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Wie bauen Sie einen Projektlebenszyklus auf?

2023-02-14T13:50:26Z

Ein Projekt im weitesten Sinne des Wortes ist die Verwirklichung einer Idee. Der Bau eines Hauses, die Eröffnung einer neuen Verkaufsstelle, die Entwicklung einer Software, der Abschluss eines Vertrags – all dies sind Projekte, und jedes von ihnen hat einen Lebenszyklus.

Der Lebenszyklus eines Projekts besteht aus einer Reihe aufeinander folgender Phasen von der Einleitung (Konzeption) bis zum Abschluss. Obwohl der Bau eines Hauses äußerlich wenig Ähnlichkeit mit dem Abschluss eines Vertrages hat, durchlaufen beide Prozesse auf ihrem Weg von Anfang bis Ende die gleichen Phasen. Dies gilt in erster Linie für das Projektmanagement: Welche innovative Idee wir auch immer haben, ihre Umsetzung kann nach denselben Regeln und mit denselben Schritten erfolgen wie die Durchführung anderer Projekte.

Dies ist der große Vorteil des Projektmanagements. Da die meisten Projekte nach dem gleichen Schema ablaufen, spart dies viel Zeit und Mühe bei der Projektverwaltung.

Die wichtigsten Phasen des Projektlebenszyklus

Dies sind die folgenden Stufen:

Einführung.
Planung.
Umsetzung (Ausführung).
Monitoring und Prüfung.
Vollendung.

Die allgemeine Logik ist, dass die meisten Ressourcen in der dritten Phase (Ausführung) verbraucht werden. Zu Beginn und am Ende des Zyklus ist der Verbrauch relativ gering.

Je näher wir dem Beginn des Zyklus kommen, desto einfacher ist es, Änderungen vorzunehmen. Je weiter wir kommen, desto schwieriger wird es

Wie gut wir die ersten beiden Phasen bewältigen, wird darüber entscheiden, wie viele Ressourcen am Ende verwendet werden und wie erfolgreich das Ergebnis sein wird.

Gehen wir kurz auf die einzelnen Phasen ein.

Einleitung

In dieser Phase wird die Idee vorgebracht und begründet, und es wird untersucht, wie durchführbar sie ist, welche und wie viele Ressourcen benötigt werden.

So wird beispielsweise vor dem Bau eines Hauses eine Vermessung der Topografie und des Bodens vorgenommen, um festzustellen, ob das Grundstück bebaubar ist; eine rechtliche Vermessung wird durchgeführt, um festzustellen, wem das Grundstück gehört. Gleichzeitig wird errechnet, wie viel Zeit, Geld und Arbeitskräfte benötigt werden, um das Haus im geplanten Zeitrahmen zu bauen.

Es ist bemerkenswert, dass in dieser Phase noch kein Anfang gemacht wurde. Wenn sich herausstellt, dass die Kosten zu hoch sind oder der Boden für den Bau nicht geeignet ist, wird das Projekt in der Anfangsphase gestrichen. Das ist viel besser, als das Projekt zu beginnen und dann auf unüberwindbare Probleme zu stoßen. Aus diesem Grund sollte die Einführungsphase nicht zu schnell angegangen werden.

Die Planung

Der grundlegende Unterschied zur Einführung besteht darin, dass der Anfang bereits gemacht wurde. Jetzt ist es an der Zeit, Start- und Endtermine festzulegen, Projektunterlagen zu erstellen, Verantwortliche zu benennen und einen Arbeitsplan zu erstellen.

Die Planung ist abgeschlossen, wenn der Plan erstellt ist und jedem Durchführenden eine konkrete, eindeutige Aufgabe, eine Frist und die erforderlichen Ressourcen zugewiesen wurden.

Durchführung, Prüfung und Monitoring

Diese Phasen werden kombiniert, da sie gleichzeitig stattfinden.

In der Praxis ist der einfachste Schritt die Umsetzung. Der Plan ist fertig, Ressourcen und Auftragnehmer sind vorhanden. Wir müssen nur sicherstellen, dass unser Haus gemäß dem Zeitplan und den Kostenvoranschlägen gebaut wird. Der Schwerpunkt liegt auf der Kontrolle.

In der Praxis ist das nicht so einfach, da der ursprüngliche Plan während der Ausführung fast immer Änderungen unterworfen ist. Ein Beispiel: Wir haben beschlossen, das Haus mit den Materialien A, B und C zu bauen, aber während des Baus wurde das Material B sehr teuer, und C erwies sich als von schlechter Qualität. Am Ende wurde das Haus mit den Materialien A, D und E gebaut. Oder wir begannen mit der Gestaltung des Grundstücks nach einem genehmigten Plan, aber der Kunde griff in den Prozess ein, brachte neue Anforderungen ein, und der Plan musste geändert werden.

Solche Anpassungen sollten mit Gelassenheit hingenommen werden; sie sind fast unvermeidlich. Zu Beginn des Lebenszyklus (in den ersten beiden Phasen) lohnt es sich jedoch, dies zu bedenken und Änderungen im Plan vorzusehen, damit dieser ausreichend flexibel ist.

Fertigstellung:

In der letzten Phase geht es nicht nur darum, den Erfolg zu feiern. Das Ergebnis muss übergeben werden: das Haus an den Zulassungsausschuss, die neue Filiale an den ernannten Geschäftsführer, die Website an den Kunden. Die Übergabe umfasst die Beseitigung von Mängeln, die Bereitstellung aller Zugänge und Eigentum Dokumente. Die für das Projekt relevanten Dokumente müssen gesammelt und dem Archiv zur langfristigen Aufbewahrung übergeben werden.

Am Ende des Lebenszyklus analysieren sie die geleistete Arbeit, die Erfolge und Misserfolge, um Schlussfolgerungen für die Zukunft zu ziehen.

Welchen Zweck erfüllt die Automatisierung des Produktlebenszyklus Managements?

Der Projektansatz geht davon aus, dass jedes Projekt bestimmte Phasen in seinem Lebenszyklus durchläuft. Und das passt gut zur Idee eines Geschäftsprozesses.

Die Automatisierung des Lebenszyklus Managements mit BPM-Systemen bietet eine Reihe von Vorteilen.

