Der Lebenszyklus eines Projekts besteht aus einer Reihe aufeinander folgender Phasen von der Einleitung (Konzeption) bis zum Abschluss. Obwohl der Bau eines Hauses äußerlich wenig Ähnlichkeit mit dem Abschluss eines Vertrages hat, durchlaufen beide Prozesse auf ihrem Weg von Anfang bis Ende die gleichen Phasen. Dies gilt in erster Linie für das Projektmanagement: Welche innovative Idee wir auch immer haben, ihre Umsetzung kann nach denselben Regeln und mit denselben Schritten erfolgen wie die Durchführung anderer Projekte.

Dies ist der große Vorteil des Projektmanagements. Da die meisten Projekte nach dem gleichen Schema ablaufen, spart dies viel Zeit und Mühe bei der Projektverwaltung. 

Die wichtigsten Phasen des Projektlebenszyklus

Dies sind die folgenden Stufen:

1. Einführung.
2. Planung.
3. Umsetzung (Ausführung).
4. Monitoring und Prüfung.
5. Vollendung.

Die allgemeine Logik ist, dass die meisten Ressourcen in der dritten Phase (Ausführung) verbraucht werden. Zu Beginn und am Ende des Zyklus ist der Verbrauch relativ gering.

Je näher wir dem Beginn des Zyklus kommen, desto einfacher ist es, Änderungen vorzunehmen. Je weiter wir kommen, desto schwieriger wird es

Wie gut wir die ersten beiden Phasen bewältigen, wird darüber entscheiden, wie viele Ressourcen am Ende verwendet werden und wie erfolgreich das Ergebnis sein wird.

Gehen wir kurz auf die einzelnen Phasen ein. 

Einleitung

In dieser Phase wird die Idee vorgebracht und begründet, und es wird untersucht, wie durchführbar sie ist, welche und wie viele Ressourcen benötigt werden.

So wird beispielsweise vor dem Bau eines Hauses eine Vermessung der Topografie und des Bodens vorgenommen, um festzustellen, ob das Grundstück bebaubar ist; eine rechtliche Vermessung wird durchgeführt, um festzustellen, wem das Grundstück gehört. Gleichzeitig wird errechnet, wie viel Zeit, Geld und Arbeitskräfte benötigt werden, um das Haus im geplanten Zeitrahmen zu bauen.

Es ist bemerkenswert, dass in dieser Phase noch kein Anfang gemacht wurde. Wenn sich herausstellt, dass die Kosten zu hoch sind oder der Boden für den Bau nicht geeignet ist, wird das Projekt in der Anfangsphase gestrichen. Das ist viel besser, als das Projekt zu beginnen und dann auf unüberwindbare Probleme zu stoßen. Aus diesem Grund sollte die Einführungsphase nicht zu schnell angegangen werden.

Die Planung 

Der grundlegende Unterschied zur Einführung besteht darin, dass der Anfang bereits gemacht wurde. Jetzt ist es an der Zeit, Start- und Endtermine festzulegen, Projektunterlagen zu erstellen, Verantwortliche zu benennen und einen Arbeitsplan zu erstellen. 

Die Planung ist abgeschlossen, wenn der Plan erstellt ist und jedem Durchführenden eine konkrete, eindeutige Aufgabe, eine Frist und die erforderlichen Ressourcen zugewiesen wurden.

Durchführung, Prüfung und Monitoring

Diese Phasen werden kombiniert, da sie gleichzeitig stattfinden.

In der Praxis ist der einfachste Schritt die Umsetzung. Der Plan ist fertig, Ressourcen und Auftragnehmer sind vorhanden. Wir müssen nur sicherstellen, dass unser Haus gemäß dem Zeitplan und den Kostenvoranschlägen gebaut wird. Der Schwerpunkt liegt auf der Kontrolle. 

In der Praxis ist das nicht so einfach, da der ursprüngliche Plan während der Ausführung fast immer Änderungen unterworfen ist. Ein Beispiel: Wir haben beschlossen, das Haus mit den Materialien A, B und C zu bauen, aber während des Baus wurde das Material B sehr teuer, und C erwies sich als von schlechter Qualität. Am Ende wurde das Haus mit den Materialien A, D und E gebaut. Oder wir begannen mit der Gestaltung des Grundstücks nach einem genehmigten Plan, aber der Kunde griff in den Prozess ein, brachte neue Anforderungen ein, und der Plan musste geändert werden.

Solche Anpassungen sollten mit Gelassenheit hingenommen werden; sie sind fast unvermeidlich. Zu Beginn des Lebenszyklus (in den ersten beiden Phasen) lohnt es sich jedoch, dies zu bedenken und Änderungen im Plan vorzusehen, damit dieser ausreichend flexibel ist.

Fertigstellung:

In der letzten Phase geht es nicht nur darum, den Erfolg zu feiern. Das Ergebnis muss übergeben werden: das Haus an den Zulassungsausschuss, die neue Filiale an den ernannten Geschäftsführer, die Website an den Kunden. Die Übergabe umfasst die Beseitigung von Mängeln, die Bereitstellung aller Zugänge und Eigentum Dokumente. Die für das Projekt relevanten Dokumente müssen gesammelt und dem Archiv zur langfristigen Aufbewahrung übergeben werden.

Am Ende des Lebenszyklus analysieren sie die geleistete Arbeit, die Erfolge und Misserfolge, um Schlussfolgerungen für die Zukunft zu ziehen.

Welchen Zweck erfüllt die Automatisierung des Produktlebenszyklus Managements?

Der Projektansatz geht davon aus, dass jedes Projekt bestimmte Phasen in seinem Lebenszyklus durchläuft. Und das passt gut zur Idee eines Geschäftsprozesses.

Die Automatisierung des Lebenszyklus Managements mit BPM-Systemen bietet eine Reihe von Vorteilen.

1. Die Formalisierung. Sie können ein komplettes Projekt Ablaufdiagramm von Anfang bis Ende erstellen, in dem alle Schritte und die verantwortlichen Personen aufgeführt sind.
2. Die Vereinheitlichung. Ein etablierter Geschäftsprozess wird zu einem Weg, dem Dutzende oder Hunderte von spezifischen Projekten folgen. Auch wenn jedes dieser Systeme sicherlich seine eigenen Merkmale hat, so wird doch ein einheitliches Schema dazu beitragen, dass Routine- und Wiederholung Vorgängen nicht zu viel Aufmerksamkeit geschenkt wird.
3. Der automatische Stufenwechsel. Wenn ein Unternehmensprozess erstellt wird, werden die Bedingungen für den Übergang zwischen den Phasen festgelegt. Sobald alle Bedingungen erfüllt sind, findet der Übergang statt: Neue Mitarbeiter werden eingestellt und erhalten sofort ihre Aufgaben. Dadurch wird der Prozess erheblich beschleunigt.
4. Die Bequeme Überwachung. Mit dem BPM-System können Sie sehen, in welchem Stadium sich jedes Projekt befindet (oft laufen mehrere gleichzeitig). Es ist möglich, zu beobachten, wo Probleme am häufigsten auftreten und deren Ursachen zu finden. Das System hilft auch bei der Kontrolle von Ressourcen Bilanzen, was besonders wichtig ist, wenn ähnliche Projekte zur gleichen Zeit laufen und ähnliche Ressourcen verbrauchen. So können Sie “proaktiv” handeln und Verzögerungen vermeiden.

