Version aktualisierte die Daten zum Beispiel alle 10 Minuten oder nach einem Klick auf Synchronisieren. Jetzt werden die Daten zur Anzeige der Listen immer frisch vom Server abgerufen. Natürlich können Sie jederzeit auf Aktualisieren klicken, wenn Sie eine Änderung auf dem Server vermuten oder gern manuell aktualisieren möchten.

Alle funktionalen Comindware-Lösungen in MS Outlook verfügbar!

Bisher konnten Sie von Outlook aus nur auf Ihre Aufgaben zugreifen.

„Jetzt geht noch viel mehr: Sie können alle Comindware Tracker-Lösungen durchsuchen, einschließlich der Dokumente und Workflow-Applikationen.“

Dazu öffnen Sie einfach die Applikationen in der Comindware-Gruppe. Dort finden Sie alle Applikationen, auf die Sie in Comindware Tracker Zugriff haben. Deren Objekte können Sie über die in Comindware Tracker erstellten Listen ansehen: Listen aus Applikationen, persönliche Listen und freigegebene Listen.

Outlook-Aufgaben mit kollaborativen Kommentaren!

Nun, da Sie alles über Listen und Applikationen wissen, sehen wir uns die ‘Objekte’ an. In früheren Versionen des Add-Ins befanden sich die Aufgaben in einer leicht modifizierten nativen MS Outlook-Ansicht. Doch dort gab es keine Möglichkeit, alle Aufgabeninformationen in nur einem Fenster anzuzeigen. Um Kommentare und Teilaufgaben zu sehen, musste man also zu Comindware Tracker wechseln. Aber das ist jetzt vorbei! Vielen Kunden war das zu umständlich, denn die Diskussionen sind ein wichtiger Teil der Aufgaben. Darum sehen die in Outlook angezeigten Comindware-Aufgaben jetzt fast so aus wie in der Weboberfläche und bieten außerdem die volle Funktionalität.

Alle Informationen zu den Aufgaben, einschließlich Kommentaren und Teilaufgaben, sind nun auf einer Seite zu sehen. Meiner Meinung nach ein großer Schritt auf dem Weg zur Perfektion!

Sehen Sie sich einmal das Feld ‘Übergeordnet’ auf der vorhergehenden Abbildung an. Damit gelangen Sie zur übergeordneten Aufgabe, also dem Workflow-Objekt. Wenn Sie dieses öffnen, wird es nicht etwa im Webbrowser angezeigt. Nein, alle Objekte (Dokumente, Workflow-Dokumente) erscheinen direkt in MS Outlook:

Diese Ansicht ist identisch mit dem Webformular, alle Nicht-Standardfelder erscheinen genauso wie im Browser. Ohne Browser: Workflows direkt in Outlook!

Ab sofort verzichten wir auf das Wort Browser, denn für die Arbeit mit Comindware Tracker brauchen Sie keinen mehr, MS Outlook ist jetzt Ihr Comindware Tracker-Browser. Beliebige Objekte durchsuchen, erstellen oder löschen, Aufgaben abschließen und Workflow-Dokumente durch die vorgegebenen Schritte bewegen – all das erledigen Sie jetzt mit der beliebten Email-Anwendung.

Fast schon mit Lichtgeschwindigkeit!

Zwei Gedanken möchte ich zum Abschluss noch ansprechen. Erstens, ich habe bereits mit dem Vorgängermodell des Add-Ins gearbeitet und verfolge meine Aufgaben jetzt mit der neuen Version. Dabei habe ich festgestellt, dass sie nicht nur deutlich komfortabler ist und mehr Funktionen enthält. Sie ist auch bedeutend schneller. Bei meinen vielen Aufgaben nahm der Synchronisierungsprozess früher einige Zeit in Anspruch. Ich konnte währenddessen sogar einen Kaffee trinken. Jetzt geht alles so schnell, dass ich es selbst kaum glauben kann. Wenn ich Meine aktiven Aufgaben öffne, wird auch in MS Outlook immer der aktuelle Stand angezeigt. Egal, wie viele Aufgaben die Liste enthält. Sobald ich zum Beispiel die Aufgabe Neues Outlook auswähle (die Sie hier gerade lesen), wird sofort deren Formular geöffnet. Großartig!

Und zweitens: Unser Entwicklungsteam wird sich nicht auf seinen Lorbeeren ausruhen. Darum sollten Sie die Arbeit mit unserem Comindware Tasks for Outlook gleich beginnen (oder fortsetzen) und die tollen neuen Funktionen ausprobieren. Eigentlich wäre es angebracht, den Namen in Comindware Tracker for Outlook zu ändern, denn jetzt können Sie mit dem gesamten Comindware Tracker-Inhalt arbeiten. Ich bin wirklich stolz auf dieses fantastische Tool!

Sie haben noch Fragen? Dann hinterlassen Sie entweder hier einen Kommentar oder gehen zu @AnastasiaPMP. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung oder Anregungen. Und: Eine kostenlose 30-tägige Testversion für Comindware Tasks for Outlook bekommen Sie hier!

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Business Process Management ohne BPMN

Fri, 10 Jan 2014 14:26:01 +0000

Immer wieder erlebe ich, dass jemand voller Enthusiasmus versucht, völlig ungeeignete Tools in den Alltag einzubauen. Zum Beispiel mein bester Freund. Als japanische Restaurants hierzulande immer beliebter wurden, war er von den Essstäbchen so begeistert, dass er sie am liebsten ständig benutzt hätte. Man stelle sich das bildhaft vor – ein ausgewachsener Mann, der an der Imbissbude seine Pommes mit Stäbchen isst. Zum Glück hat diese Phase nicht lange gedauert.

Aber was würde passieren, wenn dieser ansonsten so vernünftige Mann ein Unternehmen führt, für mehrere unterstellte Mitarbeiter die Verantwortung trägt und auf einer Konferenz zum Thema Management das erste Mal von Business Process Management Notation und deren großartigen Vorteilen erfährt? Genau, er würde gleich am nächsten Tag nach einer Softwarelösung suchen, die BPMN 2.0 voll unterstützt und dann seinen IT-Leiter fragen, ob sie das Tool im Unternehmen verwenden können. Wäre ich sein IT-Chef, würde ich antworten: „Natürlich können wir. Aber: Der BPMN-Standard bringt ca. 600 Seiten an Dokumentation mit sich. Daher bezweifle ich sehr, dass die Einarbeitung unserer Mitarbeiter nur wenige Tage erfordern würde. Außerdem dürfte uns eine effektive Nutzung des Tools kaum gelingen, weil es kompliziert ist und unsere Prozesse verlangsamt, anstatt sie zu optimieren.“ Trotzdem versuchen sehr viele kleine und mittelgroße Unternehmen, solche Werkzeuge ohne die entsprechenden Experten einzusetzen – was sich anschließend als Zeitverschwendung herausstellt. Denn sie brauchen gar keine vollständige BPMN-Unterstützung, sondern ein einfaches und effektives Tool für die Gestaltung und Verfolgung ihrer Geschäftsprozesse.

Comindware Tracker bietet so einen vereinfachten Ansatz für das Prozessmanagement. Bei uns gibt es keine 600-seitigen Anleitungen und Sie brauchen keine Experten, die sich schon jahrelang mit BPMN-Software beschäftigen. Mit dem Comindware Workflow-Editor gestalten Sie Ihre Prozesse auf einfache und intuitive Weise: mit Workflow-Schritten, die durch Übergänge verbunden werden.

Jeder Workflow-Schritt ist ein Teil des Geschäftsprozesses; die Workflow-Übergänge bewegen den Prozess durch den Arbeitsablauf. Auf Gateways, Swim Lanes, Artefakts und andere schwer verständliche „wissenschaftliche“ Konzepte werden Sie nicht stoßen. Denn die sind für kleine und mittelgroße Unternehmen gar nicht erforderlich. Übrigens gestalten Sie Workflows mit unserer Software in einer sehr komfortablen und bedienfreundlichen Umgebung.

Jetzt werden Sie sicher nach erweiterten Funktionen fragen, wie zum Beispiel die parallele Ausführung von Prozessschritten oder Zeitbeschränkungen bei bestimmten Schritten. In dieser Hinsicht ist Comindware Tracker den Branchenführern deutlich überlegen. Obwohl die grundlegende Workflow-Gestaltung sehr einfach ist, sind zusätzlich viele erweiterte Funktionen verfügbar. Folgende Optionen bietet das Konfigurationsmenü von Schritten und Übergängen:

• Einzelne Prozessschritte können in parallele Aufgaben aufgeteilt werden. Dazu öffnen Sie die Konfiguration des Schritts und fügen ihm mehrere verantwortliche Personen hinzu. Es ist wirklich einfach, sogar für unerfahrene Benutzer.

• Zeitbasierte Übergänge zum nächsten Schritt verhindern, dass Prozesse ins Stocken kommen. Wenn zum Beispiel der Supportmitarbeiter einem Kunden nicht innerhalb einer bestimmten Zeitspanne antwortet, wird der Prozess automatisch dem Vorgesetzten neu zugewiesen. Diese Einrichtung erfolgt in der Registerkarte ‘Zeitbasierter Übergang’ im Dialog ‘Workflow-Schritt bearbeiten’.

• Wenn Sie Validierungsregeln wie zum Beispiel ‘Füllen Sie folgende Felder aus, bevor Sie den Schritt abschließen:’ benötigen, können Sie für Schritte und Übergänge Pflichtfelder einrichten.

• Benutzer oder Benutzergruppen, die Prozesse über einen bestimmten Übergang weitergeben sollen, können Sie in der Registerkarte ‘Berechtigungen’ des betreffenden Übergangs auswählen.

• Sie wollen die Prozesse mit Geschäftsregeln besser steuern können? Dabei hilft Ihnen die Comindware Expression Language, die fast überall eingesetzt werden kann. So erstellen Sie komplexe Validierungsregeln (z.B. ‘Please fill in field1 if field2 has value1’), konfigurieren zeitbasierte Übergänge anhand von Feldwerten im Prozess usw. Die Expression Language ist eine imposante Funktion, erfordert jedoch auch eine entsprechende Einarbeitung. Aber natürlich nicht so lange wie bei BPM und BPMN.

Und noch ein Vorteil: Workflows können jederzeit beliebig geändert werden. Neue Schritte, Übergänge, Validierungsregeln oder zeitbasierte Übergänge werden einfach hinzugefügt und die bestehenden Prozesse müssen nicht manuell aktualisiert werden. Das erledigt Comindware Tracker für Sie. Spezielle Kenntnisse brauchen Sie dafür nicht.

Beeindruckend, oder? Es hat mir wirklich Spaß gemacht, Ihnen die leistungsstarken Funktionen von Comindware Tracker vorzustellen. Ich bewundere unsere Entwickler: Sie haben ein großartiges Tool für die Geschäftsprozessverwaltung geschaffen, das einfach zu erlernen und bedienen ist. Davor ziehe ich meinen Hut!

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Die Entscheidung für eine Online-Arbeitsumgebung erfolgt am besten „von unten nach oben“

Thu, 26 Dec 2013 15:42:01 +0000

Bei der Implementierung von Work Management Software ist es sinnvoll, die Auswahl der geeigneten Lösung den Mitarbeitern zu überlassen. Es gibt keinen wirklichen Grund, warum die Geschäftsleitung ein System für Work Management selbst aussuchen sollte. Die Mitarbeiter erledigen mit Work Management Software tagtäglich ihre Aufgaben. Das Management hingegen braucht nur Transparenz und Überblick sowie gute Berichtsfunktionen. Darum sollten diejenigen, die mit dem neuen Workflow System letztendlich arbeiten werden, aufgrund der Funktionalität die Entscheidung treffen dürfen.

Durch die zunehmende Consumerization der IT gewöhnen wir uns auch bei der persönlichen Kommunikation immer mehr an den Online-Aspekt. Die meisten von uns haben ein Facebook- oder LinkedIn-Konto sowie kleine Apps, die ans Einkaufen oder den Geburtstagsgruß für die Oma erinnern. Und bei webbasierter Zusammenarbeit nutzen wir unter anderem GoogleDocs oder Dropbox.

Die meisten Funktionen dieser im Alltag so komfortablen Tools sind auch in kollaborativer Work Management Software enthalten. Darum sind diejenigen, die sie privat bereits verwenden, auch bestens für die Wahl einer geeigneten Online-Arbeitsumgebung gerüstet. Der einzige Unterscheid besteht darin, dass sie die Funktionen momentan für private Zwecke einsetzen. Aber das funktioniert genauso gut im geschäftlichen Bereich. Beide Anwendungszwecke erhöhen die Produktivität.

Was erwarten Sie von einer Software? Funktionalität und Fehlerfreiheit verstehen sich von selbst. Außerdem muss sie bedienfreundlich sein, damit man gern mit ihr arbeitet. Nichts ist lästiger, als sogar für die einfachsten Aktionen jedes Mal die richtige Schaltfläche zu suchen. Bei Comindware gibt es diese Probleme nicht. Unsere Programmoberfläche hat den vertrauten Stil von Microsoft-Produkten und sieht so aus, wie Sie es von MS Windows und Outlook kennen. Die Ansicht im Outlook-Stil erleichtert die Einarbeitung beachtlich und Sie können in unser System viel schneller einsteigen als in andere Lösungen für Work Management.

Software für berufliche Zwecke hat mit den Programmen, die wir zum Teilen persönlicher Informationen verwenden, viel gemeinsam. Denn: Sie arbeiten nicht allein damit. Für die meisten ist die Kollaboration mit Kollegen eine Schlüsselfunktion und ein Must-have am Arbeitsplatz. Damit werden Probleme diskutiert, Lösungen gemeinsam gefunden und alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand gehalten. Comindware Tracker bietet eine umfassende Funktionalität: Kommentare, Benachrichtigungen, unmittelbare Aktualisierung aller Workflow-Objekte, Verlauf, Anlagen sowie das Teilen und die Versionierung von Dokumenten.

Das gesamte Team kollaboriert in dieser vertrauten Umgebung. Und dank der Integration mit MS Outlook sind alle Kollaborationsfunktionen verfügbar, ohne die Outlook-Aufgaben verlassen zu müssen. So gewöhnen sich die Teams schnell und einfach an diese Art der Zusammenarbeit und müssen nicht viel Zeit in die Einarbeitung investieren.

Doch was, wenn Sie bereits mit einer guten Software arbeiten und jetzt eine noch bessere entdecken? Beide Programme behalten und je nach Bedarf die jeweils besten Funktionen verwenden? Heutzutage muss jede Software in eine bestehende Infrastruktur integrierbar sein. Darum erfolgt bei Comindware Tracker die Integration mit Applikationen von Drittherstellern über eine API. So können Sie eine individuelle Online-Umgebung für die Kollaboration einrichten, in der alle mit denselben Daten arbeiten und niemand zwischen verschiedenen Umgebungen wechseln muss.

Aufgrund der erstaunlichen Anpassungsfähigkeit eignet sich Comindware Tracker bestens für die Kollaboration in beliebigen Geschäftsbereichen. Das ist echte Flexibilität. Mit unserer Software verfolgen Sie Geschäftsprozesse und kollaborieren mit Kollegen – in einer aufgeräumten, intuitiven Oberfläche und mit grafischem Workflow-Generator. Per Browser greifen Sie überall und jederzeit darauf zu. Schon jetzt sind die Integrationsmöglichkeiten hervorragend, zum Beispiel die Integration mit Microsoft Outlook oder mit externen Tools über die API. Aber mehr ist in der Pipeline: MS SharePoint-Integration, native Applikationen für iOS- oder Android-Geräte und vieles mehr.

Sehen Sie selbst. Besser noch, probieren Sie unser Produkt in der Testversion doch einfach mit Ihren Kollegen aus. Vielleicht stellen Sie schon bald fest, dass unsere Software die perfekte Lösung für Ihr Unternehmen ist. Weitere Informationen erhalten Sie bei unseren Vertriebsmitarbeitern. Sie verfügen über aussagekräftige Produktpräsentationen und helfen Ihnen gern dabei, unsere Software Ihrem Vorgesetzten oder den Kollegen vorzustellen.

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Alle Informationen zentral für jedes Teammitglied verfügbar – Process Management

Thu, 19 Dec 2013 15:02:28 +0000

Mit Comindware Tracker als Workflow Management Tool sind alle Informationen für das Process Management miteinander verbunden und können durch alle Abteilungen genutzt werden. Alle Daten sind für die gesamte Applikation verfügbar, einschließlich der Dateien, Berichte, Rechnungen, Anforderungen Objektlisten, Kundendaten und was immer sonst noch für Ihre persönliche oder die Arbeit des Teams notwendig ist.