Die Formalisierung. Sie können ein komplettes Projekt Ablaufdiagramm von Anfang bis Ende erstellen, in dem alle Schritte und die verantwortlichen Personen aufgeführt sind.
Die Vereinheitlichung. Ein etablierter Geschäftsprozess wird zu einem Weg, dem Dutzende oder Hunderte von spezifischen Projekten folgen. Auch wenn jedes dieser Systeme sicherlich seine eigenen Merkmale hat, so wird doch ein einheitliches Schema dazu beitragen, dass Routine- und Wiederholung Vorgängen nicht zu viel Aufmerksamkeit geschenkt wird.
Der automatische Stufenwechsel. Wenn ein Unternehmensprozess erstellt wird, werden die Bedingungen für den Übergang zwischen den Phasen festgelegt. Sobald alle Bedingungen erfüllt sind, findet der Übergang statt: Neue Mitarbeiter werden eingestellt und erhalten sofort ihre Aufgaben. Dadurch wird der Prozess erheblich beschleunigt.
Die Bequeme Überwachung. Mit dem BPM-System können Sie sehen, in welchem Stadium sich jedes Projekt befindet (oft laufen mehrere gleichzeitig). Es ist möglich, zu beobachten, wo Probleme am häufigsten auftreten und deren Ursachen zu finden. Das System hilft auch bei der Kontrolle von Ressourcen Bilanzen, was besonders wichtig ist, wenn ähnliche Projekte zur gleichen Zeit laufen und ähnliche Ressourcen verbrauchen. So können Sie “proaktiv” handeln und Verzögerungen vermeiden.

Testen Sie eine Low-Code-BPM-Lösung auf Basis der CMW Platform. Diese Lösung kann zunächst für die Automatisierung eines einzelnen Prozesses verwendet werden, wofür 1 Wirtschaftsanalytiker und ein paar Stunden Zeit benötigt werden, und kann dann erweitert werden.

Sie können die Vorteile von IT-Lösungen für das Mitarbeiter-Performance-Management auf Basis der CMW Business Application Platform bewerten, indem Sie eine Demo bestellen.

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Wie man ein KPI-System in einem Unternehmen einführt

2023-02-14T13:47:03Z

Wie man ein KPI-System in einem Unternehmen einführt

Ein KPI-System ist ein System zur Verwaltung der Mitarbeiterperformance in einem Unternehmen. Unternehmensleiter werden sich heute immer mehr der Tatsache bewusst, dass die richtige Motivation für ihre Mitarbeiter viel bewirken kann. Je weiter sich die Denkweise jedes einzelnen Mitarbeiters des Deutschen Prinzip “Ich werde dafür bezahlt, dass ich bis 16:45 Uhr am Schreibtisch sitze” entfernt, desto mehr profitiert das Unternehmen. Bevor man sich an die Implementierung von KPI macht, ist es sinnvoll, die Grundlagen zu verstehen, den Zweck und die Strategie des KPI-Systems zu definieren und eine Softwarelösung zur Automatisierung des Systems auszuwählen. Schauen wir uns jede der oben genannten Phasen der Implementierung eines KPI-Systems in einem Unternehmen genauer an.

Was sind KPI?

Ein KPI (Key Performance Indicator) ist ein quantifizierbares Maß für die Wirksamkeit der Erreichung bestimmter Ziele oder Resultate. Zur Verdeutlichung sind hier die Arten von KPIs aufgeführt, die üblicherweise im Geschäftsprozessmanagement (BPM) verwendet werden:

Produktivitäts-KPI – beschreibt das Verhältnis von erzielten Ergebnissen zu aufgewendeter Zeit (z. B. Anzahl der Verkäufe pro Monat);
Effizienz-KPI – beschreibt das Verhältnis zwischen dem erzielten Ergebnis und den Kosten der Ressourcen (z. B. ROI, Zielkosten pro Verkauf);
KPI des Funktionsumfangs – ermöglicht die Bewertung der Übereinstimmung des ausgeführten Geschäftsprozesses mit dem für seine Ausführung erforderlichen Arbeits Algorithmus (z. B. Vollständigkeit der angegebenen Anforderungen).

Da die KPIs einen Einblick in die Ergebnisse und Kosten bieten, werden sie als Elemente für die Planung, die Überwachung der Leistung gegenüber den Plänen und die Motivation der Mitarbeiter verwendet. Bei der Einführung eines KPI-Systems werden die Soll- und Ist-Werte der ausgewählten Indikatoren aufgezeichnet, so dass dem Manager klar wird, was und wie er seine Mitarbeiter motivieren kann. Und diese wiederum wissen, unter welchen Bedingungen und mit welchen Ergebnissen sie rechnen können.

Etappen und Einführung eines KPI-Systems in ein Unternehmen

Ziele und Entwicklung einer Strategie

Ein KPI-System beinhaltet die Integration der globalen Ziele des Unternehmens und der persönlichen Ziele der einzelnen Mitarbeiter. Seine Umsetzung trägt dazu bei, mehrere Ziele zu erreichen:

Steigerung der Mitarbeiter-Motivation und der Leistungsindikatoren.
Erstellen Sie ein klares System von kurz- und langfristigen Unternehmenszielen, um diese kontinuierlich zu erreichen.

Es ist empfehlenswert, zunächst die Ziele des Unternehmens in einer übersichtlichen Reihenfolge festzulegen und sie dann in nahe und ferne Ziele zu unterteilen. Diesem Punkt sollte die größte Aufmerksamkeit gewidmet werden, da sonst alles andere keinen Sinn ergibt. Viel Geld auszugeben und die Anstrengungen der Mitarbeiter auf nicht vorrangige Ziele zu lenken, ist eine sehr erfolglose Strategie, die nur negative Ergebnisse bringen wird.

Der Aufbau einer Zielstruktur ist keine Aufgabe, die von einer Person an einem Tag erledigt werden kann. Je mehr Informationen gesammelt und verarbeitet werden, je mehr Mitarbeiter und Abteilungsleiter sich zu einem solchen Thema äußern können, desto wahrscheinlicher ist es, dass die Liste der Ziele mit den internen Fähigkeiten und Bedürfnissen des Unternehmens übereinstimmt.

Schulung des Personals

Man kann nicht behaupten, dass ein KPI-System einfach und unbemerkt von den Mitarbeitern in den Betrieb eines Unternehmens eingeführt werden kann. Das KPI-System lässt sich leicht und für die Mitarbeiter unbemerkt in den Betrieb eines Unternehmens integrieren.