Testen Sie eine Low-Code-BPM-Lösung auf Basis der CMW Platform. Diese Lösung kann zunächst für die Automatisierung eines einzelnen Prozesses verwendet werden, wofür 1 Wirtschaftsanalytiker und ein paar Stunden Zeit benötigt werden, und kann dann erweitert werden.

The post Wie bauen Sie einen Projektlebenszyklus auf? appeared first on Comindware Unternehmenblog.

Ein KPI-System ist ein System zur Verwaltung der Mitarbeiterperformance in einem Unternehmen. Unternehmensleiter werden sich heute immer mehr der Tatsache bewusst, dass die richtige Motivation für ihre Mitarbeiter viel bewirken kann. Je weiter sich die Denkweise jedes einzelnen Mitarbeiters des Deutschen Prinzip “Ich werde dafür bezahlt, dass ich bis 16:45 Uhr am Schreibtisch sitze” entfernt, desto mehr profitiert das Unternehmen. Bevor man sich an die Implementierung von KPI macht, ist es sinnvoll, die Grundlagen zu verstehen, den Zweck und die Strategie des KPI-Systems zu definieren und eine Softwarelösung zur Automatisierung des Systems auszuwählen. Schauen wir uns jede der oben genannten Phasen der Implementierung eines KPI-Systems in einem Unternehmen genauer an.

Was sind KPI?

Ein KPI (Key Performance Indicator) ist ein quantifizierbares Maß für die Wirksamkeit der Erreichung bestimmter Ziele oder Resultate. Zur Verdeutlichung sind hier die Arten von KPIs aufgeführt, die üblicherweise im Geschäftsprozessmanagement (BPM) verwendet werden:

1. Produktivitäts-KPI – beschreibt das Verhältnis von erzielten Ergebnissen zu aufgewendeter Zeit (z. B. Anzahl der Verkäufe pro Monat);
2. Effizienz-KPI – beschreibt das Verhältnis zwischen dem erzielten Ergebnis und den Kosten der Ressourcen (z. B. ROI, Zielkosten pro Verkauf);
3. KPI des Funktionsumfangs – ermöglicht die Bewertung der Übereinstimmung des ausgeführten Geschäftsprozesses mit dem für seine Ausführung erforderlichen Arbeits Algorithmus (z. B. Vollständigkeit der angegebenen Anforderungen).

Da die KPIs einen Einblick in die Ergebnisse und Kosten bieten, werden sie als Elemente für die Planung, die Überwachung der Leistung gegenüber den Plänen und die Motivation der Mitarbeiter verwendet. Bei der Einführung eines KPI-Systems werden die Soll- und Ist-Werte der ausgewählten Indikatoren aufgezeichnet, so dass dem Manager klar wird, was und wie er seine Mitarbeiter motivieren kann. Und diese wiederum wissen, unter welchen Bedingungen und mit welchen Ergebnissen sie rechnen können. 

Etappen und Einführung eines KPI-Systems in ein Unternehmen 

Ziele und Entwicklung einer Strategie

Ein KPI-System beinhaltet die Integration der globalen Ziele des Unternehmens und der persönlichen Ziele der einzelnen Mitarbeiter. Seine Umsetzung trägt dazu bei, mehrere Ziele zu erreichen:

• Steigerung der Mitarbeiter-Motivation und der Leistungsindikatoren.
• Erstellen Sie ein klares System von kurz- und langfristigen Unternehmenszielen, um diese kontinuierlich zu erreichen.

Es ist empfehlenswert, zunächst die Ziele des Unternehmens in einer übersichtlichen Reihenfolge festzulegen und sie dann in nahe und ferne Ziele zu unterteilen. Diesem Punkt sollte die größte Aufmerksamkeit gewidmet werden, da sonst alles andere keinen Sinn ergibt. Viel Geld auszugeben und die Anstrengungen der Mitarbeiter auf nicht vorrangige Ziele zu lenken, ist eine sehr erfolglose Strategie, die nur negative Ergebnisse bringen wird.

Der Aufbau einer Zielstruktur ist keine Aufgabe, die von einer Person an einem Tag erledigt werden kann. Je mehr Informationen gesammelt und verarbeitet werden, je mehr Mitarbeiter und Abteilungsleiter sich zu einem solchen Thema äußern können, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Liste der Ziele mit den internen Fähigkeiten und Bedürfnissen des Unternehmens übereinstimmt.

Schulung des Personals

Man kann nicht behaupten, dass ein KPI-System einfach und unbemerkt von den Mitarbeitern in den Betrieb eines Unternehmens eingeführt werden kann. Das KPI-System lässt sich leicht und für die Mitarbeiter unbemerkt in den Betrieb eines Unternehmens integrieren.

Die häufigsten Management-Fehler in dieser Phase sind: 

• Es wird den Mitarbeitern nicht ausreichend erklärt, warum ein solches System erforderlich ist. Wenn es “auf Geheiß der Unternehmensleitung” eingeführt wird und die Meinung der Mitarbeiter nicht berücksichtigt wird, ist dies das schlechteste Beispiel für die Motivation bei dem Versuch, ein solches Anreizsystem einzuführen.
• Reale Lohneinbußen.

Das Anreizsystem geht davon aus, dass mindestens 25 % des Einkommens eines Arbeitnehmers für seine Leistung gezahlt werden. Wenn KPIs eingeführt werden, sollte die Leistung steigen. Die kompetente Nutzung von KPIs bedeutet für das Unternehmen zusätzliche Kosten für Motivationsprämien.

Wenn ein Manager den Weg der Sparsamkeit wählt, wird ein Mitarbeiter, der früher, sagen wir, einen Satz von 10.000 erhielt, nach der Umstellung auf KPI einen Satz von 7.500 erhalten, und um seine üblichen 10.000 zu erhalten, muss er Höchstleistungen erbringen.

Beispiel für einen von CMW Platform erstellten Bericht über die Schlüsselindikatoren eines Mitarbeiters 

Es ist besser, dies nicht zu tun; es ist ein großer Schlag für die Motivation und kann den Mitarbeiter sogar dazu ermutigen, sich einen neuen Arbeitsplatz zu suchen.

Vor der Einführung von KPIs ist es sehr empfehlenswert, die Mitarbeiter auf diese vorzubereiten, am besten schrittweise. Wenn die Mitarbeiter noch nicht vorbereitet sind, ist es eine gute Idee, die Einführung dieses Systems zu verschieben, denn es wird nur dann gute Ergebnisse bringen, wenn die Mitarbeiter für die Veränderungen empfänglich sind und verstehen, warum sie notwendig sind.

CMW Platform hat ein Beispiel für die Einführung eines KPI-Systems in einem inländischen Unternehmen, bei dem die negative Einstellung der Mitarbeiter schnell beseitigt werden konnte.

Laut dem Geschäftsführer der Restaurantkette Tschaikhona Nr. 1 hat der Einsatz der CMW Plattform zur Automatisierung des KPI-Systems der Restaurantkette in kurzer Zeit beachtliche Ergebnisse erzielt, was die Effektivität sowohl der KPI-Strategie selbst als auch der auf der CMW Platform basierenden IT-Lösung belegt.