Wenn es um das Automatisieren geht, nutzen verschiedene Abteilungen oft verschieden Systeme, die auf die spezifische Arbeit zugeschnitten sind. Es ergibt sich also, dass die Verkaufsabteilung mit SalesForce arbeitet, das Marketing mit Marketo, Buchalter eventuell mit Workday und die Personalabteilung mit HRtribe – immer, wenn jemand irgendein Standardprojekt umsetzen will, kann niemand die Daten der anderen sehen. Dann beginnen die Abteilung mit dem Austausch von Excel-Dateien und Emails, Verfahren, die der gute Idee der Verwendung automatisierter Systeme zuwiderlaufen. Dann taucht vermutlich die Frage nach der Integration bestehender Systeme – eine zeitaufwändige und kostspielige Lösung.

Das hier angeführte Beispiel ist einfach, ereignete sich erst vor wenigen Tagen und wir spielten darin eine vitale Rolle. Ein Großunternehmen entschied sich für Comindware Tracker, weil verschiedene Abteilungen weil verschiedene Abteilungen des Unternehmens verschiedene Systeme zur Dokumentenverwaltung und zur Prozessverfolgung einsetzten. Verschiedene Systeme können keine Daten austauschen, während Comindware Tracker im Gegensatz dazu Felder, Formulare und Daten innerhalb der gesamten Applikation verfügbar macht. Bisher musste eine Abteilung, die Daten einer anderen Abteilung benötigte, diese Daten in dem einem System in ein bestimmtes Format extrahieren, dann, wenn möglich konvertieren und dann in das andere System transferieren, wenn denn ein passendes Format überhaupt gefunden werden konnte. Wenn nicht, wurden die Daten von einem System in das andere manuell übertragen – und das im 21. Jahrhundert. Haben wir nichts anderes zu tun? Das ist ungefähr das, was die Geschäftsführung des Großunternehmens dachte und so kauften sie eine Vielzahl von Lizenzen für Comindware Tracker.

Sie hätten wahrscheinlich ihre verschiedenen Tracking- und Prozessverwaltungssysteme mit Hilfe unserer API-Integration verbinden können, aber das wäre für das Unternehmen sehr teuer gewesen. Eine andere mögliche Lösung ist eine einfache Datenübergabe an Comindware Tracker, was, besonders mit unserer Hilfe, viel Zeit spart. Die Daten in Comindware Tracker sind für verschiedene Bereiche der Applikation zugänglich, so dass alle Abteilungen alle Daten nutzen könnten. Fakt ist, dass es keine Begrenzung für die Zahl der Anwender gibt, die Comindware Tracker gleichzeitig benutzen.

Ein weiterer Vorteil im Vergleich zu anderen System ist, dass die Prozesse in Comindware Tracker sehr leicht modifiziert werden können, unabhängig davon, wie riesig ist das betreute Unternehmen ist. Das unterscheidet sich drastisch von den Prozessen beispielsweise in SharePoint, die ohne Codierung in schwierigen RDBMS-Systemen nicht möglich sind, wobei aktuelle Elemente beeinflusst werden, wenn der Prozess aktualisiert werden muss. Der grafische Workflow-Generator von Comindware Tracker ermöglicht, Prozesse ohne jede Codierung und ohne Beeinträchtigung der aktuell stattfindenden Arbeit zu modifizieren und zu verbessern: Die Veränderungen werden reibungslos in die laufende Prozesse integriert. Diese Innovation ist so komfortabel, dass sie zur Geburt von Comindware Workflow for SharePoint führte, einem grafischen Werkzeug zur Workflow-Verwaltung, das systemspezifisch in MS SharePoint integriert werden kann.

Auf diese Weise wurden die Kosten für die Integration aller Systeme auf ein Minimum reduziert. Aber es werden nicht nur hier Kosten gespart, letzten Endes ist auch das Training der Angestellten, die mit dem System arbeiten sollen, ein Kostenpunkt, der im Budget berücksichtigt werden muss. Comindware hat dieses Problem durch die Adaptierung der MS-Benutzerschnittstelle gelöst, so wie diese in Outlook und anderen professionellen Windows-Anwendungen Verwendung findet. Es ist viel einfacher, ein Werkzeug zu verwenden, das man schon kennt. Wenn die Integration von Comindware Tracker durch unsere Spezialisten unterstützt wird, kann auch ein Training stattfinden, das speziell für die Abteilungen Ihres Unternehmens entwickelt wird. Das hilft dabei, den neuen produktiveren Weg in einer professionelle elektronischen Arbeitsumgebung schneller zu adaptieren. Sie können es selbst ausprobieren, wenn Sie hier klicken oder wenn Sie sich mit dem Formular am Anfang dieser Seite registrieren.

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Adaptive Geschäftsprozessverwaltung mit MS Outlook

Mon, 16 Dec 2013 11:09:01 +0000

Das BPM-System einer adaptiven Geschäftsprozessverwaltung passt sich schnell an, wenn Änderungen an bestehenden Prozessen vorgenommen werden. Die Vorteile einer solchen Lösung haben wir bereits in einem früheren Beitrag vorgestellt.

Kurz zusammengefasst: Bisher mussten Sie Ad-hoc-Prozesse manuell verwalten, weil Ihr BPM-System schwerfällig reagiert und nicht entsprechend der veränderten Situation konfiguriert werden kann. Bei Comindware Tracker hingegen setzen Sie Änderungen um, indem Sie einfach entsprechende Teilaufgaben erstellen. Verglichen mit den üblichen Emails, die normalerweise bei unerwarteten Änderungen an Routineprozessen versendet werden, ist das natürlich viel einfacher zu kontrollieren und zudem übersichtlicher und effizienter. Und so funktioniert die adaptive Geschäftsprozessverwaltung in MS Outlook genau: Wenn Ihr Prozess während der Ausführung ins Stocken kommt, müssen Sie sich keine Sorgen machen oder Emails verfassen. Öffnen Sie einfach direkt in Outlook die zum Prozess gehörende Workflow-Aufgabe. Mehr über die Konfiguration von MS Outlook für die Arbeit mit Prozessen lesen Sie hier. In der Outlook-Registerkarte mit der betroffenen Workflow-Aufgabe klicken Sie einfach auf die Schaltfläche ‘Neue Teilaufgabe’, weisen diese der verantwortlichen Person zu und geben die Details an. Den Rest erledigt das System für Sie und der betreffende Bearbeiter erhält sofort eine Email-Benachrichtigung. Die neue Aufgabe enthält alle Daten aus dem übergeordneten Element: Anlagen, Details sowie zusätzliche Informationen, die optional eingegeben werden können.

Graphendatenbank – Grundlage für Flexibilität von Comindware Tracker Business Process Management

Fri, 13 Dec 2013 11:26:24 +0000

Wie Sie vielleicht aus anderen unserer Artikel wissen, wurde unser Tool für Business Process Management, Comindware Tracker, auf der Basis der neuen Technologie Comindware ElasticData erstellt. Was steckt hinter dieser Technologie? Heute möchte ich den Schleier von dieser modernen Technologie anheben und Ihnen einen kurzen Überblick über die Vorteile dieser Technologie gegenüber anderen Datenbanken geben.

Als Comindware Tracker durch unserer Entwicklungsabteilung programmiert wurde, studierten wir in Detail die vorhandenen Lösungen für die Geschäftsprozessverwaltung. Es wurde schnell klar, dass das Hauptproblem aller Lösungen in deren mangelnder Flexibilität lag. Das Verändern eines existierenden Prozesses oder auch einfach nur das Hinzufügen eines Feldes zu einem Formular dieses Prozesses konnte die Performance stark beeinflussen. Bei vielen Lösungen, die auf relationalen Datenbanken basieren, war das Ändern eines eingerichteten Workflow sogar völlig unmöglich.

Technischer Hintergrund: In relationalen Datenbanken werden Objekte am effektivsten in separaten Tabellen gespeichert, in denen jede Zeile ein Objekt aufnimmt und jede Spalte zu einem Objektfeld gehört. Wenn dem Objekt ein neues Feld hinzugefügt werden soll, dann muss allen existierenden Feldern ebenso ein Feld mit einem Standardwert hinzugefügt werden. Wenn mehr Flexibilität nötig ist, können die relationalen Tabellen neu verknüpft werden, so dass die Feldwerte in einer separaten Tabelle gespeichert werden. Das wiederum führt aber zu Performance-Problemen – Abfragen aus multiplen Tabellen sind langsamer als solche aus einer einzigen Tabelle.

Flexibilität und Performance waren die Schlüsselpunkte für die Auswahl einer Graphendatenbank als Storage für die ElasticData-Technologie. Comindware nutzt eine spezielle Graphendatenbank. Im Grunde genommen haben wir bei Comindware unsere eigene, hocheffektive Graphendatenbank mit dem Namen ElasticData entwickelt, die Milliarden Datenbits verarbeiten kann. Der Kern ist in der höchst effektiven Programmiersprache C++ die die modernsten Algorithmen für das Abfragen und Schreiben von Triples benutzt. Auf diese Weise sind alle mit Comindware Tracker gespeicherten Daten mit dem Internet kompatibel. Sie sind vermutlich mit mir einer Meinung, dass das Internet flexibler ist als eine Tabelle oder ein Tabellensatz. Im Internet sind die Daten via Hyperlinks verknüpft und Sie können diese Daten suchen, speichern, organisieren und reorganisieren, verlinken und neu verlinken. Sie brauchen keine spezielle Abfragesprache, um die benötigten Daten im Internet zu finden. Dieses Konzept realisiert die Flexibilität von Comindware Tracker, die einfache Handhabung, die einfache Modifizierbarkeit und viele andere Vorteile, von denen wir hier im Blog jeden Tag erzählen. Wenn Sie sich jetzt einfach einloggen und die Cloud-Version von Comindware Tracker 30 Tage kostenlos testen, dann wissen sie jetzt genau, warum unsere Lösung so einfach ist und warum diese Arbeitsumgebung nicht nur produktiv ist, sondern das eine Spitzentechnologie dahinter steckt. Wann immer Sie einer Frage haben oder wenn Sie einen speziellen Beitrag auf unserem Blog vermissen, dann fragen Sie mich einfach auf Twitter unter @AnastasiaPMP oder hinterlassen Sie hier einen Kommentar. Sie können sich auch für den Test registrieren und unsere Verkaufsabteilung wird eine kostenlose werbefreie Präsentation für Sie veranstalten. [ad#tracker-try] [ad#author-achumakova]

Comindware® bringt aktualisierte Version seiner bahnbrechenden Business Process Management Suite auf den Markt

Wed, 27 Nov 2013 11:48:59 +0000

Comindware® erweitert seine Spitzen-Softwarelösung, um dem Business zu helfen, die Geschäftsprozessveraltung mit wenig Aufwand zu verbessern, was zu Kostenersparnissen und gesteigerter Produktivität führt

Woburn, Mass. – Comindware (www.comindware.com), führender Anbieter von Softwarelösungen für adaptives BPM und Workflow-Automatisierung gab heute die Verfügbarkeit einer aktualisierten Version seines Flagschiff-Produkts bekannt, Comindware Tracker® (https://www.cmwlab.com/de/tracker), die signifikante Erweiterungen der Produktfunktionalität realisiert.

Neben sofort verwendbaren Business-Applikationen bietet Comindware eine anpassbare Plattform, die jeden Anwender, vom IT-Profi bis zum normalen Geschäftsanwender in die Lage versetzt, Prozesse mit Hilfe der patentierten ElasticData technology zu modellieren, automatisieren und “on-the-fly” zu optimieren.

Mit dem neuen Produktupdate hebt Comindware seine bahnbrechende BPM-Plattform auf das nächste Level durch außergewöhnliche Benutzererfahrung, die weniger Aktionen beim Erreichen derselben Unternehmensziele impliziert. In Verbindung mit einem fundamental einfacheren Ansatz zur Verwaltung von Geschäftsprozessen erlaubt Comindware Tracker den Anwendern die im Vergleich zu herkömmlichen BPM-Lösungen deutlich schnellere Adaption der sich ständig verändernden Umgebung.

“Mit der von uns angebotenen vereinfachten Handhabung brechen wir mit einer üblichen Stereotype, nach der BPM schwer zu verteilen und zu verwalten ist,” sagt Max Tsypliaev, Gründer, Präsident und Chief Executive Officer von Comindware. “Mit dem aktuellen Update bringen wir erweiterte Funktionalität für die automatische Generierung von Prozessen und eine verbesserte Integration mit MS Outlook, die einen sofortigen Start der Prozessausführung in einer vertrauten Applikation ermöglicht.”

Gleichzeitig mit dem Release des neuen Produkts wurde auch die neue Comindware-Website unter https://www.comindware.com der Öffentlichkeit präsentiert. Klare Struktur, elegantes Layout und intuitive Navigation zeigt die Fähigkeit des Unternehmens, den Erwartungen der Kunden reflektieren, Kundenbedarf schnell und zuverlässig zu entsprechen. Die neue Webseite wurde umgestaltet, um den kommenden Launches zu entsprechen, einschließlich von Comindware Project, das Anfang 2104 veröffentlicht wird.

Preise und Verfügbarkeit

Die Preisgestaltung ist sehr kostengünstig und enthält bereits das Maintenance- und Supportprogramm Comindware® Advantage®. Außerdem bietet Comindware auf Anfrage Live Online-Demos an, damit Sie die Softwarelösung entweder in der Comindware Cloud oder in Ihrer privaten Cloud (auf eigenen Servern) testen können.

Über Comindware

Comindware ist ein Pionier für adaptive Geschäftsprozess und Workflow-Verwaltung für Teams im Enterprise-Umfeld. Wir wollen die Leistungsfähigkeit des weltweiten Geschäftslebens mit der Kraft revolutionärer Technologien optimieren. Comindware wurde 2010 gegründet. Die Leitung liegt in der Hand eines Teams mit mehrfach erfolgreichen Unternehmern, die ihre beruflichen Wurzeln in verschiedenen branchenführenden Softwareunternehmen wie Acronis Inc., Parallels und Kaspersky Labs haben. Das Haptquartier des privat geführten Untrnehmens befindet sich in Woburn, USA.

Wenn Sie weitere Informationen wünschen, rufen Sie uns gerne an: +49 (89) 416146355

Kontakt für die Presse:

Ronja Hartmann für Comindware GmbH
Tel.: +49-89-4161463-68
Email: ronja.hartmann@comindware.com

Echtzeitkontrolle für alle Geschäftsprozesse – mit MS Outlook

Wed, 06 Nov 2013 14:52:36 +0000

Angenommen Sie haben einen besonders kritischen Prozess, der für all Ihre Kunden wichtig ist. Auch wenn Sie sich ausgiebig damit befassen, ständig an die Details denken und entsprechende Erinnerungen an strategischen Plätzen wie Emails, Schreibtisch oder Bürowand deponieren – die Gefahr etwas zu übersehen ist damit nicht gebannt. Am meisten wird Ihnen die Übersicht über den Prozess, die Arbeit Ihres Teams und den Bearbeitungsstand der einzelnen Aufgaben fehlen. Um mit herkömmlichen Mitteln eine Übersicht herzustellen, müssten Sie beispielsweise in mühevoller Handarbeit eine Excel-Tabelle mit Daten bestücken. Doch das kostet Zeit und wir bräuchten ohnehin schon mehr als 24 Stunden am Tag, um alle Aufgaben erledigen zu können.

Daher wäre ein webbasiertes, interaktives und für alle im Team zugängliches Tool für die gesamte Arbeit natürlich ausgesprochen nützlich. Allerdings arbeiten die meisten mit MS Outlook und das Wechseln zwischen verschiedenen Umgebungen ist lästig, egal wie intelligent diese sind. Am besten wäre es, direkt in MS Outlook die umfassende Funktionalität für Prozessverwaltung zu haben, einschließlich aller Prozesse und der Kollaboration. Genau das bietet Ihnen Comindware Tracker.

Comindware Tasks for Outlook ist ein kleines Add-In, das Outlook mit einer leistungsstarken adaptiven Prozessverwaltung sowie Funktionen für die Kollaboration erweitert. Unter der Comindware-Registerkarte in Outlook werden die Einzelheiten zu Ihren aktuellen Projekten angezeigt. Und zwar alle Details: Status, Aufgaben, Fälligkeitstermine, Prioritäten, Anlagen, Verlauf, Workflow-Aufgaben, Formulare sowie Listen mit persönlichen Aufgaben und Teamaufgaben.

