Die Infografiken illustrieren die strategischen Prioritäten, die bei der Implementierung von Business Process Management-Systemen zu beachten sind. Sie geben einen Überblick über die Kernaspekte vor und während der Einführung von BPMS, damit Sie Stolpersteine umgehen und die Umsetzung beschleunigen können.

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1. Analysieren Sie Ihre Prozesse. Falls sie nicht die gewünschten Ergebnisse liefern, sollten Sie vor der Migration ausreichend Zeit und Aufwand für ihre Überarbeitung einplanen. Denn Projektmanagement Software in der Cloud führt genauso wenig automatisch zu besseren Resultaten wie alle anderen Migrationsvorhaben.
2. Kommunizieren Sie mit den Endbenutzern – nicht nur vor der Migration in eine Online Projektmanagement Software, sondern auch währenddessen und danach. Die Akzeptanz im gesamten Unternehmen ist eine kritische Voraussetzung für die Verbesserung von Prozessen.
3. Formulieren Sie Erfolgskriterien, damit Sie feststellen können, ob Projektmanagement Software in der Cloud für Ihr Unternehmen der richtige Weg ist. Zu den augenscheinlichen Gründen für den Umstieg auf eine Online Projektmanagement Software zählen Kosteneinsparungen, kürzere Produkteinführungszeiten und Mobilität. Aber einer erfolgreichen Cloud-Migration gehen immer eine detaillierte Beurteilung des Ist-Zustands sowie das Erarbeiten einer Checkliste mit den angestrebten Zielen voran. Schließlich gibt es in jedem Unternehmen individuelle Gegebenheiten, denen ein allgemeiner Standardansatz nicht gerecht werden kann.
4. Bereinigen Sie vor der Migration in eine Online Projektmanagement Software Ihre Daten. Genau wie beim Wohnungsumzug ist jetzt der beste Zeitpunkt, um gründlich auszusortieren. Egal wie groß oder klein eine Organisation ist, mangelnde Qualität und Integrität der Daten führt schnell zu Problemen, denn Mitarbeiter verlassen sich dann auf persönliches Fachwissen und die bisher angewandten Verfahren zur Problemlösung.
5. Führen Sie Tests mit Beispiel- oder unwichtigen Daten durch. So ist der normale Betrieb nicht gefährdet, falls die Testphase nicht so reibungslos wie erwartet verläuft.
6. Fangen Sie klein an. Migrieren Sie einzelne Prozesse, nicht alle auf einmal. Lassen Sie sich nicht nur von der allgemeinen Begeisterung über Projektmanagement Software in der Cloud mitreißen. Die Bearbeitung komplexer Projekte wird durch die Organisation als übersichtliche Teilaufgaben wesentlich vereinfacht und auch Probleme sind einzeln leichter zu bewältigen, als wenn sie wie eine Lawine alles überrollen.
7. Sie müssen echtes Interesse daran haben, Ihr Projektmanagement in der Cloud zu erledigen und nicht nur dem allgemeinen Trend folgen wollen.

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Um das zu vermeiden, sollten Sie bei der Auswahl der geeigneten Projektverwaltungssoftware auf diese vier Punkte achten:

1. Welche Funktionalität soll die PM Software enthalten?
2. Wie adaptiv soll die PM Software sein?
3. Sollen vorhandene Softwareplattformen einbezogen werden?
4. In-Haus-Installation oder Cloud-Variante?

Welche Funktionalität soll die PM Software bieten?

Nicht alle Projekte sind gleich, die Komplexität variiert nicht nur von Branche zu Branche, sondern ist zudem für jedes Unternehmen individuell. Offensichtlich haben Marketingfirmen andere Projektanforderungen als Softwareunternehmen. Doch bei letzteren kommt es wiederum auf die Spezialisierung an. Das Entwerfen von Spiele-Apps erfordert sicher eine andere IT Project Management Software als die Entwicklung von Unternehmenssoftware.

Umfassende Projektmanagement Software vs. einfache Tools für die Projektkollaboration

Gantt-Diagramme, grafischer Workflow-Generator, Ressourcenzuteilung – das sind die Softwarefunktionen, die Projektleiter bei großen und komplexen Projekten gut unterstützen. Aber Unternehmen, die weniger umfangreiche Projekte mit einem kleinen Ressourcenpool durchführen, brauchen für deren erfolgreichen Abschluss nicht unbedingt eine komplette Projektmanagement Software. Einfache PM Software, vielleicht sogar eine kostenlose, sind oft völlig ausreichend.

Darum ist ein großer Funktionsumfang nicht automatisch die bessere Wahl. Weitaus bedeutender ist es, die Zielsetzungen des eigenen Unternehmens und die bestehenden Problematiken genau zu kennen. Alles, was Sie für deren Erreichung bzw. Lösung nicht brauchen, ist schlicht überflüssig.

Wie adaptiv soll die PM Software sein?

Manchmal muss die Arbeitsumgebung komplett neu gestaltet werden, zum Beispiel wenn bisher eine ungeeignete Projektverwaltungssoftware verwendet wurde. Doch in den meisten Fällen soll Projektmanagement Software ein bereits vorhandenes System ergänzen. Allerdings sind bei beiden Varianten viele Personen von der Integration einer PM Software in die laufenden Prozesse betroffen, insbesondere die Endbenutzer der Software.