Geeignete KPIs auswählen

Auf der technischen Ebene läuft das KPI-System darauf hinaus, die Leistungen jedes einzelnen Mitarbeiters, der einzelnen Teams und des gesamten Unternehmens zu überprüfen und zu erfassen und anhand dieser Daten die Vergütung der Mitarbeiter zu berechnen und die Notwendigkeit einer Umstrukturierung und/oder Aktualisierung der Unternehmensplanung zu beurteilen. 

Es ist sehr wichtig, dass es gute Formeln gibt, die idealerweise von jedem Arbeitnehmer im Voraus auf der Grundlage dieser Formeln akzeptiert werden. Die Indikatoren sollten nicht verwischt werden, und es sollte nicht der Fall sein, dass die Vergütung eines Spezialisten von Indikatoren beeinflusst wird, auf die er nur wenig Einfluss hat. Die Auswahl geeigneter, leicht zu messender und ausgewogener KPIs ist einer der Schlüssel zum Erfolg der Implementierung eines KPI-Systems. Während Online-Vorlagen für eine KPI-Matrix bei der Auswahl persönlicher KPIs für Mitarbeiter hilfreich sein können, sollte die Auswahl von gruppen- und unternehmensweiten KPIs der zuständigen Mitarbeitergruppe oder einem externen Berater überlassen werden.

Wenn ein KPI-System richtig umgesetzt wird, steigen die Kennzahlen der Mitarbeiter, weil jeder einen klaren Zusammenhang zwischen ihnen und seinem Einkommen sieht.

Automatisierung des KPI-Systems

Wenn alle oben genannten Fragen geklärt sind, ist es an der Zeit, ein gut durchdachtes KPI-System mithilfe einer geeigneten Softwarelösung zu automatisieren:

• Vereinfachen Sie den Prozess der Planung von Aktivitäten und der Auswahl von KPIs, um die wichtigsten Unternehmensziele zu erreichen.
• Sammeln Sie die tatsächlichen Leistungsdaten aus dem verwendeten CRM-System.
• Zusammenführung von Daten über geplante und tatsächliche Indikatoren in einer gemeinsamen Datenbank zur weiteren Verarbeitung.
• Berechnen Sie die Mitarbeitervergütung.
• Erstellung von Berichten über die Leistung einzelner Mitarbeiter und Abteilungen.

Wie wählt man eine Softwarelösung für die KPI-Implementierung aus?

Viele Unternehmen würden gerne ein automatisiertes KPI-System verwenden, aber es gibt Faktoren, die dies nicht ermöglichen:

• Die Zeit reicht nicht aus, um Statistiken zu erstellen und KPIs zu berechnen.
• Sie wollen nicht zu viel Geld für den Kauf und die Wartung eines Automatisierungsprogramms für das KPI-System ausgeben.
• Das Personal ist nicht gewillt, Zeit mit dem Erlernen neuer Programme zu verbringen.
• Keine Lust, eine IT-Abteilung aufzubauen oder eine bestehende zu erweitern. 

All dies erschwert die Einführung von KPI-Systemen. Es ist jedoch möglich, einen Ausweg aus dieser Situation zu finden, indem man moderne, auf Low-Code-Prinzipien basierende Systeme einsetzt. Die Besonderheit solcher Systeme ist die Möglichkeit der schnellen Inbetriebnahme und der weiteren Anpassung des Systems an die geschäftlichen Anforderungen, hauptsächlich durch Geschäftsleute ohne Programmierkenntnisse.

Was sind die Vorteile von Low-Code Systemen?

• Schnelle Anpassung an sich ändernde Geschäftsanforderungen, ohne dass IT-Spezialisten benötigt werden
• Minimale Wartungskosten
• Keine besondere Ausbildung erforderlich
• Einfache Handhabung und Verständlichkeit für Mitarbeiter
• Zugänglich von mobilen Geräten

CMW Platform ist einer der Pioniere und Führer auf dem Markt der Low-Code-Plattformen für die Automatisierung von KPI-Systemen und die Entwicklung von Geschäftsanwendungen für beliebige andere Geschäftsaufgaben.

The post Wie man ein KPI-System in einem Unternehmen einführt appeared first on Comindware Unternehmenblog.

In diesem Zusammenhang möchte ich einige kritische Geschäftsprozesse hervorheben:

Entscheidungsfindung

Von allen Geschäftsprozessen, die in einem Unternehmen täglich ablaufen, ist der zur Entscheidungsfindung sicher von ganz besonderer Bedeutung. Diese Zitate aus einem Bain and Company-Artikel von Karim Shariff und Jenny Davis-Peccoud treffen des Pudels Kern: „Unternehmen, die gute Entscheidungen treffen und sie dann umsetzen, sind erfolgreich.“ Und: „Eine zögerliche Unternehmensführung wirkt sich nicht nur finanziell negativ aus, auch die Mitarbeiter leiden darunter.“

Damit betonen die Autoren, dass Unternehmen nur dann florieren und sich gegen andere durchsetzen können, wenn sie fundiert und rechtzeitig entscheiden. Späte Beschlüsse aufgrund langwieriger Entscheidungsprozesse oder zögernder Entscheidungsträger können fatale Konsequenzen haben.

Zwar verderben viele Köche den Brei und schaffen häufig unproduktive Entscheidungssituationen. Doch die ergeben sich ebenfalls, wenn Einzelne ohne den Input von anderen Beteiligten allein entscheiden. Folglich macht es Sinn, den Entscheidungsprozess in Teilbereiche zu gliedern, damit die verschiedenen Führungsebenen in ihrer jeweiligen Kompetenz einen Beitrag zur Gesamtentscheidung leisten können. Wenn sich die Geschäftsleitung für alle Details verantwortlich fühlt, wirkt sich der Entscheidungsstau massiv auf die operative Leistung des Unternehmens aus. Oft ist an dieser Stelle die Ursache zu finden, wenn vielversprechende Unternehmen einfach nicht von der Stelle kommen.

Eine Möglichkeit, um Entscheidungsprozesse effizienter zu gestalten, ist die Implementierung einer technischen Lösung, zum Beispiel die Kollaborationsplattform Comindware Tracker. Damit können Teams und Führungskräfte prozessspezifisches Wissen teilen, Echtzeitinformationen erfassen sowie einen stets aktuellen Daten-Hub für alle Beteiligten unterhalten und zugänglich machen.

Zusammenarbeit und Datenzentralisierung

Geschäftsprozesse profitieren von Zusammenarbeit. Ein gutes Beispiel dafür ist die Florida League of Cities. Diese Organisation hat erfolgreich duplizierte Arbeiten beseitigt und die Prozesslaufzeiten verkürzt, indem sie effizienter zusammenarbeitet und bestehende Prozesse neu organisiert hat.

Häufig sind für die Bearbeitung aller Aufgaben mehr Fertigkeiten und Kapazitäten nötig, als eine Abteilung allein bereitstellen kann. Und guter Rat ist teuer, wenn bei einem großen Projekt keines der Teammitglieder die erforderlichen Skills beherrscht. Was tun? Hier bietet sich die Zusammenarbeit der Talente nicht nur innerhalb einer Abteilung, sondern abteilungsübergreifend an.