So haben Sie die volle Kontrolle über alle Geschäftsprozesse und profitieren außerdem von den unglaublich einfach vorzunehmenden Änderungen bei Prozessen und deren Ausführung. Mehr brauchen Sie nicht, um den Zeitaufwand für Ihre Projekte um bis zu 35% zu senken.

1.Ein für alle Teammitglieder zugänglicher Ort zur Organisation der gesamten Arbeit
2.Aufgaben
3.Prozesse
4.Kontrolle über Prozesse und die Arbeit im Team

Dank der Listen und Ordnerstruktur können Sie beliebig viele Projekte gleichzeitig verwalten und mit Hilfe der individuell anpassbaren Filter- und Suchoptionen finden Sie stets was Sie suchen. Testen Sie die Prozessverwaltung mit MS Outlook doch einfach. Sie sind nur einen Mausklick entfernt und die ersten 30 Tage sind kostenlos.

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Comindware präsentiert Workmanagement-Software für effektivere Zusammenarbeit auf der Fachmesse It&Business

Wed, 18 Sep 2013 14:34:37 +0000

Das Softwareunternehmen Comindware stellt seine innovative Workmanagement-Lösungen auf der Fachmesse für IT-Solutions in Stuttgart vor.

Kurz zusammengefasst:

Die It&Business findet vom 24.-26.09.2013 in Stuttgart statt
Comindware präsentiert seine Software-Lösung in Halle 3, Stand D54A
Comindware Tracker^®, das kollaborative Workmanagement-System für mehr Produktivität und Profitabilität steht bei Comindware im Mittelpunkt
Fachvortrag von Central Europe Präsident Helmut Heptner über effektive Prozess-, Projekt- und Teamarbeit

Rosenheim – 17. September 2013 – Die diesjährige Fachmesse für IT-Solutions it&business findet vom 24.-26.09.2013 in der Messe Stuttgart statt. Zahlreiche Aussteller präsentierten neben dem Kernthema ERP, verschiedene Systeme für zukunftsorientierte und ganzheitliche Unternehmenslösungen. Das Softwareunternehmen Comindware ist auf der It&Business mit seinem kollaborativen Workmanagement-System vertreten.

Unter dem Claim „Where IT works“ können sich die Besucher der Fachmesse It&Business gemeinsam mit den parallel stattfindenden Messen DMS EXPO und CRM-expo über das gesamte Spektrum an Unternehmenslösungen informieren. Neben Softwaresystemen stehen auch Strategien, Trends und Zukunftsvisionen im Fokus. Zielgruppe der Fachmesse bilden vor allem Unternehmen, die Interesse an ganzheitlichen und zukunftsorientierten Systemen zeigen. Unter dem Themenschwerpunkt “Zeitwirtschaft, Zugang und Zutritt” werden den Besuchern Softwarelösungen für eine effiziente Ressourcennutzung präsentiert.

Der Aussteller Comindware stellt mit seiner Softwarelösung die effizientere Workflow- und Projektoptimierung in den Mittelpunkt und setzt damit vor allem an der menschlichen Arbeit an. „Die heutige Arbeitsweise verändert sich immer schneller hin zu externen Mitarbeitern, mobilen Büros und zum kollaborativen Arbeiten mit räumlich verteilten Teams. Mitarbeiter müssen heute ständig erreichbar sein und der schnelle Informationsbedarf stellt eine zusätzliche Herausforderung dar.“ so Helmut Heptner, Präsident Central Europe von Comindware über den Wandel der Arbeitswelt. „Angesichts dieser Entwicklung muss ein Umdenken der Arbeitskultur und Arbeitsorganisation erfolgen. Unternehmen im 21. Jahrhundert müssen sich heute den Änderungen stellen, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.“

Die Lösung für die Herausforderung einer sich immer schneller ändernden Arbeitswelt bietet Comindware Tracker^®, eine innovative Workmanagement-Software, welche sowohl tägliche Routinearbeit als auch Kollaborationen für Wissensarbeiter effizienter gestaltet. Durch das intelligente Organisieren von Arbeit wird maßgeblich die Produktivität und Profitabilität im Unternehmen gesteigert – Comindware Tracker steht für Social Business Networking.

Seine zukunftsorientierten Business-Lösungen präsentiert Comindware auf der It&Business in Halle 3, Stand D54A. Interessierte Besucher erhalten hier weitere Informationen aus erster Hand. Daneben wird Helmut Heptner einen Fachvortrag zum Thema halten. Der Vortrag findet am 24.09.2013 von 10:45 – 11.15 Uhr (Fachforum 3.1) sowie zusätzlich von 15:30 – 16:00 Uhr (Fachforum 5.3) statt.

Über Comindware

Comindware ist ein Pionier für kollaboratives Work Management mit dem Ziel, die Zusammenarbeit effektiver zu gestalten. Comindware wurde im Jahr 2012 gegründet und wird von einem Team mehrfach erfolgreicher Unternehmer geleitet, die ihre beruflichen Wurzeln in verschiedenen branchenführenden Softwareunternehmen wie Acronis Inc., Parallels, Kaspersky Labs und Embarcadero Technologies haben. Comindware ist ein Unternehmen in privatem Besitz mit Hauptniederlassung in Woburn, USA. Besuchen Sie uns im Internet auf https://www.cmwlab.com/de.

Kontakt für die Presse:

Ronja Hartmann für Comindware GmbH

+49-89-4161463-68

ronja.hartmann@comindware.com

Kein ständiger Wechsel zwischen Inboxen, Kanälen und Tools bei der Erledigung von Arbeit im Team – Comindware reduziert Ablenkung

Fri, 26 Jul 2013 06:00:19 +0000

Rosenheim – 25. Juli 2013 – Aufgaben prasseln heute von überall her auf die Mitarbeiter ein. Sie erhalten diese per Email, Anruf, Chatnachricht, aus Besprechungen, Reports und definierten Abläufen. Um unter diesen Umständen den Überblick zu behalten, Arbeit zu managen und fokussiert zu erledigen, ist Konzentration der Schlüssel.

Comindware Tracker steigert die Effektivität im Team bei der Ausführung von Projekten und Routinearbeiten, indem es die bisher über mehrere Systeme verstreute Arbeit konzentriert. Im aktuellen Update setzt Comindware Tracker diesen Ansatz noch konsequenter um. Die aktualisierte Komponente Comindware Tasks für Outlook gestattet es den Anwendern nunmehr, direkt aus der gewohnten Outlook-Umgebung heraus Workflows zu starten und anwenderdefinierte Aufgaben- und Anforderungslisten einzusehen. Weitere, von Anwendern gewünschte Erweiterungen betreffen optimierte Email-Benachrichtigungen und erweiterte integrierte Lösungen für Workflows in der Personalwirtschaft und der Softwareentwicklung.

Eine weitere von vielen Neuerungen unterstreicht das Bestreben von Comindware die Benutzerfreundlichkeit für Anwender immer weiter zu optimieren. Workflows können jetzt direkt in der Benutzeroberfläche eingerichtet und modifiziert werden, ohne dass dazu ein Wechsel in das Administrationspanel nötig ist.

Mit den durch die einzigartige ConnectStep-Technologie automatisierten Prozessen und passend zugewiesenen Aufgaben werden alle für die Arbeit wichtigen Elemente in einem einzigen System konzentriert – IT-Tickets, Rechnungen, Softwarefehler, Marketingmaterialien, offene Stellen und v. a. m.

“Um effektives Arbeiten im Team zu ermöglich, reicht es uns nicht, Funktionen in einer Software zu bündeln. Es geht uns darum, unnötige Arbeitsschritte zu reduzieren, so dass sich unsere Kunden ihrer Arbeit konzentriert widmen können und sich die Produktivität erhöht – egal, ob sie einen Workflow erstellen oder Email-Benachrichtigungen bearbeiten,” betont Helmut Heptner, Präsident Central Europe von Comindware.

Preise und Verfügbarkeit

Die Preise für In-Haus-Installation starten bei 289 EUR netto pro Voll-Lizenz, die für den Cloud-Service bei 189 EUR netto. Updates für Comindware Tracker erhalten bestehende Kunden mit gültigem Wartungsvertrag ohne weitere Kosten. Hierfür sorgt das in allen Lizenzen beinhaltete Maintenance- und Supportprogramm Comindware® Advantage®. Weitere Einzelheiten zu Preisen finden sich auf der Comindware-Webseite. Auf Anfrage führt Comindware in Live-Online-Demos durch die Applikation und bietet kostenlose Tests der Softwarelösung in der Comindware Cloud oder auf Kunden-Servern an.

Über Comindware

Comindware ist ein Pionier für kollaboratives Workmanagement mit dem Ziel, die Zusammenarbeit effektiver zu gestalten. Die Leitung liegt in der Hand eines Teams mit mehrfach erfolgreichen Unternehmern, die ihre beruflichen Wurzeln in verschiedenen branchenführenden Softwareunternehmen wie Acronis Inc., Parallels und Kaspersky Labs haben. Comindware ist ein Unternehmen in privatem Besitz mit Hauptniederlassung in Woburn, USA. Besuchen Sie uns im Internet auf https://www.cmwlab.com/de

Kontakt für die Presse:

Ronja Hartmann für Comindware GmbH,

+49-89-4161463-68,

ronja.hartmann@comindware.com

So verlaufen Prozessänderungen reibungsloser

Wed, 10 Jul 2013 10:56:54 +0000

Manche Leute haben einfach Freude daran, sich immer wieder zu beschweren. Schon eine andere Kaffeesorte für den Pausenraum kann sie verärgern. Und falls Sie gar erwägen, den Anbieter für freiwillige Sozialleistungen des Unternehmens zu wechseln, weil ein anderer bessere Konditionen bietet, wird sich sofort eine Gruppe mit Verfechtern der bisherigen Vereinbarung finden.

Eine solche Einstellung macht die Einführung von Veränderungen zu einer frustrierenden Angelegenheit, egal ob es sich um neue Einrichtungsgegenstände oder ein neues Sicherheitssystem handelt. Doch im geschäftlichen Kontext bedeutet eine ablehnende Haltung mehr als nur Frust: Sie kann Projekte verzögern, das Betriebsklima stören und die operativen Kosten erhöhen.

Leider gibt es immer und überall Menschen, die in ihren ständigen Beschwerden die Erfüllung finden. Wenn Sie diesen Umstand in Ihren Überlegungen berücksichtigen, können Sie mit dem richtigen Ansatz das negative Potential bei der Änderungsverwaltung jedoch minimieren.

Nicht jeder, der viele Fragen aufwirft, ist grundsätzlich gegen Veränderungen. Viele verstehen durchaus, dass neue Methoden unerlässlich sind. Das Hinterfragen sämtlicher Details ist eben ihre Vorgehensweise, um sich mit der neuen Situation zu arrangieren ohne sich hilflos ausgeliefert zu fühlen. Diese Mitarbeiter müssen Sie frühzeitig in die Workflow-Gestaltung mit einbinden.

Ich bin so jemand. Wenn ich von geplanten Änderungen erfahre, schalte ich in den „Verhörmodus“ und starte mein eigenes Change Management. „Wann soll es passieren? Welchen Plan gibt es für den Übergang? Haben Sie dies bedacht? Und das? Und jenes? Und dann sehe ich hier noch einen Stolperstein, den wir aus dem Weg räumen müssen.” Genau die gleichen Fragen stehen aber in anderer Form hinter den Aussagen notorischer Beschwerdeführer über die schwierige Implementierung und Verwaltung. Oder sie verstecken sich in der Abwehrreaktion: „Warum müssen wir überhaupt etwas ändern – es funktioniert doch alles!“

Ich habe viele Jahre als Urkundsbeamtin gearbeitet. Anfangs wurden die meisten meiner Aufgaben noch mit der Schreibmaschine erledigt. Als mein Vorgesetzter eines Tages die Einführung eines Computersystems ankündigte, gab es große Aufregung. Ich war völlig verwirrt: Meine Kollegen beschwerten sich darüber, etwas Neues lernen zu müssen und unkten, dass alles reine Geldverschwendung sei. Doch ihr stärkstes Gegenargument warnte davor, dass anschließend die Hälfte aller Angestellten ihren Job verlieren würde, weil man sie nicht mehr bräuchte.

“Eine ablehnende Haltung gegenüber Änderungen sorgt für mehr als nur Frust. Sie kann Projekte verzögern, das Betriebsklima stören und die operativen Kosten erhöhen.”

Erst als ich ein paar Jahre später selbst eine Führungsposition übernahm, begann ich den Ursprung eines solchen Denkens zu verstehen: Es geht hier vor allem um Ängste.

Wenn Sie für das Änderungsmanagement verantwortlich sind, müssen Sie bereits mit Ihren eigenen Gefühlen achtsam umgehen. Möglicherweise sind Sie wegen der Koordinierung einer umfangreichen Workflow-Software oder bevorstehenden Neuerungen bei der Abwicklung von Gehaltszahlungen unruhig. Vielleicht gehen Sie aufgrund Ihrer Nervosität offenen Diskussionen aus dem Wege. Außerdem führen Umbruchsituationen oft zu erhöhter Empfindsamkeit und Überreaktionen, auch bei gerechtfertigten Einwänden.

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Taktiken für die Einführung von Prozessänderungen

Warnen Sie vor: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig über geplante Änderungen und betonen Sie, dass es erst in einigen Monaten soweit sein wird. Damit geben Sie ihnen ausreichend Zeit, um sich darauf einzustellen.
Lassen Sie die Leute reden: Die Mitglieder Ihres Teams sollten Meinungen und Gefühle offen aussprechen können. Negativität darf zwar nicht überhand nehmen, doch der Austausch über ihre Besorgnisse trägt zur Minderung von Ängsten bei.
Erstellen Sie Workflows für die Übergangsphase: Wenn Sie den Aufbau des Workflows dynamisch gestalten, ergeben sich kleine und leicht anzunehmende Teilstücke. Beim Erreichen der Implementierungsphase ist dann aus dem ursprünglich so beängstigenden Gefühl längst das tägliche Geschäft geworden. In Situationen wie diesen ist der Einsatz einer Softwarelösung besonders vorteilhaft für die Unternehmen. Beispielsweise erlaubt die Comindware Tracker-Software jederzeit und ohne Unterbrechung laufender Prozesse beliebige ‘on the fly’-Änderungen an den Workflows. Zudem fällt ein Stressfaktor weg, weil Aufgaben nicht ständig wiederholt werden müssen.
Beteiligen Sie alle an der Veränderung: Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter möglichst weit ins Änderungsmanagement ein. Verhindern Sie Widerstand beim Rollout eines Softwaresystems, indem Sie einige der Bedenkenträger in die Testphase miteinbinden. Wahrscheinlich verfügen diese sogar über einen guten Durchblick und helfen so dabei, den Übergang reibungsloser zu vollziehen.

Selbst positive Änderungen können Ängste hervorrufen. Als ich vor einiger Zeit eine beachtliche Gehaltserhöhung bekam, fing ich an mir Sorgen zu machen. Ich erwartete einen Anstieg meiner Steuerlast und den Wegfall von zuvor gewährten Freibeträgen. Zwar vertraute ich meine Befürchtungen nicht meinem Vorgesetzten an, doch Freunde und Familie weihte ich ein. Es dauerte eine Weile bis ich schließlich erkannte, dass ich mich über etwas beschwerte, auf das ich ganz bewusst hingearbeitet hatte. Und: Ich ließ die Angst gewähren.

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5 Workflows für Genehmigungsprozesse, die Sie mit Comindware Tracker automatisieren können

Wed, 10 Jul 2013 09:58:45 +0000

Ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal von Einzelunternehmern im Vergleich zu ihren größeren Pendants liegt in der Einfachheit ihrer Genehmigungsprozesse — sofern es überhaupt solche gibt. Die Firmenleitung liegt in einer Hand, weder Partner noch Vorstandsmitglieder oder Investoren müssen konsultiert werden und im Allgemeinen genügt das Einverständnis des Chefs, um den Ball ins Rollen zu bringen.

Zum Beispiel beim Einkauf von zusätzlichem Material für ein gerade in Bearbeitung befindliches Projekt. Der Eigentümer entscheidet allein, ob die Beschaffung sofort erfolgt oder ob er einen anderen Weg mit Sparpotential kennt. Natürlich wirkt sich jede Entscheidung in gewisser Weise auf die Abwicklung von Projekten aus, doch Beschluss und Umsetzung erfordern jedenfalls nicht die Zustimmung anderer Beteiligter.

Anders sieht es aus, wenn Sie mit einem Team arbeiten. Hier sind Genehmigungen und die Organisation der daraus folgenden Abläufe mit einem größeren Aufwand verbunden. Eine unerlässliche Prozedur im Geschäftsalltag und die Automatisierung des Genehmigungsprozesses hat beachtlichen Einfluss auf Produktivität, Genauigkeit und Geschäftskontinuität.