Darum sollte sich die ausgewählte Software der vertrauten Arbeitsumgebung anpassen und so den Einarbeitungsaufwand minimieren. Wenn sich die Mitarbeiter in ihrem Arbeitsalltag zu sehr mit den Feinheiten einer Projektmanagement Software befassen müssen, kommt es schnell zu Fehlern, Nacharbeitungsbedarf, Projektverzögerungen usw.

Agile vs. Wasserfallmethoden

Wie IT Project Management Software in der Softwareentwicklung arbeitet auch andere PM Software mit agilen und Wasserfallmethoden. Agile Methoden wurden entwickelt, um die Schwächen der Wasserfallmethoden zu beheben. Doch auch sie sind nicht immer der richtige Weg.

Zusammenfassend kann man sagen, dass sich agile Methoden am besten für kundenorientierte Projekte mit vielen Änderungen eignen, die zum Teil zu völlig anderen Ergebnissen führen als ursprünglich geplant. Wenn Projekte jedoch klar definierte Aufgaben und Abfolgen haben und genau das erwartete Ergebnis erbringen müssen, sind die Wasserfallmethoden vorteilhafter.

Sollen vorhandene Softwareplattformen einbezogen werden?

Arbeitet Ihr Unternehmen mit MS Outlook oder MS SharePoint? Werden sehr spezielle Berichtsformate oder individuelle Optionen zum Ex- und Import von Daten benötigt? Berücksichtigen Sie bei der Wahl von PM Software in jedem Fall die bereits vorhandenen Softwaretools. Die anzuschaffende Projektverwaltungssoftware sollte mit den bestehenden Systemen integriert werden können, um aufwändige Schulungen und Datenneueingaben zu vermeiden. Schließlich soll Ihr Unternehmen jederzeit auf Geschäftschancen reagieren können.

In-Haus-Installation oder Cloud-Variante?

„Mit Cloud oder ohne Cloud?“ ist eine oft gestellte Frage. Die Tatsache, dass immer mehr Unternehmen ihre Daten in der Cloud aufbewahren belegt, dass Cloud-basierte PM Software deutliche Vorteile bringt.

Zum Beispiel ist eine Cloud-basierte Projektmanagement Software weltweit über jedes Gerät verfügbar, erfordert keinerlei Installation und ist mit allen Betriebsplattformen wie Windows, Mac OS, Linux usw. kompatibel. Ein Nachteil allerdings liegt darin, dass sie und Ihre Daten ohne bestehende Internetverbindung oder bei Serverausfällen nicht verfügbar sind.

Eine PM Software als In-Haus-Installation bietet zwar besonders hohe Sicherheit, vor allem wenn es sich um vertrauliche Daten handelt. Aber im Gegensatz zu webbasierter Projektverwaltungssoftware bleiben dann alle Daten vor Ort und es sind wahrscheinlich hochqualifizierte IT-Experten für die kontinuierliche Serverwartung erforderlich.

Schlussfolgerung

Vielleicht sind „Versuch und Irrtum“ ein akzeptierter Teil Ihrer Suche nach der richtigen Projektverwaltungssoftware. Trotzdem sollten Sie berücksichtigen, dass gutes Projektmanagement aus den Fehlern der Vergangenheit lernt, auf vorhandene Infrastrukturen aufbaut und die angestrebten Unternehmensziele genau kennt. Wenn Sie auf diese Punkte achten, können Sie die Angebotsfülle sinnvoll eingrenzen.

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Ein besonders bemerkenswerter Vorteil von Cloud Computing – und damit von Cloud Collaboration Tools – ist die Möglichkeit, Dokumente hochzuladen und mit den anderen Teammitgliedern zu teilen. So kann auch deren individueller Input aufgenommen werden, ohne sich dabei um die Dateiversionierung kümmern zu müssen. Wenn Sie also von zu Hause die Datei auf Ihren Laptop herunterladen, um dort die letzten Feinheiten für eine bevorstehende Sitzung einzuarbeiten, enthält sie alle Aktualisierungen und Anmerkungen der anderen Teammitglieder. Dabei ist es unerheblich, welcher Kanal verwendet wurde (Desktop-PC, Laptop, Smartphone oder Tablet).

Cloud-basierte Projekt Zusammenarbeit – die Qual der Wahl

Wettbewerb fördert die Innovation und im Bereich Cloud Software für Projekt Zusammenarbeit tummeln sich besonders viele Anbieter. Entsprechend viele Optionen bieten sich dem Kunden, der für seine Projekte und Teams die beste Lösung finden muss.

Allerdings steigt mit den vielen Wahlmöglichkeiten auch die Unübersichtlichkeit und manchmal legen sie die Entscheidungsfindung sogar komplett lahm. Die Vielzahl konkurrierender Lösungen für Cloud-basierte Projekt Zusammenarbeit auf dem Markt und der Hype um bestimmte Marken machen das Finden der individuell besten Cloud-basierten Collaboration Software immer schwieriger.