Durch Datenzentralisierung entsteht im Unternehmen eine umfassende und stets aktuelle Datenbank, auf die autorisierte Mitarbeiter jederzeit Zugriff haben. Das spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht auch effiziente Zusammenarbeit über Standortgrenzen hinweg.

Aufgabenverwaltung und Talentmanagement

Ein idealer Geschäftsprozess legt eindeutig fest, welche Eigenschaften die anfallenden Aufgaben haben und welche Personen sich am besten für die Bearbeitung eignen. Liegen alle relevanten Informationen vor, können Talente und Aufgaben optimal verwaltet werden. Natürlich ist es für die Zielerreichung in erster Linie von Bedeutung, dass alle Aufgaben erledigt werden. Doch wir sollten dabei nicht den einzelnen Mitarbeiter übersehen, denn sein Engagement bestimmt die Qualität der Ausführung und er bekommt die Konsequenzen seiner Arbeit direkt zu spüren.

Unternehmen müssen die Dynamik der Märkte aufgreifen und beweglich agieren, eine Universallösung kann sicher nicht alle Aspekte abdecken. Komplexe Prozesse und große Teams sorgen schnell für Unklarheiten, die sich wiederum negativ auf die Unternehmensleistung auswirken. Die schwankenden Kundenerfordernisse werden immer weniger vorhersehbar. Umso wichtiger ist es, die einzelnen Mitarbeiter zeitnah mit aktuellen Informationen zu versorgen. Eine kollaborative Arbeitsumgebung mit einer Technologieplattform, die sich an Workflow- und Prozessänderungen effizient anpassen kann, ist wahrscheinlich die beste Möglichkeit, um durch unstrukturierte und sich ständig weiterentwickelnde Geschäftsprozesse verursachte Verzögerungen zu vermeiden und die Gesamtperformance zu steigern.

The post Optimierte Geschäftsprozesse fokussieren den Einzelnen appeared first on Comindware Unternehmenblog.

1. Der Vertrieb generiert Leads und ermittelt die Kundenerfordernisse.
2. Die technische Abteilung erstellt den inhaltlichen Teil des Angebots.
3. Die Finanzabteilung übernimmt die Kalkulation der Preise.

Leider gehen gerade die abteilungsübergreifenden Workflow-Aufgaben häufig verloren. Der Volksmund sagt „Zu viele Köche verderben den Brei“ und wenn zu viele Personen ohne explizite Zuweisung einen Prozessschritt bearbeiten sollen, fühlt sich am Ende oft keiner verantwortlich. Statt erfolgreicher Zusammenarbeit kommt es dann schnell zum Verlust wichtiger Informationen oder Daten.

Das typische Problem: Der eine schickt die Unterlagen an den anderen weiter und kümmert sich nicht mehr darum. Aber der andere findet sie nicht und meint, keine Dokumente erhalten zu haben. So gerät jeder Prozess außer Kontrolle!
Nun kennt man sich in der eigenen Abteilung und die Dokumente werden sicher irgendwann gefunden. Doch abteilungsübergreifend ist das häufig nicht der Fall.

Dieser Umstand ist mit Comindware Tracker und Comindware Tracker for Outlook schnell behoben, denn diese Tools liefern durch Transparenz und Outlook Collaboration die volle Kontrolle für alle Prozesse. Bei Comindware Tracker gibt es für jede Aufgabe einen Bearbeiter, der für einen bestimmten Prozessschritt zuständig ist. Und er kann sich dem nicht entziehen, indem er etwas weitergibt. Es ist jederzeit klar ausgewiesen, wer für welchen Schritt verantwortlich ist und wer gerade an dem Prozess arbeitet. Die Prozesse sind nie ohne einen jeweils zuständigen Bearbeiter und Dokumente werden nicht irgendwohin weitergegeben, sondern der betreffenden Workflow-Aufgabe als Anlage hinzugefügt. Die Workflow-Aufgaben sind mit allen Anlagen und relevanten Daten direkt in MS Outlook verfügbar. Sie müssen also Ihre vertraute Umgebung nicht verlassen. So erledigen Sie Ihre Arbeit komfortabler, haben volle Kontrolle über alle Prozesse und optimieren mit Outlook Collaboration die Zusammenarbeit in Ihrem Team und mit anderen.

Comindware Tracker for Outlook schafft volle Kontrolle über die Prozesse sowie Transparenz für die abteilungsübergreifende Kollaboration. Natürlich gibt es Alternativen zu diesem Tool, aber deren Einrichtung erfordert in der Regel einen hohen Zeitaufwand. Comindware-Lösungen sind im Vergleich zu anderen BPM-Systemen auf dem Markt viel schneller eingerichtet, weil sie sich an bestehende Geschäftsprozesse flexibel und schnell anpassen lassen.

The post Abteilungsübergreifende Outlook Collaboration bei Geschäftsprozessen appeared first on Comindware Unternehmenblog.

Werbekampagnen, Werbefunk und Werbedruck, Website-Aktualisierungen, Begleitmaterial und vieles mehr. Angesichts dieser Fülle ist es kein Wunder, dass immer häufiger der Begriff „Marketing Automation Software“ auftaucht. Heutzutage ist ohnehin fast alles automatisiert, warum sollten also die immer wiederkehrenden Marketingaktivitäten nicht auch automatisiert werden?

Aber was genau ist eigentlich ein Marketing Automation System?

Marketing Automation Software ist ein Toolset und wurde speziell dafür entwickelt, einige der zeitaufwändigsten Aufgaben im modernen Marketing und Vertrieb zu optimieren und zu vereinfachen. Ob für die Lead-Qualifizierung oder als Hub für die Erstellung digitaler Kampagnen, Automation zielt immer darauf ab, unsere viel zu schnell immer komplexer werdende Geschäftswelt zu vereinfachen.

• Vertriebs- und Marketingziele auf einander abstimmen
• gut und weniger gut funktionierende Prozesse erkennen
• die Effizienz steigern und operative Kosten senken
• die Leadqualität verbessern
• die Marktreichweite erhöhen
• Kundenbeziehungen stärken

Marketing Automation Software – wie funktioniert sie?

Marketing Automation Systeme ist nicht nur für große Unternehmen von Vorteil. Laut Marketo ist der Bereich Marketing Automation für kleine und mittelgroße Unternehmen (KMU) zurzeit der Sektor, der am stärksten wächst. Davon profitieren alle Branchen, Business-to-Business (B2B) und Business-to-Consumer (B2C).

In der Regel fällt die Entscheidung für ein Marketing Automation System anhand folgender Kriterien:

• Kosten der Software
• anfängliche Größe der Datenbank
• Konzept der eigenen Marketingaktivitäten
• Support und Verwaltungsaufwand der Software

Weil die finanzielle Ausstattung von kleinen Unternehmen und Startups häufig nicht mit der von größeren Mitbewerbern mithalten kann, entwickeln sich Marketing Automation Systeme für kleine Unternehmen selbst zu einer Nische. Manche Hersteller bieten ausschließlich Marketing Automation Software für kleine Unternehmen an. Aber es gibt Angebote für fast alle Unternehmenstypen, häufig sehr preisgünstig oder sogar kostenlos, mit weniger aufwändig gestalteter Funktionalität für nicht so umfangreiche Marketingkampagnen.