Software für die Automatisierung von Genehmigungs-Workflows

Microsoft Sharepoint

Wenn Sie bereits mit Workflows arbeiten, haben Sie die Verwendung von Microsoft SharePoint für Ihren Genehmigungs-Workflow wahrscheinlich schon getestet. Doch obwohl SharePoint eine sehr nützliche Workflow-Anwendung und sofort einsetzbar ist, hat sie Grenzen. Und die von ihr vorgegebenen Einschränkungen, Schwellenwerte und unterstützten Limits bestimmen natürlich auch, wie komplex Ihr Workflow sein kann. Eine Feinabstimmung genau nach Ihren Ansprüchen ist nur mit Hilfe fortgeschrittener Programmierkenntnisse möglich.

Comindware Tracker

Comindware Tracker hingegen enthält vorkonfigurierte Vorlagen, Listen und Formulare und erlaubt die Änderung von Workflows mit der Drag & Drop-Funktion, ohne dass Sie dafür Programmierkenntnisse bräuchten. Außerdem wird Ihr Genehmigungs-Workflow automatisch in ein zentrales Workflow-System integriert, das Transparenz und Echtzeitübersicht nicht nur abteilungsintern schafft, sondern unternehmensweit.

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Automatisierbare Genehmigungs-Workflows in verschiedenen Geschäftsbereichen

In folgenden Bereichen können Sie die Genehmigungs-Workflows automatisieren:

1. Versorgung und Logistik

Für alle Abteilungen des Unternehmens müssen die zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigten Materialien, Ausrüstung, Arbeitskräfte usw. zur Verfügung stehen. Der Geschäftsbetrieb darf nicht ins Stocken geraten, weil zum Beispiel eine Anforderung für Rohmaterial noch nicht bearbeitet wurde.

Durch die Automatisierung von Genehmigungs-Workflows, die normalerweise mit einer Anforderung des Abteilungsleiters beginnen, wird ein Prozess für die Erfüllung solcher und anderer Voraussetzungen strukturiert. Gleichzeitig werden die anderen Beteiligten automatisch eingebunden, damit zum Beispiel die Finanzabteilung eine entsprechende Budgetierung vornehmen kann.

2. Finanzen und Verwaltung

Die Budgeterstellung im Bereich Finanzen ist unerlässlich. Doch dabei geht es nicht nur einfach um Zahlen in der Buchhaltung. Vielmehr müssen auf der Grundlage aktueller Daten, makroökonomischer Entwicklungen und der Marktdynamik intelligente Prognosen erstellt werden.

Die Automatisierung Ihres Genehmigungs-Workflows für die Budgetierung verschafft Ihnen wertvolle Zeit für die Analyse und Optimierung der tatsächlichen und geplanten Werte in Ihrem Unternehmen. So lassen sich beste Unternehmensergebnisse erzielen.

Der Prozess für Rechnungsgenehmigungen ist ein weiteres Gebiet, dessen Automatisierung sich anbietet. Hier gehen automatische Aktualisierungsmeldungen zum Beispiel direkt an die Verantwortlichen für Verbindlichkeiten.

3. Beförderung von Mitarbeitern

Beförderungen sind ein besonders effektiver Anreiz für fähige Mitarbeiter. Natürlich erfolgen sie nicht um ihrer selbst willen, sondern nur wenn bei der individuellen und Teamkompetenz bestimmte Kriterien erfüllt werden.

Ein automatisierter Genehmigungsprozess für Beförderungen sorgt einerseits für einen Dominoeffekt in anderen Abteilungen, klärt aber auch die damit verbundenen Erfordernisse bzw. Erwartungen und verhindert, dass würdige Mitarbeiter übersehen werden.

4. Anerkennungen und Freizeit

Um die tägliche Routine zu durchbrechen, gewähren manche Unternehmen besondere Tage für „außerplanmäßige“ Aktivitäten wie zum Beispiel Sportfeste, Exkursionen, Teamentwicklung oder abteilungsübergreifende Wettbewerbe.

Die Kehrseite solcher Angebote sind allerdings die ausgefallene Arbeitszeit und häufig sogar Einnahmeverluste. Ein automatisierter Genehmigungsprozess sorgt deshalb für einen systematischen Ablauf und stellt den entsprechenden Abteilungen schon vor der Einberufung einer Statusbesprechung eine Warnmeldung zu, damit gehandelt werden kann ohne sich in Details zu verlieren.

“Automatisierte Genehmigungsprozesse sparen enorm viel Zeit ein.”

5. Compliance und Richtlinieninitiativen

Die Einhaltung spezieller Erfordernisse und Vorgaben sind in der Regel mit Produkt-und Mitarbeiterzertifizierungen verbunden. Außerdem ist eine Dokumentation von Gefahren und Vorkommnissen unverzichtbar. Nur so können geeignete Vorkehrungen und Maßnahmen etabliert werden, die ein wiederholtes Auftreten unwahrscheinlich machen oder verhindern. Weiterhin gibt es immer wieder Richtlinienänderungen, die im Unternehmen umgesetzt werden müssen.

Automatisierte Genehmigungsprozesse sparen enorm viel Zeit ein. Sie müssen nicht mehr selbst alle Betroffenen warnen, verstreut aufbewahrte Dokumente zusammenstellen und den aktuellen Stand über Dritte in Erfahrung bringen. Stattdessen können Sie in Ruhe zum Beispiel die Auswirkungen einer potentiellen Richtlinienänderung auf Ihre Belegschaft analysieren.

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Gazpromavia: IT-Abteilung erhöht Transparenz der Arbeit durch Einsatz von Comindware

Wed, 10 Jul 2013 07:28:58 +0000

Comindware Inc., Hersteller kollaborativer Software für Workflows und Vorgangsverfolgung, gibt die erfolgreiche Integration seines Hauptprodukts Comindware Tracker in die Abteilung für IT und Kommunikation von Gazpromavia bekannt, einer Airline, die Sicherheit und Service auf höchstem Niveau bietet.

Gazpromavia integrierte das Comindware-System in die unternehmenseigene Arbeitsumgebung mit dem Ziel, die Steuerung der Aufgabenausführung in der Abteilung für IT und Kommunikation zu verbessern. Comindware Tracker versetzt Organisationen in die Lage, die aufzuwendende Zeit und die eingesetzten Ressourcen zu optimieren, Aufgaben in der Fließfertigung in automatisierte Arbeitsabläufe umzusetzen und dabei Übersicht in Echtzeit und Kontrolle über die internen, für die Luftfahrt spezifischen Prozesse zu erlangen.

Vor der Integration von Comindware Tracker in die IT-Abteilung von Gazpromavia wurden noch andere Lösungen zur Prozessautomatisierung in Betracht gezogen. Das Unternehmen begründete seine Entscheidung für Comindware Tracker mit einer Reihe unbestreitbarer Vorzüge der Lösung für ein Unternehmen der Luftfahrt:

Maximale Flexibilität beim Ändern von Workflows im laufenden Betrieb ohne erneutes Ausrollen
Transparenz der innerhalb des Unternehmens ablaufenden Aufgaben und Prozesse und deren Steuerung in Echtzeit
Erweiterte Funktionalität von Microsoft Outlook durch integriertes Comindware Tasks für Outlook
Anwendbarkeit von Comindware Tracker für die Workflow-Optimierung auch in anderen Bereichen des Unternehmens

Unmittelbar mit der Einführung konnten mit Comindware Tracker bereits die folgenden Ziele erreicht werden:

Verbesserungen bei der Verfolgung eingehender Dokumente
Umsetzung eines benutzerfreundlichen und transparenten Systems zur Aufgabenverteilung
Qualitätsverbesserungen bei Steuerung der Aufgabenausführung auf allen Ebenen (Vorbereitung, Bewilligung, Ausführung)
Verlässliche Berichtsfunktionen zu Aufgaben und Prozesszuständen
Anhebung von Effizienz und Qualität der Arbeit
Reduzierung der Verwaltungs- und Lohnkosten

“Während des Einsatzes hat die Software ihre Vorteile bewiesen. Ich möchte die Einfachheit und die Nutzbarkeit des Systems hervorheben und vor allem die Möglichkeit, das System an die in unserer Abteilung ablaufenden speziellen Workflows anzupassen. Nun haben wir ein Softwaresystem, das vollständig zu unseren Anforderungen passt und unsere Erwartungen erfüllt“, – sagt Ruslan Gutnikov, stellvertretender Leiter der Abteilung für IT und Kommunikation bei Gazpromavia. “Mit Hilfe nur eines unserer IT-Spezialisten konnten wir innerhalb nur einer Woche die Möglichkeiten der Software analysieren und das Produkt einrichten. Danach passten wir die Workflow-Prozesse genau so an, wie sie für uns nötig sind“.

Über Gazpromavia

Gazpromavia arbeitet mit 22 eigenen Flugzeugen, 123 Hubschraubern und drei Flughäfen.

Über Comindware

Kontakt für die Presse:

Ronja Hartmann für Comindware GmbH,

+49-89-4161463-68,

ronja.hartmann@comindware.com

Comindware Workflow for SharePoint

Fri, 05 Jul 2013 13:38:09 +0000

Ihr Unternehmen arbeitet mit Microsoft SharePoint (2010, 2013) für Mitarbeiter-, Projekt- und Kundenportale? Dann wissen Sie, dass die vertraute Umgebung von SharePoint-Seiten und -Applikationen ein fast perfektes Intranet bildet, in dem Mitarbeiter ihre Inhalte und Dokumente verwalten können. Und natürlich haben sich alle an das System und dessen Oberfläche gewöhnt.

Microsoft SharePoint ist ein wichtiger Teil der Inhalts- und Dokumentenverwaltung und die Funktionalität der Software ermöglicht auch die Erstellung von Workflows.

Zum Beispiel können Sie mit MS SharePoint im elektronischen Formular einer automatisierten Workflow-Anforderung alle Unterlagen der Personalverwaltung bearbeiten. Es gibt bei dieser Funktion nur ein Problem: die Kosten für Umsetzung und Wartung.

“Die Implementierung von Microsoft SharePoint-Workflows funktioniert nur mit erfahrenen Spezialisten für Programmierung, Testen und Debugging…”

SharePoint-Workflows können nur mit Hilfe kompetenter und entsprechend teurer Berater und Entwickler realisiert werden, denn wie bei jedem Coding sind auch hier die Schritte Programmieren, Testen und Debugging abzuarbeiten. Doch das ist nicht nur während der Implementierungsphase so, sondern auch bei jeder späteren Änderung und sei sie auch noch so klein.

Nehmen wir als Beispiel einen beliebigen Genehmigungs-Workflow in Ihrer Personalabteilung, zum Beispiel Urlaubsanträge. Angenommen es stellt sich heraus, dass die Prozesse der Personalverwaltung in Kürze neu strukturiert werden sollen. Wenn Sie jetzt auf Basis Ihrer aktuell bestehenden Prozesse programmieren, müssen Sie später mit entsprechendem Kostenaufwand Anpassungen vornehmen. Doch selbst wenn Sie die Implementierung bis zur Genehmigung der neuen Prozesse aufschieben, werden sich später immer noch kleinere Änderungen ergeben und auf die Kosten der Prozesswartung auswirken.

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Dieses Problem löst Comindware Workflow for SharePoint mit seinem grafischen Workflow-Generator, der zwei Vorteile mit sich bringt: Die Implementierungskosten sinken deutlich, weil weder eine Programmierung noch eine komplizierte Wartung nötig sind. Gleichzeitig sind an den Workflows jederzeit adhoc-Änderungen möglich. Ob nun ganze Prozesse neu strukturiert werden müssen oder nur kleinere Änderungen anfallen, über die visuelle Oberfläche ist beides schnell und mühelos erledigt.

Mit Comindware Workflow for SharePoint gestalten Sie eigene elektronische Formulare genau nach Ihren Wünschen. Anforderungen von Mitarbeitern oder Kunden bearbeiten Sie mit den von Ihnen erstellten Workflows, die lediglich einen geringen Konfigurationsaufwand benötigen. Die Workflow-Aufgaben werden automatisch generiert und an Ihr Team verteilt. Und wenn Sie mit Comindware arbeiten, können Sie außerdem das Workflow-Aufgabensystem kostenlos in Ihre Microsoft Outlook-Umgebung integrieren. Somit sind Ihre wichtigsten Arbeitswerkzeuge auf einfache Weise in einer Workflow-Software vereint und verursachen nur minimale Kosten für Implementierung und Wartung.

Comindware Workflow for SharePoint ist in Kürze verfügbar und enthält unter anderem folgende Funktionen für die Integration von SharePoint und Comindware:

Visueller und intuitiver Generator für SharePoint-Workflows
Vorgefertigte Workflow-Vorlagen für verschiedene Abteilungen: Personalverwaltung, IT Helpdesk und andere
Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich
‘On the fly’-Änderungen erfolgen ohne laufende Prozesse anhalten zu müssen

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Kollaboratives Work Management von überall mit der neuen Comindware Tracker iOS-App

Wed, 03 Jul 2013 08:09:00 +0000

Kollaboratives Work Management von überall mit der neuen Comindware Tracker iOS-App

Rosenheim – 02. Juli 2013 – Mobiles Arbeiten ist Standard, aber nicht immer trägt es dazu bei, dass Arbeit schneller erledigt wird. Damit Arbeiten von unterwegs die Produktivität steigert, muss es sich nahtlos in die vorhandenen Arbeitsabläufe integrieren.

Die neue Comindware Tracker Applikation für iPhone und iPad ermöglicht es, jederzeit und überall laufende Prozesse abzuarbeiten, auf alle Statusberichte zuzugreifen und Workflows anzupassen. In Ergänzung zur Weboberfläche, bringt die native App auch Unterstützung für Offline-Betrieb und Push-Benachrichtigungen.

Die Software bietet Teamleitern ein perfektes Tool für die Echtzeitkontrolle und verteilt automatisch alle Aufgaben samt Priorität an die Teammitglieder. Alle Beteiligten wissen stets, wann was zu tun ist und erledigen mehr in weniger Zeit, egal, wo sie sich gerade befinden.

„Mit unserer neuen iPhone-App für Comindware Tracker bleiben Mitarbeiter auch am Flughafen, im Taxi und an allen anderen Orten produktiv. Mit wenigen Klicks können Teamleiter Aufgaben zuweisen oder ganze Workflow-Prozesse starten, sogar während sie sich in einer Besprechung befinden. Die Teammitglieder können mit derselben App ihre Aufgaben erhalten und ihren Zeitaufwand protokollieren“, so Helmut Heptner, Präsident Cental Europe von Comindware.

Dank der preisgekrönten ElasticData-Technologie ist der Business Owner selbst in der Lage, Geschäftsprozesse ganz einfach per „Drag & Drop“ abzubilden und Routineprozesse in allen Bereichen gleichermaßen effektiv und flexibel zu verwalten: Ob IT Helpdesk, Finanzen & Administration, Allgemeine Verwaltung, Compliance & Richtlinieninitiativen, Personalverwaltung, Softwareentwicklung oder eine ganz spezifische Lösung für das jeweilige Business Problem.

Preise und Verfügbarkeit

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Comindware® Tracker® zählt zu den besten BPM-Lösungen 2013

Thu, 20 Jun 2013 11:42:22 +0000

Kontrolle über die eigenen Prozesse und einfache Adhoc-Anpassungen als Erfolgsfaktoren für effektive Umsetzung von Routine-, Team- und Projektarbeit im Mittelstand

Kurz zusammengefasst:

Comindware Tracker eine der besten BPM-Lösungen für den Mittelstand.
Nahtlos integrierte Workflow-Lösung punktet im Vergleich zu aufwendigen BPM-Lösungen.
Prozessmanagement mit dem Menschen im Mittelpunkt.

Rosenheim – 20. Juni 2013 – Seit 2004 zeichnet die Initiative Mittelstand jährlich die innovativsten Produkte und Lösungen aus Technologie-, Informations- und Telekommunikationsindustrie mit dem Innovationspreis-IT aus. Die Workmanagement-Software Comindware Tracker überzeugte die Fachjury und erreichte den zweiten Platz in der kürzlich veröffentlichten IT-Bestenliste BPM bei mehr als 4.900 Bewerbungen in 40 Kategorien.

Obwohl sich das Arbeiten in den letzten Jahren stark verändert hat, ist die effektive und kollaborative Erledigung von Aufgaben im Team nach wie vor einer der wichtigsten Voraussetzungen für Geschäftserfolg. Mit Blick auf die Anforderungen an die Arbeitsorganisation im Mittelstand setzt Comindware Tracker vor allem bei der menschlichen Arbeit an.r kürzlich veröffentlichten IT-Bestenliste BPM bei mehr als 4.900 Bewerbungen in 40 Kategorien.