Eigenschaften einer guten Cloud Collaboration Software

• Benutzerfreundlichkeit. Ist die Bedienung der Software einfach zu erlernen? Ist sie ansprechend gestaltet, effizient und effektiv? Erfüllt sie die Erfordernisse der Benutzer? Hält sie, was sie verspricht?
• Einfachheit. Eigentlich beschreiben die Begriffe Benutzerfreundlichkeit und Einfachheit sehr ähnliche Eigenschaften. Allerdings enthalten benutzerorientierte Software-Designs zum Teil Funktionen, die das Unternehmen gar nicht verwendet. Diese nicht benötigte Funktionalität verbraucht jedoch Ressourcen und verlangsamt häufig den Ladeprozess, was langfristig zu einer negativen Anwendererfahrung führt.
• Verfügbarkeit. Ist die Software kontinuierlich verfügbar oder ist sie viel zu häufig im Wartungsmodus?
• Flexibilität. Passt sich das System den Benutzeranforderungen an? Sind Änderungen möglich? Minimiert sie für Leiter und Mitglieder des Teams den nötigten Aufwand, um die Arbeit zu erledigen?
• Echtzeit. Werden Aktualisierungen sofort für alle Projekte und Beteiligte angezeigt? Können Teams und Leiter in Echtzeit kommunizieren, egal wo und auf welcher Plattform sie gerade sind?
• Support. Ist der Anbieter-Support zeitnah erreichbar, wenn Ihnen die Feinheiten der Software Probleme bereiten? Ist die Knowledge Base so umfangreich und hochwertig, dass Sie dort selbst Lösungen finden können?

Fähigkeiten guter Cloud Collaboration Software für Projekt Zusammenarbeit

Die eben genannten Eigenschaften gelten ganz allgemein für Cloud-basierte Collaboration Tools. Darum folgen noch drei Aspekte, die für ausgereifte Cloud-basierte Projektmanagement Tools charakteristisch sind:

• Gantt-Diagramme. Grundsätzlich gibt es eine ganze Reihe von Punkten zu beachten, vor allem bei großen und komplexen Projekten. Doch besonders wichtig für jeden Projekterfolg sind die Projektpläne. Gantt-Diagramme veranschaulichen die Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten und zeigen auf einen Blick, ob das Projekt pünktlich wie geplant abgeschlossen werden kann.
• Grafischer Workflow-Generator. Bei der Projektplanung mit entsprechend komplexem Abgleich ermöglicht eine gute Collaboration Software die Erstellung des Projektplans, indem die Aufgaben und Aktivitäten einfach per Drag&Drop arrangiert werden. Damit sinkt der Einarbeitungsaufwand deutlich.
• Ressourcenzuteilung. Es kann durchaus schwierig sein, aus den zur Verfügung stehenden Teammitgliedern jene zu finden, die über die benötigten Fertigkeiten verfügen. Gute Projektmanagement Software reduziert den erforderlichen Zeitaufwand für die Zuweisung der Aufgaben an die jeweils geeigneten Teammitglieder enorm. Sie enthält ein durchsuchbares Mitarbeiterverzeichnis mit allen wichtigen Detailinformationen zu Fertigkeiten, Standort, Dienstplan, aktueller Auslastung usw.

Schlussfolgerung

Auch wenn Cloud-basierte Collaboration Tools für Projekt Zusammenarbeit manchmal wahre Wunde vollbringen, die Anhänger von On-Premise Software können sie nicht immer überzeugen. Aber am besten machen Sie sich selbst ein Bild. Testen Sie die vollautomatisierte prioritätenbasierte Planungsfunktionalität, benutzerfreundlichen Gantt-Diagramme und das umfassende Mitarbeiterverzeichnis von Comindware Project. So werden Sie schnell erkennen, ob eine prädiktive Cloud-basierte Projektmanagementplattform für Sie und Ihr Team das Richtige ist.

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Doch obwohl das tatsächlich häufig der Fall ist, wäre eine Generalisierung unklug: Erstens müssen für den Erfolg agiler Methoden bestimmte Grundvoraussetzungen erfüllt sein und zweitens eignen sich andere Project Management Solutions zum Teil noch viel besser, vor allem wenn eine detaillierte und aktivitätenbasierte Planung erforderlich ist.

Es gibt nicht die eine, immer richtige Universallösung für Projektmanagement

Vielmehr müssen Sie gleich zu Beginn der Implementierung sicherstellen, dass die ausgewählte Projektmanagement Lösung bzw. Methode die spezifischen Erfordernisse in Ihrem Unternehmen erfüllt und sich außerdem für die Arbeitsweise Ihres Teams eignet. Sonst kann es passieren, dass die Projektmanagement Lösung zu den bereits vorhandenen Problemen beiträgt, statt sie zu lösen.

Adaptiv oder prädiktiv? Welcher Ansatz ist besser?

Heutzutage sind die beliebtesten Project Management Solutions entweder adaptiv oder prädiktiv. Adaptive Software zählt zu den agilen Ansätzen, prädiktive Systeme werden auch als Wasserfall- oder traditionelle Methoden bezeichnet.

Agile Vorgehensweisen wurden aufgrund der Begrenzungen beim Wasserfallansatz entwickelt. Es handelt sich dabei um eine flexible und iterative Projektmanagementtechnik mit Fokus auf die Fähigkeit des Teams, sich an schnell ändernde Kundenerfordernisse anzupassen. Sie eignet sich insbesondere für Projekte im Servicebereich, bei denen kontinuierlich Verbesserungen erwartet werden. Ein eventueller Nachteil liegt in der innovativen Natur dieser Herangehensweise, denn das Endprodukt wird möglicherweise ganz anders als anfangs geplant.