Die häufigsten Management-Fehler in dieser Phase sind:

Es wird den Mitarbeitern nicht ausreichend erklärt, warum ein solches System erforderlich ist. Wenn es “auf Geheiß der Unternehmensleitung” eingeführt wird und die Meinung der Mitarbeiter nicht berücksichtigt wird, ist dies das schlechteste Beispiel für die Motivation bei dem Versuch, ein solches Anreizsystem einzuführen.
Reale Lohneinbußen.

Das Anreizsystem geht davon aus, dass mindestens 25 % des Einkommens eines Arbeitnehmers für seine Leistung gezahlt werden. Wenn KPIs eingeführt werden, sollte die Leistung steigen. Die kompetente Nutzung von KPIs bedeutet für das Unternehmen zusätzliche Kosten für Motivationsprämien.

Wenn ein Manager den Weg der Sparsamkeit wählt, wird ein Mitarbeiter, der früher, sagen wir, einen Satz von 10.000 erhielt, nach der Umstellung auf KPI einen Satz von 7.500 erhalten, und um seine üblichen 10.000 zu erhalten, muss er Höchstleistungen erbringen.

Beispiel für einen von CMW Platform erstellten Bericht über die Schlüsselindikatoren eines Mitarbeiters

Es ist besser, dies nicht zu tun; es ist ein großer Schlag für die Motivation und kann den Mitarbeiter sogar dazu ermutigen, sich einen neuen Arbeitsplatz zu suchen.

Vor der Einführung von KPIs ist es sehr empfehlenswert, die Mitarbeiter auf diese vorzubereiten, am besten schrittweise. Wenn die Mitarbeiter noch nicht vorbereitet sind, ist es eine gute Idee, die Einführung dieses Systems zu verschieben, denn es wird nur dann gute Ergebnisse bringen, wenn die Mitarbeiter für die Veränderungen empfänglich sind und verstehen, warum sie notwendig sind.

CMW Platform hat ein Beispiel für die Einführung eines KPI-Systems in einem inländischen Unternehmen, bei dem die negative Einstellung der Mitarbeiter schnell beseitigt werden konnte.

Laut dem Geschäftsführer der Restaurantkette Tschaikhona Nr. 1 hat der Einsatz der CMW Plattform zur Automatisierung des KPI-Systems der Restaurantkette in kurzer Zeit beachtliche Ergebnisse erzielt, was die Effektivität sowohl der KPI-Strategie selbst als auch der auf der CMW Platform basierenden IT-Lösung belegt.

Geeignete KPIs auswählen

Auf der technischen Ebene läuft das KPI-System darauf hinaus, die Leistungen jedes einzelnen Mitarbeiters, der einzelnen Teams und des gesamten Unternehmens zu überprüfen und zu erfassen und anhand dieser Daten die Vergütung der Mitarbeiter zu berechnen und die Notwendigkeit einer Umstrukturierung und/oder Aktualisierung der Unternehmensplanung zu beurteilen.

Es ist sehr wichtig, dass es gute Formeln gibt, die idealerweise von jedem Arbeitnehmer im Voraus auf der Grundlage dieser Formeln akzeptiert werden. Die Indikatoren sollten nicht verwischt werden, und es sollte nicht der Fall sein, dass die Vergütung eines Spezialisten von Indikatoren beeinflusst wird, auf die er nur wenig Einfluss hat. Die Auswahl geeigneter, leicht zu messender und ausgewogener KPIs ist einer der Schlüssel zum Erfolg der Implementierung eines KPI-Systems. Während Online-Vorlagen für eine KPI-Matrix bei der Auswahl persönlicher KPIs für Mitarbeiter hilfreich sein können, sollte die Auswahl von gruppen- und unternehmensweiten KPIs der zuständigen Mitarbeitergruppe oder einem externen Berater überlassen werden.

Wenn ein KPI-System richtig umgesetzt wird, steigen die Kennzahlen der Mitarbeiter, weil jeder einen klaren Zusammenhang zwischen ihnen und seinem Einkommen sieht.

Automatisierung des KPI-Systems

Wenn alle oben genannten Fragen geklärt sind, ist es an der Zeit, ein gut durchdachtes KPI-System mithilfe einer geeigneten Softwarelösung zu automatisieren:

Vereinfachen Sie den Prozess der Planung von Aktivitäten und der Auswahl von KPIs, um die wichtigsten Unternehmensziele zu erreichen.
Sammeln Sie die tatsächlichen Leistungsdaten aus dem verwendeten CRM-System.
Zusammenführung von Daten über geplante und tatsächliche Indikatoren in einer gemeinsamen Datenbank zur weiteren Verarbeitung.
Berechnen Sie die Mitarbeitervergütung.
Erstellung von Berichten über die Leistung einzelner Mitarbeiter und Abteilungen.

Automatisieren Sie die KPI-Berechnungen für Vertriebsleiter vollständig mit einer Lösung, die auf der CMW Platform basiert.

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Wie wählt man eine Softwarelösung für die KPI-Implementierung aus?

Viele Unternehmen würden gerne ein automatisiertes KPI-System verwenden, aber es gibt Faktoren, die dies nicht ermöglichen:

Die Zeit reicht nicht aus, um Statistiken zu erstellen und KPIs zu berechnen.
Sie wollen nicht zu viel Geld für den Kauf und die Wartung eines Automatisierungsprogramms für das KPI-System ausgeben.
Das Personal ist nicht gewillt, Zeit mit dem Erlernen neuer Programme zu verbringen.
Keine Lust, eine IT-Abteilung aufzubauen oder eine bestehende zu erweitern.

All dies erschwert die Einführung von KPI-Systemen. Es ist jedoch möglich, einen Ausweg aus dieser Situation zu finden, indem man moderne, auf Low-Code-Prinzipien basierende Systeme einsetzt. Die Besonderheit solcher Systeme ist die Möglichkeit der schnellen Inbetriebnahme und der weiteren Anpassung des Systems an die geschäftlichen Anforderungen, hauptsächlich durch Geschäftsleute ohne Programmierkenntnisse.

Was sind die Vorteile von Low-Code Systemen?

Schnelle Anpassung an sich ändernde Geschäftsanforderungen, ohne dass IT-Spezialisten benötigt werden
Minimale Wartungskosten
Keine besondere Ausbildung erforderlich
Einfache Handhabung und Verständlichkeit für Mitarbeiter
Zugänglich von mobilen Geräten

CMW Platform ist einer der Pioniere und Führer auf dem Markt der Low-Code-Plattformen für die Automatisierung von KPI-Systemen und die Entwicklung von Geschäftsanwendungen für beliebige andere Geschäftsaufgaben.