Die Ausweitung von Workflow-Prozessen und die Einbeziehung verschiedener Teams, Abteilungen und Standorte erfordern webbasierte und intuitiv bedienbare Lösungen, die jederzeit Überblick über den aktuellen Stand der Arbeit geben. Ein Beispiel für die praxisorientierte Ausrichtung von Comindware Tracker ist die patentierte Microsoft Outlook Integration „Comindware Tasks für Outlook“. Mit ihr lassen sich Aufgaben auch direkt in Microsoft Outlook erhalten und direkt bearbeiten.

„Mit unserer ausgezeichneten ElasticData-Technologie ist der Business Owner nun selbst in der Lage Geschäftsprozesse ganz einfach per „Drag & Drop“ abzubilden, in die Umsetzung zu führen und jederzeit an neue Gegebenheiten anzupassen“, beschreibt Helmut Heptner, Präsident Central Europe von Comindware, den Antrieb zur Innovation. „So bringen wir Prozessmanagement, das sich oft nur für Routinearbeiten eignet, auf eine ganz neue, flexibel einsetzbare und benutzerfreundliche Ebene.“

Preise und Verfügbarkeit

Weiterführende Informationen:

Über Comindware

Kontakt für die Presse:

Ronja Hartmann für Comindware GmbH,

+49-89-4161463-68,

ronja.hartmann@comindware.com

Prozess für Rechnungsgenehmigungen: Elektronische Formulare mit allen Rechnungsdaten

Wed, 05 Jun 2013 11:40:56 +0000

Mit einem webbasierten System für Rechnungsgenehmigungen können Sie nicht nur alle Rechnungen und Zahlungsinformationen an einem Ort aufbewahren, sondern gleichzeitig deren Status verfolgen, Benachrichtigungen einrichten und die Finanzdokumentation organisieren. Im Gegensatz zu anderer professioneller B2B-Software erledigt die Comindware-Lösung ‘Finanzen & Administration’ all das mit außergewöhnlich niedrigen Kosten. Und so funktioniert es:

Der Prozess für Rechnungsgenehmigungen in unserer Lösung Finanzen & Administration ist speziell abgestimmt auf folgende Abteilungen und Vorgänge:

Kreditorenbuchhaltung
Einkaufsabteilung
Beschaffung von Büro- und Verbrauchsmaterial
Anschaffung von Hard- und Software durch die IT-Abteilung
Marketingkampagnen/li>
sowie alle Abteilungen, die Geschäftsbeziehungen zu Anbietern und Lieferanten unterhalten bzw. Zahlungen und Bestellungen kontrollieren

Ein optimierter Prozess für Rechnungsgenehmigungen leitet die Rechnungen gemäß Ihren Geschäftsregeln selbstständig an die jeweils verantwortlichen Mitarbeiter weiter. Dabei werden gleichzeitig alle relevanten Rechnungsdetails erfasst, zum Beispiel:

Bestellmengen oder Auftragsvolumen
Preise für Waren oder Dienstleistungen
Datumsangaben
beteiligte Parteien
eindeutige Rechnungsnummer
steuerliche Angaben
sowie alle Informationen, die Sie im Auge behalten müssen oder nach denen Sie später suchen können möchten

“…Workflows, Geschäftsregeln, Formularfelder in Rechnungen und die Rollen der Mitarbeiter können Sie individuell anpassen. Ohne dafür spezielle IT- oder Programmierkenntnisse zu benötigen…”

Fügen Sie Felder hinzu oder entfernen Sie unnötige, je nach Bedarf. Das ist einer der größten Vorteile unserer Lösung Comindware Tracker Finanzen & Administration: Sie können die Workflows, Geschäftsregeln, Formularfelder in Rechnungen und die Rollen der Mitarbeiter den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens anpassen. Spezielle IT- oder Programmierkenntnisse sind dafür nicht erforderlich! Es ist fast so einfach wie die Einrichtung Ihres Google-Profils, doch mit unserer Software erledigen Sie die Konfiguration sogar visuell.

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Sie können die gesamte Rechnungsliste mit dem aktuellen Status online ansehen und sortieren: Genehmigt, Abgelehnt, Bezahlt oder Warten auf Zahlung. Außerdem finden Sie dank der Suchfunktion für zahlreiche Parameter alle gewünschten Informationen in den Feldern des elektronischen Formulars mühelos und schnell.

Ihre Geschäftsregeln werden durch den Workflow vollständig abgebildet. Zum Beispiel ist es möglich, Rechnungen ab einem bestimmten Betrag automatisch an eine bestimmte Person zur Genehmigung weiterzuleiten oder alle Rechnungen eines Lieferanten gleich an diejenige Abteilung zu übermitteln, die mit ihm zusammenarbeitet.

Diese Funktion zur Erstellung von Rechnungen per Email ist einzigartig und wird nur von Comindware Tracker angeboten. Um sie zu nutzen, müssen Sie lediglich eine bestimmte Email-Adresse mit Ihrer Softwareinstanz von ‘Finanzen & Administration’ verknüpfen. Sobald ein Lieferant eine Email an diese Adresse sendet und seine Rechnung als Anhang beifügt, erstellt das System automatisch ein Element und vergibt dafür eine eindeutige Rechnungsnummer und eine eigene Online-URL. Anschließend durchläuft dieses Element den vorgegebenen Prozess und wird an die verantwortlichen Mitarbeiter zur Genehmigung und Bezahlung weitergeleitet.

Dabei erfordern Installation, Einrichtung und Ausführung unserer B2B-Lösung nur einen minimalen Zeitaufwand und Sie finden einen besonders schnellen Einstieg. Die webbasierte Cloud-Instanz und die vorkonfigurierten Vorlagen sind sofort einsatzbereit und die vertraute Oberfläche mit einem Menüband wie bei Microsoft-Produkten erleichtert die Einarbeitung deutlich. Zusätzlich bieten wir Ihnen ein umfassendes und professionelles Service-Paket mit Hilfethemen und Anleitungen für die gesamte Implementierungs- und Eingewöhnungsphase an. So können Sie wirklich effizient, transparent und komfortabel mit Ihren finanziellen Workflows arbeiten. Sehen Sie selbst!

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Genehmigungsprozess für Investitionsaufwendungen (CAPEX)

Wed, 05 Jun 2013 11:31:35 +0000

In Ihrem Unternehmen stehen Investitionsentscheidungen an? Dann profitieren auch Sie von einer webbasierten Best Practice-Vorlage, ergänzt mit einem optimierten Genehmigungsprozess für den damit verbundenen Finanzaufwand (CAPEX). So schaffen Sie volle Transparenz für Entscheidungsträger und alle anderen beteiligten Personen.

Unternehmenswachstum bringt nur dann finanzielle Vorteile, wenn Sie die Effizienz des Kapitaleinsatzes kontrollieren können. Denn Sie brauchen mehr als nur eine gut durchdachte Strategie, damit Investitionsausgaben den Wert des Unternehmensvermögens steigern. Renditen dieser Art sind längerfristig ausgelegt, deshalb müssen Sie bereits im Vorfeld auf lange Sicht alles im Blick haben. Und natürlich ist schon aus diesem Grund ein optimierter Genehmigungsprozess für CAPEX-Entscheidungen unerlässlich.

Genau hier setzen webbasierte Lösungen für den Genehmigungsprozess bei Kapitalausgaben an. Sie eignen sich besonders für folgende Situationen:

Anschaffung von Anlagegütern
Modernisierung von Anlagegütern
Leasing von Anlagegütern

Bei der Comindware Tracker-Lösung Finanzen und Administration finden Sie einen solchen Prozess. Er ist sofort einsatzbereit und für die Zusammenarbeit im Team vorkonfiguriert, inklusive automatisiertem Workflow und kollaborativen Funktionen.

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Dieser optimierte Prozess umfasst die vier Hauptschritte auf dem Weg zu CAPEX-Entscheidungen: Erstellung, Ablehnung, Klärung und Prüfung von Investitionsanträgen. So ist gewährleistet, dass deren Bearbeitung nur dann fortschreitet, wenn zuvor alle notwendigen Prüfungen erfolgreich durchlaufen wurden. Doch das geht nicht manuell vonstatten: Comindware Tracker erledigt die Weitergabe automatisch und generiert für den Bearbeiter des jeweils nächsten Schritts eine Aufgabe mit allen relevanten Informationen sowie eine entsprechende Email-Benachrichtigung.

Doch ein automatisiertes System automatisiert nicht gleich auch Ihre Arbeit — Sie können Anträge und Aufgaben diskutieren, akzeptieren, zurückstellen oder ablehnen. Kommunikations-Threads unterstützen die Zusammenarbeit und reduzieren den Zeitaufwand, weil weniger Besprechungen oder Emails zu den Details erforderlich sind. Zusätzlich werden Schreibarbeiten eingespart und Genehmigungszeiten verkürzt.

Die Comindware Tracker-Lösung Finanzen und Administration zeigt Ihnen alle Kapitalausgaben in Form von konfigurierbaren Listen an. So haben Sie jederzeit den kompletten Überblick über alle Investitionsmaßnahmen und den aktuellen Status aller Prozesse. Eine manuelle Aktualisierung ist nicht erforderlich: Während Ihr Team die Bearbeitung durchführt, sammelt Comindware Tracker von allen zuständigen Mitarbeitern zweckdienliche Angaben und bewahrt diese an nur einem Ort auf. Alle Daten sind online jederzeit verfügbar und werden entweder auf Ihrem unternehmenseigenen Server (bei der In-Haus-Version) oder in der Cloud gespeichert (als monatliches SaaS-Abonnement).

Der rollenbasierte Zugriff auf Ihre Daten stellt sicher, dass nur befugte Personen die Informationen über Kapitalaufwendungen einsehen können. Auch die Abteilungen Ihres Unternehmens, die eine der anderen Comindware Tracker-Lösungen verwenden, haben nur Zugang zu den für ihre Arbeit benötigten Inhalten. Trotzdem können Sie mit unserer Anwendung auf Wunsch bestimmte Informationen auch allen Mitarbeitern zur Verfügung stellen.

Wenn Sie jetzt noch nicht ganz von der einfachen Bedienung und der außerordentlichen Transparenz unseres Workflow-Prozesses für CAPEX-Genehmigungen bei Erwerb oder Sanierung von Anlagegütern überzeugt sind, schauen Sie sich unsere Webdemo an oder testen Sie unsere Lösung Comindware Tracker Finanzen und Administration — das ist überzeugender als jedes Marketing.

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Comindware® Tracker® jetzt mit „Arbeitsbereich für Anforderer“ und einer überarbeiteten IT Helpdesk-Lösung

Mon, 03 Jun 2013 09:13:11 +0000

Ein neuer „Arbeitsbereich für Anforderer“, automatisch nach Zeitplan erstellte Berichte per Email sowie eine komplett überarbeitete IT Helpdesk-Lösung sind die wichtigsten von zahlreichen Neuerungen im aktuellen Update der Workmanagement-Lösung Comindware Tracker.

Kurz zusammengefasst:

Für Beschaffungsanträge, IT Helpdesk-Tickets oder Urlaubsanträge: „Arbeitsbereich für Anforderer“
Jederzeit Überblick über den Fortschritt der Workflows mit automatisch erstellten Berichten
Überarbeitete IT Helpdesk-Lösung jetzt mit mehr vorgefertigten Workflow-Prozessen, Dashboards und Listen

[Rosenheim] – 11. Juni 2013 – Viele Arbeitsabläufe werden durch einen Auftraggeber gestartet, mit dem im Verlauf des Prozesses zwar interagiert wird, der aber selber keine Aufgaben bearbeitet. Die Kommunikation erfolgt üblicherweise per Email, Telefon oder Meetings. In der neuen Version des Comindware Tracker sorgt die Lizenz für Anforderer dafür, dass Benutzer zum Beispiel Beschaffungsanträge, IT Helpdesk -Tickets oder Urlaubsanträge übermitteln und deren Fortschritt über den eigens dafür entwickelten „Arbeitsbereich für Anforderer“ verfolgen können. Dieser neue Lizenztyp bedeutet eine deutlich günstigere Lösung als eine Volllizenz für Unternehmen.

In der neuen Version ist eine der vielen Erweiterungen aufgrund von Kundenwünschen die „Lizenz für Anforderer“. Damit können Benutzer zum Beispiel Beschaffungsanträge, IT Helpdesk-Tickets oder Urlaubsanträge übermitteln und deren Fortschritt verfolgen. Und dieser neue Lizenztyp macht die Lösung noch kostengünstiger für die Unternehmen.

Die ausgezeichnete grafische Datenbank ElasticData in Kombination mit der universellen Workflow-Engine von Comindware Tracker ermöglicht Unternehmen, Aufgaben im Team, für Standardroutinen und Projekte zu erledigen, Vorgänge zu verwalten und Workflow-Prozesse in Echtzeit zu überwachen. Diese webbasierte Lösung lässt sich auf dem Server des Kunden betreiben oder als Cloud Service nutzen.

„Die zusätzliche Lizenz für Anforderer (Requestor Lizenz) ist eine perfekte Erweiterung unserer Software und eröffnet uns weitere Anwendungsgebiete“, erklärt Helmut Heptner, Präsident Central Europe von Comindware. „Klassische Workflow-Szenarien erfordern es, dass alle Beteiligten Aufgaben erstellen, aber auch bearbeiten können. Demgegenüber gibt es in Unternehmen zahlreiche Einsatzmöglichkeiten, bei denen der Antragsteller zwar über den Fortschritt seiner Anfrage unterrichtet werden will, aber nicht aktiv in den Prozess eingreift. Hier eine dementsprechend begrenzte Lizenz zu schaffen, war ein logischer Schritt und greift Anregungen unserer Kunden auf, die wir sehr ernst nehmen.“

Preise und Verfügbarkeit

Die Preise für In-Haus-Installation starten bei 289 EUR netto pro Voll-Lizenz, die für den Cloud-Service bei 189 EUR netto. Das Update des Comindware Tracker erhalten bestehende Kunden mit gültigem Wartungsvertrag ohne weitere Kosten. Hierfür sorgt das in allen Lizenzen beinhaltete Maintenance- und Supportprogramm Comindware® Advantage®. Weitere Einzelheiten zu Preisen finden sich hier auf der Comindware-Webseite. Auf Anfrage führt Comindware in Live-Online-Demos durch die Applikation und bietet kostenlose Tests der Softwarelösung in der Comindware Cloud oder auf Kunden-Servern an.

Weiterführende Informationen:

Über Comindware

Kontakt für die Presse:

Ronja Hartmann für Comindware GmbH Tel.: +49-89-4161463-68 Email: ronja.hartmann@comindware.com

Verwalten Sie Ihre Verbindlichkeiten in der Cloud

Tue, 14 May 2013 13:07:22 +0000

Wann sind Sie das letzte Mal zur Bank gegangen, um Ihre Rechnungen per Überweisung zu bezahlen? Bestimmt erledigen Sie diese Dinge online, weil es schnell und bequem ist. Im privaten Bereich ist diese Vorgehensweise bereits Gang und Gebe, doch nun entdecken auch Unternehmen spezielle Software für die Führung ihres ‘Haushalts’. Aus diesem Grund enthält die Lösung Comindware Tracker Finanzen & Administration einen kompletten Workflow für die Verwaltung geschäftlicher Verbindlichkeiten.

Unsere webbasierte Software Comindware Tracker Finanzen & Administration ist je nach Wunsch als Cloud Service oder In-Haus-Version verfügbar und automatisiert alle Vorgänge Ihres Unternehmens rund um Verbindlichkeiten. Und das sind die Vorteile unseres Systems, von denen Sie profitieren:

Online-Speicherplatz für alle Aktivitäten zum Thema Verbindlichkeiten
Workflow-Vorlage für die Verwaltung von Verbindlichkeiten
Automatisierter, teamfähiger Prozess für die Bearbeitung von Verbindlichkeiten
Listen und Dashboards mit Echtzeit-Status für alle Verbindlichkeiten
Suchfunktion anhand zahlreicher Kriterien in allen Vorgängen zu Verbindlichkeiten
Individuelle Anpassung des Workflows ohne besondere IT-Kenntnisse

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Wenn Sie den Prozess für das Management der Verbindlichkeiten automatisieren und in die Cloud auslagern, können Sie den Zeitaufwand für Schreibarbeiten senken, das Durcheinander ordnen, mit der digitalen Dokumentation den Papierbedarf reduzieren sowie die Bearbeitungsdauer verkürzen. Außerdem verhindern automatisierte Email-Benachrichtigungen des Workflow-Systems an Sie und Ihre Kollegen, dass etwas vergessen oder übersehen wird.