Comindware Tracker und Marketing Automation in kleinen Unternehmen

Für die Marketing Automation ist nicht in jedem Fall der Kauf einer separaten Marketing Automation Software erforderlich. Comindware Tracker bietet nicht nur die Funktionalität für Stellenbesetzungen, Rechnungserstellung und Vorgangsverfolgung. Eine der vorkonfigurierten und sofort einsatzbereiten Funktionen ermöglicht die Marketing Automation für kleine Unternehmen und auch für große Organisationen. Und das mit geringen Softwarekosten und ohne großen Lernaufwand.

Mit der Comindware Tracker-Funktion Marketing Automation Workflow können Sie:

• vorkonfigurierte Workflow-Prozesse für Marketing sofort einsetzen
• Marketingkonzepte nach wechselnden Prioritäten organisieren
• Marketingausgaben minimieren
• Website-Inhalte nahtlos erstellen und planen
• eigene Marketing-Workflows einrichten
• vorkonfigurierte Marketing Automation Vorlagen einfach an individuelle Erfordernisse anpassen

Schlussfolgerung

Viele Wege führen nach Rom. Für alle Marketingkampagnen und jedes Budget gibt es ein passendes Marketing Automation System. Doch der Kauf einer separaten Marketing Automation Software ist nicht immer der beste Ansatz. Vor allem, wenn Sie bereits ein adaptives Universalsystem mit vorkonfigurierten Lösungen einsetzen, die Sie flexibel an Ihre individuellen Erfordernisse bei automatisierten Workflows anpassen können.

The post Marketing Automation für kleine Unternehmen: Viele Wege führen nach Rom appeared first on Comindware Unternehmenblog.

Nun gibt es Positionen, die mangels geeigneter Bewerber länger als sechs Monate vakant bleiben. Natürlich gehen während dieser Zeit weitere Bewerbungen und Emails mit Unterlagen sowie telefonische Nachfragen ein.

Wenn Sie für die engere Auswahl von Kandidaten zuständig sind, sammeln sich im Laufe der Zeit auf Ihrem Schreibtisch also eine Menge Akten an. Selbst wenn Sie als CEO nicht direkt am Stellenbesetzungsprozess beteiligt sind, werden Sie wissen wollen, wie die Personalbeschaffung vorangeht und ob sie rechtzeitig erfolgreich abgeschlossen sein wird.

So wird ein Schuh draus

Mit diesem Szenario werden Sie und die für Personalbeschaffung verantwortlichen Mitarbeiter bei jeder freien Stelle konfrontiert. Egal wie sehr Sie sich bemühen – wenn Sie versuchen mit Tabellenkalkulationen, Email-Unterhaltungen und einer Dokumentenverwaltungssoftware von Drittherstellern ein funktionierendes System aufzubauen, ist die resultierende Arbeitsbelastung einfach zu hoch.

Dadurch ziehen sich Stellenbesetzungsprozesse entweder so lange hin, dass ein rechtzeitiger Abschluss nicht möglich ist oder es werden neue Mitarbeiter eingestellt, die nicht wirklich ins Unternehmen passen bzw. denen erforderliche Qualifikationen fehlen. Die Konsequenzen davon sind allen wohlbekannt.
Wie kann man solche Situationen am besten vermeiden? Mit einem System für die Verwaltung von Stellenbesetzungsprozessen, das unkompliziert in der Bedienung und bei der Implementierung ist.

Ihre Stellenbesetzungsprozesse und Comindware Tracker

Die Verwaltung von Stellenbesetzungsprozessen muss nicht kompliziert sein. In der folgenden Darstellung sehen Sie einen Workflow-Prozess in Comindware Tracker, der die aktuellen Aktivitäten zur Personalbeschaffung abbildet. Von Anfang bis Ende sind alle Schritte klar und verständlich erfasst. Der Workflow liefert den Echtzeitstatus für alle Bewerbungen; egal ob auf die Entscheidung des Vorgesetzten gewartet wird, die Vorstellungsgespräche noch andauern oder der Vertragsentwurf in Arbeit ist.

Die so gewonnene Transparenz ermöglicht Ihnen und dem Personalbeschaffungsteam akkurate Prognosen und Hochrechnungen. Besonders vorteilhaft ist bei Comindware Tracker die automatische Zuweisung von Aufgaben an die Teammitglieder, die mit einer Email-Benachrichtigung an den nächsten Bearbeiter in der Prozesskette einhergeht.

Der Stellenbesetzungsprozess in Unternehmen ist individuell verschieden. Darum können Aufgaben in der Workflow-Vorlage für Stellenbesetzungsprozesse maßgeschneidert hinzugefügt oder entfernt werden – ganz einfach per Drag & Drop.

Dokumente, Listen und Berichte – alles in einem System

Wenn nun die am besten geeigneten Bewerber zur endgültigen Auswahl feststehen, findet für die finale Prüfung der Unterlagen von Kandidaten und Personalverantwortlichen ein Meeting mit anschließendem Brainstorming statt.
Das ist eine gute Möglichkeit, um die Schlussphase des Stellenbesetzungsprozesses einzuleiten. Allerdings bedeutet das:

1. Besprechungstermine müssen organisiert werden
2. Unterlagen sind auszudrucken
3. Brainstorming gibt es erst nach Besprechung und Prüfung der Unterlagen

Häufig ist es schwierig, alle Beteiligten terminlich unter einen Hut zu bringen. Unter Umständen ist eine Zusammenkunft darum gar nicht möglich. Bei Comindware Tracker sind alle Dokumente in den entsprechenden Prozesselementen gespeichert und alle autorisierten Personen haben jederzeit und von überall Zugriff darauf – ohne Meeting, ohne Ausdrucke. Zusätzlich werden hier alle Kommentare, Beobachtungen oder Anmerkungen in den Diskussions-Threads aufbewahrt. Auch sie sind für alle Teammitglieder verfügbar, im Gegensatz zu den verstreuten Unterhaltungen per Email oder Messaging-Plattform, deren Verfolgung sehr aufwändig und mühsam ist.

Außerdem können Sie bestimmte Listen erstellen und nach verschiedenen Kriterien sortieren bzw. filtern; zum Beispiel nach vakanten Positionen, Bewerbungseingang oder geplanten Vorstellungsgesprächen.
Für die fundierte Berichterstellung generieren Sie mit wenigen Mausklicks diverse Diagramme:

Schlussfolgerung

Sicher kennen Sie das Klischee „Mitarbeiter sind das Rückgrat eines Unternehmens“. Aber Klischees haben durchaus ihre Berechtigung. So abgedroschen sie mit der Zeit klingen mögen, sie treffen des Pudels Kern: Eine Organisation ist nur so gut, wie ihr Personal. Darum ist ein effizienter Stellenbesetzungsprozess so wichtig.

Um dieser zentralen Bedeutung Rechnung zu tragen, sollte der routinemäßige Teil der Prozesse vereinfacht und optimiert werden. Das entlastet die für die Personalbeschaffung verantwortlichen Mitarbeiter, damit sie sich auf die wertschöpfenden Bereiche der Personalverwaltung konzentrieren können – zum Beispiel die eigenen Angestellten zu Partnern und Markenfürsprechern machen.

The post Comindware Tracker: Stellenbesetzungsprozesse einfach verwalten appeared first on Comindware Unternehmenblog.