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So implementieren Sie BPMS erfolgreich in Ihrem Unternehmen

2023-02-15T09:26:32Z

Die Implementierung von BPMS gilt als die wichtigste Maßnahme, um in Unternehmen die Bildung von Datensilos zu verhindern. Laut einer Gartner-Studie (Critical Roles for Successful BPM Projects and Programs, Gartner, 2012) können 74% der Unternehmen durch Prozessautomatisierung ihre Kosten senken und die Produktivität erhöhen.

Die Infografiken illustrieren die strategischen Prioritäten, die bei der Implementierung von Business Process Management-Systemen zu beachten sind. Sie geben einen Überblick über die Kernaspekte vor und während der Einführung von BPMS, damit Sie Stolpersteine umgehen und die Umsetzung beschleunigen können.

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Wie Man Gleichzeitig Mehrere Projekte Leitet – 5 Dinge Die Sie Wissen Sollten

2023-02-15T09:13:41Z

Projekte zu leiten kann schwierig sein. Ihr Job als Manager ist es, sicherzustellen, dass alle Teile zusammenarbeiten auf dem Weg zum Ziel und, falls notwendig, unnötige Prozesse beenden, die lediglich Ressourcen verschwenden. Verteilung ist eine Notwendigkeit und um ein effektiver Manager zu sein, müssen Sie das Projekt aus dem Inneren heraus verstehen, sowie aus verschiedenen Perspektiven, wie etwa der von Ihren Team-Mitgliedern, denn so gewinnen Sie deren Respekt und Loyalität.

Mit dies im Hinterkopf kann man wohl sagen, dass es nochmals komplizierter ist, mehrere Projekte mit unterschiedlichen Teams zu managen. Aber auch dies kann geschafft werden. Wir haben fünf Dinge aufgelistet darüber, wie man mehrere Projekte simultan effektiv leiten kann

Effektive Zusammenarbeit in mehreren Projekten

Bevor Sie mit einem Projekt starten, sollten Sie zunächst die Team-Mitglieder identifiziert haben, die in jedem Team teilnehmen werden, basierend auf deren Fähigkeiten und Verfügbarkeit. Halten Sie ein erstes Meeting ab, um die relevante Richtung zu besprechen, mit Bezug auf die persönlichen Ziele und die Ziele des Teams. Sollten Sie bereits den besten Weg kennen, um loszulegen, dann können Sie schon Aufgaben verteilen.

Beachten Sie jedoch, dass es als abfordernd aufgefasst werden kann, wenn man lediglich Aufgaben verteilt, was zu einem weniger engagierten Team führen kann. Um die Moral zu stärken und das Projekt effektiv zu leiten, können Sie während des Meetings zwei Dinge tun:

Präsentieren Sie, wie Sie sich die Vervollständigung des Projekts vorstellen
Bieten Sie Raum für Feedback der Team-Mitglieder, besonders unter Bezug auf die jeweiligen spezifischen Ansichten, wie etwa dem Design-Standpunkt oder dem Entwickler-Standpunkt

Nach der Planungsphase sollten Sie Zeit für regelmäßige Treffen mit den Teams einräumen, um in Kontakt zu bleiben. Dies hilft allen dabei, die persönlichen Beiträge zum gemeinsamen Ziel zu visualisieren. Ein Meeting ist auch hervorragend, um Gespräche zu führen, damit die Team-Mitglieder ein besseres Bild davon bekommen, wie die einzelnen Bereiche des Projekts einander beeinflussen – das Design-Team ist zum Beispiel in engem Austausch mit den Endverbrauchern, während die Entwickler eng mit dem Design-Team zusammenarbeiten, um die Endnutzer-Erfahrung zu optimieren.

Sie sollten beachten, dass Sie bei der Leitung mehrerer Projekte zur gleichen Zeit durch effektive Zusammenarbeit nicht nur die eigene Agenda erfüllen, sondern auch eine große Hilfe für Ihr Team sind.

Eindeutige Plan-Formulierung für jedes Projekt

“Wenn Sie nicht planen, dann planen Sie, zu scheitern“, lautet ein altes Sprichwort. Ein weiterer wichtiger Punkt auf der Agenda für das erste Meeting – und selbstredend auch für die darauffolgenden Treffen – ist es, einen Handlungsplan für jedes Team-Mitglied zu entwerfen. „Der Teufel steckt im Detail“ ist nicht umsonst ein beliebter Satz. Bitten Sie jedes Team-Mitglied, eine Aufgaben-Analyse ihrer Aufgaben durchzuführen. Dies bedeutet, die Aufgaben sollten in Phasen unterteilt werden und jede Phase mit Mini-Aufgaben oder Meilensteinen versehen werden, die dabei helfen, immer näher an das große Ziel zu kommen.

Danach sollten Sie Projekt-Leiter ernennen und sie mit Entscheidungsmöglichkeiten ausstatten, um dabei zu helfen, Teams und Projekte zu leiten.

Nachdem Sie einen endgültigen Plan formuliert haben, folgt als nächster Schritt die Durchführung. Die kommenden Schritte sind elementar, um Ihre Pläne effektiv auszuführen:

Ressourcenverwaltung
Feste Fristen
Zentrale Dokumentenverwaltung

Wenn man gleichzeitig mehrere Projekte leitet, ist es wichtig, für jedes einzelne einen klaren Plan zu haben. Ohne einen solchen können die einzelnen Projekte zu einem großen verschmelzen und Sie stehen vor einem riesigen Durcheinander ohne Struktur.

Sinngerechte Zuteilung von Ressourcen beim Leiten mehrerer Projekte

In allen Lebenslagen, aber besonders im Bereich des Projektmanagements, ist es essentiell, die relevanten Aspekte klar zu definieren und auf den Kern zu reduzieren. Die Aufstellung Ihrer Ressourcen zu planen ist genauso wichtig wie die Kontrolle zur Verteilung jeder Ressource. Ihre Ressourcen sind Ihre Mitarbeiter, die benötigten Werkzeuge, die sie brauchen, um die auferlegten Aufgaben zur besten Zufriedenheit zu erfüllen, das Budget, die Pflege der Werkzeuge auf höchstem Niveau und, um das nicht zu vergessen, die Zeit – was uns zum nächsten Punkt bringt.