Den traditionellen Wasserfallmethoden muss bereits im Vorfeld des Projektstarts eine detaillierte Planung vorausgehen. Schritte und Abhängigkeiten werden expliziert zugeordnet und die nächste Projektphase wird erst nach Abschluss der vorherigen begonnen. Diese Lösung ist gut geeignet für Projekte mit definierten Aufgaben und Abfolgen, bei denen die Eigenschaften des Endprodukts von Anfang an feststehen.

Schon diese kurze Beschreibung veranschaulicht, dass sowohl agile als auch Wasserfallmethoden ihre Berechtigung haben. Jedes Vorhaben ist im Einzelfall zu prüfen, denn es kommt immer auf die Anforderungen der individuellen Projekte sowie den daran beteiligten Teams an. Es wäre also falsch, eine der beiden als die grundsätzlich bessere hervorzuheben.

Comindware Project – prioritätenbasierte Planung und prädiktive Gantt-Diagramme

Egal, für welche Lösung Sie sich entscheiden – sie sollte mit Collaboration Software ergänzt werden. Hinter jedem erfolgreichen Projektmanagement steht schließlich das ausführende Team und das kann von der Unterstützung effektiver Collaboration Tools für Unternehmen enorm profitieren. Wenn Sie für Ihr Projekt den traditionellen Wasserfallansatz wählen, können Sie sich dabei von der automatisierten prioritätenbasierten Planungsfunktionalität von Comindware Project unterstützen lassen: Sie erstellt die Projektpläne auf Grundlage der von Ihnen vorgegebenen Aufgabenprioritäten und Ressourcenzuteilung automatisch.

Außerdem planen die prädiktiven Gantt-Diagramme nicht rechtzeitig abgeschlossene Arbeit automatisch neu und zeigen jederzeit den tatsächlichen Projektfortschritt an. So sind die Teamleiter stets darüber informiert, ob die Projektbearbeitung wie geplant bzw. vorzeitig abgeschlossen werden kann oder sich verzögert.

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Aber was genau ist eine Geschäftskrise?

In den meisten Unternehmen werden tagtäglich Entscheidungen mit Tragweite getroffen. Das ist unumgänglich, auch wenn manche besonders schwierig sind, wie zum Beispiel betriebsbedingte Entlassungen. Doch das ist noch keine Krisensituation. Eine Geschäftskrise bedroht ein Unternehmen in seiner Existenz und kann den Untergang bedeuten, wenn nicht schnell und richtig gehandelt wird. Ausgelöst werden solche Krisen zum Beispiel durch Naturkatastrophen, Terroranschläge, Entführung der Geschäftsleitung, Gewalt am Arbeitsplatz, Betrug durch Mitarbeiter, Sicherheitsgefahren und Produktmanipulationen.

Business Collaboration Software und der Umgang mit kritischen Situationen

Vielleicht haben Sie von dem FedEx-Angestellten gehört, der ein Paket nicht dem Empfänger übergab, sondern es über den Zaun warf und dadurch beschädigte. FedEx reagierte klug und kehrte diesen Vorfall nicht unter den Teppich. Die potentielle PR-Krise konnte durch Offenheit und angemessene Konsequenzen entschärft werden. Ein anderes Beispiel gab es im Oktober 2013: eine folgenschwere Sicherheitslücke bei Buffer. Auch Buffer stellte sich der Situation souverän, klärte den Sachverhalt und löste das Sicherheitsproblem. Währenddessen informierte das Unternehmen laufend öffentlich und umfassend, damit sich die Kunden auch weiterhin gut aufgehoben fühlen.

Wir können nur versuchen uns vorzustellen, wie viel Arbeit und Mühe diese Vorfälle FedEx und Buffer bereitet haben. Aber eines ist sicher, ohne gute Business Collaboration Software wäre alles ungleich schwieriger gewesen.

So sollten Sie sich bei Geschäftskrisen verhalten:

1. Gehen Sie mit der Situation offen um. Matthew Thornton III von FedEx hat sich sofort öffentlich entschuldigt und zugegeben, dass ihn das Verhalten seines Angestellten verärgert und beschämt. Er nannte Details zur Entschädigung des Kunden und erklärte, dass disziplinarische Maßnahmen ergriffen wurden, ohne durch zu viele Einzelheiten die angegriffene Privatsphäre des Mitarbeiters noch weiter zu beeinträchtigen.
2. Seien Sie ehrlich und handeln Sie schnell. Buffer entschuldigte sich ebenfalls umgehend, obwohl die Situation von dritter Seite verschuldet worden war. In diesem Fall war ein Spammer unrechtmäßig in den Besitz eines Mitarbeiterkennworts für den Zugang zum Haupt-Dashboard von MongoHQ (Buffers Datenbankmanager) gelangt. Mit Hilfe von Skripten konnte er dann Buffers Social Media-Zugriffstoken stehlen und im Namen der Buffer-Benutzer Spam-Emails verschicken.
3. Lernen Sie Ihre Lektion. FedEx und Buffer sind beide aus Erfahrung klug geworden. FedEx erinnert mit dem vom Kunden auf YouTube eingestellten Video seine Mitarbeiter daran, dass jedes Paket wichtig und dementsprechend zu behandeln ist. Buffer hat die Sicherheitslücke gefunden, geschlossen und die Sicherheit von Social Messaging erhöht.
4. Üben Sie den Umgang mit kritischen Situationen regelmäßig. Es dürfte kaum möglich sein, alle potentiellen Krisensituationen zu verhindern. Darum ist ein gut geplantes Krisenmanagement unerlässlich, um den Fortbestand des Unternehmens zu sichern. So können negative Auswirkungen minimiert oder, wie obige Beispiele zeigen, sogar ins Gegenteil gekehrt werden.