Der Arbeitsbereich für die Verwaltung Ihrer Verbindlichkeiten ist bereits eingerichtet. Damit erleichtert Ihnen unsere Software Comindware Tracker Finanzen & Administration den schnellen Einstieg, denn Sie brauchen keine besonderen IT-Kenntnisse für die Konfigurierung von Workflows. Mit unserem grafischen Workflow-Generator passen Sie den automatisierten Workflow auf einfache Weise so an, dass er den tatsächlichen Arbeitsablauf in Ihrem Unternehmen abbildet. Die mitgelieferte Workflow-Vorlage für Verbindlichkeiten deckt alle Aspekte ab, basiert auf bewährten Vorgehensweisen und ist sofort einsatzbereit.

Sie haben alle Zusammenhänge stets im Blick: Auch ohne eine Nachfrage bei Ihrer Buchhaltung haben Sie Zugriff auf die aktuellen, in der Cloud jederzeit verfügbaren Daten und das System erinnert Sie automatisch an fällige Zahlungen. So verschafft Ihnen die Software Überblick und Freiraum.

Es ist sicher: Die Cloud-Technologie schützt Ihre Daten nicht nur vor Verlust und Beschädigung, Sie müssen auch keine entsprechende Hardware kaufen und unterhalten. Zudem werden Ihre Daten in der Cloud auf mehreren Servern gespeichert und sind deshalb sogar geschützt und zugänglich, falls einer der Server ausfallen sollte.

“Formularfelder durchsuchen, Verbindlichkeiten kategorisieren und priorisieren – ab sofort erledigen Sie alles viel schneller als es mit Emails, Tabellenkalkulationen oder freigegebenen Ordnern je möglich wäre.”

Es ist leicht: Sie können die kategorisierten Listen bzw. Formulare zu Verbindlichkeiten sortieren und durchsuchen. Oder alle Verbindlichkeiten gruppiert nach Fälligkeit, Status, Ersteller oder Eigentümer anzeigen lassen. Formularfelder durchsuchen, Verbindlichkeiten kategorisieren und priorisieren – ab sofort erledigen Sie alles viel schneller als es mit Emails, Tabellenkalkulationen oder freigegebenen Ordnern je möglich wäre. Die händische Bearbeitung von Rechnungen gehört genauso der Vergangenheit an wie das Ausfüllen und Einreichen von Überweisungsträgern. Heute realisieren Unternehmen die Vorzüge einer webbasierten Verwaltung ihrer Verbindlichkeiten mit der Cloud.

Verbindlichkeiten sind ein Bestandteil des geschäftlichen Einkaufsprozesses und entstehen nach Beschaffungsantrag und Rechnungsgenehmigung. Alle entsprechenden Schritte dieser Vorgänge finden Sie in unserer Lösung Comindware Tracker Finanzen & Administration.

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Worin unterscheiden sich Geschäftsprozessmodellierung (BPM) und Geschäftsprozessautomatisierung (BPA)?

Tue, 14 May 2013 12:29:32 +0000

Ich komme aus der Branche, darum erstaunt mich diese Frage immer wieder. Trotzdem wird sie häufig gestellt. Zwar verstehen die meisten mehr oder weniger gut, dass man Geschäftsprozesse modellhaft abbilden kann. Doch wenn es darum geht, diese Prozesse zum Leben zu erwecken, also auszuführen, reicht ihre Vorstellungskraft oft nicht aus.

“Die Geschäftsprozessmodellierung erstellt ein visuelles Schema für Prozesse, das mit dem Auge leicht zu erfassen ist und das Aufspüren von Schwachstellen erleichtert. So können die Prozesse strategisch durchdacht, verbessert und optimiert werden.”

Wenn es um die Entscheidung für eine Software zur Modellierung oder Automatisierung von Geschäftsprozessen geht, müssen Sie zunächst Ihr Ziel abstecken. Denn: beide Ansätze verfolgen verschiedene Zwecke.

Die Modellierung von Prozessen erfolgt auf dem Papier oder mit einem grafischen Editor wie zum Beispiel Visio (sofern es mit dem entsprechenden Modul erweitert wurde). Auf diese Weise erstellen Sie mit BPM ein visuelles Schema für Prozesse, das mit dem Auge leicht zu erfassen ist und das Aufspüren von Schwachstellen erleichtert. So können die Prozesse strategisch durchdacht, verbessert und optimiert werden.

Doch weil beide Verfahren mit der Modellierung von Prozessen beginnen, kommt es immer wieder zur Verwechslung mit der Geschäftsprozessautomatisierung, also der Prozessausführung. Allerdings geht die Software hinter automatisierten Workflow-Prozessen viel weiter als eine reine Geschäftsprozessmodellierung: Zuerst geben Sie das Prozessmodell ein und sobald Sie auf ‘Ausführen’ klicken, werden nach dessen Vorgaben die entsprechenden Aufgaben automatisch an die Teammitglieder verteilt.

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Die Modellierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen haben also einen Schritt gemeinsam: Beide bilden den Prozess in Form eines Diagramms ab. Allerdings erstellen Sie mit BPA eine ‘ausführbare Abbildung’ und das ist ein himmelweiter Unterschied zu dem Ergebnis einfacher grafischer Workflow-Editoren.

Eine Lösung für die Verwaltung von Geschäftsprozessen organisiert die Kollaboration und ermöglicht es Teamleitern, die Arbeit optimal an die jeweils zuständigen Personen zu verteilen sowie den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen. Während der Bearbeitung erfasst das System fortlaufend Informationen: Nach dem ‘Abschluss’ jeder Aufgabe benachrichtigt die Software den für den nächsten Schritt zuständigen Mitarbeiter und liefert alle erforderlichen Details gleich mit.

Die automatische Sammlung relevanter Daten erfordert nur minimalen zeitlichen Aufwand, manchmal sogar gar keinen, weil allein der Klick auf die Schaltfläche ‘Erledigt‘ von Interesse ist.

Es kommt also darauf an, was Sie mit der Lösung erreichen wollen. Geschäftsanalytiker, denen ein Prozessschema reicht, sollten sich für die Geschäftsprozessmodellierung entscheiden. Wenn Sie aber Ihre Teamarbeit abstimmen und den Zeitaufwand bei Routinearbeiten reduzieren möchten, wird Ihnen ein System für die Geschäftsprozess-automatisierung die besten Dienste leisten.

Comindware Tracker ist eine Automatisierungssoftware für Geschäftsprozesse, mit der Sie Ihre Prozesse, Regeln und Richtlinien gleich nach der Modellierung ausführen können. Wir haben verschiedene Lösungen für die einzelnen Geschäftsbereiche, doch dank der unerreichten Flexibilität und individuellen Anpassungsfähigkeit unterstützt Comindware Tracker alle geschäftlichen Aktivitäten in Ihrem Unternehmen.

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Volle Transparenz für den Prozess Ihrer Vertragsgenehmigungen

Tue, 14 May 2013 09:31:39 +0000

Wenn Ihr Unternehmen viele Geschäftsbeziehungen zu anderen Firmen unterhält, müssen Sie eine beachtliche Zahl von Vereinbarungen verwalten. Dazu gehört auch, dass diese alle auf dem neuesten Stand und jederzeit verfügbar sind. Und bestimmt zählt die rechtzeitige Unterzeichnung bzw. Verlängerung von Verträgen zu den Zielen Ihres Managements. Lassen Sie sich nicht unter den vielen Vertragsbedingungen, Kontakten und Vereinbarungen verschütten. Profitieren Sie lieber von unserer Lösung Comindware Tracker Finanzen & Administration und deren vollständig automatisierten Workflow-Vorlage für Vertragsgenehmigungen.

Die spezielle Vorlage von Comindware Tracker optimiert die Prozessausführung für Ihre Vertragsgenehmigungen und mit Hilfe folgender Funktionen können Sie mit weniger Zeitaufwand mehr erledigen:

Automatisierte Workflow-Vorlage für die optimierte Ausführung Ihres Genehmigungsprozesses bei Verträgen
Elementvorlage mit vorkonfigurierten Formularfeldern für Vertragsgenehmigungen
Email-Benachrichtigungen
Suchfunktion anhand zahlreicher Parameter
Diskussions-Threads
Anhänge von Dateianlagen
Cloud Storage für die sichere Aufbewahrung aller relevanten Daten
Benutzerdefinierbare Listenansichten

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“…unsere Comindware Tracker Workflow-Software können Sie auf einfache Weise Ihrem bestehenden Prozess zur Vertragsgenehmigung anpassen, nicht umgekehrt.”

Die Vertragsgenehmigungssoftware von Comindware Tracker hebt sich von anderen Anbietern auf dem Markt durch ihre geniale Einfachheit ab: Unser System richtet sich nach Ihrem bestehenden Genehmigungsprozess für Verträge, nicht umgekehrt. Sie brauchen keine weitreichenden IT-Kenntnisse, um Workflows individuell zu gestalten — alles funktioniert visuell. Tatsächlich ist das nicht viel schwieriger, als die Einstellungen eines Email-Kontos einzurichten.

Egal ob Sie zum ersten Mal mit einer webbasierten Software für Vertragsgenehmigungen arbeiten oder ob Sie bereits eine ähnliche Lösung verwendet haben, wir bieten Ihnen umfassenden professionellen Service und begleiten Sie durch alle Herausforderungen: Von den ersten Anfängen (wie die Datenmigration von anderen Systemen) bis hin zur Konfigurierung spezieller Workflows. Wir helfen Ihnen gern!

Zu den Vorteilen unserer webbasierten Lösung für den Genehmigungsprozess bei Verträgen zählen die Vermeidung von Fehlern, Kosteneinsparungen und eine Entlastung Ihres Posteingangs. Die vertraute Microsoft-Oberfläche mit Menüband macht Ihrem Team die Arbeit mit der Software leicht. Außerdem bieten wir Schulungen an, die die Einarbeitungszeit für unser professionelles System deutlich verkürzen.

Bringen Sie Transparenz in den Genehmigungsprozess für Verträge Ihres Unternehmens; Ihre Rechtsabteilung, Buchhaltung und Führungskräfte werden es Ihnen danken. Sogar während der Urlaubszeit bleibt der volle Überblick erhalten und der Prozess geht ohne Verzögerungen seinen gewohnten Gang, denn im Online Storage sind alle Daten jederzeit verfügbar. Das ist gar nicht zu vergleichen mit dem Informationsaustausch per Email oder der endlosen Suche nach Details auf verschiedenen Computern oder bei Kollegen!

Wenn Sie jetzt noch nicht glauben können, dass unsere Lösung Comindware Tracker Finanzen & Administration Ihren Prozess für Vertragsgenehmigungen schneller und effizienter macht, dann testen Sie die Software kostenlos: Das wird Sie mehr überzeugen als tausend Worte.

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Workflow-Automatisierung – werden Mitarbeiter damit wirklich “wegautomatisiert”?

Wed, 17 Apr 2013 12:10:25 +0000

Angeblich gibt es auf dem Markt unzählige Lösungen, die den Teamleiter ersetzen können – behaupten zumindest die Werbetrommeln ihrer Anbieter. Aber bedroht Automatisierungssoftware die leitende Führung eines Teams tatsächlich?

Das strategische Management unterteilt Tätigkeiten in zwei Gruppen: wertschaffende und periphere Aktivitäten. Die meisten Ressourcen sollten natürlich der Wertschöpfung vorbehalten sein, um Produkte wertvoller zu machen. Im Gegensatz dazu gilt es, Randaktivitäten für minimalen Ressourceneinsatz zu optimieren oder zu delegieren. Aus diesem Grund wurde die assistierende Position Assistant Manager geschaffen.

Doch obwohl die Menge der Routinearbeiten gleichbleibt oder sogar zunimmt, ist die Delegierung von Aufgaben nicht immer möglich oder funktioniert nur teilweise. Um diese Nische zu erschließen wurde eine neuartige Verwaltungssoftware für Zusammenarbeit entwickelt.

Jedes Jahr kommen ausgefeilte und weiterentwickelte Programme hinzu, wir haben diese Lösungen in kürzlich veröffentlichen Beiträgen bereits angesprochen. Softwareentwickler und der Technische Support zählten zu den ersten Anwendern solcher Systeme für die Vorgangsverfolgung, die heute häufig webbasiert sind.

Sie sollen das größte Problem der Teamleiter lösen: Sie müssen stets den Überblick haben, wer was erledigt sowie aufgrund dieser Informationen weitere Aufgaben verteilen und den Projektfortschritt kontrollieren. Außerdem müssen Sie machbare Arbeitspläne erstellen und die Erledigung von Aufgaben überwachen.

Das Grundprinzip dieser Systeme liegt darin, dass jeder Bearbeiter beim Abschluss seiner Aufgabe gewisse Informationen eingeben muss. Die Software sammelt diese Daten und kann sie per Mausklick in Form von Live-Berichten und Dashboards anzeigen.

Lösungen mit integrierten automatisierten Workflows sind so genannte Issue Tracking Systeme, die meistens auf ausführbaren Workflows basieren. Sie bilden den jeweils vorgegebenen Arbeitsablauf ab, also die zu erledigenden Bearbeitungsschritte. Auf diese Weise werden alle Aufgaben nacheinander abgeschlossen, kontinuierlich und kontrolliert. Es gibt kein Durcheinander, Informationen sind lückenlos verfügbar und alle Arbeiten werden ausgeführt.

Die Software unterstützt den Teamleiter bei Routinearbeiten. Sie kann ihn aber nicht ersetzen, sondern übernimmt für ihn lediglich die Kontrolle des Fortschritts und der Aufgabenerledigung sowie die Verteilung von Arbeit. Zudem stammt die Logik hinter den Workflows vom Teamleiter, denn auch bereits vorkonfigurierte Vorlagen für Arbeitsprozesse kann er so anpassen, dass die Erledigung der Aufgaben nach seinen individuellen Vorgaben erfolgt.

Diese Systeme sind also wie ein Assistent und machen die Leitung es Teams keinesfalls überflüssig. Ob der Teamleiter durch sie vielleicht an Bedeutung verliert? Hier sei der Vergleich von Malern im Zeitalter immer beliebter werdender Computergrafiken genannt oder dass auch die leistungsstärkste Klangbearbeitung per Computer nicht den Musiker verdrängen kann.

Comindware Tracker ist eine Work Management Software, die den Zeitaufwand für routinemäßige Kontrollaufgaben verringert, damit sich der Teamleiter auf Strategie und Taktik konzentrieren kann – seine eigentlichen Aufgaben.

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Mitarbeiterbindung – mit der richtigen Software für Schulungen und Personalentwicklung

Mon, 15 Apr 2013 10:07:39 +0000

Die Strategie zum Talentmanagement besteht aus kleinen, aber klug gewählten Schritten, die einen enormen Einfluss auf die Motivation der Beschäftigten Ihres Unternehmens haben können. Sie tragen erwiesenermaßen zur Zufriedenheit und Mitarbeiterbindung bei, weil sie das Gefühl vermitteln, die Karriere voranzubringen.

In Ihrer Funktion als Personalverantwortlicher müssen Sie entsprechende Schulungen und Beurteilungsprozesse organisieren. Comindware möchte Ihnen helfen, die dafür notwendigen Maßnahmen schneller zu erledigen. Darum haben wir eine Prozessvorlage für Schulungen vorbereitet und so automatisiert, dass sie die ab 2013 aktuellen Trends für Online-Software aufgreift. Und so funktioniert unsere sofort einsatzbereite Lösung:

Prozessdiagramm: Talentmanagement – Schulungen und Personalentwicklung

Checkliste für Schulungen und Personalentwicklung:

Schulungsplanung
Schulungsunterlagen (Texte, Informationsmaterial)
Schulungsbeurteilung
Schulungsprozess: Der Einsatz einer Software für Talentmanagement beschleunigt die Planung, Verwaltung und Beurteilung von Schulungen.

Auch hochmotivierte und geschätzte Mitarbeiter verlassen häufig das Unternehmen, wenn sie das Gefühl haben, dass Karriere und berufliche Weiterentwicklung stagnieren.

Die meisten Unternehmen haben Schwierigkeiten beim Finden geeigneter Mitarbeiter.
Entsprechend folgenschwer sind die Konsequenzen, wenn sie nicht dauerhaft im Unternehmen gehalten werden können.

Talentmanagement ist also ein integraler Bestandteil der Geschäftsstrategie, genauso wie das Personalmanagement. Richtig eingesetzt unterstützt ein Programm für Schulungen und Personalentwicklung nicht nur das Unternehmenswachstum, sondern bringt auch frischen Wind und positive Anreize für die Motivation der Beschäftigten.