An festen Fristen festhalten

Fristen erzeugen oftmals Sorgen bei den Menschen. Allein der Name stellt Ängste dar. Fristen aber festzulegen und sie zu beherzigen ist genau die Idee, wie Sie die Leistung Ihrer Teams effektiv leiten. Um dies zu erledigen, sollten Sie einen Task Tracker installieren, bei dem jedes Mitglied die jeweiligen Aufgaben-Analysen einfügen kann, zusätzlich zum anvisiertem Datum der Fertigstellung, was logischerweise darauf hinweisen kann, ob eine Aufgabe aktuell im Rahmen des Zeitmanagements liegt, überfällig oder bereits abgeschlossen ist.

Dies hilft Ihnen dabei, einen guten Überblick zu erhalten, sowie detaillierte Ansicht darüber, was passiert ist, was aktuell passiert und was für jedes Projekt passieren sollte, das Sie leiten. Dies ist besonders wichtig wenn Sie mehrere Projekte leiten, sodass Sie frühzeitig erkennen, wenn Fristen nicht einzuhalten sind, um dann alle Projekte anzupassen und nicht nur ein einziges.

Zentrale Dokumentenverwaltung für alle Projekte

Unabhängig davon, ob es Projektpläne sind, Mittelverwendungsberichte oder die verwendeten Tracker, um die Prozesse von allen im Blick zu behalten, die Verwaltung mehrerer Dokumente in einem einzelnen Hub ist elementar um sicherzugehen, dass wichtige Dokumente nicht aufgrund von Nachlässigkeiten verloren gehen. Es gibt eine Anzahl an Softwares zur Dokumentenverwaltung auf dem Markt; einige sind kostenlos, einige reißen ein nettes Sümmchen in Ihr Budget. Die meisten dieser Softwares können sowohl mobil als auch auf Desktop-Plattformen genutzt werden. Das Comindware Project zum Bespiel unterstützt die Dokumentenverwaltung, hat zudem noch weitere Funktionen, die verschiedene Bereiche des Projektmanagements optimieren, und stellt sicher, dass wichtige Dokumente immer auf der Plattform bleiben, auf der die Arbeit auch tatsächlich ausgeführt wird.

Schlusswort

Effektives Verständnis darüber, wie man „mehrere Projekte gleichzeitig leitet“ beinhaltet die Formulierung eines konkreten Handlungsplans für jedes Projekt sowie ein kontinuierliches Tracken des Fortschrittes. Besonnenheit bei dem Ressourcen-Management, der Aufgaben-Verteilung, Durchführung der Fristen sowie der administrative Dokumentenverwaltung sind Schritte auf dem Weg zur nahtlosen Ausführung eines jeden Plans. Auf diese Art müssen sich Projektmanager nicht gestresst fühlen, wenn sie mehrere Projekte zur selben Zeit handhaben. [ad#project-try] [ad#author-mrivera]

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CAPTRON implementiert Comindware für die durchgehende „Order to Assemble“-Prozessautomatisierung

2023-02-16T11:16:39Z

München, 29 Oktober 2015. CAPTRON – ein führendes Hightech-Unternehmen auf dem Gebiet der Sensortechnologie und Hersteller für kapazitive und optische Sensoren – implementiert Comindware für die End-to-end-Automatisierung des “Order to Assemble-Prozesses”.

Comindware Tracker® ist ein System zur Workflow-Automatisierung, das interaktive Workflows verwaltet und optimiert sowie eine umfassende Dokumentenverwaltung und Social Collaboration-Funktionalität bereitstellt.

Die Comindware-Lösung wurde mit minimalem Zeitaufwand von Fachanwendern ohne spezielle IT-Kenntnisse implementiert und automatisiert nun den gesamten “Order to Assemble-Prozess”. Von der Auftragserfassung und Angebotserstellung bis zur Angebotskonfiguration und Produktion werden die einzelnen Arbeitsschritte automatisch vom System gesteuert. Die Anwender des Systems in den Abteilungen Vertrieb, Marketing und Technische Entwicklung loben die außergewöhnliche Bedienfreundlichkeit und mühelose Akzeptanz der Software.

Die wesentlichen durch den Einsatz von Comindware erreichten Verbesserungen sind:

End-to-end-Automatisierung des “Order to Assemble-Prozesses”
Akkurate Auftragsdaten und signifikant niedrigere Auftragsausfälle
Sofortige Steigerung von individueller, Gruppen- und Teamproduktivität
Systemkonfiguration durch Fachanwender ohne Unterstützung der IT-Abteilung
Zukunftssichere Plattform für weitere Prozessoptimierung

„Wir haben uns für Comindware entschieden, weil diese Lösung eine einzigartige Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit bietet. Mitarbeiter in Schlüsselpositionen hatten sofort Zugriff auf das System und konnten es gemäß ihren spezifischen Erfordernissen genau anpassen – ohne Hilfe von IT-Experten“, so Matthias Krostewitz, Head of Business Development bei Captron. „Comindware lässt uns bei der Arbeit mit unseren Prozessen alle Freiheit: Gestalten, Konfigurieren und Ändern – so oft und so schnell wie nötig. Ohne Unterstützung der IT-Abteilung.“

Die Comindware-Lösung dient als “Sandbox” für alle am Vertriebs- und Produktionsprozess beteiligten Mitarbeiter, die Schlüsselpositionen verantworten. Diese können mit einfachen Workflows ihre Arbeit beginnen und profitieren sofort von operativer Effizienz und Kontrolle. Anschließend erstellen sie iterativ die Aufgabenflüsse in mehrstufig verzweigten Prozessen”, so Max Tsypliaev, Gründer, Präsident und CEO von Comindware Inc. „Wir freuen uns, CAPTRON zu unseren Kunden zählen zu dürfen und diese Partnerschaft weiter auszubauen.“

Über CAPTRON Electronic GmbH

Die CAPTRON Electronic GmbH zählt zu den führenden Hightech-Unternehmen im Bereich der Sensortechnologie und ist ein renommierter Hersteller von kapazitiven und optischen Sensoren. Er verfügt über mehr als 30 Jahre Erfahrung und geht bei Qualität, Innovation und Entwicklung keine Kompromisse ein. Captron

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EnergoStroyHolding wählt Comindware für die Optimierung seiner Finanz- und Vertriebsabläufe

2023-02-14T15:02:02Z

EnergoStroyHolding, eines der größten Bauunternehmen und Lieferant für Arbeitsgeräte in GUS, hat Comindware implementiert, um bei internen und externen Dienstleistungsprojekten seine Betriebsabläufe in den Bereichen Vertrieb und Finanzen effizient zu verwalten.