Collaboration Tools for Business unterstützen das Krisenmanagement

Das Krisenmanagement ist vor allem durch kurzfristig zu treffende Entscheidungen geprägt. Darum ist eine agile Unternehmensführung mit agilem BPM von großem Vorteil. Doch ein effektives Krisenmanagement erfordert auch geeignete Business Collaboration Software, die Agilität und Echtzeitkontrolle unterstützt. Comindware Tracker ermöglicht Unternehmen schnelle Reaktionen und Verbreitung von Informationen, was für den Ausgang von Krisensituationen entscheidend sein kann. Außerdem können Geschäftsprozesse mit Comindware Tracker „on the fly“ geändert werden, denn Flexibilität ist besonders in Krisen von essentieller Bedeutung.

Schlussfolgerung

Erwarten Sie nicht, dass alles den gewünschten Gang geht; vor allem nicht in der Geschäftswelt. Schwierigkeiten werden immer wieder auftauchen und im Extremfall können Krisen für ein Unternehmen das Aus bedeuten. Die beste Vorbeugung ist die Entwicklung von Gegenstrategien, damit Sie im Falle eines Falles nicht lange fackeln müssen, sondern handeln können.

Regelmäßiges Brainstorming mit Ihrem Team ist die Grundlage, um den Eventualfall vorherzusehen und geeignete Maßnahmen zu planen. Besonders wichtig ist der Einsatz von Collaboration Tools for Business, denn effektive und zeitnahe Kommunikation macht hier den Unterschied.

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Warum eine Business Process Automation Software implementieren?

Business Process Automation erstellt eindeutige Schritt-für-Schritt Workflow-Lösungen und beschleunigt so die ansonsten nur vage definierten Geschäftsprozesse. Das Spektrum reicht dabei von simplen Aufgaben wie das Ausfüllen einer Spesenabrechnung bis zu vielschichtigen Vorgängen wie das Entwerfen von Verträgen oder die Rechnungserstellung.

In erster Linie sollen Business Process Automation Tools Ausgaben einsparen. Das Ziel einer größtmöglichen Kosteneffizienz bleibt immer gleich, egal ob es durch vereinfachte operative Prozesse, reduzierte Arbeitskosten oder eine schnellere Reaktion auf Markterfordernisse realisiert werden soll. Darum werden zum einen die Geschäftsprozesse automatisiert, doch zusätzlich sollen die Arbeitskosten durch Integration von geeigneten Technologien und Prozessen für weitere Kostensenkungen sorgen.

• beschleunigte Arbeitszyklen
• kürzere Reaktionszeiten
• kaum menschliches Fehlverhalten
• reduzierte Arbeitsbelastung
• effektive Verfolgung von Arbeitszyklen durch die Geschäftsleitung
• effektive Ergebnisdokumentation in der Geschäftsleitung
• transparente und effiziente Revisionen

1. Erweiterung des bestehenden IT-Systems
2. Kauf einer prozessspezifischen Business Process Automation Software
3. Kauf eines adaptiven Business Process Automation Tools

Der erste Ansatz beinhaltet den Ausbau eines bereits vorhandenen Modells auf Basis des IT-Systems. Da IT-Prozesse normalerweise ohnehin automatisiert sind, kann es vorteilhaft und kosteneffektiv sein, die bestehende IT-Funktionalität mit einer Business Process Software zu ergänzen. Doch die erforderliche Fachkompetenz kostet Zeit und Geld, genauso wie die anschließende Schulung der Mitarbeiter, damit sie das neue Programm im Arbeitsalltag verwenden können.

Andere ziehen den Kauf einer maßgeschneiderten Geschäftsprozessautomatisierung-Software vor. Der Vorteil von einsatzbereiten Business Process Automation Tools liegt darin, dass sie keinen Entwicklungsaufwand im Unternehmen erfordern. Allerdings sind nicht alle eingebauten Funktionen für alle Branchen nützlich, trotz und gerade wegen der Vielfalt an Funktionalität. So kann es passieren, dass die von manchen Organisationen benötigten Funktionen in dem Produkt nicht enthalten sind oder ein Funktionsumfang bezahlt werden muss, der gar nicht gebraucht wird.

Die dritte Option hingegen kombiniert die beiden ersten Möglichkeiten. Ein vorkonfiguriertes Business Process Automation Tool, das sich vollständig den individuellen Gegebenheiten anpassen lässt, erweitert die im Unternehmen bereits vorhandene Infrastruktur mit der gewünschten branchenspezifischen Funktionalität.

