Bringen Sie Ihr Team mit automatisierten Workflows auf die richtige Spur

Etablieren Sie ihre neuen Absatzmöglichkeiten, indem Sie Ihren Teamzielen besondere Beachtung schenken.

An der Schwelle dieses Jahrtausends sind elegantes Produktdesign, Aufmachung und Kommunikation wohl die wichtigsten Indikatoren für geschäftlichen Erfolg. An diese greifbaren Beispiele für gutes Design sollten Sie denken, um auch Ihre Organisation und Teamfunktionen sorgfältig zu gestalten.

Oft aber wird trügerische Einfachheit angestrebt, wenn die Arbeit von Teams gestaltet wird. Ihr Design wird natürlich einfach, sogar “offensichtlich einfach” scheinen, weil es ja das Ergebnis rigoroser Vorüberlegungen, detaillierter Planung und beharrlicher Disziplin Ihrerseits sein wird – ein ziemlich aufreibender Prozess, um ehrlich zu sein.

“…Workflows sind nicht dazu da, Arbeitskräfte zu ersetzen, sondern damit sich Teammitglieder auf ihre eigene Arbeit konzentrieren können und dabei gleichzeitig Einsicht in den Prozess als Ganzes haben…”

Die gute Nachricht aber ist, dass alle ihre disziplinierten Anstrengungen zur Vorausplanung nicht umsonst sind, sondern die Basis für automatisierte Workflows bilden, die jedweden Aufwand koordinieren und dafür sorgen, dass die richtigen Dinge zur richtigen Zeit stattfinden. Workflows sind nicht dazu da, Arbeitskräfte zu ersetzen, sondern damit sich Teammitglieder (und Sie selbst) auf ihre eigene Arbeit konzentrieren können und dabei gleichzeitig Einsicht in den Prozess als Ganzes haben. Über automatisierte Arbeitsabläufe können Sie auch “optimale Verfahren” auf informelle Projekte anwenden, die zwangsläufig aufkommen.

Wenn Sie die Arbeit Ihrer Teams gestalten werden Sie schnell merken, dass Projekte untereinander vergleichbar sind. Sie beinhalten kleine Prozesse wie Genehmigungen und Reviews – also Prozesse, bei denen sich Dinge in einer festgelegten Reihenfolge und mit Abhängigkeiten ereignen. Das Einrichten eines einfachen automatisierten Workflows für solche Prozesse wird jede Menge Zeit sparen und Konfusion vermeiden, so dass Sie folgende unvorhergesehenen Frustrationen vermeiden:

1. verpasste Deadlines und überzogene Budgets,
2. Unsicherheiten im Team über die Prioritäten,
3. keine Möglichkeiten, plötzlich aufkommende informelle Projekt zu bearbeiten,
4. Mangel an Integration zwischen Aufgaben und Gesamtzielen,
5. und, was das Schlimmste ist, nicht zu wissen, was im Team abläuft.

Automatisierte Workflows helfen Teamleitern, Unternehmern und allen “zufälligen” Projektleitern die Kontrolle über die Arbeit der Teams zu erlangen und zu automatisieren, wie individuelle Aufgaben zugewiesen, verfolgt, priorisiert und aktualisiert werden. Während das Automatisierungsschema eines Workflows als Bild oder Diagramm veranschaulicht wird, sollte es in der Praxis aber ein rechnergestützter Prozess sein, so dass die eingerichtete Reihenfolge der Dinge so befolgt werden muss, wie sie eingerichtet wurde. Sie können Workflows beispielsweise einrichten für:

• Durchführung von Marketing-Kampagnen
• Softwareentwicklung
• Personaleinstellung und -einarbeitung
• Finanzierungszyklusverwaltung
• Büroorganisation
• Behandlung von Support- oder Helpdesk-Vorfällen

Auswahl der richtigen Lösung

Die richtige kollaborative Workflow-Software sollte:

1. in eine vertraute Benutzerumgebung eingebunden sein
2. nahezu jede Abfolge von Aufgaben zu einem Prozess kombinieren können
3. einen visuellen Workflow-Generator und Drag-&-Drop-Befehle bieten, so dass keine formale Programmierung erforderlich ist
4. eine Versionisierung beinhalten und ein Content Management System für Videos, Sound-Clips und Bilder ebenso wie für Dokumente und Arbeitsblätter
5. Zugriff via Webbrowser von jedem mobilen Gerät aus ermöglichen
6. Aufgaben per Email ausliefern, nicht nur Benachrichtigungen
7. Änderungsmöglichkeiten ‘on-the-fly’ ermöglichen, so dass neu gewonnene Erfahrungen unverzüglich angewendet werden können
8. Vorlagen für Ihren Bereich enthalten, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können, ohne eine Menge Projektverwaltung zu erfordern oder große Erfahrungen der Verwaltung von Geschäftsprozessen vor auszusetzen
9. Über eine API nahezu jedes System eines Drittanbieters integrieren können

Erfolgsgeschichte eines Teams

“…wenn wir die Workflows aufgeben und beginnen würden, unsere Prozesse via Email zu verwalten, würden wir schon nach wenigen Tagen aus dem Auge verlieren, was bei uns abläuft…”

Betrachten wir als Beispiel das Marketing Team eines global agierenden Startup-Unternehmens. Das Team, das diesen Workflow benutzt, arbeitet in Moskau und Silicon Valley (Kalifornien) in verschiedenen Zeitzonen und mit Inhalten, die simultan in verschiedenen Sprachen übersetzt werden müssen. Explizit gestaltete und eingeführte Workflows haben das Team für die ständig sich ändernde Marktlandschaft aufgeschlossener gemacht.

Auf diese Weise zu arbeiten wurde integraler Bestandteil ihrer Sichtweise: “Wenn wir die Workflows aufgeben und beginnen würden, unsere Prozesse via Email zu verwalten, würden wir schon nach wenigen Tagen aus dem Auge verlieren, was bei uns abläuft. Mit unserem System zur Workflow-Automatisierung ist alles klar, nicht nur für das Management, sondern für Jeden im Team,” beschreibt ein Teammitglied die Situation.

Die Umsetzung der Teamaufgaben in automatisierte Workflows spart nicht nur Zeit und Geld (manchmal sogar zwischen 30 und 50%), sondern bringt auch bessere Geschäftsergebnisse. Wenn Sie für einen Test des Werkzeugs für die Workflow-Automatisierung bereit sind, dann testen Sie Comindware Tracker und erleben sie, was das Tool für Sie tun kann.

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