Die Comindware-Lösung gewährleistet die volle Kontrolle bei allen abteilungsübergreifenden Abläufen. Gleichzeitig werden deutliche Verbesserungen bei der teamübergreifenden Zusammenarbeit und operativen Effizienz erzielt.

Comindware Software überzeugt:

– effiziente Verwaltung von Kundenanforderungen und Aufträgen

– Prüfpfade und SLA-Verwaltung

– einheitliche Daten- und Dokumentenverwaltung

Comindware-Lösungen sind als Cloud-Version, In-house-Installation sowie für mobile iOS- und Android-Plattformen verfügbar. „Das stetige Wachstum unseres Unternehmens fordert erheblich mehr Transparenz bei den Prozessen sowie effektive Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen Vertrieb und Finanzen. Mit Comindware können wir End-to-end-Prozesse für die Verwaltung von Aufträgen und Anforderungen schnell einrichten und unsere Team-Performance deutlich steigern“, so Mikhail Bulyha, General Director bei EnergoStroyHolding.

„Dank unserer patentierten Graph-Datenbanktechnologie ElasticData hält Comindware eine Alleinstellung als Lösungsanbieter für innovative und schnell wachsende Unternehmen, die ihre Kernprozesse automatisieren und optimieren wollen“, erklärt Max Tsypliaev, Gründer und President bei Comindware.

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Active Logistics steigert die Effizienz seiner Geschäftsprozesse mit Comindware

2023-02-15T09:12:13Z

Active Logistics, ein führender Entwickler von IT-Lösungen für die Logistikbranche, vertraut bei der Effizienzsteigerung seines Geschäftsbetriebs sowie zur Optimierung der Ausführung von internen und externen Projekten auf Comindware.

Unter anderem ermöglicht das Comindware System auch außerhalb des Büros den Empfang von Anforderungen für Frachtlieferungen und die Eingabe zusätzlicher Daten. Bei besonders dringenden Vorgängen können alle Beteiligten in Echtzeit zusammenarbeiten. Seit der Implementierung des Tools können Team-Leiter die tatsächliche Arbeitsauslastung aller Mitarbeiter und den Fortschritt bei der Ausführung der zugewiesenen Aufgaben verlässlich überwachen.

Kernfunktionen der Comindware-Software:

– End-to-end-Verfolgung für Aufträge: von der Anforderung bis zum Abschluss
– Volle Kontrolle und Transparenz für die Finanzabteilung
– Umfassende Analysen von Finanzergebnissen sowie der Leistung individueller Mitarbeiter und der Abteilung insgesamt
– Aufbewahrung und Verwaltung des Auftragsverlaufs in nur einer Datenbank

Der nächste Schritt dieses Implementierungsprojekts beinhaltet die Integration der Comindware-Lösung mit der Active Logistics’ Website. Damit steht Kunden die Selbsthilfe zur Verfügung und sie können ihre Logistikaufträge selbst online verfolgen. „Mit einer einzigartigen Einfachheit bei der Konfiguration und dem minimalen Zeitaufwand bis zur Betriebsbereitschaft ermöglicht Comindware die kontinuierliche Prozessverbesserung und trägt so maßgeblich dazu bei, Wettbewerbsvorteile nachhaltig zu sichern“, so Maxim Tsypliaev, Gründer und CEO von Comindware. „Wir freuen uns darüber, Active Logistics zu unseren Kunden zählen zu dürfen und darauf, unsere Partnerschaft bei zukünftigen Projekten weiter auszubauen.“

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Projektmanagement in der Cloud: Das müssen Sie bei der Migration beachten

2023-02-15T09:11:12Z

Es gibt viele Gründe, warum sich Unternehmen für Cloud-basierte Tools entscheiden. Mehr Produktivität, geringere Kosten, Team Collaboration in Echtzeit, Ausfallsicherheit, leichte Bedienung und ständige Verfügbarkeit zählen zu den häufigsten. Kein Wunder also, dass sich auch das Projektmanagement in der Cloud immer größerer Beliebtheit erfreut.

Mit Online Projektmanagement Software realisieren Sie dieselben Vorteile wie mit der Migration anderer Daten in die Cloud – sofern die migrierten Prozesse nicht unterbrochen werden.

Online Projektmanagement Software – Garbage in, Garbage out (GIGO)

Angesichts der zahlreichen und überzeugenden Argumente für die Migration von Geschäfts- und Projektmanagementprozessen in die Cloud mag diese Vorgehensweise wie der Königsweg erscheinen, der das Unternehmen quasi über Nacht zum Erfolg führt. Doch tatsächlich handelt es sich hier schlicht um ein hilfreiches Instrument. Ein Tool, das in bestehenden Prozessen die Schwachpunkte hervorhebt und gut funktionierende Abläufe optimiert.

Wie bei allen IT-Prozessen gilt auch hier das Prinzip „Müll rein, Müll raus“ (GIGO). Oder wie Steve Weissman, Consultant bei der Holly Group, sagt: „wenn sie jetzt nichts taugen, taugen sie auch in der Cloud nichts“.