Die Vorzüge von Workflow Automation sind zahlreich. Das liegt daran, dass der durch Workflow Automation Software reduzierte Zeitaufwand weitere Einsparungen nach sich zieht, vielleicht nicht gleich in Form von Geld, aber auf Dauer kommt eine stattliche Summe zusammen.

In diesem Artikel wollen wir uns die Vorteile von HR Automation Software näher ansehen.

HR Automation Software – warum?

Die Personalabteilung ist in jedem Unternehmen von zentraler Bedeutung. Ob Neueinstellung oder Einarbeitung, Fortbildung oder Zertifizierungsmaßnahme, Urlaubsantrag oder Gehaltszahlung – hier wird sichergestellt, dass alle wichtigen Vorgänge rechtzeitig und korrekt ablaufen, um die Motivation und Leistungsbereitschaft in der Belegschaft optimal zu fördern.

In Anbetracht der vielschichtigen Aufgaben des HR-Teams ist die Gefahr von Fehlern, und damit verfehlten Zielen, doch relativ hoch. Emails und persönliche Produktivitätsanwendungen können zwar hilfreich sein, aber nur in begrenztem Maße. Vor allem, wenn Aufbau und Pflege des Talentpools sowie die Zufriedenheit und Motivierung der Mitarbeiter im Unternehmen als Teamaufgabe gilt.

Wir sind uns sicher einig, dass Emails nicht zu den besten Collaboration Tools gehören. Aufgaben können in den vielen Nachrichten verlorengehen und manche Mitwirkende werden versehentlich gar nicht in die Kommunikation aufgenommen. Außerdem können Emails nicht als zentraler Aufbewahrungsort für gemeinsam genutzte Dateien dienen, weil deren isolierte Aktualisierung zu inkonsistenten Dateiversionen führen würde. Wenn Änderungen dann nicht mit Hilfe einer weiteren Email an alle Beteiligten kommuniziert werden, besteht die Gefahr, bei Kalkulationen oder anderen aufgabenbezogenen Aktivitäten mit veralteten Daten zu arbeiten.

Persönliche Produktivitätsanwendungen hingegen unterstützen nicht unbedingt das Teilen von Dateien, kollaborative Aktivitäten oder gar Echtzeitaktualisierungen. Und da es sich um persönliche Produktivitäts-Apps handelt, bei denen es nicht immer um den Arbeitskontext geht, wirken sie häufig eher ablenkend.

Was ist denn nun die Lösung? HR Automation Software.

HR Tracking Software – die Vorteile

Die auch unter dem Begriff HR Tracking Software bekannte, webbasierte HR Workflow Automation Software realisiert folgende Vorteile:

1. Echtzeitkollaboration. Im heute herrschenden Verdrängungswettbewerb ist es von immenser Bedeutung, sich schnellstens an Veränderungen anzupassen. Das gilt nicht nur für Kundenbelange und Marktbedingungen, sondern auch für den Personalbedarf und Mitarbeiteranforderungen. Collaboration Tools für die Zusammenarbeit in Echtzeit sind somit ein Schritt in die richtige Richtung.
2. Gemeinsamer Zugriff auf Dateien und Dokumente. Die Personalverwaltung erfüllt in erster Linie administrative Funktionen, daher werden viele Dateien geteilt. Im Gegensatz zu Emails sind bei einer HR Tracking Software alle Dateien jederzeit auf dem aktuellen Stand. Es entsteht also wegen Bearbeitungsfehlern aufgrund ungenauer oder veralteter Daten keine Mehrarbeit.
3. Jederzeit und überall erreichbar. Auf eine webbasierte HR Automation Software können Sie von jedem Ort und zu jeder Zeit über beliebige Kanäle zugreifen (PC, Laptop, Tablet oder Smartphone). Das eröffnet die Möglichkeit, auch außerhalb der vier Bürowände produktiv zu sein.
4. Mit weniger Fehlern mehr erledigen. Nicht nur in der Personalverwaltung, in vielen Abteilungen wird die meiste Nacharbeit durch menschliche Fehler verursacht. Muss bei Aufgaben und/oder Berichten nachgearbeitet werden, verschieben sich nicht nur im Team die Fälligkeitsdaten. Häufig sind die Auswirkungen im gesamten Unternehmen zu spüren. Der Einsatz einer zuverlässigen Automation Software, die für Transparenz und akkurate Daten sorgt, schafft Abhilfe. Projekt- und Teamleiter können damit Komplikationen frühzeitig entdecken und Korrekturmaßnahmen einleiten, bevor es zu spät ist.
5. Mehr Zeit für wertschaffende Aktivitäten. Wenn mit weniger Fehlern mehr Arbeit erledigt wird, haben alle mehr Zeit für die Ausführung von wertschöpfenden Aktivitäten wie zum Beispiel Mitarbeiterschulungen oder die Planung von Teamentwicklungsmaßnahmen.

Comindware Tracker und Ihre HR Automation Initiativen

Comindware Tracker ist eine vielseitige, multifunktionale Automation Software, die eine große Bandbreite von Geschäftsprozessen automatisieren kann, unter anderem in der Personalverwaltung. Von anderen Angeboten unterscheidet sie sich insbesondere durch folgende Eigenschaften:

1. Vorkonfigurierte HR-Vorlagen. Comindware Tracker wurde auf der Grundlage ausgiebiger Branchenrecherchen entwickelt und enthält vorkonfigurierte HR-Vorlagen, wie sie von vielen HR-Teams heutzutage verwendet werden. Damit ist der Workflow schon nach wenigen Minuten und Mausklicks startklar.
2. Leistungsstarkes und trotzdem einfaches, individuell anpassbares BPM. Um Comindware Tracker einzurichten, müssen Sie kein IT-Experte sein. Für individuelle HR-Prozesse speziell in Ihrem Unternehmen können Sie einfach per Drag&Drop die vorkonfigurierten Vorlagen genau anpassen.
3. Eigene Lösungen. Sogar wenn Sie eine eigene Workflow-Vorlage ganz neu erstellen möchten, erfordert das dank dem grafischen Workflow-Generator von Comindware Tracker keinen komplexen und zeitintensiven Programmieraufwand.

Schlussfolgerung

Die Vorteile von Workflow Automation in der Personalverwaltung sind überzeugend. Wenn Ihr Unternehmen expandieren möchte, aber Personalverwaltungsangelegenheiten immer noch manuell bearbeitet, ist es Zeit für eine neue Strategie. Die Automatisierung von Routineaufgaben in der Personalabteilung spart nicht nur Zeit und Nerven, sie hält auch alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand. Außerdem kommen die Fähigkeiten der Mitarbeiter den übergeordneten Unternehmenszielen zu Gute, während sie im Gegenzug angemessen für ihr Engagement gewürdigt werden.

The post Vorteile von HR Workflow Automation: So vereinfachen Sie die Organisation Ihrer Personalressourcen appeared first on Comindware Unternehmenblog.