Allerdings steigert es nicht den Wert der Produkte, die Sie verkaufen und sollte deshalb selbst erschwinglich bleiben. Doch je weniger Zeit Sie mit der Verwaltung des Schulungsprozesses verbringen müssen, desto besser. Und an diesem Punkt setzt die Workflow-Software für Schulungen und Personalentwicklung an.

Die Comindware Tracker-Lösung Personalverwaltung ist bereits fix und fertig eingerichtet: für Schulungen und Beurteilungen im Rahmen des Talentmanagements sowie andere Personalaufgaben. Der Zugriff erfolgt webbasiert und erfordert keine Installation zusätzlicher Programme. Eigentlich können Sie sofort loslegen. Wir haben uns bemüht, die Arbeitsumgebung der Personalabteilung so ideal wie möglich zu gestalten. Testen Sie unsere Software 30 Tage lang kostenlos – am besten gleich jetzt. Ihre Anmeldedaten erhalten Sie hier.

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Die drei häufigsten Gefahren bei Arbeitssicherheit und Gesundheit: So werden Sie vermieden

Mon, 15 Apr 2013 07:40:06 +0000

Jeder Beruf birgt potentielle Gefahren, nicht nur die von Feuer oder Explosion. Fatale Folgen drohen ebenso dem Büroangestellten, der mangels Schlaf auf dem Weg zur Arbeit am Steuer einnickt. Auch wenn Sie keinen offensichtlich gefährlichen Betrieb führen, sind Ihre Mitarbeiter gewissen Risiken ausgesetzt. Doch die Analyse und Darstellung von arbeitsplatzbedingten Gefahren und Risiken kann Sie bei der Erkennung und Vermeidung potentieller Gefährdungen unterstützen.

“Die Analyse und Darstellung von arbeitsplatzbedingten Gefahren und Risiken kann Sie bei der Erkennung und Vermeidung potentieller Gefährdungen unterstützen.”

Ansteckende Krankheiten

Erkältungen und grippale Infekte können in manchen Jahreszeiten ganze Abteilungen lahmlegen und die Terminplanung aus den Angeln heben. Die gesellschaftlichen Regeln spielen dem in die Hände, denn auch von erkrankten Mitarbeitern wird häufig erwartet, dass sie ihre Arbeitszeit leisten – ungeachtet der Tatsache, dass damit der Ansteckungs-gefahr für das gesunde Personal Vorschub geleistet wird. Und je mehr Beschäftigte aus Krankheitsgründen ausfallen, desto größer sind die Auswirkungen auf die Produktivität.

Doch Vorkehrungen sind möglich:

flexible Arbeitszeiten im Fall einer Erkrankung
Infrastruktur für das Arbeiten fern vom Arbeitsplatz
Schutzimpfungen für Mitarbeiter
Schulungen zu SGU-Anforderungen

Verkehrsunfälle

Das Risiko schwerer Unfälle auf dem Weg zur Arbeit steigt, wenn zum Beispiel der Termindruck das Gleichgewicht von Arbeits- und Privatleben beeinträchtigt. Aber natürlich gibt es noch zahlreiche andere Unfallursachen, auch das Telefonieren ohne Freisprechanlage zählt dazu.

Doch Vorkehrungen sind möglich:

verlässliche und regelmäßige Arbeitszeiten
Maßnahmen für bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf (z.B. Betreuung von Kindern oder älteren Familienangehörigen, Work-Life Balance)
Informationsveranstaltungen zu sicheren Verhaltensweisen, u.a. Handynutzung im Auto

Gewalt am Arbeitsplatz

Zum Gefahrenmanagement gehört auch der Schutz von Angestellten vor eventuellen kriminellen Übergriffen wie zum Beispiel Raubüberfällen. Liegt Ihr Unternehmen an einem entlegenen Ort und ist eventuell schlecht beleuchtet oder müssen Ihre Mitarbeiter zu später Stunde kommen bzw. gehen? Dann sind sie unter Umständen gefährdet.

Doch Vorkehrungen sind möglich:

Beziehen Sie auch die Risiken ein, denen Ihre Beschäftigten ausgesetzt sind, die mit Bargeld hantieren (zum Beispiel an der Kasse).
Überdenken Sie frühe bzw. späte Arbeitszeiten sowie die verkehrstechnische Erreichbarkeit des Unternehmens.
Erwägen Sie den Einsatz von Überwachungskameras.

Die potentiell bestehenden Risiken werden bis zu einem gewissen Grad durch die Art Ihres Unternehmens bedingt. Es ist nicht immer einfach, sie vorherzusehen und zu entschärfen. Doch mit unserer webbasierten „Out of the box“-Lösung Compliance und Richtlinieninitiativen können Sie die Gefährdungen in Ihrem Unternehmen effizient erfassen, analysieren und verwalten – sie enthält dafür alle erforderlichen Vorlagen und Workflows. Testen Sie unsere Gefahrenmanagement-Software 30 Tage lang kostenlos. Alles, was Sie für die Arbeit mit unserer Lösung für Compliance & Richtlinieninitiativen benötigen, sind Ihre Anmeldedaten, die Sie hier bekommen.

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Mit der richtigen Vorlage für SGU-Probleme kommen Sie der Grundursache auf die Spur

Mon, 08 Apr 2013 14:00:59 +0000

Wir sorgen uns nicht nur aus gesetzlicher Verpflichtung um unsere Mitarbeiter und versuchen, sie vor potentiellen Gefahren am Arbeitsplatz zu schützen. Auch nicht wegen möglicher finanzieller Schäden, obwohl die unter Umständen beachtliche Ausmaße annehmen können. Sondern, weil unsere Mitarbeiter unser größtes Kapital darstellen. Darum hat ihre Sicherheit hohe Priorität. Das Gefahrenmanagement basiert auf den vorliegenden Statistiken zu bekannten SGU-Problemen. Um die hierfür notwendigen Daten auf effiziente Weise zu erfassen, brauchen Sie eine geeignete Berichtsvorlage für Sicherheitsvorkommnisse und einen entsprechenden Einrichtungsprozess. Die Comindware Tracker-Software Compliance und Richtlinieninitiativen enthält für diesen Zweck eine fertig vorkonfigurierte „Out of the box“-Lösung.

Dies sind die wichtigsten Punkte, die Sie mit der webbasierten Comindware Tracker-Lösung Compliance und Richtlinieninitiativen und dem integrierten Prozess zur Berichterstellung bei Sicherheitsvorkommnissen abdecken:

Ein gemeinsamer Standard für das Tracking von SGU-Problemen und transparente Durchführung
Vollständige Informationsquellen für Analysen und Entscheidungsfindung
Erfassung aller Gefahren in einer Liste
Übersicht über alle Maßnahmen zur Verhütung von Gefahren

“Das System zeigt an, welche Aktion aktuell auszuführen ist: Vorlage ausfüllen, Bericht erstellen, Genehmigungen einholen, Maßnahmen ergreifen.”

Unsere Lösung Compliance und Richtlinieninitiativen ist eine vollständige Arbeitsumgebung für die Verfolgung von Sicherheitsvorkommnissen und enthält einen Arbeitsbereich für die Verwaltung des Gefahrenregisters. Eine Workflow-Vorlage für das Management von SGU-Problemen gehört zum Lieferumfang. Dabei handelt es sich um einen automatisierten Prozess, in dem bereits alle notwendigen Schritte vorprogrammiert wurden. Das System zeigt an, welche Aktion aktuell auszuführen ist: Vorlage ausfüllen, Bericht erstellen, Genehmigungen einholen, Maßnahmen ergreifen.

Arbeitsbereich und Prozess sind individuell anpassbar, Sie können alle Einstellungen entsprechend den Richtlinien in Ihrem Unternehmen vornehmen. Dafür sind keine Programmierkenntnisse erforderlich! Mit dem visuellen Generator für Workflows und Formulare erledigen Sie alles per Drag & Drop. Standardmäßig sind im Prozess folgende Benutzer eingerichtet:

Angestellter
Abteilungsleiter
Manager SGU
Sicherheitsbeauftragter

Der Bericht über ein SGU-Problem wird mit nur einem Mausklick erstellt, die dafür auszufüllenden Felder sind bereits vorhanden: Kategorie und Ort des Vorfalls, Daten der verletzten Person, Beschreibung der Verletzung, Erste Hilfe und Korrekturmaßnahmen. Während der Erstellung erhalten die Prozessbeteiligten gemäß dem Workflow in wohldurchdachter Reihenfolge die jeweils anstehende Aufgabe: erforderliche Daten eingeben, Genehmigungen einholen. Auf diese Weise sammelt Comindware Tracker alle Daten über das Sicherheitsvorkommnis an nur einem Ort. Am Prozessende ist die Vorlage ausgefüllt, genehmigt und bearbeitet.

Die Dokumentenverwaltung erlaubt das Hinzufügen von Anhängen und den Export von Comindware Tracker-Daten nach Microsoft Word oder Excel. Kommentare und Informationen können jederzeit in dem zum Vorkommnis gehörenden Diskussions-Thread hinterlegt werden. Und in den vorkonfigurierten Listen haben Sie alle Vorfälle auf einen Blick parat:

Vorfälle in Bearbeitung
Abgeschlossene Vorfälle

Außerdem können Sie sich die Daten auch in Form von Dashboards, Tabellen oder Diagrammen anzeigen lassen. Sie stehen komplett für Analysezwecke und die Planung der Maßnahmen zur Vermeidung bzw. Verhütung von Gefahren zur Verfügung. Die Sortierung oder Suche nach beliebigen Eigenschaften ist ebenfalls möglich, zum Beispiel: Gefahren, Korrekturmaßnahmen, Verletzungen oder Erste Hilfe. Die automatisierte Vorlage erlaubt das Hinzufügen oder Entfernen von Feldern, falls weitere Eigenschaften zu erfassen oder für die Gesamtanalyse erforderlich sind.

Das Testen unseres webbasierten Systems ist unverbindlich, unkompliziert und 30 Tage lang kostenlos. Auch danach wird es kaum teurer und leistet trotzdem wertvolle Dienste.

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Zertifizierungsprogramme für Mitarbeiter erstellen und implementieren

Mon, 08 Apr 2013 13:42:03 +0000

Viele Gründe sprechen dafür, die Zertifizierung der Mitarbeiter Ihres Unternehmens mit Hilfe von Workflow-Prozessen zu verfolgen. Besonders wichtig ist das, wenn Sie folgende Ziele realisieren wollen:

Produktivitätssteigerung durch Mitarbeiterqualifizierung
Motivierung der Beschäftigten
Fundierte Entscheidungsgrundlagen für Beförderungen
Höherer Qualitätsstandard im Unternehmen durch weitergebildetes Personal

Als erstes wählen Sie die geeigneten Teilnehmer für das neue Zertifizierungsprogramm aus. Dabei kommen verschiedene Aspekte zum Tragen. Vielleicht ergibt sich ein Schulungsbedarf aufgrund neuer Geräte bzw. Anlagen oder Sie möchten die allgemeine Effizienz und Arbeitsqualität verbessern. Nur selten verfügen Mitarbeiter über alle Kompetenzen und Kenntnisse, die für Ihr Unternehmen wichtig sind. Aber mit den richtigen Workflow-Prozessen für Schulungs- und Zertifizierungsmaßnahmen können Sie gewährleisten, dass Ihr Personal für die individuellen Anforderungen des Unternehmens maßgeschneiderte Fortbildungen erhält.

Doch unabhängig davon, warum Ihr Unternehmen Bildungsprogramme anbietet – Sie brauchen einen sorgfältig eingerichteten Workflow für den Zertifizierungsprozess. Dabei hilft Ihnen eine Workflow-Automatisierungssoftware. Unsere “Out of the box”-Lösung Compliance und Richtlinieninitiativen von Comindware Tracker ist besonders einfach zu bedienen und webbasiert. Zum Lieferumfang gehört ein vorgefertigter Arbeitsbereich für Mitarbeiterzertifizierung mit folgenden Bestandteilen:

Vorlagen
Workflow-Prozesse
Listen
Diskussions-Threads
Dashboards

Der Workflow kombiniert alle Schritte, die bei der Verfolgung von Mitarbeiterzertifizierungen von Interesse sind, einschließlich Zertifizierungsantrag, Genehmigung des Vorgesetzten, Schulungsdetails, Erfolgsquote und Nachprüfung. Alle Zertifizierungen sind als Listenansicht oder in Form von Dashboards mit einem Blick überschaubar.

Sie können die Lösung mühelos individuell anzupassen und zum Beispiel mit Genehmigungs- oder Bewertungsschritten erweitern, damit der Prozess auch wirklich die Richtlinien Ihres Unternehmens widerspiegelt.

Doch Sie müssen nicht. Unsere Software-Lösung für die Verfolgung und Automatisierung von Mitarbeiterzertifizierungen ist bereist vorkonfiguriert und kann von den Schulungs- oder Abteilungsleitern sofort eingesetzt werden. Alles, was Sie für den Zugang zur kostenlosen, 30-tägigen Testperiode brauchen sind die Anmeldedaten, die Sie hier bekommen.

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Vorgangsverfolgung aus der Softwareentwicklung jetzt auch für alle anderen Geschäftsaktivitäten

Mon, 08 Apr 2013 12:52:09 +0000

Anfangs verwendeten nur Softwareentwickler die Vorgangsverfolgung, doch im Laufe der Zeit wurde es auch im Customer Relationship Management und Support eingeführt. Heute erwägen Unternehmen aller Branchen den Einsatz von Issue Tracking Software, wenn sie mit weniger Aufwand mehr Produktivität erreichen wollen. Was steckt hinter diesen Systemen, die sich immer größerer Beliebtheit erfreuen und wie genau werden sie eingesetzt?

Die Wortkombinationen Issue Tracking System und Bug Tracking System sind jedem Programmierer vertraut, denn bei der Entwicklung von Softwareprodukten verwalten solche Lösungen alle Teamaufgaben. Die einzelnen Zyklen wiederholen sich: „in die Software integrieren – auf Funktionalität testen – optimieren“, engmaschig kontrolliert von der Vorgangsverfolgung.

Doch wiederkehrende Abläufe finden sich auch bei fast allen anderen Geschäfts-aktivitäten: Beschaffung, Vertragsgenehmigung, Budgetierung usw. Irgendwie haben wir alle mit routinemäßig anfallenden Prozessen zu tun. Sogar Hochschulen: „Hausaufgabe anfertigen (Student) – Überprüfung (Lehrpersonal) – Korrekturen einarbeiten (Student)“.

StudentStudentStudent

Außerdem sind allgemeinere Indikatoren das übergeordnete Ziel der zahlreichen Routineprozesse. Beim Beispiel der Hochschule entspricht das Endergebnis dem Wissensstand, der zu einem bestimmten Zeitpunkt überprüft wird (Semestertermine, Abschlussexamen). In der Softwareentwicklung ergibt sich das Resultat daraus, wie schnell das Produkt veröffentlicht wird und wie gut es ist.

Auf der einen Seite müssen Entwickler stets den Fortschritt und noch verbleibenden Zeitaufwand verfolgen, andererseits ist dem Kunden laufend der aktuelle Status des Projekts anzuzeigen. Darum werden Berichte erstellt. Doch die sind zeitraubend:

And it takes time:

Daten erfassen,
Aufgaben und deren Erledigung verfolgen,
Status des jeweiligen Entwicklungszyklus bestimmen (entwerfen – testen – optimieren).

Ein automatisiertes Issue Tracking System wird von einer Aufgabenverwaltung mit Email-Benachrichtigungen unterstützt. Relevante Informationen von Mitarbeitern und Teammitgliedern werden bei jedem Start bzw. Abschluss einer Aufgabe abgefragt, bei Bedarf auch während ihrer Bearbeitung.

Obwohl Vorgangsverfolgungslösungen ursprünglich aus der Softwareentwicklung stammen, können Sie heute damit die Arbeit in allen Unternehmensbereichen verwalten. Wenn es einen routinemäßigen Workflow gibt und Sie jederzeit den Überblick haben wollen, ist Issue Tracking Software genau das Richtige für Sie.

Alle Anbieter von Tracking Software betonen die Vorteile, die Sie mit einer gelungenen „Abstimmung der Teamarbeit“ realisieren können. Doch eine dieser Lösungen, Comindware Tracker, verfügt über die besten Funktionen zur Vorgangsverfolgung, konzipiert von Experten der Softwareentwicklung. Testen Sie selbst – es lohnt sich!