Projektmanagement Software in der Cloud – das ist zu beachten

Um mit einer Projektmanagement Software in der Cloud erfolgreich arbeiten zu können, hat sich folgende Vorgehensweise bewährt:

Analysieren Sie Ihre Prozesse. Falls sie nicht die gewünschten Ergebnisse liefern, sollten Sie vor der Migration ausreichend Zeit und Aufwand für ihre Überarbeitung einplanen. Denn Projektmanagement Software in der Cloud führt genauso wenig automatisch zu besseren Resultaten wie alle anderen Migrationsvorhaben.
Kommunizieren Sie mit den Endbenutzern – nicht nur vor der Migration in eine Online Projektmanagement Software, sondern auch währenddessen und danach. Die Akzeptanz im gesamten Unternehmen ist eine kritische Voraussetzung für die Verbesserung von Prozessen.
Formulieren Sie Erfolgskriterien, damit Sie feststellen können, ob Projektmanagement Software in der Cloud für Ihr Unternehmen der richtige Weg ist. Zu den augenscheinlichen Gründen für den Umstieg auf eine Online Projektmanagement Software zählen Kosteneinsparungen, kürzere Produkteinführungszeiten und Mobilität. Aber einer erfolgreichen Cloud-Migration gehen immer eine detaillierte Beurteilung des Ist-Zustands sowie das Erarbeiten einer Checkliste mit den angestrebten Zielen voran. Schließlich gibt es in jedem Unternehmen individuelle Gegebenheiten, denen ein allgemeiner Standardansatz nicht gerecht werden kann.
Bereinigen Sie vor der Migration in eine Online Projektmanagement Software Ihre Daten. Genau wie beim Wohnungsumzug ist jetzt der beste Zeitpunkt, um gründlich auszusortieren. Egal wie groß oder klein eine Organisation ist, mangelnde Qualität und Integrität der Daten führt schnell zu Problemen, denn Mitarbeiter verlassen sich dann auf persönliches Fachwissen und die bisher angewandten Verfahren zur Problemlösung.
Führen Sie Tests mit Beispiel- oder unwichtigen Daten durch. So ist der normale Betrieb nicht gefährdet, falls die Testphase nicht so reibungslos wie erwartet verläuft.
Fangen Sie klein an. Migrieren Sie einzelne Prozesse, nicht alle auf einmal. Lassen Sie sich nicht nur von der allgemeinen Begeisterung über Projektmanagement Software in der Cloud mitreißen. Die Bearbeitung komplexer Projekte wird durch die Organisation als übersichtliche Teilaufgaben wesentlich vereinfacht und auch Probleme sind einzeln leichter zu bewältigen, als wenn sie wie eine Lawine alles überrollen.
Sie müssen echtes Interesse daran haben, Ihr Projektmanagement in der Cloud zu erledigen und nicht nur dem allgemeinen Trend folgen wollen.

Schlussfolgerung

Gut gemachtes Projektmanagement in der Cloud bietet beachtliche Vorteile. Wenn Sie sich dazu entschieden haben, sollten Sie nach einem Anbieter suchen, der seine Kompetenz bereits unter Beweis gestellt hat. Mit kostenlosen Testversionen, wie dem 30-tägigen Test von Comindware Project, können Sie herausfinden, ob eine bestimmte Cloud-basierte Online Projektmanagement Software auch wirklich zu Ihrem Unternehmen passt. [ad#project-try] [ad#author-mrivera]

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Comindware unter den Top 20 Anbietern von BPM-Software mit den größten Erfolgsaussichten

2023-02-15T09:19:07Z

Stoneham, Massachusetts, 20. April 2015: CIO Review wählt Comindware® (www.comindware.com/de/), ein führender Anbieter von Cloud-basierten Enterprise Work Management-Lösungen, zu den Top 20 Anbietern von BPM-Software mit den größten Erfolgsaussichten.

Die CEOs, CIOs, CMOs und Branchenanalysten der Chefredaktion von CIO Review haben alle Finalisten nach verschiedenen Parametern bewertet: Bedeutung für den Markt, Produktdifferenzierung, Umsetzungsfähigkeit und weitere Kriterien. Unter den Top 20 Anbietern von BPM-Software mit den größten Erfolgsaussichten überzeugt Comindware mit seinem einzigartigen Ansatz für die digitale Transformation des operativen Geschäfts und die vollständig integrierte Produkt-Suite für Prozess-, Projekt- und Case Management in einer einheitlichen Arbeitsumgebung. Die ausführbare Architektur, Comindware Executable Enterprise Architecture, und die vorgefertigten Geschäftsobjekte vereinfachen für Fachanwender die Einrichtung und Konfiguration des Systems erheblich. Mit der hochfunktionalen und kontextbezogenen Kollaborationsumgebung Comindware Team Network optimiert Comindware Platform die tägliche Kommunikation im Arbeitskontext mit umfassender Social Collaboration-Funktionalität. „Comindware gehört auf die CIOReview-Liste mit den besten BPM-Softwareanbietern, weil dieses Unternehmen einen völlig neuen Ansatz für die digitale Transformation des operativen Geschäfts entwickelt hat“, erklärt der Editor in Chief von CIO Review Magazine, Pradeep Shankar. „Eine Lösung für Geschäftsprozess-, Projekt- und Case Management, die Fachanwender und Unternehmens-IT unterstützt, ist tatsächlich eine Revolution auf dem BPM-Markt.“ „Comindware ist stolz auf die Auszeichnung durch die Experten und Thought Leader von CIO Review, weil sie unsere Innovationskompetenz bestätigt“, so Max Tsypliaev, Comindware CEO und Gründer. „Diese Auszeichnung stärkt unsere Position als verlässlicher Partner für Fachanwender und Unternehmens-IT, dessen ganzheitlicher Ansatz für digitale Transformation den Unternehmen dabei hilft, ungeahnte Potentiale zu erschließen.“

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Implementierung neuer Software – so hoch ist der ROI tatsächlich

2023-02-15T09:41:00Z

Die Einführung neuer Tools und das Rollout neuer Software zur Effizienzsteigerung bei Geschäfts- und IT-Prozessen birgt in finanzieller und organisatorischer Hinsicht Risiken: Wenn die Verantwortlichen nicht mit der angebrachten Sorgfalt und dem Auge fürs Detail vorgehen, wird häufig genau das Gegenteil von dem erreicht, was die Geschäftsleitung erwartet.

Ein gutes Fallbeispiel ist das kürzlich publik gewordene IT-Implementierungsproblem bei dem philippinischen Fast Food-Riesen Jollibee. Der stärkste Konkurrent von McDonald’s ist in den USA und anderen Ländern sehr erfolgreich, doch 72 Fillialien in Metro Manila mussten den Betrieb unterbrechen. Das misslungene IT-Upgrade soll eine halbe Milliarde Peso (über 29 Millionen Euro) gekostet haben und ist verantwortlich für 6% Umsatzeinbußen an 7 Tagen im August. Bezogen auf Jollibees Umsatzzahlen für 2013 entspricht das einer Summe von ca. 5,5 Mio Euro.