Das richtige Business Process Automation Tool auswählen

Die preisgekrönte Business Process Automation Software Comindware Tracker ist ein solches einsatzbereites und vollständig anpassbares Business Process Automation Tool. Mit Comindware Tracker profitieren Sie von folgenden Business Process Automation Benefits:

• Comindware Tracker ist leicht zu erlernen und zu implementieren.
• Die benutzerfreundliche Oberfläche und der einfache Bereitstellungsprozess erfordern kein zusätzliches Personal für die Installation, Problembehebung, Wartung und Entwicklung weiterer Prozessfunktionalität.
• Dank der visuellen Drag&Drop-Oberfläche ist Comindware Tracker einfach zu bedienen.
• Das Tool ist hochflexibel und passt sich Ihren branchenspezifischen Erfordernissen und individuellen Prozessen an, nicht anders herum.
• Die Gestaltung, Entwicklung und Aktualisierung dieser Business Process Automation Software erfordert weder eine erneute Bereistellung, noch fortgeschrittene IT-Kenntnisse.

Schlussfolgerung

Unternehmen müssen immer mehr auf finanzielle Besonnenheit achten. Der volatile Charakter unserer heutigen Wirtschaft fordert Einsparungen bei Geschäftsprozessen und operativen Kosten. Durch das Modellieren und Optimieren von Geschäftsprozessen können Unternehmen Reaktionszeiten verkürzen und mehr Zeit für andere Aufgaben freisetzen. Die Prozesseffizienz wird gesteigert und Ressourcen optimal genutzt.

In der Geschäftswelt ist Zeit Geld und je mehr die Unternehmen davon sparen können, desto besser können sie ihre Marktposition ausbauen. Kurz gesagt, von Business Process Automation profitieren nicht nur die Mitarbeiter (durch sinkende Arbeitsbelastung), sondern auch das Unternehmen (durch ein besseres Gesamtergebnis).

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Doch Business Process Automation ist längst nicht mehr nur in Fabriken anzutreffen. Die stetig wachsende Bedeutung des Internets fordert viel von den Unternehmen, auch die flexible Anpassung an Kundenwünsche und Kaufverhalten. Die Fähigkeit, eine sich als ungünstig erweisende Vorgehensweise in Echtzeit zu korrigieren kann darum zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil werden. Die Business Process Automation Benefits machen es zudem möglich, sich positiv von den Konkurrenten abzuheben, besonders wichtig im heute herrschenden Verdrängungswettbewerb.

Ein gutes Beispiel ist Oreo‘s Super Ball Tweet You Can Still Dunk In The Dark, der in nur einer Stunde 10.000 ReTweets erhielt. Ein Stromausfall beim Super Bowl und das perfekte Timing einer Marketingaktion machten Oreo zum sozialen Stadtgespräch. Ein anderes: Händler können die Einkäufe ihrer Kunden sogar schon verfolgen, während die sich noch in einem Laden befinden. Auf Basis dieser Daten erhalten sie dann besondere Preisnachlässe oder Überraschungsgeschenke, wenn sie in einem anderen Geschäft derselben Kette einkaufen.  Mehr Umsatz, zufriedene Kunden – das gefällt beiden Parteien!

Business Process Automation Benefits für Real-time Business in Kurzfassung

Besonders hochdynamische Unternehmen, die ihren Wettbewerbsvorteil gegenüber Konkurrenten durch schnelle Wendemanöver erhalten, profitieren von diesen fünf Business Process Automation Benefits:

• Überragende Transparenz und Kontrolle

Geschäfte führen ist wie Autofahren. Wie wollen Sie ohne relevante Informationen über die Vorgänge im Unternehmen oder die laufenden Prozesse die richtigen Entscheidungen treffen? Wenn der Fahrer nichts sieht, landet er schnell im Graben oder sogar im Abgrund. Mit transparenten Prozessen erkennen Sie überraschende Entwicklungen und können rechtzeitig effiziente Gegenmaßnahmen einleiten.

• Bessere und schnellere Entscheidungsfindung

Händler, die mit Hilfe von Echtzeitdaten aus einem automatisierten Geschäftsprozess ihren Kunden die richtigen Anreize bieten, sind bei der Kundenbindung besonders erfolgreich. Welcher Kunde mag keine Rabatte und Werbegeschenke, vor allem vom Lieblingsgeschäft?

• Geringe Schulungskosten

Bei automatisierten Prozessen gibt es kaum bzw. keine Verzögerungen aufgrund von Fehlverhalten des Personals, vor allem während der Einarbeitungszeit. Fehler führen zu Verspätungen und das ist nie gut fürs Geschäft. Ein weiterer Vorteil von Business Process Automation  liegt in der Automatisierung von ständig wiederholten Routineaufgaben, deren manuelle Bearbeitung deutlich mehr Zeit erfordert.

• Konsistente Produkte und Dienstleistungen

Kundentreue basiert auf der Erfahrung, dass die Produkte oder Dienstleistungen kontinuierlich die gewünschte Qualität aufweisen. Business Process Automation Benefits versetzen Unternehmen in die Lage, entsprechend strenge Qualitätsstandards dauerhaft zu erfüllen.

• Die Geschäfte laufen wie ein Uhrwerk

Die Business Process Workflow Automation stellt sicher, dass alles so funktioniert wie geplant. Ein automatisierter Lieferprozess bestellt zum Beispiel einen LKW, sobald die Ware zum Versand bereit ist. Automatisierte Rechnungssysteme übermitteln gleich nach Überprüfung aller Details eine Rechnungsanforderung an die Finanzabteilung und Urlaubsanträge werden nach Bestätigung von Urlaubsanspruch und Vertretung genehmigt.