Starre Prozesse

Die meisten Unternehmen stoßen bei der Einführung automatisierter BPM-Lösungen auf Prozesse, die in Stein gemeißelt sind. Darum muss im Vorfeld jeder einzelne Prozess bis ins letzte Detail durchdacht werden, bevor die Implementierung beginnen kann. Wenn aber alle Prozesse schon vor dem Start mehrere Genehmigungswege durchlaufen müssen, kommt es schnell zum kompletten Stillstand. Anstatt mit automatisierten Prozessen zu arbeiten, muss Ihr Team abwarten bis das Prozessmodell zunächst mit größter Sorgfalt aufgestellt und anschließend als Unternehmensstandard akzeptiert ist. Doch dieser Perfektionismus erweist sich als Hindernis, weil sich das Modell in der Praxis noch nicht bewähren konnte. Außerdem ergibt sich häufig trotz aller Planungssorgfalt im Nachhinein weiterer Optimierungsbedarf.

Die Implementierung von BPM Software garantiert nicht, dass Änderungen nun nicht mehr nötig werden. Vielmehr wird die sich ständig wandelnde Geschäftsumgebung auch künftig kontinuierlich flexible Anpassungsmöglichkeiten bei der automatisierten Business Process Management Software einfordern.

Bei unseren Projekten machen wir oft diese Erfahrung: Zum Zeitpunkt der Prozessimplementierung sind alle Anforderungen bestens erfüllt, doch die sich im Laufe der Zeit ändernden Gegebenheiten fordern ihren Tribut.  Um von den Vorteilen der agilen Prinzipien bei BPM-Projekten zu profitieren, müssen jederzeit Prozessänderungen möglich sein. Nur so können kontinuierlich Verbesserungen vorgenommen werden, zum Beispiel über die Fallgestaltung mit einer BPM-Suite. Doch die Process Management Software selbst muss das zulassen.

Lähmende Analysen

Die starren Prozesse in traditioneller Business Process Management Software müssen vor der Implementierung mehrfach durchdacht werden. Irgendwann kommt der Punkt, an dem uns die vielen „Analysen regelrecht lähmen“. Zahlreiche Genehmigungsvorgänge und das wiederholte Modellieren einzelner Schritte überlagern die eigentliche Implementierung der Automatisierung. So nimmt der Implementierungsprozess schnell 3 bis 4 Monate oder sogar 3 bis 4 Jahre in Anspruch. Währenddessen arbeitet Ihr Unternehmen weiterhin mit Emails und Tabellenkalkulationen statt mit automatisierten Prozessen und Ihnen entgehen 49% der Produktivität, die mit BPM Software realisierbar wäre (Datenquelle: The Resource Management und Capacity Planning Benchmark Study (600 teilnehmende Unternehmen), Planview, 2013).

Sie warten auf den perfekten Zeitpunkt, um zu handeln? Den gibt es nicht. Sie können weiterhin rechnen, die Vorbereitungen vorbereiten und im Genehmigungsdschungel stecken bleiben. Oder Sie machen sich davon frei: einfach anfangen und Schritte festlegen – auch wenn sie sich später als falsch erweisen könnten. Setzen Sie einen Fuß vor den anderen, so kommen Sie vorwärts. Möglich ist das jedoch nur, wenn Sie mit einem System arbeiten, dass die nötige Flexibilität für eine adaptive Prozessautomatisierung bietet.

Capgemini hat am 25. Januar 2013 die Studie Business Process Re-engineering 2.0 – Mastering Business Agility veröffentlicht und zieht darin den Schluss, dass BPM 1.0 versagt, weil hier die Prozesse nur mit großem Kosten- und Zeitaufwand angepasst werden können. Um diese Hürde zu überwinden, sei es Zeit für ein flexibles BPM 2.0, denn Prozesse dürfen nicht länger aufgrund ursprünglicher Entscheidungen festzementiert sein.

Ein Paradies für Prozesse: Adaptives BPM

• Prozesse müssen nicht im Vorfeld perfekt ausgearbeitet werden
• Prozessänderungen sind jederzeit möglich
• Prozesseinrichtung ohne Programmierung und fortgeschrittene IT-Kenntnisse
• Comindware-Apps stellten sogar komplizierte Geschäftsprozesse in weniger als 10 Minuten bereit

Mit dem grafischen Workflow-Generator von Comindware Tracker gestalten Sie Prozesse einfach und schnell, indem Sie Diagrammteile per Drag&Drop ins Workflow-Schema bringen. Dieses Tool ist kostenlos und in die Lösung integriert.

Wenn Ihr Diagramm fertig ist, können Sie es automatisieren und den Prozess starten: Ihr Team beginnt mit der Bearbeitung der Workflow-Aufgaben. All das beansprucht ca. 30 Minuten Ihrer Zeit.

Im weiteren Verlauf können Sie die Prozesse optimieren oder verändern. Außerdem können Sie nach einer entsprechenden Genehmigung Schritte hinzufügen oder entfernen. Der dafür nötige Genehmigungs-Workflow kann parallel zur Prozessausführung laufen, ohne diese zu unterbrechen. Sobald eine Prozessanpassung erforderlich wird, fügen Sie mit dem Workflow-Generator einfach die neuen Schritte hinzu und klicken auf ‘Speichern’. Die Implementierung ist im Handumdrehen abgeschlossen, ohne Datenverlust und ohne dass Aufgaben pausieren müssen oder verlorengehen.

Teamleiter können ohne zusätzliche Experten mit Hilfe von Vorlagen beginnen und Prozesse von Grund auf in weniger als 30 Minuten gestalten – damit ist Comindware Tracker eine der besten adaptiven BPM Software der nächsten Generation.

The post Festgefahren im Business-System? appeared first on Comindware Unternehmenblog.

Begründet ist dieser Umstand darin, dass SharePoint in erster Linie eine Inhalts- und Dokumentenverwaltung ist, die zusätzlich einige Funktionen für Kollaboration und Workflows enthält. Selbst bei globalem Einsatz ist es ein leistungsstarkes Tool – wenn es für den Zweck verwendet wird, für den das Programm ursprünglich entwickelt wurde. Soll es jedoch auf spezielle operative Erfordernisse ausgerichtet werden, ist die Grundvoraussetzung eine umfangreiche Programmierkompetenz.

Darum ist schon eine teilweise Anpassung dieses System bzw. individuelle Konfiguration mit Hilfe von Experten kosten- und zeitintensiv. Und der Wettbewerbsdruck in unserer modernen Geschäftswelt ist gnadenlos: Wer nicht schnell und flexibel ist, hat das Nachsehen. Dabei gibt es eine einfache Möglichkeit, MS SharePoint mit einem System für den SharePoint Helpdesk zu ergänzen und so deutliche Vorteile zu erzielen:

• großartiges Preis-Leistungs-Verhältnis
• Programmierexperten werden nicht benötigt
• keine Installation von Dritthersteller-Applikationen, das SharePoint Helpdesk-Ticketsystem ist bereits nach kurzer Einarbeitung in vollem Einsatz
• die vertraute Arbeitsumgebung steigert die Benutzerakzeptanz

Mit Ihrer SharePoint Helpdesk-Lösung einfach und effizient arbeiten

Die Bearbeitung der Anforderungen von Kunden, Lieferanten und Angestellten erfolgt in Form von Routineprozessen. Doch ohne ein adäquates Trackingsystem können sie fehlgeleitet werden, in unübersichtlichen Email-Unterhaltungen verlorengehen oder es beschäftigen sich versehentlich mehrere Personen mit demselben Vorgang. Außerdem kommt es aufgrund unklarer bzw. ineffizienter Eskalationswege schon vor der eigentlichen Bearbeitung zu zeitintensiven und oft unnötigen Nachfragen bei Anforderern, Bearbeitern oder anderen Beteiligten.