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So organisieren Sie den Prozess für Produktzertifizierungen

Fri, 05 Apr 2013 11:35:09 +0000

Egal ob Sie Ihr Produkt von einer örtlichen Zulassungsbehörde oder einem Mitglied der internationalen Akkreditierungsstelle IAF MLA offiziell zertifizieren lassen möchten, ein wenig Hilfe und die Kenntnis aller Voraussetzungen lassen es besser gelingen.

Darum haben wir für Sie einen intelligenten und fast unsichtbaren Assistenten entwickelt, der Ihren Zertifizierungsprozess optimiert und schon eine Aufgabenliste erstellt, während Sie noch eine Tasse Kaffee genießen. Er unterstützt Sie bei der Sammlung, Aufbewahrung und Bearbeitung aller erforderlichen Daten und Unterlagen. Und so funktioniert es.

Typischerweise sind mit der Zertifizierung von Produkten folgende Entscheidungen und Aufgaben verbunden:

Ist für dieses Produkt eine Zertifizierung notwendig?
Wenn ja, folgt die Initiierung des Prozesses und Einholung entsprechender Genehmigungen.
Alle Unterlagen und Dokumentationen werden beschafft und der Akkreditierungsstelle vorgelegt.
Die Wahrscheinlichkeit, weitere Details beibringen oder das Produkt zusätzlichen Tests unterziehen zu müssen, ist hoch.
Zum Abschluss des Prozesses erfolgen die Zertifizierung und die Erstellung eines Berichts über den gesamten Vorgang.

Wenn Sie mit der webbasierten Comindware Tracker-Lösung Compliance und Richtlinieninitiativen arbeiten, die einen automatisierten Prozess für Produktzertifizierungen enthält, werden alle erforderlichen Maßnahmen und Aufgaben optimal, transparent und unter steter Kontrolle durchgeführt.

Während des Zertifizierungsprozesses haben Sie für beliebig viele Produkte gleichzeitig und in Echtzeit stets den aktuellen Stand im Blick, je nach Vorliebe in Form von Listen oder farbigen Diagrammen und Tabellen. Vorgefertigte Listen und Berichtende Dashboards liefern alle Informationen übersichtlich aufbereitet. Zwar ist der Arbeitsbereich sofort einsatzbereit und vorkonfiguriert, aber Sie können ihn dennoch individuell nach Ihren Wünschen anpassen. So sammeln und analysieren Sie auch spezielle Daten oder ändern ein Workflow-Schema. Mit unserem grafischen Workflow- und Formulargenerator ist das nicht nur möglich, sondern sogar im Handumdrehen erledigt.

Unsere “Out of the box”-Lösung für Compliance und Richtlinieninitiativen ist fertig eingerichtet sofort einsatzbereit. Sie können also Ihren Produktzertifizierungsprozess jederzeit starten. Alle dafür erforderlichen Aufgaben haben wir in einem Workflow so koordiniert, dass ein reibungsloser und optimierter Ablauf vorprogrammiert ist. Während der Bearbeitung werden fortlaufend alle wichtigen Daten abgefragt, auf deren Basis für jedes einzelne Produkt abschließend ein detaillierter Bericht über den gesamten Vorgang erstellt wird.

Wir wollen Sie hier und jetzt unterstützen, darum haben wir für unser System einen einfachen und schnellen Zugang konzipiert: Für den Zugriff auf Ihren Online-Arbeitsbereich für Produktzertifizierungen brauchen Sie nur Ihre Anmeldedaten, die Sie hier abrufen können.

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Anträge für Richtlinienänderungen: Vorlage und Workflow-Prozess in einer Lösung

Fri, 05 Apr 2013 11:06:37 +0000

Die Gründe für Änderungen an unternehmenseigenen Richtlinien sind vielfältig. Häufig geht es dabei um Produktivitätssteigerung oder die Behebung neu auftretender Hindernisse. Doch unabhängig von der jeweiligen Motivation gehören Richtlinieninitiativen zur Verwaltung der Geschäftspolitik und sollten immer streng kontrolliert erfolgen. Zu diesem Zweck sind transparente Prozesse für alle Beteiligten natürlich von großer Bedeutung.

Darum bietet Ihnen die Comindware Tracker-Lösung Compliance und Richtlinieninitiativen leistungsstarke Unterstützung:

Workflow-Vorlagen für Änderungsvorschläge und deren Übermittlung nehmen eine genaue Beschreibung aller Details und Parameter auf.
Ein Prozessplan enthält für die Umsetzung einer Änderung alle Einzelheiten: welche Regel soll aktualisiert, erstellt oder abgelöst werden; was ist der jeweilige Kontext; soll der Regelablauf überarbeitet werden; welche speziellen Ressourcen sind erforderlich usw.

“Auf dem Weg zu einer Richtlinienänderung haben die jeweils verantwortlichen Personen der einzelnen Schritte stets den kompletten Überblick über den gesamten Prozess und seinen aktuellen Status sowie alle Daten und Dokumentationen.”

tatt sich lange mit Unterlagen und manuellen Kontrollmaßnahmen befassen zu müssen, erledigen Sie mit unserem Workflow-System alles mühelos und schnell. Die Software ist auch in der Comindware Cloud verfügbar, Sie brauchen lediglich Ihre Zugangsdaten, die Sie hier bekommen. Wir bieten Ihnen eine 30-tägige, kostenlose Testversion an. Wenn sie Ihnen gefällt, sind mit der weiteren Verwendung nur sehr niedrige monatliche Kosten verbunden. Hier finden Sie genaue Angaben.

Richtlinienänderungen zählen zu den wichtigsten Prozessen in einem Unternehmen, sie können enorme Verbesserungen erzielen oder aber genau das Gegenteil bewirken. Trotzdem hat das Prozessdiagramm eine recht schlichte Erscheinung. Wir sind fest davon überzeugt, dass echte Genialität in der Einfachheit liegt.

Auf dem Weg zu einer Richtlinienänderung haben die jeweils verantwortlichen Personen der einzelnen Schritte stets den kompletten Überblick über den gesamten Prozess und seinen aktuellen Status sowie alle Daten und Dokumentationen. Mit ihrer Aufgabe erhalten die Beteiligten auch sämtliche Details für deren Bearbeitung. Und wenn sich herausstellt, dass der Prozess aufgrund der aktuellen Situation geändert oder angepasst werden muss, erledigen Sie es mit wenigen Mausklicks und unserem grafischen Workflow-Generator. Es gibt weder Wartezeiten, noch gehen vorhandene Daten verloren.

Kurz gesagt: Alles Notwendige ist bereits vorbereitet, organisiert und geregelt. Sie brauchen nur noch auf die Schaltfläche ‘Abgeschlossen’ klicken, um den Antrag für eine Richtlinienänderung an die Person weiterzugeben, die den nächsten Schritt übernimmt.

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Finden Sie die richtigen Leute für die richtigen Positionen

Thu, 28 Mar 2013 08:52:02 +0000

Wie kann eine Online-Software für Rekrutierung die Produktivität der Personalverwaltung steigern? Entwickler behaupten, ein optimal eingerichteter HR-Arbeitsbereich sei hocheffizient. Wir vertreten jedoch die Meinung, dass ein Vorgesetzter den richtigen Kandidaten schneller findet und ein höheres KPI erreicht, wenn er den manuellen Rekrutierungsprozess durch eine entsprechende Software ersetzt. Und jetzt erkläre ich Ihnen, warum das so ist.

Prozessdiagramm: Rekrutierung und Stellenbesetzung mit unserer Lösung für die Personalverwaltung. Individuelle Prozessschritte erstellen Sie einfach mit Drag & Drop.

Mit unserer Lösung machen Sie Ihre Personalverwaltung produktiver, denn Sie können:

Alle Vorgänge bei der Stellenbesetzung vereinfachen
Vakante Stellen schneller besetzen
Vorgesetzte besser informieren und Geschäftsentscheidungen zügig treffen
Genehmigungsprozesse beschleunigen
Die richtigen Bewerber für die richtigen Stellen wählen
Kandidaten durch alle Schritte des Einstellungsprozesses verfolgen
Stellenbesetzungen ganzheitlich betrachten und online verwalten
Gelegenheiten ergreifen, nicht verpassen

Wenn es um die Besetzung vakanter Stellen oder organisatorische Veränderungen geht, tendieren Personalleiter noch immer dazu, den Prozess manuell zu initiieren und zu verwalten. Solange es sich nur um wenige Positionen handelt, ist nichts dagegen einzuwenden. Doch wenn Sie Kandidaten für ein Dutzend oder mehr freie Stellen finden müssen, wäre es besser, zwei Personen einzubinden: Eine sammelt und verwaltet Informationen, die andere wählt die richtigen Bewerber aus. Zwar verteuert sich der Einstellungsprozess dadurch, aber so werden Termine eingehalten.

Wenn Sie gern einen Assistenten hätten, der Sie bei der Verfolgung von Bewerbern und Kandidaten unterstützt, sollten Sie jetzt ein webbasiertes Tool für Stellenbesetzungen erwägen.

Alle modernen HR-Systeme bieten einen Online-Arbeitsbereich mit Vorgangsverfolgung, um Bewerberdaten an einem Ort zu bündeln und die Arbeitsumgebung des Personalleiters zu organisieren. Doch noch besser sind zusätzliche Email-Benachrichtigungen, Diskussions-Threads und eine mobile Version der Software. Damit haben Sie Ihre Stellenbesetzungen rund um die Uhr im Blick und passende Kandidaten werden nicht übersehen. Die Rekrutierungs- und Einstellungsprozesse erledigen Sie effizienter und mit weniger Zeitaufwand.

“Noch besser sind zusätzliche Email-Benachrichtigungen, Diskussions-Threads und eine mobile Version der Software.”

Sobald Ihr Unternehmen einen neuen Mitarbeiter benötigt, klickt der zuständige Vorgesetzte auf die Schaltfläche «Rekrutierungsantrag erstellen» und gibt die erforderlichen Kompetenzen der Bewerber ein. Für diese Aufgabe bekommt der Personalleiter eine Email-Benachrichtigung und so beginnt ein optimierter Prozess für die Stellenbesetzung. Die beantragende Führungskraft und der Personalleiter kollaborieren bei allen Schritten: Rekrutierungsprozess online verfolgen, Kontakt herstellen, Einstellungstest und Bewerbungsgespräche organisieren.

Die Software speichert Lebensläufe, Portfolios oder andere Dateien mit Informationen über die Bewerber und Sie haben stets den Überblick über alle Unterlagen und Genehmigungen. Dafür ist es nicht erforderlich, zwischen verschiedenen Lösungen zu wechseln: Kommentare, Anhänge, Task Manager, Echtzeitbenachrichtigungen, Kandidatenlisten, aktueller Status, Termine und Konditionen — im Rekrutierungssystem greifen Sie online auf alles zu. Mit der leistungsstarken Suche finden Sie sämtliche Details zum Rekrutierungsprozess bzw. den Kandidaten mit nur wenigen Mausklicks, auch in Anhängen. Dieser ganzheitliche Ansatz liefert einen fast perfekten Arbeitsbereich für Rekrutierungsaufgaben und die Kollaboration mit dem beantragenden Vorgesetzten.

“Aus vielen Bewerbern den richtigen Mitarbeiter auswählen. Alle Erfordernisse abdecken. Zeitaufwand senken.”

Aus vielen Bewerbern den richtigen Mitarbeiter auswählen, alle Erfordernisse abdecken, Zeitaufwand senken — trotzdem müssen Stellenbesetzungen nicht kostenintensiv sein und Sie können sogar Zeit und Geld sparen. Die Funktionen für Rekrutierungs- und Stellenbesetzungsprozesse in der Comindware Lösung für die Personalverwaltung unterstützen Sie dabei, diese Herausforderung erfolgreich zu meistern.

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So erstellen Sie im MS Outlook System einen Outlook Workflow

Wed, 27 Mar 2013 11:24:19 +0000

“Ich möchte im Outlook-System von Microsoft echte Outlook Workflow-Aufgaben bearbeiten. Ist das möglich?”

Andrey Yanchenko, Head of Sales Engineering bei NetCracker.

Das Ziel

Ich bin daran gewöhnt, mit dem Outlook System zu arbeiten und würde das nur ungern ändern. Hier erledige ich die Zuweisung, Verfolgung und Verwaltung von Outlook-Aufgaben, teile meinen Kalender und tausche geschäftliche Dateien aus. Außerdem versende, erhalte und kommentiere ich Aufgaben per Email. Es ist wirklich ein großartiges Kollaborationssystem, aber ich möchte durch die Kombinierung mit Workflow-Software noch mehr daraus machen: Dann koordinieren die bei den Aufgaben hinterlegten Prozesse die Arbeit meines Teams. Da meine persönlichen Aufgaben und die Workflow-Aufgaben meines Teams gemeinsam in einer Outlook-Aufgabenliste synchronisiert werden, muss ich noch nicht einmal zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln, um meine vollständige To-do-Liste anzusehen. Und für eine bessere Zusammenarbeit sorgen die Diskussions-Threads für jede zu bearbeitende Aufgabe.

Der Weg zum Ziel

Comindware Tasks für Outlook ist ein kostenloses Add-In für das Microsoft Outlook System, das Sie direkt in Ihrem Comindware Tracker-Konto abrufen können. Damit erweitern Sie Ihr Outlook mit dem Comindware Tracker Workflow-System, ohne es zu beschweren und unsichtbar. So kollaborieren Sie und Ihr Team bei Workflows und Aufgaben direkt mit dem Outlook Workflow.

Wie funktioniert es?

Nachdem Sie das Comindware Add-In eingerichtet haben, sieht Ihre Outlook-Aufgabenliste immer noch aus wie eine Aufgabenliste:

Der Unterschied verbirgt sich hinter den Kulissen: Jetzt ist Ihr Outlook System mit Comindware Tracker verbunden und synchronisiert. Die Aufgaben aus den Comindware Tracker-Workflows erscheinen automatisch in Ihrer Outlook-Liste und so profitieren Sie von allen Vorteilen der kollaborativen Workflow-Aufgaben:

1. Mit Outlook Workflows klappt die Zusammenarbeit im Team automatisch. Sie organisieren einen Prozess mit Hilfe von Schritten und weisen die Aufgaben dieser Schritte den verantwortlichen Bearbeitern zu. Comindware Tracker erledigt das alles automatisch. Sie müssen keine Emails verschicken, wenn Sie Ihren Teil der Arbeit abgeschlossen haben bzw. die Kollegen Details oder Anhänge bekommen sollen: Alles wird zusammen mit der Aufgabe gespeichert und automatisch an das nächste zuständige Teammitglied übergeben.

2. Mehr Funktionalität für Ihre Aufgaben:

Prozesse hinter den Outlook Workflow-Aufgaben,
Statusangaben wie in Bearbeitung oder zurückgestellt über Schaltflächen wie Play oder Pause,
kollaborative Threads,
Dateiversionierung, hierarchische Aufgaben und Teilaufgaben,
Synchronisierung zwischen den Aufgabenlisten von Microsoft Outlook und Comindware Tracker.

3. Alles in einem: Emails, Kalender, Kollaboration im Team, Aufgaben, Anhänge, Workflows: Sie müssen nicht vom Outlook-System zu einem Programm und wieder zurück wechseln, alle Aufgaben samt Inhalten werden automatisch zwischen den Lösungen synchronisiert.

4. Starke Leistung. Das Add-In Comindware Tasks für Outlook ist frei von überflüssigen Funktionen, deshalb wird das MS Outlook-System dadurch auch nicht langsamer.

5. Sie brauchen nichts Neues erlernen Sie können gleich mit Comindware Tracker in Outlook mit den Outlook Workflows arbeiten, denn Sie kennen ja das Menüband bereits. Es bietet jetzt nur noch mehr Funktionalität.

Wo bekomme ich es?

Das Comindware Outlook Add-In ist im Comindware Tracker-Paket enthalten und für dessen Nutzer kostenlos. Melden Sie sich bei Ihrem Comindware Tracker an und gehen Sie zur Registerkarte ‘Menü’. Dort finden Sie die Schaltfläche, über die Sie Comindware Tasks für Outlook auf Ihrem PC installieren können. Mehr Informationen über die Installation des Add-Ins finden Sie hier:

Testen Sie es jetzt, es kostet nichts!

Comindware Tracker und Microsoft Outlook integrieren Sie durch das Add-In Comindware Tasks für Outlook. Sie arbeiten dann mit Outlook Workflows. Andere Anwendungen von Drittanbietern können Sie über die webbasierte API mit Comindware Tracker verbinden. So funktioniert zum Beispiel die Kombination von Comindware Tracker und SalesForce – aber das ist unser nächstes Thema.

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