Adaptive Business Process Automation – warum?

In gewisser Weise ähnelt die Geschäftsführung der Organisation des persönlichen Alltags. Pläne werden aufgestellt und plötzlich kommt es wie aus heiterem Himmel ganz anders. Wenn es jetzt keinen Plan B gibt oder man nicht improvisieren will sieht es schlecht aus.

Die meisten Business Processes, zum Beispiel in der Fabrikhalle, sind relativ statisch. Alle benötigten Aufgaben und Teilaufgaben sind bekannt und eingetaktet. Die in der Vergangenheit gemachten Erfahrungen verhindern, dass Unvorhergesehenes den normalen Ablauf zu sehr stört.

Aber kundenorientierte Prozesse sind leider nicht so gradlinig. Vielmehr resultieren sie aus den Erwartungen, Szenarien, Verhaltensmustern und Kontext aufseiten der Kunden. Die ändern sich jedoch ständig und sind mitunter nicht vorhersehbar. Darum brauchen Unternehmen adaptive Prozesse. Nur dann sind sie flexibel genug, um sich jederzeit an wechselnde Gegebenheiten anzupassen. Sonst wird es schwierig, mitzuhalten oder sich gar einen Vorsprung zu verschaffen.

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So zeigt sich wieder einmal ganz deutlich die gesellige Natur des Menschen. Kann sich ein Arbeitgeber diese Eigenart zu Nutze machen, profitieren davon nicht nur die einzelnen Teammitglieder, sondern das Unternehmen insgesamt.

Doch die weit verbreiteten Social Collaboration Tools wie Facebook, Twitter oder LinkedIn eignen sich für die berufliche Zusammenarbeit nur bedingt. Manche Organisationen empfinden die negativen Begleiterscheinungen sogar als so gravierend, dass solche Tools überhaupt nicht in Betracht kommen. Hier ein paar Beispiele für potentielle Nachteile:

• Mitarbeiter könnten das Opfer von Internetbetrügern werden und Datendiebstahl riskieren.
• Viren, Schadsoftware oder sogar Hacker könnten ins Unternehmensnetzwerk eindringen und vertrauliche Informationen ausspähen.
• Ungerechtfertigte negative Kommentare über das Unternehmen könnten verbreitet werden und dem guten Ruf schaden.
• Aufgaben und Projekte bzw. deren Abschluss könnten sich verzögern, wenn die Mitarbeiter sich von nicht sachdienlichen Feeds und Aktivitäten ablenken lassen.

Social Collaboration und Comindware Team Network

Die Social Collaboration Software Comindware Team Network wurde speziell für den Arbeitskontext von Teams und Projekten entwickelt und bildet die Grundlage für die vor kurzem veröffentlichte Projektmanagement Software Comindware Project. Comindware Team Network liefert ohne die von den üblichen Social Collaboration Tools bekannten Ablenkungen einen kollaborativen Ansatz zur Steigerung der Arbeitsplatzproduktivität.
Zu den wichtigsten Funktionen von Comindware Team Network zählen:

• Diskussionen

Die Diskussionen im Arbeitskontext mit einheitlichen Aktivitätenlisten werden mit der Arbeit am selben Ort aufbewahrt, Sie müssen also nicht ständig zwischen Ihren Emails und Comindware Team Network hin- und herspringen. Sie können sogar direkt aus Ihrem Email-Programm heraus an Diskussionen teilnehmen, denn Ihre Antwort auf eine Benachrichtigung wird sofort im entsprechenden Thread angezeigt.

• Räume

Gruppendiskussionen müssen sich nicht unbedingt auf die direkt am Projekt beteiligten Personen beschränken. Um sich von außen neuen Input für ein produktiveres Brainstorming zu holen, werden mit wenigen Mausklicks öffentliche Räume erstellt und relevante Personen aus anderen Abteilungen zur Teilnahme eingeladen. Natürlich gibt es auch private Räume für vertrauliche Diskussionen, Vereinbarungen oder interne Roadmaps, zu denen nur die jeweiligen Mitglieder Zutritt haben.

• Dokumentenverwaltung

Je nach Art und Inhalt eines Dokuments können die entsprechenden Personen zu dessen Diskussion hinzugefügt werden und mit einzelnen Teammitgliedern, dem gesamten Projektteam oder auch unternehmensweit geteilt werden. Alle greifen also stets auf die aktuelle Version zu und es sind keine veralteten Dokumente im Umlauf.

Wenn Sie in sozialen Netzwerken Personen, Diskussionen oder Unternehmen folgen, erhalten Sie automatisch Benachrichtigungen über Aktualisierungen und/oder Änderungen. Genauso ist es bei Comindware Team Network, wenn Sie dort ein zu Ihrer aktuellen Aufgabe gehörendes Dokument beobachten. Die in den Dokumenten eingebetteten Bilder können Sie in einer Galerie anzeigen, ohne sie dafür herunterzuladen.

• Personenverzeichnis

Damit Sie immer die am besten geeigneten Personen für Ihre Projekte finden, unterhält Comindware Team Network ein strukturiertes Unternehmensverzeichnis, in dem alle Mitarbeiter samt Abteilung, Standort und Fertigkeiten aufgeführt sind. Außerdem können Sie in Comindware Team Network das Microsoft Active Directory integrieren und so die dort vorhandenen Daten und Informationen ganz leicht importieren, statt alles neu in die Datenbank eingeben zu müssen.