Avon Products Inc. erlebte 2013 eine sehr ähnliche Situation, als sie dort eine komplett neue Software einführten, deren Rollout mehrere Jahre in Anspruch nahm und von den Mitarbeitern lange Zeit abgelehnt wurde – so ein Bericht im Wall Street Journal. Das neue System war so schwierig zu bedienen, dass deswegen eine beachtliche Zahl von Angestellten das Unternehmen sogar verließ. Laut Ben Kepes in einem Forbes.com-Artikel verursachte die fehlgeschlagene SAP-Implementierung bei Avon einen Verlust zwischen 80 und gut 100 Millionen Euro.

Doch derartige Rückschläge lassen sich vermeiden, wenn man bei der Bewertung des potentiellen ROI (Anlagenrendite) einer Softwareimplementierung einige Grundsätze beachtet:

Klare Projektziele

Ausgangspunkt sollte immer die Definition von Umfang und Zielen für Projekt und Geschäftsbetrieb sein. Der Plan muss sorgfältig aufgestellt und diskutiert werden, um die genauen Erfordernisse an die Softwarelösung abzustecken.

Intuitive Benutzeroberfläche

Zum Debakel bei der Softwareimplementierung im Hause Avon äußerte sich ein SAP-Repräsentant so: „Unsere Software funktioniert genau wie vorgesehen, auch wenn es Probleme bei ihrer Implementierung gab.“ Doch gerade die Unterschiede zwischen Software-Design und der tatsächlichen Bedienung sind ein kostspieliges Problem. Auch wenn die Software genau „wie von den Entwicklern vorgesehen“ arbeitet, garantiert das noch lange nicht die Akzeptanz der Anwender.

Wesentlich erfolgversprechender ist daher ein Produkt, dessen Oberfläche UI-Experten gestalten und das sich flexibel an die verschiedenen Abteilungen im Unternehmen anpassen lässt. Außerdem empfiehlt es sich, zunächst mit ein oder zwei Geschäftsbereichen anzufangen und anschließend nach und nach die anderen Abteilungen miteinzubeziehen.

Akzeptanz bei den Mitarbeitern

Auch die besten Absichten der Geschäftsleitung bei Kauf und Implementierung einer neuen Software nützen nichts, wenn sie die Anliegen derjenigen übersehen, die mit ihr arbeiten sollen.

In einem Artikel für die CFMA (Construction Financial Management Association) erklärt Fred J. Ode, Gründer und Vorsitzender/CEO der Foundation Software, warum die Anwender bei jeder Softwareimplementierung der Schlüssel zum Erfolg sind. Es ist unverzichtbar, die zukünftigen Benutzer in die Diskussion im Vorfeld der Implementierung einzubeziehen, ihre Argumente bezüglich der Funktionalität zu berücksichtigen und sie an der Auswahl der Software zu beteiligen. So fühlen sich die Mitarbeiter nicht überrumpelt und akzeptieren das neue System deutlich schneller.

Effektive Einführung, Schulung, Bereitstellung sowie kompetenter Support vor und nach der Installation

Laut einer Rezension im Blog der Faye Business Systems Group stehen unzureichende Schulung und Support ganz oben in der Liste mit den 10 häufigsten Ursachen für eine erfolglose Softwareimplementierung.

Beim Auswählen der richtigen Software ist nicht nur der Aufwand für Installation, Wartung und Upgrades zu bedenken, sondern auch das Schulungsangebot der Hersteller vor und nach der Installation. Ein zentraler Punkt sind zudem die jeweils geeigneten Schulungsformate, zum Beispiel die Beauftragung eines Trainers, sowie umfassender Support für alle Benutzer vor Ort und standortfern.

Sorgfältige Planung

Rob Prinzo von CIO.com zählt realistische Zeitrahmen zu den sechs Best Practices für erfolgreiche Softwareimplementierung. Die demotivierenden Auswirkungen einer langen Einarbeitungszeit auf Seiten der Mitarbeiter sollten dabei nicht unterschätzt werden.

Die Geschäftsleitung sollte auf minimalen Zeitaufwand für Installation, Schulung und Einarbeitung achten, damit für diese Aufgaben nicht zu viel der eigentlichen Arbeitszeit aufzuwenden ist. Auch die angestrebte Bereitstellungszeit muss realistisch und flexibel kalkuliert werden. Dabei sind nicht nur die Erwartungen der Geschäftsleitung von Bedeutung, sondern insbesondere die Zeitspanne, bis alle Anwender das Produkt akzeptieren und sich eingearbeitet haben.

Kosten

Ein theoretisch hoher ROI ist ein gutes Argument, aber eine praktische Formel für die Bewertung des tatsächlichen ROI einer Softwareimplementierung ist deutlich aussagekräftiger. Das kalifornische IT-Unternehmen Ayehu Software Technologies schlägt zum Beispiel diese einfache Formel für die Bestimmung des ROI bei der Automatisierung von Aufgaben vor:

Die jährlichen Einsparungen (X) werden hier berechnet, indem das Produkt der Faktoren Zeitaufwand für eine manuell ausgeführte Aufgabe pro Monat (a), Häufigkeit ihrer Ausführung pro Monat (b) und Kosten pro Stunde (c) mit dem Wert 12 für die Zahl der Monate multipliziert wird.

Die Gleichung lautet also: a x b x c x 12 = X.

Laut Ayehu würde demnach zum Beispiel bei der Serverwartung die Automatisierung von 18 Stunden/Monat (4,5 Wochenstunden) mit durchschnittlichen Kosten von ca. 60€/Stunde ein Einsparpotential von ca. 13.000€ ergeben. Es ist unschwer zu erkennen, dass die Kostensenkungen umso höher ausfallen, je mehr wiederholt auszuführende Aufgaben automatisiert werden. Eine solche Formel für individuelle Geschäftsfelder liefert somit eine solide Grundlage für die Berechnung des zu erwartenden ROI.

Bevor eine neue Software zur Standardanwendung im Unternehmen wird, muss ihre interne Bereitstellung gut durchdacht und geplant werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Maßnahme der Harmonisierung der IT-Landschaft dienen oder Prozesse effizienter machen soll. Kurz und prägnant drückt es der oben zitierte Forbes-Artikel aus: „Enterprise IT-Systeme sollen Unternehmen effizienter machen und nicht endlose Prozesse und noch mehr Ineffizienz verursachen. Auf keinen Fall darf ihre Implementierung ursächlich für die Kündigung vieler Mitarbeiter sein.“ [ad#project-try] [ad#author-mrivera]

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