Je höher die Zahl der Anforderungen und mögliche Fehlerrate bei Mensch und Maschine, desto weniger eignen sich Tabellenkalkulationen, Protokolle oder andere Optionen einer manuellen Vorgangsverfolgung. Das Ende vom Lied sind dann meistens unzufriedene Kunden, demotivierte Mitarbeiter, spannungsreiche Partnerbeziehungen und negative Auswirkungen auf das Geschäftsergebnis.

Hier setzt Comindware Tracker in SharePoint an. Comindware Tracker wird über die native MS SharePoint-Benutzeroberfläche gesteuert und verändert keine Einstellungen der SharePoint Workflows. Dadurch ist die SharePoint Helpdesk-Verwaltung erstaunlich einfach und Sie können Ihre SharePoint-Investition maximal nutzen.

Das SharePoint Helpdesk-Ticketsystem von Comindware Tracker

Den grafischen Workflow-Generator von Comindware Tracker bedienen Sie einfach per Drag&Drop, Sie brauchen für die Erstellung eines SharePoint Helpdesk-Ticketsystems (oder beliebiger Workflows in SharePoint) also keine Programmierkenntnisse. Die Implementierung einer SharePoint Helpdesk-Lösung ist dank der integrierten IT Helpdesk-Vorlage in kürzester Zeit erledigt. Anschließend kann sie an die speziellen Workflows Ihres Helpdesks angepasst werden, ohne die vertraute Oberfläche und Funktionsweise von MS SharePoint zu beeinflussen.

Schlussfolgerung

Die Gestaltung einer SharePoint Helpdesk-Lösung kann wirklich einfach sein und muss nicht die Entscheidung für ein bestimmtes Tool beinhalten. Wenn Sie Comindware Tracker in SharePoint verwenden, bleiben Ihre Mitarbeiter in der gewohnten Arbeitsumgebung und Sie können Ihre bestehende Workflow-Funktionalität auch ohne Programmierkenntnisse oder teure Experten erheblich erweitern. Trotzdem müssen Sie nichts installieren oder sich in neue und komplizierte Applikationen einarbeiten.

The post SharePoint Workflows für den Helpdesk: Gibt es eine Alternative zu hochdotierten Programmierexperten? appeared first on Comindware Unternehmenblog.

Außerdem müssen meistens mehrere Personen Zugriff haben, vor allem wenn verschiedene Abteilungen an der Bearbeitung desselben Dokuments beteiligt sind. Ein Beispiel: Benötigt ein Angestellter Waren oder Dienstleistungen, so reicht er eine Beschaffungsanfrage ein. Je nach dem vom Unternehmen festgelegten Prozess muss dieses Dokument vom Vorgesetzen, der Finanzabteilung oder dem Finanzleiter genehmigt werden. Anschließend wird es an die zuständige Person in der Finanzabteilung weitergeleitet, die dann die Zahlung veranlasst. Zu guter Letzt muss der Anforderer seine bestellte Ware bzw. Dienstleistung abnehmen oder ablehnen. Der Ablauf dieses Vorgangs ist schlicht und einfach, es könnte dafür auch einen sehr viel komplizierteren Workflow geben. Aber unabhängig von der Komplexität eines Prozesses, die akkurate Kontrolle aller Dokumente ist unverzichtbar.

Doch was würde passieren, wenn „Beschaffungsanfragen“ nicht über eine spezielle Dokumentenverwaltungssoftware eingingen, sondern per Email? Die könnten ignoriert werden oder verlorengehen, weil sie im Spam-Ordner landen. Möglich ist auch, dass die Email zwar zur Kenntnis genommen, aber in der Hektik des Tagesgeschäfts vergessen oder übersehen wird. Oder es gehen so viele Beschaffungsanfragen per Email ein, dass deren Bearbeitung den Großteil der Arbeitszeit in Anspruch nimmt. Das hätte arge Konsequenzen. Das Hauptproblem beim Dokumentenmanagement liegt also einerseits in der effektiven Verwaltung von Dokumenten und andererseits darin, die einzelnen Prozessschritte voneinander zu trennen.

Comindware Tracker kombiniert die Funktionalität für Prozessmanagement mit der für Dokumentenverwaltung und ermöglicht so ein wirklich effizientes Dokumentenmanagement. Mit dem Comindware Workflow-Editor lassen sich alle Prozesse mühelos gestalten. Dafür sind keine Fachkenntnisse erforderlich, denn die grafische Benutzeroberfläche ist einfach und intuitiv. Doch zurück zum Beispiel „Beschaffungsanfrage“. Erstellen Sie dafür die einzelnen Schritte: ‘Überprüfung durch den direkten Vorgesetzten’, ‘Überprüfung durch den Finanzleiter’, ‘Bestellung erstellen’ usw. Dann verbinden Sie alle mit Hilfe der Schaltfläche ‘Übergang zeichnen’. Wo erforderlich geben Sie die zuständigen Personen an: Öffnen Sie beispielsweise die Schritteinstellungen für ‘Überprüfung durch den Finanzleiter’ per Doppelklick und wählen Sie den Finanzleiter aus. Das war’s schon. Auf diese einfache Weise haben Sie gerade eine großartige Lösung für Ihr Unternehmen erstellt, die alle Anforderungen an ein individuelles Dokumentenverwaltungssystem erfüllt.

Ihre Mitarbeiter können nun alle „Beschaffungsanfragen“ über das in Comindware Tracker integrierte Dokumentenmanagementsystem erstellen. Für jeden Schritt gibt es eine verantwortliche Person und alle wissen, wann sie was zu tun haben. Nach Abschluss seiner jeweiligen Aufgabe klickt der Bearbeiter im Objektformular auf die Schaltfläche ‘Nächster Schritt’ und schon wird der Prozess an den Bearbeiter des folgenden Schritts übergeben. Das entlastet auch den Posteingang, denn Comindware Tracker versendet nur Email-Benachrichtigungen an die jeweils beteiligten Mitarbeiter (diese Einstellungen können natürlich individuell eingerichtet werden). Ab sofort ist sichergestellt, dass in Ihrem Unternehmen die „Dokumentenkontrolle in guten Händen ist“.

Comindware Tracker hat noch einen großen Vorteil, denn im Lieferumfang sind bereits mehrere perfekt vorkonfigurierte Workflows enthalten – auch für „Beschaffungsanfragen“. Die Installierung dieser Lösungen ist ebenfalls denkbar einfach und erfolgt direkt in der Comindware Tracker-Oberfläche: Ein Klick auf die Schaltfläche ‘One-Click Setup’ in der Registerkarte ‘Menü’ genügt. Im erscheinenden Dialog wählen Sie die Lösung aus, die Sie bereitstellen möchten: Finanzen und Administration, IT Helpdesk, Personalverwaltung, Softwareentwicklung oder Compliance und Richtlinieninitiativen. Fertig! Sie können ab sofort auf die komplette Lösung samt vorkonfigurierter Workflows, Applikationen und Beispiele zugreifen. Um die Cloud-basierte Version 30 Tage lang kostenlos zu testen, registrieren Sie sich bitte hier.

The post Dokumentenmanagementsoftware verwaltet viele Prozesse gleichzeitig appeared first on Comindware Unternehmenblog.