• Auszeichnungen

Die Würdigung von Einsatz und Leistung steigert die Motivation der Mitarbeiter deutlich und muss nicht immer finanzieller Natur sein. Schon die in der Teambesprechung ausgesprochene Anerkennung oder ein ehrliches „Danke“ zeigen Wirkung. Bei Comindware Team Network können Sie zu diesem Zweck Auszeichnungen vergeben und in den entsprechenden Projekträumen veröffentlichen. Natürlich haben Sie auch hier die Möglichkeit der individuellen Gestaltung.

• Benutzerfreundlichkeit

Bei der Suche nach der besten Social Collaboration Software für Ihr Unternehmen sollten Sie auch den Aspekt der Benutzerfreundlichkeit nicht unterschätzen. Wenn Ihr Team mit der Software nicht richtig umgehen kann, wie gut ist sie dann? Ein kompliziertes Programm für Projektmanagement oder ein umständliches Social Collaboration Tool kann genau das Gegenteil von dem bewirken, was Sie erreichen möchten und den rechtzeitigen Projektabschluss gefährden. Außerdem sollte die ausgewählte Software eine Umgebung ohne die auf traditionellen Social Media-Plattformen gegebenen Ablenkungen bereitstellen.

Kurz gesagt

Der althergebrachte Kommandoton wird immer mehr durch kollaborative Arbeitsstrukturen ersetzt. Um die Zusammenarbeit im Unternehmen effektiv zu fördern, ist folglich eine speziell für den Arbeitskontext entwickelte Social Collaboration Software ideal. Ob es sich um einfache Kommunikation oder die Weitergabe von Workarounds handelt, um Projektmanagement oder eine vereinfachte Aufgabenverfolgung… Ihr Team verdient den richtigen Rahmen, um ohne Risiko und Ablenkung von allen Vorteilen des sozialen Netzwerkens profitieren zu können.

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Nonaka und Takeuchi wurden 1995 mit ihrer Visualisierung des Transferprozesses von Wissen bekannt. Sie zeigten, dass Wissen während des Umlaufs im Unternehmen zunächst in impliziter und dann in expliziter und anschließend wieder impliziter Form vorliegt.

Der Wert von Wissensmanagement ist allgemein anerkannt, doch die Forschungsuniversität Carnegie Mellon entdeckte noch einen versteckten Vorteil von Team Collaboration, der die Produktivität erheblich steigert. So wurde herausgefunden, dass sich die Qualität unserer Arbeit entscheidend verbessert, wenn unsere mentalen Prozesse von anderen Personen regelmäßig eine Art Feinschliff erhalten; zum Beispiel durch das kontinuierliche Feedback aus den Diskussions-Threads der Team Collaboration Software von Comindware.

Bei Comindware Tracker können die Teammitglieder alle Details in einem gemeinsamen System diskutieren und bei Aufgaben effektiv zusammenarbeiten. So bleiben sie stets produktiv.

Aniket Kittur, Assistant Professor am Carnegie Mellon Human-Computer Interaction Institute, stellt fest: „Insgesamt verbringt die Menschheit mehr als 70 Billionen Stunden pro Jahr damit, ihre online gesammelten Informationen zu verstehen. Allerdings geht dieser Aufwand nach Abschluss eines Projektes meistens verloren, ohne dass andere es nutzen können. Manchmal wird es sogar von den Beteiligten selbst vergessen. Doch wenn wir alle von diesem Aufwand profitieren könnten, wäre es sicher möglich schneller zu lernen.“

Denken Sie einmal zurück an die Zeit, als Ihr Unternehmen oder Ihr Team ein großes Projekt durchgeführt hat. Bestimmt gab es anschließend eine Evaluierung, um auf die Erfahrungen mit gut bzw. weniger gut gelungenen Vorgängen auch in zukünftigen Projekten zurückgreifen zu können. Doch neuerdings finden solche Evaluierungen immer öfter bereits vor dem Projektstart statt, um potentielle Probleme schon im Vorfeld aufzuspüren.

Im Bereich der Wissensarbeit geschieht das jedoch deutlich seltener – und das ist ein großes Problem, denn der Nutzen von Wissenslandkarten hängt nicht so sehr vom Inhalt ab, sondern vielmehr von dessen Organisation. Hier bietet die Knowledge Base von Comindware Tracker einen fundamentalen Vorteil. Sie verwaltet alle bewährten Vorgehensweisen, die innerhalb eines Unternehmens zum Einsatz kommen, und trägt damit zur Produktivitätssteigerung bei.

In einer internationalen Organisation haben beispielsweise die einzelnen Regionen oder Länderabteilungen unterschiedliche Erfordernisse. Trotzdem profitieren alle davon, wenn individuelle Erkenntnisse über Prozessprobleme geteilt werden. Forschungen ergaben, dass neue Benutzer weniger Zeit mit der Suche nach bestimmten Inhalten verbringen und mehr Zeit für Strukturelemente wie Registerkarten aufwenden, wenn die Wissenslandkarten von mehreren Benutzern aktualisiert und verändert werden.

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